Opplæringen forklarer det grunnleggende om Flash Fill-funksjonaliteten og gir eksempler på bruk av Flash Fill i Excel.

Flash Fill er en av de mest fantastiske funksjonene i Excel. Den tar en kjedelig oppgave som vil ta timer å utføre manuelt og utfører den automatisk på et blunk (derav navnet). Og det gjør det raskt og enkelt uten at du trenger å gjøre noe, men bare gi et eksempel på hva du ønsker.

Hva er Flash Fill i Excel?

Excel Flash Fill er et spesialverktøy som analyserer informasjonen du legger inn og automatisk fyller ut data når den identifiserer et mønster.

Flash Fill-funksjonen ble introdusert i Excel 2013 og er tilgjengelig i alle senere versjoner av Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 og Excel for Microsoft 365.

Startet i desember 2009 som et forsøk fra Sumit Gulwani, en seniorforsker hos Microsoft, for å hjelpe en forretningskvinne han ved et uhell møtte på flyplassen med hennes sammenslåingsutfordring, noen år senere har den utviklet seg til en kraftig evne til å automatisere mange Excel-oppgaver.

Flash Fill takler enkelt dusinvis av forskjellige oppgaver som ellers ville kreve komplekse formler eller til og med VBA-kode som å dele og kombinere tekststrenger, rense data og korrigere inkonsekvenser, formatere tekst og tall, konvertere datoer til t han ønsket format, og mye mer.

Hver gang kombinerer Flash Fill millioner avsmå programmer som kan utføre oppgaven, sorterer deretter disse kodebitene ved hjelp av maskinlæringsteknikker og finner den som passer best for jobben. Alt dette gjøres i millisekunder i bakgrunnen, og brukeren ser resultatene nesten umiddelbart!

Hvor er Flash Fill i Excel?

I Excel 2013 og senere ligger Flash Fill-verktøyet på Data-fanen , i Dataverktøy -gruppen:

Excel Flash Fill-snarvei

De av dere som foretrekker å jobbe fra et tastatur mesteparten av tiden, kan kjøre Flash Fill med denne tastekombinasjonen: Ctrl + E

Hvordan bruke Flash Fill i Excel

Vanligvis starter Flash Fill automatisk, og du trenger bare å gi et mønster. Slik gjør du:

1. Sett inn en ny kolonne ved siden av kolonnen med kildedataene dine.
2. I den første cellen i en nylig lagt til kolonne skriver du inn ønsket verdi.
3. Begynn å skrive i neste celle, og hvis Excel registrerer et mønster, vil den vise en forhåndsvisning av data som skal fylles ut automatisk i cellene nedenfor.
4. Trykk på Enter-tasten for å godta forhåndsvisningen. Ferdig!

Tips:

• Hvis du er misfornøyd med Flash Fill-resultatene, kan du angre dem ved å trykke Ctrl + Z eller via Flash Fill-alternativmenyen.
• Hvis Flash Fill ikke starter automatisk, prøv disse enkle feilsøkingsteknikkene.

Hvordan Flash Fill i Excel med et knappeklikk eller snarvei

I de flestesituasjoner, starter Flash Fill automatisk så snart Excel etablerer et mønster i dataene du legger inn. Hvis en forhåndsvisning ikke vises, kan du aktivere Flash Fill manuelt på denne måten:

1. Fyll ut den første cellen og trykk Enter.
2. Klikk Flash Fill -knappen på Data -fanen eller trykk på Ctrl + E-snarveien.

Excel Flash Fill-alternativer

Når ved å bruke Flash Fill i Excel for å automatisere dataregistrering, vises Flash Fill Options -knappen nær de automatisk utfylte cellene. Ved å klikke på denne knappen åpnes menyen som lar deg gjøre følgende:

• Angre Flash Fill-resultatene.
• Velg tomme celler som Excel ikke har klart å fylle ut.
• Velg de endrede cellene, for eksempel for å formatere dem alle samtidig.

Excel Flash Fill-eksempler

Som allerede nevnt, er Flash Fill et veldig allsidig verktøy. Eksemplene nedenfor demonstrerer noen av funksjonene, men det er mye mer ved det!

