L'esercitazione mostra come utilizzare i filtri avanzati in Excel e fornisce una serie di esempi di intervalli di criteri non banali per creare un filtro sensibile alle maiuscole e minuscole, trovare corrispondenze e differenze tra due colonne, estrarre i record che corrispondono a un elenco più piccolo e altro ancora.

Nel nostro precedente articolo abbiamo discusso i diversi aspetti del Filtro avanzato di Excel e come utilizzarlo per filtrare le righe con la logica AND e OR. Ora che conoscete le basi, diamo un'occhiata agli esempi di intervalli di criteri più complessi che potrebbero rivelarsi utili per il vostro lavoro.

Impostazione di un intervallo di criteri basato su una formula

Poiché la maggior parte degli esempi di intervalli di criteri discussi in questa esercitazione includeranno varie formule, iniziamo a definire le regole essenziali per impostarle correttamente. Credetemi, questo piccolo pezzo di teoria vi farà risparmiare molto tempo e vi eviterà il mal di testa di dover risolvere i vostri complessi intervalli di criteri che includono condizioni multiple basate su formule.

• La formula che si utilizza nell'intervallo di criteri deve essere valutata a VERO o FALSO .
• L'intervallo di criteri deve contenere almeno 2 celle: formula cella e cella di intestazione.
• Il cella di intestazione dei criteri basati sulla formula deve essere vuoto o diverso da qualsiasi intestazione della tabella (intervallo di elenchi).
• Per la formula da valutare per ogni riga nell'intervallo di elenchi, fate riferimento alla cella più alta con i dati usando un riferimento relativo come A1.
• Affinché la formula venga valutata solo per un cellula specifica o gamma di celle , fare riferimento alla cella o all'intervallo utilizzando un riferimento assoluto come $A$1.
• Quando si fa riferimento al file elenco gamma nella formula, utilizzare sempre riferimenti assoluti alle celle.
• Quando si forniscono più condizioni, inserire tutti i criteri sulla stessa riga per unirli con un E e mettere ogni criterio su una riga separata per unirli con l'operatore O operatore.

Esempi di intervallo di criteri del filtro avanzato di Excel

Gli esempi che seguono insegnano come creare filtri personalizzati in Excel per gestire attività più complesse che non possono essere eseguite con il normale filtro automatico di Excel.

Filtro sensibile alle maiuscole per i valori di testo

Come il filtro automatico di Excel, anche lo strumento Filtro avanzato è insensibile alle maiuscole e alle minuscole, il che significa che non distingue tra caratteri maiuscoli e minuscoli quando si filtrano i valori di testo. Tuttavia, è possibile eseguire facilmente una ricerca sensibile alle maiuscole e alle minuscole utilizzando la funzione ESATTO nei criteri del filtro avanzato.

Per esempio, per filtrare le righe contenenti Banana , ignorando BANANA e banana inserire la seguente formula nell'intervallo dei criteri:

=EXACT(B5, "Banana")

Dove B è la colonna contenente i nomi degli articoli e la riga 5 è la prima riga di dati.

Quindi, applicare il filtro avanzato di Excel facendo clic sul pulsante Avanzato sul pulsante Dati e configurare la scheda Gamma dell'elenco e Gamma di criteri come mostrato nella schermata sottostante. Si prega di prestare attenzione al fatto che il campo Gamma di criteri comprende 2 cellule - la cella di intestazione e il formula cella .

Nota: l'immagine precedente e tutte le altre schermate di questa esercitazione mostrano le formule nelle celle dell'intervallo di criteri solo per motivi di chiarezza. Nei fogli di lavoro reali, la cella della formula dovrebbe restituire VERO o FALSO, a seconda che la prima riga di dati corrisponda o meno ai criteri:

Filtrare i valori superiori o inferiori alla media in una colonna

Quando si filtrano i valori numerici, spesso si desidera visualizzare solo le celle che si trovano al di sopra o al di sotto di un valore medio della colonna. Ad esempio:

Per filtrare le righe con il subtotale superiore alla media , utilizzare la seguente formula nell'intervallo di criteri:

=F5>MEDIA($F$5:$F$50)

Per filtrare le righe con il subtotale inferiore alla media , utilizzare la seguente formula:

=F5

Si noti che si utilizza un riferimento relativo per riferirsi alla cella superiore con i dati (F5) e un riferimento assoluto per definire l'intero intervallo per il quale si desidera calcolare la media, escludendo l'intestazione della colonna ($F$5:$F$50).

L'immagine seguente mostra la formula di cui sopra in azione:

Chi ha familiarità con i filtri numerici di Excel potrebbe chiedersi: perché mai qualcuno dovrebbe preoccuparsi di usare un filtro avanzato mentre i filtri numerici incorporati hanno già la possibilità di essere utilizzati come filtro avanzato? Superiore alla media e Sotto la media Esatto, ma i filtri di Excel non possono essere utilizzati con la logica OR!

