In deze zelfstudie gaan we verder met het verkennen van de fascinerende wereld van de voorwaardelijke opmaak in Excel. Als u zich niet erg op uw gemak voelt op dit gebied, wilt u misschien eerst het vorige artikel doornemen om de basis te herhalen - Hoe voorwaardelijke opmaak gebruiken in Excel.

Vandaag bespreken we hoe u Excel-formules kunt gebruiken om afzonderlijke cellen en hele rijen op te maken op basis van de waarden die u opgeeft of op basis van de waarde van een andere cel. Dit wordt vaak beschouwd als geavanceerde aerobatica van voorwaardelijke opmaak in Excel en als u het eenmaal onder de knie hebt, kunt u de opmaak in uw spreadsheets veel verder ontwikkelen dan het gebruikelijke gebruik.

Excel voorwaardelijke opmaak gebaseerd op een andere celwaarde

De voorgedefinieerde voorwaardelijke opmaak van Excel, zoals Gegevensbalken, Kleurenschalen en Pictogrammenreeksen, zijn hoofdzakelijk bedoeld om cellen op te maken op basis van hun eigen waarden. Als u voorwaardelijke opmaak wilt toepassen op basis van een andere cel of een hele rij wilt opmaken op basis van de waarde van een enkele cel, moet u formules gebruiken.

Dus, laten we eens kijken hoe je een regel kunt maken met behulp van een formule en daarna bespreken we formulevoorbeelden voor specifieke taken.

Hoe maak je een regel voor voorwaardelijke opmaak op basis van een formule?

Voer de volgende stappen uit om een regel voor voorwaardelijke opmaak in te stellen op basis van een formule in elke versie van Excel 2010 tot en met Excel 365:

1. Selecteer de cellen die u wilt opmaken. U kunt één kolom, meerdere kolommen of de hele tabel selecteren als u uw voorwaardelijke opmaak wilt toepassen op rijen.

   Tip. Als u van plan bent om in de toekomst meer gegevens toe te voegen en u wilt dat de regel voor voorwaardelijke opmaak automatisch wordt toegepast op nieuwe invoer, kunt u:

   • Converteer een cellenreeks naar een tabel ( Tabblad invoegen> Tabel In dit geval wordt de voorwaardelijke opmaak automatisch toegepast op alle nieuwe rijen.
   • Selecteer enkele lege rijen onder uw gegevens, bijvoorbeeld 100 lege rijen.
2. Op de Home tabblad, in de Styles groep, klik Voorwaardelijke opmaak> Nieuwe regel...

   

3. In de Nieuwe opmaakregel venster, selecteer Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt .
4. Voer de formule in het overeenkomstige vak in.
5. Klik op de Formaat... knop om uw aangepaste formaat te kiezen.

   

6. Schakel tussen de Lettertype , Grens en Vul tabs en speel met verschillende opties zoals letterstijl, patroonkleur en opvuleffecten om het formaat in te stellen dat voor u het beste werkt. Als het standaardpalet niet voldoet, klikt u op Meer kleuren... en kies een RGB- of HSL-kleur naar wens. Als u klaar bent, klikt u op de knop OK knop.

   

7. Zorg ervoor dat de Voorbeeld sectie het gewenste formaat weergeeft en als dat zo is, klik dan op de OK knop om de regel op te slaan. Als u niet helemaal tevreden bent met het formaatvoorbeeld, klikt u op de knop Formaat... en maak de bewerkingen.

   

Tip. Wanneer u een formule voor voorwaardelijke opmaak moet bewerken, drukt u op F2 en gaat u vervolgens met de pijltjestoetsen naar de gewenste plaats in de formule. Als u probeert te pijlen zonder op F2 te drukken, wordt een bereik in de formule ingevoegd in plaats van alleen de invoegtoets te verplaatsen. Om een bepaalde celverwijzing aan de formule toe te voegen, drukt u een tweede keer op F2 en klikt u vervolgens op die cel.

