Efnisyfirlit
Þessi kennsla mun kenna þér nokkrar fljótlegar og auðveldar leiðir til að setja Excel í stafrófsröð. Það veitir einnig lausnir fyrir verkefni sem ekki eru léttvæg, til dæmis hvernig á að raða í stafróf eftir eftirnafni þegar færslurnar byrja á fornafni.
Stafrófssetning í Excel er eins auðvelt og ABC. Hvort sem þú ert að flokka heilt vinnublað eða valið svið, lóðrétt (dálkur) eða lárétt (röð), hækkandi (A til Ö) eða lækkandi (A til A), í flestum tilfellum er hægt að framkvæma verkefnið með því að smella á hnappinn. Í sumum tilfellum geta innbyggðu eiginleikarnir hins vegar hrasað, en þú getur samt fundið leið til að raða eftir stafrófsröð með formúlum.
Þessi kennsla mun sýna þér nokkrar fljótlegar leiðir til að raða í stafrófsröð í Excel og kenna hvernig á að sjá fyrir og koma í veg fyrir flokkunarvandamál.
Hvernig á að raða í stafrófsröð í Excel
Á heildina litið eru þrjár helstu leiðir til að raða í stafrófsröð í Excel: A-Z eða Z-A hnappur, flokkunareiginleikann og síuna. Hér að neðan er að finna ítarlegar leiðbeiningar um hverja aðferð.
Hvernig á að raða dálki í stafrófsröð
Fljótlegasta leiðin til að raða í stafrófsröð í Excel er þessi:
- Veldu hvaða reit sem er í dálknum sem þú vilt raða.
- Á flipanum Gögn , í hópnum Raða og sía , smelltu annað hvort A-Z til að raða hækkandi eða Z-A til að raða lækkandi. Búið!
Sömu hnappana er einnig hægt að nálgast í Heima flipanum > Breyting hópnumröðum. Til dæmis, í röð 2 skilar það {2,3,1}, sem þýðir að Caden er 2., Oliver er 3. og Aria er 1. Þannig fáum við uppflettifylki fyrir MATCH fallið.
COLUMNS($B2:B2) gefur upp uppflettingargildið. Vegna snjallrar notkunar á algildum og hlutfallslegum tilvísunum er númerið sem skilað er hækkað um 1 þegar við förum til hægri. Það er, fyrir G2 er uppflettingargildið 1, fyrir H2 - 2, fyrir I2 - 3.
MATCH leitar að uppflettigildinu sem reiknað er út af COLUMNS() í uppflettifylki sem skilað er af COUNTIF(), og skilar hlutfallslegri stöðu sinni. Til dæmis, fyrir G2, er uppflettingargildið 1, sem er í 3. sæti í uppflettifylkingunni, þannig að MATCH skilar 3.
Að lokum dregur INDEX út raungildið út frá hlutfallslegri stöðu þess í röðinni. Fyrir G2 sækir það 3. gildið á bilinu B2:D2, sem er Aria.
Hvernig á að raða hverjum dálki í stafrófsröð í Excel
Ef þú ert að fást við sjálfstæða undirmengi gagna sem eru skipulögð lóðrétt í dálkum geturðu auðveldlega lagað formúluna hér að ofan til að flokka hvern dálk fyrir sig. Skiptu bara um COLUMNS() fyrir ROWS(), gerðu nokkur dálkahnit algjör og línuhnit afstæð og formúlan þín er tilbúin:
=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))
Vinsamlegast mundu að þetta er fylkisformúla , sem ætti að vera lokið með Ctrl + Shift + Enter : 
Fyrir utan að veita lausnir á verkefnum sem ómögulegt er að framkvæma með innbyggðum Excel flokkunarvalkostum, formúlumhafa einn í viðbót (þó umdeilanlegur :) kostur - þeir gera flokkun dýnamískt . Með innbyggðum eiginleikum verður þú að grípa til gagna þinna í hvert skipti sem nýjum færslum er bætt við. Með formúlum geturðu bætt við nýjum gögnum hvenær sem er og flokkaðir listarnir munu uppfærast sjálfkrafa.
Ef þú vilt frekar gera nýja stafrófsröðun þína kyrrstæða skaltu skipta um formúlur fyrir niðurstöður þeirra með því að nota Paste Special > Gildi .
Til að skoða betur formúlurnar sem fjallað er um í þessari kennslu er þér velkomið að hlaða niður Excel stafrófsröðunarvinnublaðinu okkar. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!
