Tutorial menerangkan asas kefungsian Flash Fill dan menyediakan contoh penggunaan Flash Fill dalam Excel.

Flash Fill ialah salah satu ciri Excel yang paling menakjubkan. Ia mengambil tugas yang membosankan yang akan mengambil masa berjam-jam untuk dilakukan secara manual dan melaksanakannya secara automatik dalam sekelip mata (oleh itu namanya). Dan ia melakukannya dengan pantas dan ringkas tanpa anda perlu melakukan sesuatu, tetapi hanya memberikan contoh perkara yang anda mahukan.

Apakah itu Flash Fill dalam Excel?

Excel Flash Fill ialah alat khas yang menganalisis maklumat yang anda masukkan dan mengisi data secara automatik apabila ia mengenal pasti corak.

Ciri Flash Fill telah diperkenalkan dalam Excel 2013 dan tersedia dalam semua versi Excel 2016 yang lebih baharu, Excel 2019, Excel 2021 dan Excel untuk Microsoft 365.

Bermula pada Disember 2009 sebagai percubaan Sumit Gulwani, seorang penyelidik kanan di Microsoft, untuk membantu seorang ahli perniagaan yang ditemuinya secara tidak sengaja di lapangan terbang dengan cabaran penggabungannya, beberapa tahun kemudian ia telah berkembang menjadi keupayaan yang berkuasa untuk mengautomasikan banyak kerja Excel.

Flash Fill dengan mudah mengatasi berpuluh-puluh tugasan berbeza yang sebaliknya memerlukan formula kompleks atau bahkan kod VBA seperti membelah dan menggabungkan rentetan teks, membersihkan data dan membetulkan ketidakkonsistenan, memformat teks dan nombor, menukar tarikh kepada t format yang diingininya, dan banyak lagi.

Setiap kali, Flash Fill menggabungkan berjuta-jutaatur cara kecil yang mungkin menyelesaikan tugasan, kemudian mengisih coretan kod tersebut menggunakan teknik pembelajaran mesin dan mencari yang paling sesuai untuk tugas itu. Semua ini dilakukan dalam milisaat di latar belakang dan pengguna melihat hasilnya hampir serta-merta!

Di manakah Flash Fill dalam Excel?

Dalam Excel 2013 dan kemudian, alat Flash Fill berada pada tab Data , dalam kumpulan Alat data :

pintasan Isian Flash Excel

Anda yang lebih suka bekerja dari papan kekunci pada kebanyakan masa, boleh menjalankan Flash Fill dengan kombinasi kekunci ini: Ctrl + E

Cara menggunakan Flash Fill dalam Excel

Biasanya Flash Fill bermula secara automatik dan anda hanya perlu menyediakan corak. Begini caranya:

1. Sisipkan lajur baharu bersebelahan lajur dengan data sumber anda.
2. Dalam sel pertama lajur yang baru ditambah, taipkan nilai yang dikehendaki.
3. Mula menaip dalam sel seterusnya dan jika Excel mengesan corak, ia akan menunjukkan pratonton data untuk diisi secara automatik dalam sel di bawah.
4. Tekan kekunci Enter untuk menerima pratonton. Selesai!

Petua:

• Jika anda tidak berpuas hati dengan hasil Flash Fill, anda boleh membuat asalnya dengan menekan Ctrl + Z atau melalui menu pilihan Flash Fill.
• Jika Flash Fill tidak dimulakan secara automatik, cuba teknik penyelesaian masalah mudah ini.

Cara Flash Isi Excel dengan klik butang atau pintasan

Dalam kebanyakannyaDalam situasi tertentu, Flash Fill bermula secara automatik sebaik sahaja Excel menetapkan corak dalam data yang anda masukkan. Jika pratonton tidak muncul, anda boleh mengaktifkan Flash Fill secara manual dengan cara ini:

1. Isi sel pertama dan tekan Enter.
2. Klik Flash Fill butang pada tab Data atau tekan pintasan Ctrl + E.

Pilihan Isian Flash Excel

Apabila menggunakan Flash Fill dalam Excel untuk mengautomasikan kemasukan data, butang Flash Fill Options muncul berhampiran sel yang diisi secara automatik. Mengklik butang ini membuka menu yang membolehkan anda melakukan perkara berikut:

• Buat asal keputusan Isian Flash.
• Pilih sel kosong yang Excel telah gagal diisi.
• Pilih sel yang diubah, sebagai contoh, untuk memformat semuanya sekali gus.

Contoh Isian Flash Excel

Seperti yang telah disebutkan, Isian Flash ialah alat yang sangat serba boleh. Contoh di bawah menunjukkan beberapa keupayaannya, tetapi terdapat lebih banyak lagi!

Ekstrak teks daripada sel (lajur pisah)

Sebelum Isian Kilat wujud, memisahkan kandungan satu sel ke dalam beberapa sel memerlukan penggunaan ciri Teks ke Lajur atau fungsi Teks Excel. Dengan Isian Kilat, anda boleh mendapatkan keputusan serta-merta tanpa manipulasi teks yang rumit.