Excel voorwaardelijke opmaak formule voorbeelden

Nu u weet hoe u Excel voorwaardelijke opmaak kunt maken en toepassen op basis van een andere cel, gaan we verder en bekijken we hoe u verschillende Excel-formules in de praktijk kunt gebruiken.

Tip: Volg altijd deze eenvoudige regels om uw Excel-formule voor voorwaardelijke opmaak correct te laten werken.

Formules om waarden te vergelijken (getallen en tekst)

Zoals u weet biedt Microsoft Excel een handvol kant-en-klare regels om cellen op te maken met waarden groter dan, kleiner dan of gelijk aan de waarde die u opgeeft ( Voorwaardelijke opmaak>Regels voor het markeren van cellen ). Deze regels werken echter niet als u bepaalde kolommen of hele rijen voorwaardelijk wilt opmaken gebaseerd op de waarde van een cel in een andere kolom. In dit geval gebruikt u analoge formules:

De onderstaande schermafbeelding toont een voorbeeld van de Groter dan de formule die productnamen in kolom A markeert als het aantal artikelen in voorraad (kolom C) groter is dan 0. Let op: de formule geldt alleen voor kolom A ($A$2:$A$8). Maar als u de hele tabel selecteert (in ons geval $A$2:$E$8), worden hele rijen gemarkeerd op basis van de waarde in kolom C.

Op dezelfde manier kunt u een voorwaardelijke opmaakregel maken om de waarden van twee cellen te vergelijken. Bijvoorbeeld:

=$A2<$B2 - cellen of rijen opmaken als een waarde in kolom A kleiner is dan de overeenkomstige waarde in kolom B.

=$A2=$B2 - cellen of rijen opmaken als de waarden in de kolommen A en B gelijk zijn.

=$A2$B2 - cellen of rijen opmaken als een waarde in kolom A niet dezelfde is als in kolom B.

Zoals u in de onderstaande schermafbeelding kunt zien, werken deze formules zowel voor tekstwaarden als voor getallen.

AND- en OR-formules

Als u uw Excel-tabel wilt opmaken op basis van 2 of meer voorwaarden, gebruik dan de functie =AND of =OR:

In het onderstaande screenshot gebruiken we de formule =AND($C2>0, $D2="Wereldwijd") om de achtergrondkleur van rijen te veranderen als het aantal artikelen in voorraad (kolom C) groter is dan 0 en als het product wereldwijd wordt verzonden (kolom D). Let op dat de formule werkt met tekstwaarden en met nummers .

Uiteraard kunt u twee, drie of meer voorwaarden gebruiken in uw AND- en OR-formules. Om te zien hoe dit in de praktijk werkt, bekijkt u Video: Voorwaardelijke opmaak op basis van een andere cel.

Dit zijn de basisformules voor voorwaardelijke opmaak die u in Excel gebruikt. Laten we nu eens kijken naar iets complexere, maar veel interessantere voorbeelden.

Voorwaardelijke opmaak voor lege en niet-lege cellen

Ik denk dat iedereen wel weet hoe je lege en niet lege cellen in Excel kunt opmaken - je maakt gewoon een nieuwe regel van het type " Formatteer alleen cellen die" type en kies ofwel Blanks of Geen losse flodders .

Maar wat als u cellen in een bepaalde kolom wilt opmaken als een overeenkomstige cel in een andere kolom leeg of niet leeg is? In dat geval moet u opnieuw Excel-formules gebruiken:

Formule voor losse flodders : =$B2="" - formatteer geselecteerde cellen / rijen als een overeenkomstige cel in kolom B leeg is.

Formule voor niet-blanco's : =$B2"" - formatteer geselecteerde cellen / rijen als een overeenkomstige cel in kolom B niet leeg is.

