Denne opplæringen vil veilede deg om hvordan du lager en avmerkingsboks i Excel og bruker avkrysningsboksens resultater i formler for å lage en interaktiv sjekkliste, gjøremålsliste, rapport eller graf.

Jeg tror alle vet hva en avmerkingsboks er, du må ha sett mange av dem på forskjellige skjemaer på nettet. La meg likevel, for klarhetens skyld, begynne med en kort definisjon.

En avmerkingsboks , også referert til som en hakeboks eller hake boks eller utvalgsboks , er en liten firkantet boks der du klikker for å velge eller oppheve et gitt alternativ.

Å sette inn en avmerkingsboks i Excel høres ut som en triviell ting, men det åpner opp en rekke nye muligheter for regnearkene dine som vil holde deg på rett spor med målene dine, tidsplanen, oppdragene osv.

Slik setter du inn avmerkingsboks i Excel

Som alle andre Skjema -kontroller, ligger Avmerkingsboks -kontrollen på Utvikler-fanen, som ikke vises på Excel-båndet som standard. Så du må slå den på først.

1. Vis Utvikler-fanen på båndet

For å legge til Utvikler-fanen til Excel-båndet, gjør følgende:

• Høyreklikk hvor som helst på båndet, og klikk deretter Tilpass båndet ... Eller klikk Fil > Alternativer > Tilpass båndet .
• Under Tilpass båndet , velg Hovedfaner (vanligvis er det valgt som standard), merk av for Utvikler og klikkfungerer perfekt!

  

Hvis du vil skjule #DIV/0! feil som vises når ingen region er valgt, pakk DSUM inn i IFERROR-funksjonen:

=IFERROR(DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5), 0)

Se også: Bruk stor bokstav i Excel-celler

Hvis rapporten din i tillegg til total beregner et gjennomsnitt for hver rad, kan du bruke DAVERAGE( database, felt, kriterier)-funksjonen for å få et salgs- gjennomsnitt for de valgte regionene.

Til slutt, skjul og lås kriterieområdet for å forhindre utilsiktede endringer, og den interaktive rapporten er klar !

Se også: Excel WEEKNUM-funksjon – konverter ukenummer til dato og omvendt



Last ned interaktiv rapport

Lag et dynamisk diagram basert på avmerkingsboksens tilstand

Dette eksemplet vil lære deg hvordan du lager en dynamisk Excel-diagram som kan svare på endring av avmerkingsboksstatus (valgt eller fjernet):



Kildedataene for dette eksemplet er så enkle som dette:



For å gjøre den om til en dynamisk Excel-graf, utfør følgende trinn:

1. Opprett avmerkingsbokser og link dem for å tømme celler.

   Sett spesielt inn 2 avmerkingsbokser for 2013 og 2014, og koble dem til henholdsvis cellene G2 og G3:

   

2. Opprett datasett for diagrammet avhengig av kildedata og koblede celler (se bildet nedenfor):
   • For 2013 år (J4:J7), bruk følgende formel:

     =IF($G$2=TRUE, B4, NA())

     Hvis avmerkingsboksen for 2013 er valgt (G2 er TRUE), henter formelen den opprinnelige verdien fra B4, ellers returnerer #N/Afeil.

   • For 2014 år (K4:K7), skriv inn en lignende formel for å hente verdiene fra kolonne C hvis avmerkingsboksen for 2014 er valgt:

     =IF($G$2=TRUE, C4, NA())

   • I celle L4, skriv inn formelen =$D4 , og kopier den ned til L7. Fordi dataene for året 2015 alltid skal vises i diagrammet, er det ikke nødvendig med en HVIS-formel for denne kolonnen.

   

3. Lag et kombinasjonsdiagram basert på det avhengige datasettet (I3:L7). Siden vi har koblet alle cellene i den avhengige tabellen til de opprinnelige dataene, vil diagrammet oppdateres automatisk så snart det er gjort endringer i det opprinnelige datasettet.

   

Last ned dynamisk diagram

Slik kan du opprette og bruke avmerkingsbokser i Excel. For å se gjennom alle eksemplene som er diskutert i denne opplæringen, vil du kanskje laste ned eksempelarbeidsboken nedenfor. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke.