Andaikan anda mempunyai lajur alamat dan anda ingin mengekstrak kod zip ke dalam lajur yang berasingan. Nyatakan matlamat anda dengan menaipposkod dalam sel pertama. Sebaik sahaja Excel memahami perkara yang anda cuba lakukan, ia mengisi semua baris di bawah contoh dengan kod zip yang diekstrak. Anda hanya perlu tekan Enter untuk menerima kesemuanya.

Formula untuk memisahkan sel dan mengekstrak teks:

• Ekstrak subrentetan - formula untuk mengekstrak teks dengan panjang tertentu atau mendapatkan subrentetan sebelum atau selepas aksara tertentu.
• Ekstrak nombor daripada rentetan - formula untuk mengekstrak nombor daripada rentetan abjad angka.
• Pisah nama dalam Excel - formula untuk mengekstrak nama pertama, akhir dan tengah.

Mengekstrak dan membelah alatan:

• Kit Alat Teks untuk Excel - 25 alatan untuk melaksanakan pelbagai manipulasi teks termasuk membelah sel dengan mana-mana aksara seperti koma, ruang, pemisah baris; mengekstrak teks dan nombor.
• Alat Split Names - cara cepat dan mudah untuk memisahkan nama dalam Excel.

Gabungkan data daripada beberapa sel (gabung lajur)

Jika anda mempunyai tugas yang bertentangan untuk dilaksanakan, tiada masalah, Flash Fill boleh menggabungkan sel juga. Selain itu, ia boleh memisahkan nilai gabungan dengan ruang, koma, koma bertitik atau mana-mana aksara lain - anda hanya perlu menunjukkan Excel tanda baca yang diperlukan dalam sel pertama:

Ini kaedah ini amat berguna untuk menggabungkan pelbagai bahagian nama ke dalam sel tunggal seperti yang ditunjukkan dalam Cara menggabungkan nama pertama dan nama keluarga dengan Isian Kilat.

Formula untuk menyertai selnilai:

• Fungsi CONCATENATE dalam Excel - formula untuk menggabungkan rentetan teks, sel dan lajur.

Alat penggabungan:

• Wizard Gabungan Jadual - cara cepat untuk menggabungkan dua jadual mengikut lajur biasa.
• Wizard Gabungan Pendua - Gabungkan baris yang serupa menjadi satu dengan lajur utama.

Bersihkan data

Jika sesetengah entri data dalam lembaran kerja anda bermula dengan ruang hadapan, Flash Fill boleh menyingkirkannya dalam sekelip mata. Taip nilai pertama tanpa ruang sebelumnya dan semua ruang tambahan dalam sel lain juga hilang:

Formula untuk membersihkan data:

• Fungsi TRIM Excel - formula untuk membuang lebihan ruang dalam Excel.

Alat pembersihan data:

• Kit Alat Teks untuk Excel - memangkas semua ruang di hadapan, di belakang dan di antara tetapi satu aksara ruang antara perkataan.

Formatkan teks, nombor dan tarikh

Agak kerap data dalam hamparan anda diformatkan dalam satu cara sementara anda mahukannya di jalan lain. Mulakan sahaja menaip nilai tepat seperti yang anda mahu ia muncul, dan Isian Kilat akan melakukan yang lain.

Mungkin anda mempunyai lajur nama pertama dan nama akhir dalam huruf kecil. Anda ingin nama akhir dan nama pertama berada dalam huruf besar, dipisahkan dengan koma. Sekeping kek untuk Isi Kilat :)

Mungkin anda sedang bekerja dengan lajur nombor yang perlu diformatkan sebagai nombor telefon. Tugas boleh dicapai dengan menggunakan pratakrifFormat khas atau mencipta format nombor tersuai. Atau anda boleh melakukannya dengan cara mudah dengan Flash Fill:

Untuk memformat semula tarikh mengikut keinginan anda, anda boleh menggunakan format Tarikh yang sepadan atau taip tarikh yang diformat dengan betul ke dalam sel pertama. Op, tiada cadangan muncul... Bagaimana jika kita menekan pintasan Isian Kilat ( Ctrl + E ) atau klik butangnya pada reben? Ya, ia berfungsi dengan baik!

Ganti sebahagian daripada kandungan sel

Menggantikan sebahagian daripada rentetan dengan beberapa teks lain ialah operasi yang sangat biasa dalam Excel, yang Isian Kilat juga boleh mengautomasikan.

Katakanlah, anda mempunyai lajur nombor keselamatan sosial dan anda ingin menapis maklumat sensitif ini dengan menggantikan 4 digit terakhir dengan XXXX.