Opmerking. De bovenstaande formules werken voor cellen die "visueel" leeg of niet leeg zijn. Als u een Excel-functie gebruikt die een lege tekenreeks retourneert, bijv. =if(false,"OK", "") en u wilt niet dat dergelijke cellen als spaties worden behandeld, gebruik dan in plaats daarvan de volgende formules =isblank(A1)=true of =isblank(A1)=false om respectievelijk lege en niet lege cellen op te maken.

En hier is een voorbeeld van hoe je bovenstaande formules in de praktijk kunt gebruiken. Stel, je hebt een kolom (B) die " Datum van verkoop " en een andere kolom (C) " Levering ". Deze 2 kolommen hebben alleen een waarde als er een verkoop is gedaan en het artikel is geleverd. U wilt dus dat de hele rij oranje wordt als er een verkoop is gedaan; en als een artikel is geleverd, moet een overeenkomstige rij groen worden. Om dit te bereiken, moet u 2 voorwaardelijke opmaakregels maken met de volgende formules:

• Oranje rijen (een cel in kolom B is niet leeg): =$B2""
• Groene rijen (cellen in kolom B en kolom C zijn niet leeg): =AND($B2"", $C2"")

Nog één ding dat u moet doen is de tweede regel naar boven verplaatsen en de Stop indien waar vinkje naast deze regel:

In dit specifieke geval is de optie "Stop indien waar" eigenlijk overbodig, en zal de regel werken met of zonder. U kunt dit vakje wel aanvinken als extra voorzorgsmaatregel, voor het geval u in de toekomst een paar andere regels toevoegt die kunnen conflicteren met een van de bestaande.

Voor meer informatie, zie Excel voorwaardelijke opmaak voor lege cellen.

Excel-formules om met tekstwaarden te werken

Als u een bepaalde kolom(s) wilt opmaken wanneer een andere cel in dezelfde rij een bepaald woord bevat, kunt u een formule gebruiken die in een van de vorige voorbeelden is besproken (zoals =$D2="Wereldwijd"). Dit werkt echter alleen voor exacte match .

Voor gedeeltelijke overeenkomst moet u SEARCH (hoofdlettergevoelig) of FIND (hoofdlettergevoelig) gebruiken.

Bijvoorbeeld, om geselecteerde cellen of rijen te formatteren als een overeenkomstige cel in kolom D het woord " Wereldwijd "Deze formule zal al deze cellen vinden, ongeacht waar de gespecificeerde tekst zich in een cel bevindt, inclusief " Schepen wereldwijd ", " Wereldwijd, met uitzondering van... ", enz:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Als u geselecteerde cellen of rijen wilt verduisteren als de inhoud van de cel begint met de zoektekst, gebruik dan deze:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Excel-formules om duplicaten te markeren

Als het uw taak is om cellen met dubbele waarden voorwaardelijk op te maken, kunt u de voorgedefinieerde regel gebruiken die beschikbaar is onder Conditional formatting> Highlight Cells Rules> Duplicate Values... Het volgende artikel geeft een gedetailleerde leidraad voor het gebruik van deze functie: Hoe automatisch duplicaten markeren in Excel.

In sommige gevallen zien de gegevens er echter beter uit als u geselecteerde kolommen of hele rijen een kleur geeft wanneer een dubbele waarde voorkomt in een andere kolom. In dat geval moet u opnieuw een Excel-formule voor voorwaardelijke opmaak gebruiken, en deze keer gebruiken we de formule COUNTIF Zoals u weet, telt deze Excel-functie het aantal cellen binnen een bepaald bereik dat aan één criterium voldoet.

Markeer doublures inclusief 1e voorkomens

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - deze formule vindt dubbele waarden in het opgegeven bereik in kolom A (A2:A10 in ons geval), met inbegrip van de eerste waarden.

