Hvis du er en dokumentforfatter, vil denne artikkelen være veldig nyttig for deg. Du vil lære hvordan du setter inn en innholdsfortegnelse i dokumentet ditt, endrer og oppdaterer den bare med noen få klikk. Jeg skal også vise deg hvordan du får dokumentet ditt til å se bra ut ved å bruke Words innebygde overskriftsstiler og listealternativet på flere nivåer.

Jeg er sikker på at alle som leser denne artikkelen akkurat nå måtte håndtere med et veldig langt dokument i Microsoft Word minst én gang i livet. Det kan være en akademisk oppgave eller en lang rapport. Avhengig av prosjektet kan det være dusinvis eller til og med hundrevis av sider langt! Når du har et så stort dokument med kapitler og underkapitler, viser det seg å være svært vanskelig å navigere i dokumentet og søke etter nødvendig informasjon. Heldigvis lar Word deg lage en innholdsfortegnelse, noe som gjør det enkelt å referere til de relevante delene av dokumentet ditt, og derfor er det en oppgave som må gjøres for dokumentskrivere.

Du kan lage en tabell med innholdet manuelt, men det ville være bortkastet tid. La Word gjøre det automatisk for deg!

I dette innlegget vil jeg vise deg hvordan du lager en innholdsfortegnelse i Word på en automatisk måte og også hvordan du oppdaterer den bare med noen få klikk. Jeg bruker Word 2013 , men du kan bruke nøyaktig samme metode i Word 2010 eller Word 2007 .

Få dokumentet ditt til å se bra ut

Overskriftstiler

Nøkkelen til å lage enrask og enkel innholdsside er å bruke Words innebygde overskriftsstiler ( Overskrift 1 , Overskrift 2 osv.) for titlene (kapitlene) og undertekstene (underkapitlene) til dokumentet ditt . Ikke bekymre deg hvis du ikke har brukt dem ennå, jeg skal vise deg hvordan det fungerer med vanlig tekst.

• Uthev tittelen eller teksten du vil skal være tittelen på din første hoveddel
• Gå til HJEM -fanen i båndet
• Søk etter Stiler -gruppen
• Velg Overskrift 1 fra gruppen

Så nå har du tildelt den første hoveddelen av dokumentet. Fortsett med det! Fortsett å bla gjennom teksten og velg de primære seksjonstitlene. Bruk " Overskrift 1 "-stilen på disse titlene. De vil vises i innholdsfortegnelsen din som hovedseksjonstitlene.

Definer deretter sekundærseksjonene i hvert primærkapittel, og bruk " Overskrift 2 "-stilen på undertekstene til disse seksjoner.

Hvis du vil legge vekt på noen avsnitt i de sekundære seksjonene, kan du velge titlene for dem og bruke " Overskrift 3 " stil til disse titlene. Du kan også dra nytte av " Overskrift 4-9 "-stiler for å lage flere overskriftsnivåer.

Flernivåoppføring

Jeg vil at innholdsfortegnelsen min skal være mer presentabel , så jeg kommer til å legge til et nummereringsskjema til titlene og undertekstene til mindokument.

• Uthev den første hovedtittelen.
• Finn Avsnitt-gruppen på HJEM-fanen i båndet
• Klikk på Multilevel List-knappen i gruppen
• Velg stilen fra listebiblioteket

Her kommer nummeret til min første hovedtittel!

Gå rundt etter de andre hovedtitlene, men nå når nummeret vises ved siden av tittelen, klikker du på lynboksen og velger "Fortsett nummerering". Det vil få tallene til å gå opp.

Når det gjelder undertekstene, merk en, trykk på TAB-knappen på tastaturet, og velg deretter det samme alternativet for flernivåliste. Den vil designe undertekstene til de sekundære seksjonene med tallene som 1.1, 1.2, 1.3, etc. som i skjermbildet nedenfor. Du kan også velge et annet alternativ slik at de ser annerledes ut.