Øvningsarbeidsbok for nedlasting

Eksempler på Excel-avmerkingsboks (.xlsx-fil)

OK.

Nå, med Utvikler-fanen på plass, får du tilgang til en rekke interaktive kontroller, inkludert avmerkingsboks.

2 . Organiser dataene

Hvis du lager en Excel-sjekkliste eller gjøremålsliste, er det første trinnet å lage en liste over oppgaver eller andre elementer som avmerkingsboksene skal settes inn for.

For dette eksemplet har jeg laget følgende Partyplanleggingssjekkliste :

3. Legg til en avkrysningsboks

Forberedelsestrinnene er fullført, og nå kommer vi til hoveddelen – legg til avmerkingsbokser i vår Party Planning-liste.

For å sette inn en avmerkingsboks i Excel, utfør disse trinnene :

• I kategorien Utvikler , i gruppen Kontroller , klikk Sett inn og velg Avmerkingsboks under Skjemakontroller .

  

• Klikk i cellen der du vil sette inn den første avmerkingsboksen (B2 i dette eksemplet). Kontrollboksen vil vises i nærheten av det stedet, men ikke nøyaktig plassert i cellen:

  

• For å plassere avmerkingsboksen riktig, hold musen over den og så snart markøren endres til en firespiss pil, dra avmerkingsboksen dit du vil ha den.

  

• For å fjerne teksten " Avmerkingsboks 1 ", høyreklikk avmerkingsboksen, velg teksten og slett den. Eller høyreklikk avkrysningsboksen, velg Rediger tekst i hurtigmenyen, og slett teksten.

  

Din første Excel-avmerkingsboks er klar,og du må bare kopiere den til andre celler.

4. Kopier avmerkingsboksen til andre celler

Velg cellen med avmerkingsboksen ved å bruke piltastene på tastaturet, og plasser markøren over nedre høyre hjørne av cellen. Når musepekeren endres til et tynt svart kryss, drar du det ned til den siste cellen der du vil kopiere avmerkingsboksen.

Ferdig! Avmerkingsboksene legges til alle elementene i sjekklisten:

Som du kan se i skjermbildet ovenfor, er vår Excel-sjekkliste nesten klar. Hvorfor nesten? Selv om avmerkingsboksene er satt inn og du nå kan merke av eller fjerne merket ved å klikke på en boks, kan ikke Microsoft Excel svare på disse endringene fordi ingen celle er koblet til noen av avmerkingsboksene ennå.

Den neste en del av veiledningen vår for Excel-avmerkingsboks vil lære deg hvordan du fanger brukeren som velger eller fjerner en avmerkingsboks, og hvordan du bruker denne informasjonen i formlene dine.

Hvordan koble en avmerkingsboks til en celle

Som allerede nevnt, for å kunne fange avkrysningsbokstilstanden (avmerket eller umerket) må du knytte avmerkingsboksen til en bestemt celle. For å gjøre dette, følg disse trinnene:

1. Høyreklikk avmerkingsboksen, og klikk deretter Formatkontroll .

   

2. I dialogboksen Formatkontroll bytter du til kategorien Kontroll , klikker i boksen Celllink og velger en tom celle på arket somdu vil koble til avkrysningsboksen, eller skriv inn cellereferansen manuelt:

   

3. Gjenta trinnet ovenfor for andre avmerkingsbokser.

   Tips. For enkelt å identifisere de koblede cellene, velg dem i en tilstøtende kolonne som ikke inneholder andre data. På denne måten vil du trygt kunne skjule de koblede cellene senere, slik at de ikke roter til regnearket ditt.

4. Til slutt klikker du på hver av de tilknyttede avmerkingsboksene. I de koblede cellene vises TRUE for valgte avmerkingsbokser, og FALSE for fjernede avmerkingsbokser:

   

På dette tidspunktet gir de koblede cellene sannsynligvis ikke mye mening, men vær så snill å tåle meg litt til, så vil du se hvor mange nye muligheter de gir deg.