Als je de regel toepast op de hele tabel, worden de hele rijen geformatteerd, zoals je ziet in de schermafbeelding hieronder. Ik heb besloten een letterkleur te veranderen in deze regel, gewoon voor de verandering : )

Markeer duplicaten zonder 1e voorkomen

Om het eerste voorkomen te negeren en alleen volgende dubbele waarden te markeren, gebruikt u deze formule: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Markeer opeenvolgende duplicaten in Excel

Als u liever alleen duplicaten op opeenvolgende rijen markeert, kunt u dat op de volgende manier doen. Deze methode werkt voor alle gegevenstypen: getallen, tekstwaarden en datums.

• Selecteer de kolom waarin u duplicaten wilt markeren, zonder de kolomkop .
• Maak een of meer voorwaardelijke opmaakregels met deze eenvoudige formules:

  Regel 1 (blauw): =$A1=$A2 - benadrukt het 2e voorval en alle eventuele volgende voorvallen.

  Regel 2 (groen): =$A2=$A3 - benadrukt het 1e voorval.

In de bovenstaande formules is A de kolom die u wilt controleren op doublures, is $A1 de kolomkop, is $A2 de eerste cel met gegevens.

Belangrijk! Voor een goede werking van de formules is het essentieel dat regel 1, die de 2e en alle volgende dubbele voorkomens markeert, de eerste regel in de lijst is, vooral als u twee verschillende kleuren gebruikt.

Dubbele rijen markeren

Als u het voorwaardelijke formaat wilt toepassen wanneer dubbele waarden voorkomen in twee of meer kolommen, moet u een extra kolom aan uw tabel toevoegen waarin u de waarden van de sleutelkolommen aan elkaar rijgt met een eenvoudige formule zoals deze =A2&B2 Daarna past u een regel toe met een van beide varianten van de COUNTIF-formule voor duplicaten (met of zonder 1e voorkomen). Uiteraard kunt u een extra kolom verbergen nadat u de regel hebt gemaakt.

U kunt ook de functie COUNTIFS gebruiken, die meerdere criteria in één formule ondersteunt. In dat geval hebt u geen hulpkolom nodig.

In dit voorbeeld, om dubbele rijen te markeren met 1e voorvallen maak een regel met de volgende formule:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Dubbele rijen markeren zonder 1e voorvallen gebruik dan deze formule:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Vergelijk 2 kolommen op duplicaten

Een van de meest voorkomende taken in Excel is het controleren van 2 kolommen op dubbele waarden - d.w.z. waarden vinden en markeren die in beide kolommen voorkomen. Hiervoor moet u een Excel voorwaardelijke opmaakregel maken voor elke kolom met een combinatie van =ISERROR() en =MATCH() functies:

Voor kolom A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Voor kolom B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Opmerking. Om dergelijke voorwaardelijke formules correct te laten werken, is het zeer belangrijk dat u de regels toepast op de volledige kolommen, bv. =$A:$A en =$B:$B .

Een voorbeeld van praktisch gebruik ziet u in de volgende schermafbeelding die duplicaten in de kolommen E en F markeert.

Zoals u ziet kunnen Excel formules voor voorwaardelijke opmaak vrij goed omgaan met duplicaten. Voor meer complexe gevallen raad ik echter aan de Duplicate Remover add-in te gebruiken die speciaal is ontworpen om duplicaten in Excel te vinden, te markeren en te verwijderen, in één blad of tussen twee spreadsheets.

Formules om waarden boven of onder het gemiddelde te markeren

Wanneer u werkt met meerdere sets numerieke gegevens, kan de GEMIDDELDE() functie kan van pas komen om cellen op te maken waarvan de waarden onder of boven het gemiddelde in een kolom liggen.

U kunt bijvoorbeeld de formule =$E2 om de rijen waarvan de verkoopcijfers onder het gemiddelde liggen voorwaardelijk op te maken, zoals in de schermafbeelding hieronder. Als u het tegenovergestelde wilt, d.w.z. de producten die boven het gemiddelde presteren een schaduw geven, vervangt u "" in de formule: =$E2>AVERAGE($E$2:$E$8) .

