Opplæringen vil lære deg hvordan du fjerner tomme mellomrom i Excel for å gi regnearkene dine et klart og profesjonelt utseende.

Tomme celler er ikke dårlige hvis du med hensikt lar dem være riktige. steder av estetiske grunner. Men tomme celler på feil steder er absolutt uønsket. Heldigvis er det en relativt enkel måte å fjerne blanke i Excel, og om et øyeblikk vil du vite alle detaljene i denne teknikken.

Hvordan fjerne tomme celler i Excel

Det er enkelt å slette tomme celler i Excel. Denne metoden er imidlertid ikke anvendelig i alle situasjoner. For å holde deg på den sikre siden, sørg for å lage en sikkerhetskopi av regnearket og lese disse advarslene før du gjør noe annet.

Med en sikkerhetskopi lagret på et lagringssted , utfør følgende trinn for å slette tomme celler i Excel:

1. Velg området der du vil fjerne tomme felter. For raskt å velge alle celler med data, klikk på cellen øverst til venstre og trykk Ctrl + Shift + End . Dette vil utvide utvalget til den sist brukte cellen.
2. Trykk F5 og klikk Spesial... . Eller gå til Hjem -fanen > Formater -gruppen, og klikk på Finn & Velg > Gå til spesial :

   

3. I dialogboksen Gå til spesial velger du Blanks og klikk OK . Dette vil velge alle de tomme cellene i området.

   

4. Høyreklikk på en av de valgteblanks, og velg Slett... fra hurtigmenyen:

   

5. Avhengig av oppsettet til dataene dine, velg å skifte celler til venstre eller skift celler opp , og klikk OK . I dette eksemplet går vi med det første alternativet:

   

Det er det. Du har fjernet tomme mellomrom i tabellen:

Tips:

• Hvis noe har gått galt, ikke få panikk og trykk umiddelbart på Ctrl + Z for å få tilbake dataene dine.
• Hvis du bare vil markere tomme celler i stedet for å fjerne, finner du noen forskjellige metoder i denne artikkelen: Hvordan velge og markere tomme celler i Excel.

Når du ikke skal fjerne tomme celler ved å velge tomme felter

Gå til spesial > Blanks -teknikken fungerer fint for en enkelt kolonne eller rad. Det kan også med hell eliminere tomme celler i en rekke uavhengige rader eller kolonner som i eksemplet ovenfor. Det kan imidlertid være skadelig for strukturerte data. For å forhindre at dette skjer, vær svært forsiktig når du fjerner blanke i regnearkene dine og husk følgende forbehold:

1. Slett tomme rader og kolonner i stedet for celler

Hvis dataene dine er organisert i en tabell der kolonner og rader inneholder relatert informasjon, vil sletting av tomme celler ødelegge dataene. I dette tilfellet bør du bare fjerne tomme rader og tomme kolonner. De tilknyttede veiledningene forklarer hvordan du gjør dette raskt ogtrygt.

2. Fungerer ikke for Excel-tabeller

Det er ikke mulig å slette enkelte celler i en Excel-tabell (mot et område), du har kun lov til å fjerne hele tabellrader. Eller du kan konvertere tabell til område først, og deretter fjerne tomme celler.

3. Kan skade formler og navngitte områder

Excel-formler kan justeres til mange endringer som er gjort i de refererte dataene. Mange, men ikke alle. I noen situasjoner kan formlene som refererte til de slettede cellene bli ødelagt. Så, etter å ha fjernet tomme mellomrom, ta en rask titt på de relaterte formlene og/eller navngitte områdene for å forsikre deg om at de fungerer normalt.

Hvordan trekke ut en liste over data som ignorerer blanke områder

Hvis du frykt for at fjerning av tomme celler i en kolonne kan ødelegge dataene dine, la den opprinnelige kolonnen være som den er og trekke ut ikke-tomme celler til et annet sted. Denne metoden er nyttig når du oppretter en egendefinert liste eller rullegardinliste for datavalidering og ønsker å sikre at det ikke er tomme felter i den.

Med kildelisten i A2:A11, skriv inn matrisen nedenfor formel i C2, trykk Ctrl + Shift + Enter for å fullføre den riktig, og kopier deretter formelen ned til noen flere celler. Antall celler der du kopierer formelen skal være lik eller større enn antall elementer i listen din.

Formel for å trekke ut ikke-tomme celler:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Følgende skjermbilde viser resultatet:

Hvordan formelenfungerer

Virkelig ved første øyekast, ved en nærmere titt er formelens logikk lett å følge. På vanlig engelsk lyder formelen i C2 som følger: returner den første verdien i området A2:A11 hvis den cellen ikke er tom. I tilfelle en feil, returner en tom streng ("").

For gjennomtenkte Excel-brukere, som er nysgjerrige på å vite muttere og bolter for hver ny formel, her er den detaljerte oversikten:

Du har INDEX-funksjonen til å returnere en verdi fra $A$2:$A$11 basert på det angitte radnummeret (ikke et reelt radnummer, et relativt radnummer i området). I et enklere scenario kan vi sette INDEX($A$2:$A$11, 1) i C2, og det ville hente oss en verdi i A2. Problemet er at vi må ta hensyn til 2 ting til:

• Pass på at A2 ikke er blank
• Returner den andre ikke-blanke verdien i C3, den tredje ikke-blanke verdien i C4, og så videre.