Quindi, per approfondire questo esempio, filtriamo le righe dove Sub-totale (colonna F) O Settembre vendite (colonna E) è superiore alla media. A tale scopo, impostate l'intervallo di criteri con la logica OR inserendo ogni condizione su una riga separata. Il risultato sarà un elenco di elementi con i valori superiori alla media nelle colonne E o F:

Filtrare le righe con spazi vuoti o non vuoti

Come tutti sanno, il Filtro di Excel ha un'opzione incorporata per filtrare le celle vuote. Selezionando o deselezionando le celle vuote. (spazi vuoti) nel menu Filtro automatico, è possibile visualizzare solo le righe che hanno celle vuote o non vuote in una o più colonne. Il problema è che il filtro integrato di Excel per gli spazi vuoti può funzionare solo con la logica AND.

Se si desidera filtrare le celle vuote o non vuote con la logica OR o utilizzare le condizioni vuote/non vuote insieme ad altri criteri, impostare un intervallo di criteri di filtro avanzato con una delle seguenti formule:

Filtro spazi vuoti :

Filtro non vuoti:

Filtrare le celle vuote con la logica OR

Per filtrare le righe che hanno una cella vuota nella colonna A o B, o in entrambe le colonne, configurare l'intervallo di criteri del Filtro avanzato in questo modo:

• =A6=""
• =B6=""

Dove 6 è la riga di dati più alta.

Filtrazione di celle non vuote con logica OR e AND

Per capire meglio come funziona il filtro avanzato di Excel con più criteri, filtriamo le righe della nostra tabella di esempio con le seguenti condizioni:

• O Regione (colonna A) o Articolo (colonna B) deve essere non vuota e
• Sub-totale (colonna C) deve essere superiore a 900.

In altre parole, vogliamo visualizzare le righe che soddisfano le seguenti condizioni:

( Subtotale 900 E Regione =non vuoto) O ( Subtotale 900 E Articolo =non vuoto)

Come già sapete, nell'intervallo di criteri del Filtro avanzato di Excel, le condizioni unite con la logica AND devono essere inserite nella stessa riga, mentre le condizioni unite con la logica OR - su righe diverse:

Poiché in questo esempio un criterio è espresso con una formula (non vuoti) e l'altro include un operatore di confronto (Sub-totale> 900), ricordiamo che:

• I criteri formati con gli operatori di confronto devono avere titoli esattamente uguali a quelli delle tabelle, come il Sub-totale nella schermata precedente.
• I criteri basati su formule devono avere una cella d'intestazione vuota o un'intestazione che non corrisponde a nessuna delle intestazioni della tabella, come il caso di Non vuoti nella schermata precedente.

Come estrarre gli N record superiori e inferiori

Come probabilmente sapete, i filtri numerici di Excel hanno l'opzione di visualizzare i primi 10 o gli ultimi 10 elementi, ma se avete bisogno di filtrare i primi 3 o gli ultimi 5 valori? In questo caso, il filtro avanzato di Excel con le formule seguenti è utile:

Estratto top N articoli:

Estratto fondo N articoli:

Ad esempio, per filtrare i primi 3 subtotali, creare l'intervallo di criteri con questa formula:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

Per estrarre i 3 subtotali inferiori, utilizzare questa formula:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Dove F5 è la cella più in alto con i dati nella Subtotale (esclusa l'intestazione della colonna).

La seguente schermata mostra la formula top 3 in azione:

Nota: se l'intervallo dell'elenco contiene alcune righe con gli stessi valori che rientrano nell'elenco N superiore/inferiore, verranno visualizzate tutte queste righe, come mostrato nella schermata seguente:

Filtro per le corrispondenze e le differenze tra due colonne

In uno dei nostri precedenti articoli abbiamo illustrato una serie di modi per confrontare due colonne in Excel e trovare corrispondenze e differenze tra di esse. Oltre alle formule di Excel, alle regole di formattazione condizionale e allo strumento Duplicate Remover illustrato nel tutorial precedente, è possibile utilizzare il Filtro avanzato di Excel per estrarre le righe che hanno valori uguali o diversi in due o più colonne. A tal fine, inserire uno dei seguenti elementidelle seguenti formule semplici nell'intervallo dei criteri:

• Filtro per fiammiferi (duplicati) in 2 colonne:

=B5=C5

=B5C5

Dove B5 e C5 sono le celle più in alto con i dati delle due colonne che si desidera confrontare.

Nota: lo strumento Filtro avanzato è in grado di cercare solo le corrispondenze e le differenze tra i dati stessa riga Per trovare tutti i valori che si trovano nella colonna A ma non nella colonna B, utilizzare questa formula.