Eksempler på bruk av avmerkingsbokser i Excel

Nedenfor finner du noen eksempler på hvordan du bruk avmerkingsbokser i Excel for å lage en interaktiv sjekkliste, gjøremålsliste, rapport og diagram. Men først, la oss lære hvordan du kobler avmerkingsbokser til celler. Teknikken er veldig enkel, men det er hjørnesteinen i å bruke avkrysningsboksresultatene i formlene dine.

Tips. For raskt å få et utvalg sjekklistemaler for Excel, klikk Fil > Ny , skriv inn "sjekkliste" i søkeboksen og trykk Enter.

Hvordan lag en sjekkliste med dataoppsummering

Faktisk har vi allerede gjort hoveddelen av jobben ved å legge til avmerkingsbokser og koble dem til celler. Nå skal vi bare skrive noen formler tillag et datasammendrag for vår Excel-sjekkliste.

Formel for å beregne totalt antall oppgaver

Det er den enkleste - bruk COUNTA-funksjonen for å få antall ikke-tomme celler i sjekklisten :

=COUNTA(A2:A12)

Hvor A2:A12 er sjekklisteelementene.

Formel for å telle antall hakemerkede elementer (fullførte oppgaver)

En fullført oppgave betyr en avkrysningsboks med et hakesymbol i, som betyr TRUE-verdien i en koblet celle. Så få det totale antallet SANN med denne COUNTIF-formelen:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Hvor C2:C12 er de koblede cellene.

For å gjøre en formel litt smartere, du bruker COUNTIFS i stedet for COUNTIF for å se etter tomme celler i listen (kolonne A):

=COUNTIFS(A2:A12, "", C2:C12, TRUE)

I dette tilfellet, hvis du sletter noen irrelevante elementer fra Excel-sjekklisten, men glem å fjerne et hakesymbol fra den tilsvarende boksen, slike hakemerker vil ikke telles.

Formel for å få prosentandelen av fullførte oppgaver

For å beregne presentasjonen av de fullførte oppgavene, bruk den vanlige prosentformelen:

Part/Total = Percentage

I vårt tilfelle deler du antall fullførte oppgaver på det totale antallet oppgaver, slik:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Følgende skjermbilde viser alle formlene ovenfor i aksjon:

Som du kan se i skjermbildet ovenfor, har vi satt inn en formel til i B18. Formelen er basert på HVIS-funksjonen som returnerer "Ja" hvis antalletfullførte oppgaver er lik oppgavene totalt, "Nei" ellers:

=IF(B14=B15, "Yep!", "Nope :(")

For å pynte litt på sjekklisten din kan du lage et par betingede formateringsregler som vil endre fargen på celle B18 avhengig av verdien.

Når det er fullført, skjuler du kolonnen med koblede celler, og Excel-sjekklisten er ferdig!

Hvis du liker sjekkliste vi har laget for dette eksemplet, du er velkommen til å laste den ned nå.

Last ned Excel-sjekkliste

Hvordan lage en gjøremålsliste med betinget formatering

I utgangspunktet , kan du legge til avmerkingsbokser og formler for en gjøremålsliste nøyaktig på samme måte som vi nettopp har gjort for Excel-sjekklisten. "Hva er vitsen med å skrive denne delen da?" du kan spørre meg. Vel, i en typisk gjøremålsliste har de fullførte oppgavene gjennomstrekingsformatet som dette:

Denne effekten kan enkelt oppnås ved å lage en regel for betinget formatering. De detaljerte trinnene følger nedenfor.

Til å begynne med, skriv ned en liste over oppgaver, sett inn avmerkingsbokser og koble dem til celler:

Og nå, bruk betinget formatering som vil gi gjennomstrekingsformatet og eventuelt en annen bakgrunn eller skriftfarge til de avmerkede elementene.

1. Velg en liste med oppgaver (A2:A11 i dette eksemplet ).
2. Gå til Hjem -fanen > Stiler -gruppen, og klikk på Betinget formatering > NyRegel...
3. I dialogboksen Ny formateringsregel velger du Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres .
4. I Formater verdier der denne formelen er sann -boksen, skriv inn følgende formel:

   =$C2=TRUE

   Hvor C2 er den øverste koblede cellen.