Untuk menyelesaikannya , sama ada gunakan fungsi REPLACE atau taip nilai yang diingini dalam sel pertama dan biarkan Isian Denyar secara automatik mengisi sel yang tinggal:

Gabungan lanjutan

Isi Denyar dalam Excel boleh melaksanakan bukan sahaja tugas mudah seperti yang ditunjukkan dalam contoh di atas tetapi juga melakukan penyusunan semula data yang lebih canggih.

Sebagai contoh, mari kita gabungkan maklumat yang berbeza daripada 3 lajur dan tambahkan beberapa aksara tersuai pada hasilnya.

Andaikata, anda mempunyai nama pertama dalam lajur A, nama keluarga dalam lajur B dan nama domain dalam lajur C. Berdasarkan maklumat ini, anda ingin menjana alamat e-mel sses dalam format ini: [email protected] .

Bagi pengguna Excel yang berpengalaman, tiada masalah untuk mengekstrak huruf awal dengan fungsi LEFT, tukar semua aksara kepada huruf kecil dengan fungsi LOWER dan gabungkan semua bahagian dengan menggunakan operator penggabungan:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Tetapi bolehkah Excel Flash Fill mencipta alamat e-mel ini untuk kami secara automatik? Pastinya!

Penghadan dan kaveat Isian Flash Excel

Isi Denyar ialah alat yang hebat, tetapi ia mempunyai beberapa batasan yang perlu anda ketahui sebelum anda mula menggunakan ciri ini pada set data sebenar anda.

1. Hasil Flash Fill tidak dikemas kini secara automatik

Tidak seperti formula, hasil Flash Fill adalah statik. Jika anda membuat sebarang perubahan pada data asal, ia tidak akan ditunjukkan dalam hasil Flash Fill.

2. Mungkin gagal untuk mengenal pasti corak

Dalam sesetengah situasi, terutamanya apabila data asal anda disusun atau diformatkan secara berbeza, Flash Fill mungkin tersandung dan menghasilkan keputusan yang salah.

Contohnya, jika anda menggunakan Flash Fill untuk mengekstrak nama tengah daripada senarai di mana sesetengah entri hanya mengandungi nama Pertama dan Akhir, keputusan untuk sel tersebut akan menjadi salah. Oleh itu, adalah bijak untuk sentiasa menyemak output Flash Fill.

3. Abaikan sel dengan aksara yang tidak boleh dicetak

Jika sesetengah sel yang akan diisi secara automatik mengandungi ruang atau aksara lain yang tidak boleh dicetak,Isian Denyar akan melangkau sel tersebut.

Jadi, jika mana-mana sel yang terhasil kosong, kosongkan sel tersebut ( Laman Utama tab > Format kumpulan > Kosongkan > Kosongkan Semua ) dan jalankan Isian Kilat sekali lagi.

4. Boleh menukar nombor kepada rentetan

Apabila menggunakan Isian Kilat untuk memformat semula nombor, harap maklum bahawa ia mungkin menukar nombor anda kepada rentetan abjad angka. Jika anda lebih suka menyimpan nombor, gunakan keupayaan format Excel yang hanya mengubah perwakilan visual, tetapi bukan nilai asas.

Cara menghidupkan dan mematikan Flash Fill

Isi Denyar dalam Excel dihidupkan secara lalai. Jika anda tidak mahu sebarang cadangan atau perubahan automatik dalam lembaran kerja anda, anda boleh melumpuhkan Flash Fill dengan cara ini:

1. Dalam Excel anda, pergi ke Fail > Pilihan .
2. Pada panel kiri, klik Terperinci .
3. Di bawah Pilihan pengeditan , kosongkan Kotak Isian Denyar Secara Automatik .
4. Klik OK untuk menyimpan perubahan.

Untuk dayakan semula Isian Flash, hanya pilih kotak ini sekali lagi.

Isian Flash Excel tidak berfungsi

Dalam kebanyakan kes, Isian Flash berfungsi tanpa sebarang halangan. Apabila ia goyah, ralat di bawah mungkin dipaparkan dan petua berikut akan membantu anda membetulkannya.

1. Berikan lebih banyak contoh

Flash Fill belajar melalui contoh. Jika ia tidak dapat mengecam corak dalam data anda, isikan beberapa lagisel secara manual, supaya Excel boleh mencuba corak yang berbeza dan mencari corak yang paling sesuai untuk keperluan anda.

2. Paksa ia dijalankan

Jika cadangan Isian Kilat tidak muncul secara automatik semasa anda menaip, cuba jalankannya secara manual.

3. Pastikan Flash Fill didayakan

Jika ia tidak dimulakan secara automatik atau manual, semak sama ada kefungsian Flash Fill dihidupkan dalam Excel anda.

4. Ralat Isian Flash berterusan

Jika tiada satu pun daripada cadangan di atas berjaya dan Excel Flash Fill masih menimbulkan ralat, tiada apa yang boleh anda lakukan selain memasukkan data secara manual atau dengan formula.

Itulah cara anda menggunakan Flash Fill dalam Excel. Saya berterima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!