Denne opplæringen forklarer det grunnleggende om Excel-strukturerte referanser og deler noen triks for å bruke dem i virkelige formler.

En av de mest nyttige funksjonene til Excel-tabeller er strukturerte referanser. Når du nettopp har snublet over en spesiell syntaks for å referere tabeller, kan det se kjedelig og forvirrende ut, men etter å ha eksperimentert litt vil du sikkert se hvor nyttig og kul denne funksjonen er.

Excel strukturert referanse

En strukturert referanse , eller tabellreferanse , er en spesiell måte for å referere til tabeller og deres deler som bruker en kombinasjon av tabell- og kolonnenavn i stedet for celleadresser .

Denne spesielle syntaksen er nødvendig fordi Excel-tabeller (i forhold til områder) er svært kraftige og spenstige, og normale cellereferanser kan ikke justeres dynamisk når data legges til eller fjernes fra en tabell.

For For eksempel, for å summere verdiene i cellene B2:B5, bruker du SUM-funksjonen med en vanlig områdereferanse:

=SUM(B2:B5)

For å legge sammen tallene i "Salg"-kolonnen i Tabell1, du bruker en strukturert referanse:

=SUM(Table1[Sales])

Nøkkeltrekk ved strukturerte referanser

Sammenlignet med standard cellereferanser har tabellreferanser et nummer av avanserte funksjoner.

Enkelt opprettet

For å legge til strukturerte referanser til formelen din, velger du ganske enkelt tabellcellene du vil referere til. Kunnskapen om en spesiell syntaks er det ikkemåte:

• Flere kolonne referanser er absolutt og endres ikke når formler kopieres.
• Enkelt kolonne referanser er relative og endres når de dras over kolonner. Når de kopieres/limes inn via en tilsvarende kommando eller snarveier (Ctrl+C og Ctrl+V), endres de ikke.

I situasjoner hvor du trenger en kombinasjon av relative og absolutte tabellreferanser, er det ingen måte å kopiere formelen og holde tabellreferanser korrekte. Å dra formelen vil endre referansene til enkeltkolonner, og kopier/lim inn snarveier vil gjøre alle referansene statiske. Men det er et par enkle triks å komme seg rundt!

Absolutt strukturert referanse til enkelt kolonne

For å gjøre en enkelt kolonnereferanse absolutt, gjenta kolonnenavnet for formelt å gjøre det om til en områdereferanse .

Relativ kolonnereferanse (standard)

table[column]

Absolutt kolonnereferanse

table[[column]:[column]]

For å lage en absolutt referanse for gjeldende rad , prefiks kolonneidentifikatoren med @-symbolet:

table[@[column]:[column]]

For å se hvordan relative og absolutte tabellreferanser fungerer i praksis, bør du vurdere følgende eksempel.

Forutsatt at du ønsker å legge sammen salgstallene for et spesifikt produkt i 3 måneder. For dette skriver vi inn målproduktnavnet i en eller annen celle (F2 i vårt tilfelle) og bruker SUMIF-funksjonen for å få totalen på januar -salg:

=SUMIF(Sales[Item], $F$2, Sales[Jan])

Deproblemet er at når vi drar formelen til høyre for å beregne totalsummene for de to andre månedene, endres [Vare]-referansen, og formelen bryter:

For å fikse dette, gjør [Item]-referansen absolutt, men hold [Jan] relativ:

=SUMIF(Sales[[Item]:[Item]], $F$2, Sales[Jan])

Nå kan du dra den modifiserte formelen til andre kolonner og den fungerer perfekt:

Relativ strukturert referanse til flere kolonner

I Excel-tabeller er strukturerte referanser til flere kolonner absolutte av natur og forblir uendret når de kopieres til andre celler.

For meg er denne oppførselen veldig rimelig. Men hvis du trenger å lage en strukturert områdereferanse relativ, prefikser hver kolonnespesifikasjoner med tabellnavnet og fjern de ytre firkantede parentesene som vist nedenfor.

Absolutt områdereferanse (standard)

table[[column1]:[column2]]

Relativ områdereferanse

table[column1]:table[column2]

For å referere til gjeldende rad inne i tabellen , bruk @-symbolet:

[@column1]:[@column2]

For eksempel, formelen nedenfor med en absolutt strukturert referanse legger sammen tallene i den gjeldende raden i kolonnene Jan og Feb . Når den kopieres til en annen kolonne, vil den fortsatt summere januar og feb .