Trekk ut tekst fra celle (delte kolonner)

Før Flash Fill ble til, splittet innholdet i én celle inn i flere celler krevde bruk av funksjonen Tekst til kolonner eller Excel-tekstfunksjoner. Med Flash Fill kan du få resultatene umiddelbart uten intrikate tekstmanipulasjoner.

Forutsatt at du har en kolonne med adresser og du vil trekke ut postnumre i en egen kolonne. Angi målet ditt ved å skrive innpostnummer i den første cellen. Så snart Excel forstår hva du prøver å gjøre, fyller den ut alle radene under eksemplet med de utpakkede postkodene. Du trenger bare å trykke på Enter for å godta dem alle.

Formler for å dele celler og trekke ut tekst:

• Ta ut delstreng - formler for å trekke ut tekst av en bestemt lengde eller få en delstreng før eller etter et gitt tegn.
• Trekke ut tall fra streng - formler for å trekke ut tall fra alfanumeriske strenger.
• Del opp navn i Excel - formler for å trekke ut for-, etter- og mellomnavn.

Utpakke og dele verktøy:

• Tekstverktøysett for Excel - 25 verktøy for å utføre ulike tekstmanipulasjoner inkludert å dele en celle med et hvilket som helst tegn som komma, mellomrom, linjeskift; trekke ut tekst og tall.
• Verktøy for delt navn - rask og enkel måte å skille navn i Excel.

Kombiner data fra flere celler (slå sammen kolonner)

Hvis du har en motsatt oppgave å utføre, ikke noe problem, Flash Fill kan også sette sammen celler. Dessuten kan den skille de kombinerte verdiene med et mellomrom, komma, semikolon eller et hvilket som helst annet tegn - du trenger bare å vise Excel den nødvendige tegnsettingen i den første cellen:

Dette metoden er spesielt nyttig for å kombinere ulike navnedeler i en enkelt celle som vist i Slik slår du sammen for- og etternavn med Flash Fill.

Formler for å slå sammen celleverdier:

• CONCATENATE-funksjonen i Excel - formler for å kombinere tekststrenger, celler og kolonner.

Fletteverktøy:

• Veiviser for sammenslåing av tabeller - rask måte å kombinere to tabeller etter vanlige kolonner.
• Veiviser for sammenslåing av duplikater - Kombiner lignende rader til én for nøkkelkolonner.

Rengjør data

Hvis noen dataoppføringer i regnearket begynner med et ledende mellomrom, kan Flash Fill bli kvitt dem på et blunk. Skriv inn den første verdien uten et foregående mellomrom, og alle ekstra mellomrom i andre celler er også borte:

Formler for å rense data:

• Excel TRIM-funksjon - formler for å fjerne overflødige mellomrom i Excel.

Verktøy for datarensing:

• Tekstverktøysett for Excel - trim alle innledende, etterfølgende og mellomrom, men et enkelt mellomrom mellom ordene.

Formater tekst, tall og datoer

Ganske ofte er dataene i regnearkene dine formatert i ett måte mens du vil ha det i en annen. Bare begynn å skrive verdiene nøyaktig slik du vil at de skal vises, og Flash Fill vil gjøre resten.

Kanskje du har en kolonne med for- og etternavn med små bokstaver. Du ønsker at etter- og fornavnet skal stå med store bokstaver, atskilt med komma. Et stykke kake for Flash Fill :)

Kanskje du jobber med en kolonne med tall som må formateres som telefonnumre. Oppgaven kan utføres ved å bruke en forhåndsdefinertSpesielt format eller opprette et tilpasset tallformat. Eller du kan gjøre det på en enkel måte med Flash Fill:

For å formatere datoene etter eget ønske, kan du bruke det tilsvarende datoformatet eller skrive inn en riktig formatert dato inn i den første cellen. Oops, ingen forslag har dukket opp... Hva om vi trykker på Flash Fill-snarveien ( Ctrl + E ) eller klikker på knappen på båndet? Jepp, det fungerer vakkert!

Erstatt en del av celleinnholdet

Å erstatte en del av en streng med annen tekst er en veldig vanlig operasjon i Excel, som Flash Fill kan også automatiseres.

La oss si at du har en kolonne med personnummer og du vil sensurere denne sensitive informasjonen ved å erstatte de siste 4 sifrene med XXXX.