De dichtstbijzijnde waarde markeren in Excel

Als ik een reeks getallen heb, is er dan een manier waarop ik Excel voorwaardelijke opmaak kan gebruiken om het getal in die reeks dat het dichtst bij nul ligt te markeren? Dit is wat een van onze bloglezers, Jessica, wilde weten. De vraag is heel duidelijk en helder, maar het antwoord is een beetje te lang voor de commentaarsecties, daarom zie je hier een oplossing :)

Voorbeeld 1. Zoek de dichtstbijzijnde waarde, inclusief exacte overeenkomst

In ons voorbeeld zoeken en markeren we het getal dat het dichtst bij nul ligt. Als de gegevensverzameling een of meer nullen bevat, worden ze allemaal gemarkeerd. Als er geen 0 is, wordt de waarde die er het dichtst bij ligt, positief of negatief, gemarkeerd.

Eerst moet u de volgende formule invoeren in een lege cel in uw werkblad, die u later eventueel kunt verbergen. De formule zoekt het getal in een bepaald bereik dat het dichtst bij het door u opgegeven getal ligt en geeft de absolute waarde van dat getal (absolute waarde is het getal zonder teken):

=MIN(ABS(B2:D13-(0))

In de bovenstaande formule is B2:D13 uw celbereik en 0 het getal waarvoor u de dichtstbijzijnde overeenkomst wilt vinden. Als u bijvoorbeeld een waarde zoekt die het dichtst bij 5 ligt, verandert de formule in: =MIN(ABS(B2:D13-(5))

Opmerking. Dit is een matrixformule dus je moet Ctrl + Shift + Enter indrukken in plaats van een simpele Enter streep om het te voltooien.

En nu maakt u een voorwaardelijke opmaakregel met de volgende formule, waarbij B3 de cel rechtsboven in uw bereik is en $C$2 in de cel met de bovenstaande matrixformule:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Let op het gebruik van absolute verwijzingen in het adres van de cel met de matrixformule ($C$2), want deze cel is constant. Ook moet u 0 vervangen door het getal waarvoor u de dichtstbijzijnde overeenkomst wilt markeren. Als we bijvoorbeeld de waarde die het dichtst bij 5 ligt willen markeren, zou de formule veranderen in: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Voorbeeld 2. Markeer een waarde die het dichtst bij de gegeven waarde ligt, maar NIET exact overeenkomt

Als u de exacte overeenkomst niet wilt markeren, hebt u een andere matrixformule nodig die de dichtstbijzijnde waarde vindt, maar de exacte overeenkomst negeert.

De volgende matrixformule vindt bijvoorbeeld de waarde die het dichtst bij 0 ligt in het opgegeven bereik, maar negeert eventuele nullen:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Vergeet niet op Ctrl + Shift + Enter te drukken nadat u uw matrixformule hebt getypt.

De formule voor voorwaardelijke opmaak is dezelfde als in het bovenstaande voorbeeld:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Maar omdat onze matrixformule in cel C2 de exacte overeenkomst negeert, negeert de voorwaardelijke opmaakregel ook nullen en wordt de waarde 0,003, die het meest overeenkomt, gemarkeerd.

Als u de waarde wilt vinden die het dichtst bij een ander getal in uw Excel-blad ligt, vervangt u gewoon "0" door het getal dat u wilt, zowel in de matrix als in de formules voor voorwaardelijke opmaak.

Ik hoop dat de formules voor voorwaardelijke opmaak die u in deze handleiding hebt geleerd, u zullen helpen om zin te geven aan welk project u ook werkt. Als u meer voorbeelden nodig hebt, bekijk dan de volgende artikelen:

• Hoe de kleur van de rij veranderen op basis van de waarde van een cel
• Excel voorwaardelijke opmaak voor data
• Afwisselende rij- en kolomkleuren in Excel
• Twee manieren om de achtergrondkleur te veranderen op basis van de celwaarde
• Gekleurde cellen tellen en optellen in Excel

Waarom werkt mijn Excel voorwaardelijke opmaak niet goed?