=SUM(Sales[@[Jan]:[Feb]])

Hvis du vil at referansen skal endres basert på en relativ plassering av kolonnen der formelen er kopiert, gjør den relativ :

=SUM(Sales[@Jan]:Sales[@Feb])

Vær oppmerksom på formeltransformasjonen i kolonne F (dentabellnavn er utelatt fordi formelen er inne i tabellen):

Slik lager du tabellreferanser i Excel. For å se nærmere på eksemplene som er omtalt i denne opplæringen, kan du gjerne laste ned prøvearbeidsboken vår til Excel Structured Reference. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke.

Spenstkraftig og automatisk oppdatert

Når du gir nytt navn til en kolonne, oppdateres referansene automatisk med det nye navnet, og en formel brytes ikke. Når du legger til nye rader i tabellen, blir de dessuten umiddelbart inkludert i de eksisterende referansene, og formlene beregner hele settet med data.

Så, uansett hvilke manipulasjoner du gjør med Excel-tabellene dine, t trenger å bekymre deg for å oppdatere de strukturerte referansene.

Kan brukes i og utenfor en tabell

Strukturerte referanser kan brukes i formler både i og utenfor en Excel-tabell, noe som gjør det å finne tabeller i store arbeidsbøker enklere.

Formel autofyll (beregnede kolonner)

For å utføre den samme beregningen i hver tabellrad, er det nok å skrive inn en formel i bare én celle. Alle andre celler i den kolonnen fylles automatisk.

Hvordan lage en strukturert referanse i Excel

Å lage en strukturert referanse i Excel er veldig enkelt og intuitivt.

Hvis du arbeider med et område, konverter det til en Excel-tabell først. For dette, velg alle dataene og trykk Ctrl + T . For mer informasjon, se Hvordan lage en tabell i Excel.

For å lage en strukturert referanse, er dette hva du må gjøre:

1. Begynn å skrive en formel som vanlig, begynner med likhetstegnet (=).
2. Når det kommer til den første referansen, velg den tilsvarende cellen eller området forcellene i tabellen din. Excel vil plukke opp kolonnenavnet(e) og lage en passende strukturert referanse for deg automatisk.
3. Skriv inn den avsluttende parentesen og trykk Enter. Hvis formelen er opprettet inne i tabellen, fyller Excel automatisk hele kolonnen med samme formel.

La oss som et eksempel legge sammen salgstallene for 3 måneder i hver rad i eksempeltabellen vår, kalt Salg . For dette skriver vi =SUM( i E2, velg B2:D2, skriv inn den avsluttende parentesen og trykk Enter:

Som et resultat er hele kolonnen E auto -fylt med denne formelen:

=SUM(Sales[@[Jan]:[Mar]])

Selv om formelen er den samme, beregnes dataene i hver rad individuelt. For å forstå den indre mekanikken, ta en titt på tabellreferansesyntaksen .

Hvis du skriver inn en formel utenfor tabellen , og den formelen krever bare et celleområde, er en raskere måte å lage en strukturert referanse på denne:

1. Etter åpningsparentesen, begynn å skrive tabellnavnet. Når du skriver inn den første bokstaven, vil Excel vise alle samsvarende navn. Skriv om nødvendig et par bokstaver til for å begrense listen.
2. Bruk piltastene for å velge tabellnavnet i listen.
3. Dobbeltklikk på det valgte navnet eller trykk på Tab-tasten for å legge det til formelen.
4. Skriv inn den avsluttende parentesen og trykk Enter.

For eksempel for å finne det største tallet i utvalget vårttabell, begynner vi å skrive MAX-formelen, etter åpningsparentestypen "s", velg Salg -tabellen i listen, og trykk Tab eller dobbeltklikk på navnet.

Som Resultatet har vi denne formelen:

=MAX(Sales)

Strukturert referansesyntaks

Som allerede nevnt, trenger du ikke å kjenne syntaksen av strukturerte referanser for å inkludere dem i formlene dine, men det vil hjelpe deg å forstå hva hver formel faktisk gjør.