> Raða og sía:
Hvort sem er, Excel mun raða listann þinn samstundis í stafróf: 
Ábending. Eftir að þú ert búinn að flokka og áður en þú gerir eitthvað annað skaltu skoða niðurstöðurnar vel. Ef eitthvað lítur út fyrir að vera rangt skaltu smella á Afturkalla hnappinn til að endurheimta upprunalegu röðina.
Setja í stafrófsröð og halda línum saman
Ef gagnasettið þitt inniheldur tvo eða fleiri dálka geturðu notaðu A-Z eða Z-A hnappinn til að setja einn af dálkunum í stafrófsröð og Excel færir sjálfkrafa gögnin í aðra dálka og heldur röðunum ósnortnum.
Sem þú getur séð í flokkuðu töflunni til hægri, tengdar upplýsingar í hverri röð eru haldnar saman: 
Í sumum tilfellum, aðallega þegar aðeins ein eða nokkrar frumur í miðju gagnasettsins eru valdar, Excel er ekki viss um hvaða hluta gagnanna á að flokka og biður um leiðbeiningar þínar. Ef þú vilt raða öllu gagnasafninu, láttu sjálfgefna Stækka valið valkostinn vera merktan og smelltu á Raða : 
Athugið. Í þessari kennslu er „tafla“ bara hvaða gagnasett sem er. Tæknilega séð eru öll dæmin okkar fyrir svið. Excel tafla hefur innbyggða flokkunar- og síunarvalkosti.
Sía og stafrófsröð í Excel
Önnur fljótleg leið til að raða í stafrófsröð í Excel er að bæta við síu. Fegurðin við þessa aðferð er að hún er einskiptisuppsetning - þegar sjálfvirkri síunni er beitt eru flokkunarvalkostir allra dálka aðeins mússmelltu í burtu.
Auðvelt er að bæta síu við töfluna þína:
- Veldu einn eða fleiri dálkahausa.
- Á flipanum Heima , í Breytingarhópnum, smelltu á Raða og sía > Sía .
- Lítil felliörvar munu birtast í hverjum dálkahaus. Smelltu á fellilistaörina fyrir dálkinn sem þú vilt setja í stafrófsröð og veldu Raða A til Ö :
Dálkurinn er strax settur í stafrófsröð og lítil ör upp á síuhnappinn gefur til kynna flokkunarröðina (hækkandi): 
Til að snúa röðinni við skaltu velja Raða Z til A úr fellivalmyndinni fyrir síuna.
Til að fjarlægja síuna smellirðu einfaldlega aftur á hnappinn Sía .
Hvernig á að setja marga dálka í stafrófsröð
Ef þú vilt til að raða gögnum í nokkra dálka í stafrófsröð, notaðu Excel skipunina Sorta , sem gefur meiri stjórn á því hvernig gögnin þín eru flokkuð.
Sem dæmi skulum við bæta einum dálki í viðbót við gagnasafnið okkar, og raða síðan færslunum í stafrófsröð fyrst eftir Svæði og síðan eftir Nafni : 
Til að gera það skaltu framkvæma eftirfarandi skref:
- Veldu alla töfluna sem þú vilt flokka.
Í flestum tilfellum geturðu valið aðeins einn reit og Excel velur restina af gögnunum þínum sjálfkrafa, en þetta er villuhættuleg nálgun, sérstaklega þegar það eru nokkrar eyður (auður reiti) í gögnunum þínum.
- Kveiktflipann Gögn , í Röðun & Sía hópinn, smelltu á Raða
- Raða svarglugginn mun birtast með fyrsta flokkunarstigi sem er búið til sjálfkrafa fyrir þig eins og Excel telur henta .
Í fellilistanum Raða eftir skaltu velja dálkinn sem þú vilt raða í stafróf fyrst, Svæði í okkar tilviki. Í hinum tveimur reitunum, skildu eftir sjálfgefnar stillingar: Raða á - Hólfgildi og Röð - A til Z :
Ábending. Ef fyrsti fellivalmyndin sýnir dálkastafi í stað fyrirsagna skaltu haka í reitinn Mín gögn eru með hausum .
- Smelltu á hnappinn Bæta við stigi til að bæta við næsta stigi og velja valkosti fyrir annan dálk.
Í þessu dæmi flokkar annað stig gildin í Nafn dálknum í stafrófsröð frá A til Ö:
Ábending. Ef þú ert að raða eftir mörgum dálkum með sömu forsendur skaltu smella á Afrita stigi í stað Bæta við stigi . Í þessu tilviki þarftu aðeins að velja annan dálk í fyrsta reitnum.
- Bættu við fleiri flokkunarstigum ef þörf krefur og smelltu á Í lagi .