Filtrare le righe in base agli elementi corrispondenti in un elenco

Supponiamo di avere una grande tabella con centinaia o migliaia di righe e di aver ricevuto un elenco più breve contenente solo le voci rilevanti in un determinato momento. La domanda è: come si fa a trovare tutte le voci della tabella che sono o non sono presenti nell'elenco più piccolo?

Filtrare le righe che corrispondono agli elementi di un elenco

Per trovare tutti gli elementi della tabella di origine che sono presenti anche in un elenco più piccolo, utilizzare la seguente formula COUNTIF:

Supponendo che l'elenco più piccolo sia nell'intervallo D2:D7 e che gli elementi della tabella da confrontare con tale elenco si trovino nella colonna B a partire dalla riga 10, la formula è la seguente (notare l'uso di riferimenti assoluti e relativi):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Naturalmente, non si è limitati a filtrare la tabella con un solo criterio.

Per esempio, per filtrare le righe che corrispondono all'elenco, ma per l'elemento Regione Nord solo, inserire due criteri nella stessa riga in modo che funzionino con la logica AND:

• Regione: ="=Nord"
• Articoli abbinati: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Come si può vedere nella schermata sottostante, nella tabella ci sono solo due record che corrispondono a entrambi i criteri:

Nota: in questo esempio, si utilizza l'opzione corrispondenza esatta criteri per i valori del testo: ="=Nord " per trovare solo le celle che sono esattamente uguali al testo specificato. Se si inserisce il criterio Regione semplicemente come Nord (senza il segno di uguale e le doppie virgolette), Microsoft Excel troverà tutti gli elementi che iniziano con il testo specificato, ad es. Nord-Est o Nord-Ovest Per ulteriori informazioni, vedere Filtro avanzato di Excel per i valori di testo.

Filtrare le righe che non corrispondono agli elementi di un elenco

Per trovare tutti gli elementi della tabella che non sono presenti nell'elenco più piccolo, verificare se il risultato della formula COUNTIF è uguale a zero:

Ad esempio, per filtrare il file Regione Nord per selezionare le voci della tabella che appaiono nell'elenco, utilizzare i seguenti criteri:

• Regione: ="=Nord"
• Articoli non corrispondenti: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Note:

• Se l'elenco da abbinare risiede in un foglio di lavoro diverso, assicuratevi di includere il nome del foglio nella formula, ad esempio =COUNTIF(Foglio2!$A$2:$A$7,B10) .
• Se si desidera estrarre i risultati in un altro foglio, avviare il Filtro avanzato dal foglio di destinazione, come spiegato in Come estrarre le righe filtrate in un altro foglio di lavoro.

Filtro per i fine settimana e i giorni feriali

Finora i nostri esempi di criteri di filtro avanzato si sono occupati principalmente di valori numerici e di testo. Ora è il momento di dare qualche indicazione a chi opera sulle date.

I filtri di data integrati in Excel offrono un'ampia gamma di opzioni che coprono molti scenari. Molti, ma non tutti! Ad esempio, se vi venisse dato un elenco di date e vi venisse chiesto di filtrare i giorni feriali e i fine settimana, come fareste?

Come probabilmente sapete, Microsoft Excel offre una funzione speciale WEEKDAY che restituisce il giorno della settimana corrispondente a una determinata data. È questa funzione che utilizzeremo nell'intervallo di criteri del Filtro avanzato di Excel.

Come filtrare i fine settimana in Excel

Tenendo presente che, nei termini WEEKDAY, 1 sta per domenica e 6 per sabato, la formula per filtrare i fine settimana è la seguente:

In questo esempio, stiamo filtrando le date della colonna B a partire dalla riga 5, quindi la nostra formula Weekend assume la forma seguente:

=O(GIORNO DELLA SETTIMANA(B5)=7, GIORNO DELLA SETTIMANA(B5)=1)

Come filtrare i giorni della settimana in Excel

Per filtrare i giorni della settimana, modificare la formula precedente in modo da escludere gli 1 (domenica) e i 7 (sabato):

Per la nostra tabella di esempio, la formula seguente funzionerà a meraviglia:

=E(GIORNO DELLA SETTIMANA(B5)7, GIORNO DELLA SETTIMANA(B5)1)

Inoltre, è possibile aggiungere un'altra condizione per filtrare le celle vuote: =B5""

Per filtrare le date nei fogli di lavoro in altri modi, basta trovare la funzione Data pertinente e non esitare a usarla nell'intervallo dei criteri di filtro avanzati.

Ecco come utilizzare il filtro avanzato in Excel con criteri complessi. Naturalmente le opzioni non sono limitate agli esempi discussi in questo tutorial; il nostro obiettivo era solo quello di darvi alcune idee che vi porteranno sulla strada giusta. Ricordando che la strada per la padronanza è lastricata di pratica, potete scaricare i nostri esempi utilizzando il link sottostante ed estenderli o invertirli.Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!

Quaderno pratico

Esempi di filtri avanzati di Excel (file .xlsx)