Vanligvis er en strukturert referanse representert av en streng som begynner med et tabellnavn og slutter med en kolonne specifier.

Som et eksempel, la oss bryte ned følgende formel som legger sammen summene av Sør og Nord -kolonnene i tabellen kalt Regioner :

Referansen inkluderer tre komponenter:

1. Tabellnavn
2. Varespesifikasjoner
3. Kolonne spesifikasjoner

For å se hvilke celler som faktisk beregnes, velg formelcellen og klikk hvor som helst i formellinjen. Excel vil fremheve de refererte tabellcellene:

Tabellnavn

Tabellnavnet refererer bare til tabelldataene , uten overskriftsrad eller totalt antall rader. Det kan være et standard tabellnavn som Tabell1 eller et tilpasset navn som Regioner . For å gi et tilpasset navn til tabellen, utfør disse trinnene.

Hvis formelen er plassert i tabellen den refererer til, utelates tabellnavnet vanligvis fordidet er underforstått.

Kolonnespesifikasjoner

Kolonnespesifikasjoner refererer til dataene i den tilsvarende kolonnen, uten overskriftsrad og totalrad. En kolonnespesifikasjoner er representert ved kolonnenavnet i parentes, f.eks. [Sør].

For å referere til mer enn én sammenhengende kolonne, bruk områdeoperatoren som [[Sør]:[Øst]].

Varespesifikasjoner

For å referere til spesifikke deler av en tabell, kan du bruke hvilken som helst av følgende spesifikasjoner.

Vær oppmerksom på at pundtegnet (#) brukes med alle varespesifikasjonene, bortsett fra gjeldende rad. For å referere til cellene i samme rad der du skriver inn formelen, bruker Excel tegnet @ etterfulgt av kolonnenavnet.

For eksempel for å legge til tall i Sør og Vest -kolonnene i gjeldende rad, bruker du denne formelen:

=SUM(Regions[@South], Regions[@West])

Hvis kolonnenavnene inneholder mellomrom, skilletegn eller spesialtegn, vil et ekstra sett med parenteser rundt kolonnenavnet vises:

=SUM(Regions[@[South sales]], Regions[@[West sales]])

Strukturerte referanseoperatorer

De følgende operatorene lar deg kombinere forskjellige spesifikasjoner og legge til enda mer fleksibilitet til dine strukturerte referanser.

Områdeoperator ( kolon)

Som med normale områdereferanser, bruker du et kolon (:) for å referere til to eller flere tilstøtende kolonner i en tabell.

For eksempel legger formelen nedenfor sammen tallene i alle kolonnene mellom Sør og Øst .

=SUM(Regions[[South]:[East]])

Union operator (komma)

For å referere til ikke-tilstøtende kolonner, skiller du kolonnespesifikasjonene med kommaer.

Slik kan du for eksempel summere dataradene i kolonnene Sør og Vest .

=SUM(Regions[South], Regions[West])

Skjæringsoperator (mellomrom)

Den brukes til å referere til en celle i skjæringspunktet mellom en bestemt rad og kolonne.

For eksempel for å returnere en verdi i skjæringspunktet mellom Total -raden og Vest -kolonnen, bruk denne referansen:

=Regions[#Totals] Regions[[#All],[West]]

Vær oppmerksom på at [#All]-spesifikasjonen er nødvendig i dette tilfellet fordi kolonnespesifikasjonen inkluderer ikke den totale raden. Uten den ville formelen returnert #NULL!.

Tabellreferansesyntaksregler

For å redigere eller lage strukturerte referanser manuelt, følg disse retningslinjene:

1. Omslutt spesifikasjoner i parentes

Alle kolonne- og spesialelementspesifikasjoner må være omsluttet av [firkantede parenteser].

En spesifikasjon som inneholder andre spesifikasjoner skal værepakket inn i ytre parentes. For eksempel, Regioner[[Sør]:[Øst]].

2. Skill indre spesifisatorer med komma

Hvis en spesifisator inneholder to eller flere indre spesifisatorer, må disse indre spesifisatorene skilles med kommaer.

For å returnere for eksempel overskriften til South -kolonnen, skriver du et komma mellom [#Headers] og [South] og omslutter hele denne konstruksjonen i et ekstra sett med parenteser:

=Regions[[#Headers],[South]]

3. Ikke bruk anførselstegn rundt kolonneoverskrifter

I tabellreferanser krever ikke kolonneoverskrifter anførselstegn enten de er tekst, tall eller datoer.