Excel mun flokka gögnin þín í tilgreindri röð. Eins og sést á skjámyndinni hér að neðan er töflunni okkar raðað í stafrófsröð nákvæmlega eins og hún ætti: fyrst eftir Svæði og síðan eftir Nafni : 
Hvernig á að raða línum í stafrófsröð í Excel
Ef gögnunum þínum er raðað lárétt gætirðu viljað raða þeim í stafrófsröðþvert á raðir. Þetta er einnig hægt að gera með því að nota Excel Raða eiginleikann. Svona er það:
- Veldu svið sem þú vilt flokka. Ef taflan þín er með línumerki sem ekki ætti að færa, vertu viss um að sleppa þeim.
- Farðu í Gögn flipann > Raða og sía hópinn og smelltu á Raða :
- Í Raða valmyndinni, smelltu á Valkostir...
- Í lítill Röðunarvalkostir gluggi sem birtist, veldu Raða frá vinstri til hægri og smelltu á Í lagi til að fara aftur í Röðun
- Í fellilistanum Raða eftir skaltu velja línunúmerið sem þú vilt raða í stafróf (Röð 1 í þessu dæmi). Í hinum tveimur reitunum munu sjálfgefnu gildin ganga vel, svo við höldum þeim ( Frumagildi í Raða á reitnum og A til Z í Röðun reitinn), og smelltu á OK:
Þar af leiðandi er fyrsta röðin í töflunni okkar flokkuð í stafrófsröð og restin af gögnunum er endurraðað í samræmi við það, sem varðveitir alla fylgni á milli færslna: 
Vandamál við flokkun í stafrófsröð í Excel
Flokkunareiginleikar Excel eru ótrúlegir, en ef þú ert að vinna með ófullkomin uppbyggð gögn gætu hlutirnir farið mjög úrskeiðis . Hér eru tvö algeng vandamál.
Auttir eða faldir dálkar og raðir
Ef það eru tómar eða faldar línur og dálkar í gögnunum þínum og þú velur aðeins eina reit áður en þú smellir á flokkunarhnappinn, aðeinshlutinn af gögnunum þínum þar til fyrsta auða röðin og/eða dálkurinn verður flokkaður.
Auðveld leiðrétting er að eyða eyðunum og birta öll falin svæði áður en flokkað er. Ef um er að ræða auðar línur (ekki faldar línur!) geturðu valið alla töfluna fyrst og síðan raðað í stafrófsröð. 
Óþekkjanlegir dálkahausar
Ef dálkahausarnir þínir eru sniðnir öðruvísi en restin af gögnunum er Excel nógu snjallt til að auðkenna þá og útiloka flokkun. En ef hauslínan hefur ekkert sérstakt snið, munu dálkahausarnir þínir líklegast vera meðhöndlaðir sem venjulegar færslur og lenda einhvers staðar í miðjum flokkuðu gögnunum. Til að koma í veg fyrir að þetta gerist skaltu velja aðeins gagnalínurnar og raða síðan. 
Þegar Raða valmyndin er notuð skaltu ganga úr skugga um að gátreiturinn Mín gögn hafa hausa sé valinn.
Hvernig á að raða í stafrófsröð í Excel með formúlum
Microsoft Excel býður upp á ýmsa eiginleika til að takast á við mörg mismunandi verkefni. Margir, en ekki allir. Ef þú stendur frammi fyrir áskorun sem engin innbyggð lausn er fyrir, eru líkurnar á því að hægt sé að ná því með formúlu. Það á líka við um stafrófsröðun. Hér að neðan er að finna nokkur dæmi þegar aðeins er hægt að gera stafrófsröð með formúlum.
Hvernig á að raða í stafrófsröð í Excel eftir eftirnafni
Þar sem það eru nokkrar algengar leiðir til að skrifa nöfn í ensku, þú gætir stundum lent í aðstæðum þegarfærslur byrja á fornafninu á meðan þú þarft að raða þeim í stafrófsröð eftir eftirnafninu: 
Flokkunarvalkostir Excel geta ekki hjálpað í þessu tilfelli, svo við skulum grípa til formúla.