   

5. Klikk på Format -knappen, konfigurer ønsket formateringsstil og klikk OK. I dette eksemplet velger vi Strikethrough -effekten og den lysegrå skriftfargen:

   

   Tips. Hvis du har liten erfaring med betinget formatering, kan du finne følgende detaljerte veiledning nyttig: Excel betinget formatering basert på en annen celleverdi.

Fra nå av, når en bestemt boks er merket av, blir det tilsvarende elementet formatert i den lysegrå skriftfargen med en gjennomstreking.

Og her er en idé til for å formatere Excel-oppgavelisten. I stedet for å krysse av de konkurrerte oppgavene, kan du sette inn en ekstra kolonne med følgende IF-formel:

=IF(E2=TRUE, "Done", "To Be Done")

Hvor E2 er den øverste lenkede cellen.

Som vist i skjermbildet nedenfor, returnerer formelen "Ferdig" hvis en koblet celle inneholder TRUE, "To be done" hvis FALSE:

Deretter bruker du ønsket betinget format til Status -kolonnen basert på denne formelen:

=$C2="Done"

Resultatet vil se noe lignende ut:

Til slutt, legg til et par formler tilberegn de fullførte oppgavene (som vi gjorde for sjekklisten), skjul de koblede cellene, og Excel-oppgavelisten din er god å gå!

Søylediagrammet øverst av gjøremålslisten er basert på prosentformelen i B2. Hvis du er nysgjerrig på å vite detaljene, oppfordrer jeg deg til å laste ned malen, vise kolonnene D og E og undersøke formlene.

Last ned mal for gjøremål

Hvordan lage en interaktiv rapport med avmerkingsbokser

En annen nyttig bruk av avmerkingsbokser i Excel er å lage interaktive rapporter.

Forutsatt at du har en salgsrapport som inneholder data for 4 regioner: nord, sør, øst og vest . Målet ditt er å få totalsummen for en eller flere utvalgte regioner. Selvfølgelig kan dette gjøres ved å bruke Slicers-funksjonen i en Excel-tabell eller pivottabell eller ved å sette inn delsummer. Men hvorfor gjør vi ikke rapporten mer brukervennlig ved å sette inn 4 avmerkingsbokser øverst?

Ser bra ut, ikke sant? For å lage en lignende rapport i arket ditt, følg disse trinnene:

1. Legg til 4 avmerkingsbokser øverst på arket, for Nord , Sør , Øst og Vest .
2. Opprett kriterieområdet et sted i en ubrukt del av arket, og koble avmerkingsboksene til tomme celler:

   

   I skjermbildet ovenfor er I2:I5 koblede celler og H2:H5 er regionnavnene nøyaktig slik de vises irapport.

3. Legg til en kolonne til i kriterieområdet med en HVIS-formel som returnerer regionnavnet hvis den koblede cellen evalueres til TRUE, en bindestrek ("-") ellers:

   =IF(I2=TRUE, H2, "-")

   

4. Skriv inn en overskrift for formelkolonnen som samsvarer nøyaktig med overskriften til den tilsvarende kolonnen i rapporten ( Region i dette eksemplet). Det nøyaktige samsvaret er veldig viktig, og på neste trinn vil du forstå hvorfor.
5. Skriv deretter formelen for å beregne totalen for utvalgte regioner. Til dette skal vi bruke DSUM-funksjonen som summerer verdiene i en database som samsvarer med de angitte betingelsene: DSUM(database, felt, kriterier)

   Hvor:

   • Database er tabellen eller området ditt inkludert kolonneoverskriftene (A5:F48 i dette eksemplet).
   • Felt er kolonnen du vil summere. Den kan leveres enten som kolonneoverskriften i anførselstegn, eller et tall som representerer kolonnens posisjon i databasen. I dette eksemplet legger vi sammen tall i kolonnen Subtotal , så vårt andre argument er "subtotal".
   • Kriterier er celleområdet som inneholder betingelsene dine, inkludert kolonneoverskriften (J1:J5). Derfor bør overskriften til formelkolonnen i kriterieområdet samsvare med kolonneoverskriften i rapporten.

   Sett sammen argumentet ovenfor, og DSUM-formelen din blir som følger:

   =DSUM(A5:F48, "sub-total", J1:J5)

   ...og