4. Bruk et enkelt anførselstegn for noen spesialtegn i kolonneoverskrifter

I strukturerte referanser har noen tegn som venstre og høyre parentes, pundtegn (#) og enkelt anførselstegn (') spesiell betydning. Hvis noen av tegnene ovenfor er inkludert i en kolonneoverskrift, må et enkelt anførselstegn brukes før det tegnet i en kolonnespesifikasjoner.

For eksempel, for kolonneoverskriften "Vare #", er spesifikasjonen [Element '#].

5. Bruk mellomrom for å gjøre strukturerte referanser mer lesbare

For å forbedre lesbarheten til tabellreferansene dine, kan du sette inn mellomrom mellom spesifikasjoner. Normalt anses det som en god praksis å bruke mellomrom etter komma. For eksempel:

=AVERAGE(Regions[South], Regions[West], Regions[North])

Excel-tabellreferanser - formeleksempler

For å få mer forståelse omstrukturerte referanser i Excel, la oss gå over noen flere formeleksempler. Vi vil prøve å holde dem enkle, meningsfulle og nyttige.

Finn antall rader og kolonner i en Excel-tabell

For å få totalt antall kolonner og rader, bruk KOLONNER og RADER funksjoner, som bare krever tabellnavnet:

For eksempel for å finne antall kolonner og datarader i tabellen kalt Salg , bruk disse formlene:

=COLUMNS(Sales)

=ROWS(Sales)

For å inkludere overskriften og totalt antall rader i antallet, bruk [#ALL]-spesifikasjonen:

=ROWS(Sales[#All])

Skjermbildet nedenfor viser alle formlene i aksjon:

Tell blanke og ikke-blanke i en kolonne

Når du teller noe i en bestemt kolonne, sørg for å skrive ut resultatet utenfor tabellen, ellers kan du ende opp med sirkulære referanser og feil resultater.

For å telle tomrom i en kolonne, bruk COUNTBLANK-funksjonen. For å telle ikke-tomme celler i en kolonne, bruk COUNTA-funksjonen.

For å finne ut hvor mange celler i Jan -kolonnen som er tomme og hvor mange som inneholder data, bruk disse formlene:

Blanke:

=COUNTBLANK(Sales[Jan])

Ikke-blanke:

=COUNTA(Sales[Jan])

For å telle ikke-blanke celler i synlige rader i en filtrert tabell, bruk SUBTOTAL-funksjonen med funksjon_tall satt til 103:

=SUBTOTAL(103,Sales[Jan])

Sum i en Excel-tabell

Den raskeste måten å legge sammentall i en Excel-tabell er å aktivere alternativet Total rad. For å gjøre dette, høyreklikk en hvilken som helst celle i tabellen, pek på Tabell og klikk på Totalrad . Den totale raden vil vises på slutten av tabellen umiddelbart.

Noen ganger kan Excel anta at du bare vil summere den siste kolonnen og lar andre celler i Total-raden være tomme. For å fikse dette, velg en tom celle i Total-raden, klikk på pilen som vises ved siden av cellen, og velg deretter SUM-funksjonen i listen:

Dette vil sett inn en SUBTOTAL-formel som summerer verdier bare i synlige rader , og ignorerer utfiltrerte rader:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Vær oppmerksom på at denne formelen bare fungerer i Totalt rad . Hvis du prøver å sette den inn manuelt i en datarad, vil dette skape en sirkulær referanse og returnere 0 som resultat. En SUM-formel med en strukturert referanse vil heller ikke fungere av samme grunn:

Så, hvis du vil ha totalsummen inne i tabellen , må du må enten aktivere Total-raden eller bruke en normal områdereferanse som:

=SUM(B2:B5)

Utenfor tabellen , fungerer SUM-formelen med en strukturert referanse helt fint:

=SUM(Sales[Jan])

Vær oppmerksom på at i motsetning til SUBTOTAL, legger SUM-funksjonen sammen verdier i alle radene, synlige og skjulte.

Relative og absolutte strukturerte referanser i Excel

Som standard fungerer Excel-strukturerte referanser i det følgende