Hold ballen i gang gjennom hele dokumentet for alle delene dine. :-)

Hvorfor bør jeg bruke overskriftsstilene?

På den ene siden forenkler overskriftsstilene arbeidet mitt og presenterer dokumentet mitt på en strukturert måte. På den annen side, når jeg setter inn en innholdsfortegnelse, søker Word automatisk etter disse overskriftene og viser en innholdsfortegnelse basert på teksten jeg merket med hver stil. Senere kan jeg også bruke disse overskriftene til å oppdatere innholdsfortegnelsen min.

Opprette en grunnleggende innholdsfortegnelse

Nå har jeg godt forberedt dokumentet medtitler som overskrift 1 og undertekster som overskrift 2. Det er på tide å la Microsoft Word gjøre sin magi!

• Plasser markøren der du vil at innholdsfortegnelsen skal vises i dokumentet
• Naviger til kategorien REFERANSER i båndet
• Klikk Innholdsfortegnelse -knappen i Innholdsfortegnelse -gruppen
• Velg en av " Automatisk "-stiler for innholdsfortegnelse som er oppført

Her er du! Innholdsfortegnelsen min ser slik ut:

En innholdsfortegnelse lager også koblinger for hver seksjon, slik at du kan navigere til ulike deler av dokumentet ditt. Bare hold Ctrl-tasten på tastaturet og klikk for å gå til en seksjon.

Endre innholdsfortegnelsen

Hvis du ikke er fornøyd med utseendet av innholdsfortegnelsen, kan du alltid endre rot og gren av den. For å gjøre det, må du åpne dialogboksen Innholdsfortegnelse.

• Klikk i innholdsfortegnelsen.
• Gå til REFERANSER -> Innholdsfortegnelse .
• Velg kommandoen " Egendefinert innholdsfortegnelse... " fra knappens rullegardinmeny.

Dialogboksen vises og viser kategorien Innholdsfortegnelse der du kan tilpasse stilen og utseendet til innholdsfortegnelsen.

Hvis du vil endre slik teksten i innholdsfortegnelsen ser ut (skrifttype, skriftstørrelse, farge osv.), må du følgetrinn nedenfor i dialogboksen Innholdsfortegnelse.

• Sørg for at du har valgt " Fra mal " i Formater -boksen
• Klikk på Endre -knappen nederst til høyre for å åpne følgende vindu

Endre stil-dialogboksen vises:

• Gjør endringer i formateringen og klikk OK
• Velg en annen stil for å endre og gjenta
• Når du har fullført redigeringen, klikk OK for å avslutte
• Klikk OK for å erstatte innholdsfortegnelsen

Oppdater en innholdsfortegnelse

En innholdsfortegnelse er en felt, ikke vanlig tekst. Av denne grunn oppdateres den ikke automatisk.

Når du har gjort endringer i dokumentstrukturen, må du selv oppdatere innholdsfortegnelsen. Slik utfører du oppdateringen:

• Klikk hvor som helst i innholdsfortegnelsen
• Trykk på F9 eller Oppdater tabell -knappen i innholdskontrollen (eller på REFERANSER -fanen)
• Bruk Oppdater innholdsfortegnelse -dialogboksen for å velge hva som skal oppdateres
• Klikk OK

Du kan velge å oppdatere bare sidetall eller hele tabellen . Det er en god idé alltid å velge " Oppdater hele tabellen " i tilfelle du har gjort andre endringer. Oppdater alltid innholdsfortegnelsen før du sender ut eller skriver ut dokumentet, slik at eventuelle endringer er inkludert.

Uansett hvor stort dokumentet ditt er,du kan se at det ikke er noe komplisert med å lage en innholdsfortegnelse. Den beste måten å lære hvordan du oppretter/oppdaterer en innholdsfortegnelse er å eksperimentere med det! Ta deg tid til å gå gjennom prosessen og lage din egen innholdsfortegnelse.