Begge disse oppgavene håndteres av SMALL(array,k)-funksjonen:

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

I vårt tilfelle er array -argumentet genereres dynamisk på følgende måte:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identifiserer hvilke celler i målområdet som ikke er tomme og returnerer TRUE for dem, ellers FALSE. Den resulterende matrisen av TRUE og FALSE går til den logiske testen av HVIS-funksjonen.
• IF evaluerer hvert element i TRUE/FALSE-matrisen og returnerer et tilsvarende tall for TRUE, en tom streng for FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) er bare nødvendig for å returnere en matrise med tall 1til og med 10 (fordi det er 10 celler i vårt utvalg) hvor IF kan velge et tall for SANN-verdier.

Som resultat får vi matrisen {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} og vår komplekse SMALL-funksjon transformeres til denne enkle:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Som du ser, inneholder matrise -argumentet bare antallet ikke-tomme celler (hun oppmerksom på at dette er relative posisjoner til elementene i matrisen, dvs. A2 er element 1, A3 er element 2, og så videre).

I k -argumentet legger vi ROW(A1) som instruerer LITEN-funksjonen for å returnere 1-ens minste tall. På grunn av bruken av relativ cellereferanse går radnummeret opp i trinn på 1 når du kopierer formelen ned. Så i C3 vil k endres til ROW(A2) og formelen vil returnere nummeret til den andre ikke-blanke cellen, og så videre.

Men det gjør vi faktisk ikke trenger de ikke-tomme celletallene, vi trenger deres verdier. Så vi går fremover og legger SMALL-funksjonen inn i row_num -argumentet til INDEX, og tvinger den til å returnere en verdi fra den tilsvarende raden i området.

Som en finpuss legger vi ved hele konstruksjonen i IFERROR-funksjonen for å erstatte feil med tomme strenger. Feil er uunngåelige fordi du ikke kan vite hvor mange ikke-tomme celler som er i målområdet, derfor kopierer du formelen til et større antall celler.

Gitt ovenstående kan vi bygge denne generiske formelen for å trekke utverdier som ignorerer tomme:

Hvor "område" er området med dine originale data. Vær oppmerksom på at ROW($A$1:$A$10) og ROW(A1) er konstante deler og aldri endres uansett hvor dataene dine starter og hvor mange celler de inneholder.

Hvordan slette tomme celler etter den siste cellen med data

Tomme celler som inneholder formateringstegn eller tegn som ikke kan skrives ut, kan forårsake mange problemer i Excel. Du kan for eksempel ende opp med å ha en mye større filstørrelse større enn nødvendig eller få skrevet ut noen få blanke sider. For å unngå disse problemene vil vi slette (eller fjerne) tomme rader og kolonner som inneholder formatering, mellomrom eller ukjente usynlige tegn.

Hvordan finne den sist brukte cellen på arket

For å flytte til den siste cellen på arket som inneholder enten data eller formatering, klikk på en hvilken som helst celle og trykk Ctrl + End .

Hvis snarveien ovenfor har valgt den siste cellen med dataene dine, betyr det de gjenværende radene og kolonnene er virkelig tomme og ingen ytterligere manipulasjoner er nødvendig. Men hvis det har tatt deg til en visuelt tom celle, vet du at Excel ikke anser den cellen som tom. Det kan være et mellomromstegn produsert av et tilfeldig tastetrykk, et tilpasset tallformat satt for den cellen, eller et ikke-utskrivbart tegn importert fra en ekstern database. Uansett hvilkenårsak, den cellen er ikke tom.

Slett celler etter den siste cellen med data

For å slette alt innhold og formatering etter den siste cellen med data, gjør følgende:

1. Klikk overskriften til den første tomme kolonnen til høyre for dataene dine og trykk Ctrl + Shift + End . Dette vil velge et celleområde mellom dataene dine og den sist brukte cellen på arket.
2. I kategorien Hjem i Redigering -gruppen klikker du Slett > Slett alle . Eller høyreklikk utvalget og klikk Slett... > Hele kolonnen :

   

3. Klikk overskriften til den første tomme raden under dataene dine og trykk Ctrl + Shift + End .
4. Klikk Slett > Slett alle på Hjem -fanen eller høyreklikk utvalg og velg Slett... > Hele raden.
5. Trykk Ctrl + S for å lagre arbeidsboken.

Sjekk det brukte området for å sikre at den nå bare inneholder celler med data og ingen blanke. Hvis snarveien Ctrl + End velger en tom celle igjen, lagrer du arbeidsboken og lukker den. Når du åpner regnearket igjen, skal den sist brukte cellen være den siste cellen med data.

Tips. Gitt at Microsoft Excel 2007 og høyere inneholder over 1 000 000 rader og mer enn 16 000 kolonner, kan det være lurt å redusere størrelsen på arbeidsområdet for å forhindre at brukerne dine utilsiktet legger inn data i feil celler. For dette kan du ganske enkelt fjerne tomme celler fra deresvis som forklart i Slik skjuler du ubrukte (blanke) rader og kolonner.

Det er slik du sletter blanke i Excel. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!