Með fullu nafni í A2 , settu eftirfarandi formúlur inn í tvær mismunandi hólf og afritaðu þær síðan niður í dálkana þar til síðasta hólfið með gögnum:
Í C2 skaltu draga fornafnið :
=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)
Í D2, dragið eftirnafnið :
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))
Og síðan saman hlutunum í öfugri röð aðskilið með kommu:
=D2&", "&C2
Ítarlega skýringu á formúlunum má finna hér, í bili skulum við einbeita okkur að niðurstöðunum: 
Þar sem við þurfum að raða nöfnunum í stafrófsröð, ekki formúlur, umbreyta þeim að gildum. Fyrir þetta skaltu velja allar formúlufrumurnar (E2:E10) og ýta á Ctrl + C til að afrita þær. Hægrismelltu á valdar frumur, smelltu á Values undir Paste Options og ýttu á Enter takkann: 
Gott, þú ert næstum kominn! Veldu nú hvaða reit sem er í dálkinum sem myndast, smelltu á A til Ö eða Z til A hnappinn á flipanum Data og þar hefurðu það - a listi í stafrófsröð með eftirnafninu: 
Ef þú þarft að fara aftur í upprunalega Fornafn Eftirnafn sniðið, þá er aðeins meiri vinna fyrir þig að gera :
Klofið nöfnunum aftur í tvo hluta með því að nota formúlurnar hér að neðan (þar sem E2 er aðskilið nafn með kommum):
Fáðu fyrstanafn :
=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))
Fáðu eftirnafnið :
=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)
Og taktu þessa tvo hluta saman:
=G2&" "&H2 
Framkvæmdu formúlurnar í gildi umbreytingu einu sinni enn og þú ert kominn í gang!
Ferlið gæti litið svolítið flókið út á blaði, en treystu mér, það mun taka aðeins nokkrar mínútur í Excel. Reyndar mun það taka enn styttri tíma en að lesa þessa kennslu, hvað þá að raða nöfnunum í stafrófsröð handvirkt :)
Hvernig á að raða hverri línu fyrir sig í Excel
Í einu af fyrri dæmunum sem við ræddum hvernig á að raða línum í stafrófsröð í Excel með því að nota Raða valmyndina. Í því dæmi vorum við að fást við samhengi af gögnum. En hvað ef hver röð inniheldur sjálfstæðar upplýsingar? Hvernig raðarðu hverri línu fyrir sig?
Ef þú ert með hæfilegan fjölda af línum geturðu raðað þeim í einni og einu með því að framkvæma þessi skref. Ef þú ert með hundruð eða þúsundir línur, þá væri það gríðarleg tímasóun. Formúlur geta gert það sama miklu hraðar.
Segjum sem svo að þú sért með margar raðir af gögnum sem ætti að endurraða í stafrófsröð á þessa leið: 
Til að byrja með skaltu afrita línumerkin á annað vinnublað eða annan stað á sama blaði og notaðu síðan eftirfarandi fylkisformúlu til að setja hverja línu í stafrófsröð (þar sem B2:D2 er fyrsta röðin í upprunatöflunni):
=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))
Vinsamlegast mundu að rétta leiðin til að slá inn fylkisformúlu í Excel ermeð því að ýta á Ctrl + Shift + Enter. 
Ef þú ert ekki mjög ánægð með Excel fylkisformúlur, vinsamlegast fylgdu þessum skrefum til að slá það rétt inn í vinnublaðið þitt:
- Sláðu inn formúluna í fyrsta reitinn (G2 í okkar tilviki ), og ýttu á Ctrl + Shift + Enter . Þegar þú gerir þetta mun Excel setja formúluna í {hrokkin axlabönd}. Ekki reyna að slá axlaböndin handvirkt, það mun ekki virka.
- Veldu formúlureitinn (G2) og dragðu fyllihandfangið til hægri til að afrita formúluna í aðrar frumur í fyrstu röðinni (allt að reit I2 í þetta dæmi).
- Veldu allar formúlufrumurnar í fyrstu röðinni (G2:I2) og dragðu fyllihandfangið niður til að afrita formúluna í aðrar línur.
Mikilvægt athugið! Formúlan hér að ofan virkar með nokkrum fyrirvörum: upprunagögnin þín ættu ekki að innihalda tómar hólf eða afritgildi .
Ef gagnasafnið þitt inniheldur nokkrar eyður, pakkaðu formúlunni í IFERROR fallinu:
=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")
Því miður er engin auðveld lausn fyrir afrit. Ef þú þekkir einn, vinsamlegast deildu í athugasemdum!
Hvernig þessi formúla virkar
Ofgreind formúla er byggð á klassískri INDEX MATCH samsetningu sem notuð er til að framkvæma lárétta uppflettingu í Excel. En þar sem við þurfum eins konar "stafrófsuppflettingu", höfum við endurbyggt það á þennan hátt:
COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) ber saman öll gildin í sömu röð við hvert annað og skilar fylki af ættingja þeirra