Als uw voorwaardelijke opmaakregel niet werkt zoals verwacht, hoewel de formule ogenschijnlijk correct is, raak dan niet van streek! Waarschijnlijk is het niet het gevolg van een rare bug in de voorwaardelijke opmaak van Excel, maar van een klein foutje, dat op het eerste gezicht niet duidelijk is. Probeer de 6 eenvoudige stappen voor probleemoplossing hieronder en ik weet zeker dat u uw formule aan de praat krijgt:

1. Gebruik absolute & relatieve celadressen correct. Het is erg moeilijk om een algemene regel af te leiden die in 100 procent van de gevallen werkt. Maar meestal gebruikt u een absolute kolom (met $) en een relatieve rij (zonder $) in uw celverwijzingen, bijv. =$A1>1 .

   Houd er rekening mee dat de formules =A1=1 , =$A$1=1 en =A$1=1 Als u niet zeker weet welke in uw geval juist is, kunt u ze allemaal proberen : ) Zie voor meer informatie Relatieve en absolute celverwijzingen in Excel voorwaardelijke opmaak.

2. Controleer het toegepaste bereik. Controleer of uw regel voor voorwaardelijke opmaak van toepassing is op het juiste bereik van cellen. Een vuistregel is deze - selecteer alle cellen / rijen die u wilt opmaken, maar neem de kolomkoppen niet mee.
3. Schrijf de formule voor de cel linksboven. In regels voor voorwaardelijke opmaak zijn celverwijzingen relatief ten opzichte van de cel linksboven in het toegepaste bereik. Schrijf uw formule voor voorwaardelijke opmaak dus altijd voor de 1e rij met gegevens.

   Als uw gegevens bijvoorbeeld in rij 2 beginnen, zet u =A$2=10 om cellen met waarden gelijk aan 10 te markeren in alle rijen Een veelgemaakte fout is om altijd een verwijzing naar de eerste rij te gebruiken (bijv. =A$1=10 ). Vergeet niet dat u alleen naar rij 1 verwijst in de formule als uw tabel geen koppen heeft en uw gegevens echt beginnen in rij 1. De meest voor de hand liggende indicatie van dit geval is wanneer de regel werkt, maar waarden niet opmaakt in de rijen die het zou moeten.

4. Controleer de gemaakte regel. Dubbelcheck de regel in de Conditional Formatting Rules Manager. Soms, zonder enige reden, vervormt Microsoft Excel de regel die u zojuist hebt gemaakt. Dus, als de regel niet werkt, ga dan naar Voorwaardelijke opmaak> Regels beheren en controleer zowel de formule als het bereik waarop deze van toepassing is. Als u de formule van het web of een andere externe bron hebt gekopieerd, zorg er dan voor dat de rechte citaten worden gebruikt.
5. Pas celverwijzingen aan bij het kopiëren van de regel. Als u de voorwaardelijke opmaak van Excel kopieert met behulp van Format Painter, vergeet dan niet alle celverwijzingen in de formule aan te passen.
6. Splits complexe formules op in eenvoudige elementen. Als u een complexe Excel-formule gebruikt die verschillende functies bevat, splitst u deze op in eenvoudige elementen en controleert u elke functie afzonderlijk.

En tot slot, als je alle stappen hebt geprobeerd maar je voorwaardelijke opmaakregel werkt nog steeds niet goed, stuur me dan een berichtje in de comments en dan proberen we het samen te doorgronden :)

In mijn volgende artikel gaan we kijken naar de mogelijkheden van Excel voorwaardelijke opmaak voor datums. Tot volgende week en bedankt voor het lezen!