For å få det gjort , bruk enten REPLACE-funksjonen eller skriv inn ønsket verdi i den første cellen og la Flash Fill automatisk fylle de gjenværende cellene:

Avanserte kombinasjoner

Flash Fill i Excel kan ikke bare utføre enkle oppgaver som vist i eksemplene ovenfor, men også utføre mer sofistikerte omorganiseringer av data.

La oss som et eksempel kombinere forskjellige deler av informasjon fra 3 kolonner og legge til noen få egendefinerte tegn til resultatet.

Anta at du har fornavn i kolonne A, etternavn i kolonne B og domenenavn i kolonne C. Basert på denne informasjonen vil du generere e-postadresse sses i dette formatet: [email protected] .

For erfarne Excel-brukere er det ikke noe problem å trekke ut initialen med VENSTRE-funksjonen, konvertere alle tegnene til små bokstaver med LOWER-funksjonen og sette sammen alle delene ved å bruke sammenkoblingsoperatoren:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Men kan Excel Flash Fill opprette disse e-postadressene for oss automatisk? Klart det!

Excel Flash Fill begrensninger og forbehold

Flash Fill er et kjempebra verktøy, men det har et par begrensninger som du bør være klar over før du begynner å bruke denne funksjonen på dine virkelige datasett.

1. Flash Fill-resultater oppdateres ikke automatisk

I motsetning til formler er resultatene av Flash Fill statiske. Hvis du gjør noen endringer i de opprinnelige dataene, vil de ikke gjenspeiles i Flash Fill-resultatene.

2. Kan ikke identifisere et mønster

I noen situasjoner, spesielt når originaldataene dine er ordnet eller formatert annerledes, kan Flash Fill snuble og gi feil resultater.

Hvis du for eksempel bruker Flash Fill for å trekke ut mellomnavn fra listen der noen oppføringer bare inneholder for- og etternavn, vil resultatene for disse cellene være feil. Så det er lurt å alltid gå gjennom Flash Fill-utdataene.

3. Ignorerer celler med ikke-utskrivbare tegn

Hvis noen av cellene som skal fylles ut automatisk inneholder mellomrom eller andre ikke-utskrivbare tegn,Flash Fill vil hoppe over slike celler.

Så, hvis noen av de resulterende cellene er tomme, fjerner du disse cellene ( Hjem -fanen > Formater grupperer > Slett > Slett alle ) og kjør Flash Fill igjen.

4. Kan konvertere tall til strenger

Når du bruker Flash Fill for omformatering av tall, vær oppmerksom på at det kan konvertere tallene dine til alfanumeriske strenger. Hvis du foretrekker å beholde tallene, bruk egenskapene til Excel-format som endrer kun den visuelle representasjonen, men ikke de underliggende verdiene.

Hvordan slå Flash Fill på og av

Flash Fyll i Excel er slått på som standard. Hvis du ikke ønsker noen forslag eller automatiske endringer i regnearkene dine, kan du deaktivere Flash Fill på denne måten:

1. I Excel, gå til Fil > Alternativer .
2. I venstre panel klikker du på Avansert .
3. Under Redigeringsalternativer fjerner du 16>Automatisk Flash Fill -boks.
4. Klikk OK for å lagre endringene.

For å aktivere på nytt Flash Fill, bare velg denne boksen igjen.

Excel Flash Fill fungerer ikke

I de fleste tilfeller fungerer Flash Fill uten problemer. Når den halter, kan feilen nedenfor dukke opp, og følgende tips vil hjelpe deg med å fikse det.

1. Gi flere eksempler

Flash Fill lærer ved eksempel. Hvis den ikke kan gjenkjenne et mønster i dataene dine, fyll ut et par tilceller manuelt, slik at Excel kan prøve ut forskjellige mønstre og finne det som passer best for dine behov.

2. Tving den til å kjøre

Hvis Flash Fill-forslag ikke vises automatisk mens du skriver, prøv å kjøre den manuelt.

3. Sørg for at Flash Fill er aktivert

Hvis den ikke starter enten automatisk eller manuelt, sjekk om Flash Fill-funksjonaliteten er slått på i Excel.

4. Flash Fill-feilen vedvarer

Hvis ingen av forslagene ovenfor har fungert og Excel Flash Fill fortsatt gir en feil, er det ingenting annet du kan gjøre enn å legge inn dataene manuelt eller med formler.

Det er hvordan du bruker Flash Fill i Excel. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!