Aprende a imprimir follas de cálculo de Excel exactamente do xeito que queres: imprimir a selección, a folla ou o libro enteiro, nunha ou varias páxinas, con saltos de páxina, liñas de cuadrícula, títulos e moito máis axeitados.

Vivindo nun mundo dixital, aínda necesitamos unha copia impresa de cando en vez. A primeira vista, imprimir follas de cálculo Excel é moi sinxelo. Só tes que facer clic no botón Imprimir , non? En realidade, unha folla ben organizada e ben formatada que se ve ben nun monitor é moitas veces un desastre nunha páxina impresa. Isto débese a que as follas de cálculo de Excel están deseñadas para a súa visualización e edición cómodas na pantalla, non para caber nunha folla de papel.

Este titorial ten como obxectivo axudarche a obter copias impresas perfectas dos teus documentos de Excel. Os nosos consellos funcionarán para todas as versións de Excel para Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 e anteriores.

Como imprimir a folla de cálculo de Excel

Para comezar, proporcionaremos instrucións de alto nivel sobre como imprimir en Excel. E despois, analizaremos as funcións máis importantes e útiles.

Para imprimir unha folla de cálculo de Excel, isto é o que debes facer:

1. Na túa folla de traballo, prema Ficheiro > Imprimir ou prema Ctrl + P . Isto levarache á xanela Vista previa de impresión.
2. Na caixa Copias , introduce o número de copias que queres obter.
3. En Impresora , escolla a impresora que quere utilizar.
4. En Configuración ,Excel

   Nunha folla de Excel de varias páxinas, comprender o que significan estes ou aqueles datos pode ser complicado. A función Imprimir títulos permíteche mostrar as cabeceiras de columna e fila en cada páxina impresa, o que facilitará moito a lectura dunha copia impresa.

   Para repetir a fila de cabeceira ou a columna de cabeceira en todas as páxinas impresas. páxina, siga estes pasos:

   1. Na pestana Diseño de páxina , no grupo Configuración de páxina , faga clic en Imprimir títulos .
   2. Na pestana Folla do cadro de diálogo Configuración da páxina , en Imprimir títulos , especifique que filas repetir na parte superior e/ou cales columnas para repetir á esquerda.
   3. Cando remate, fai clic en Aceptar .

   Para obter máis información, consulte Como imprimir cabeceiras de filas e columnas en cada páxina.

   Como imprimir comentarios en Excel

   No caso de que as notas non son menos importantes que os datos da folla de cálculo, tamén pode querer obter comentarios en papel. Para iso, faga o seguinte:

   1. Na pestana Diseño de páxina , no grupo Configuración de páxina , faga clic no iniciador de diálogo (unha frecha pequena no esquina inferior dereita dun grupo).
   2. Na xanela Configuración da páxina , cambie á pestana Folla , faga clic na frecha situada xunto a Comentarios e escolle como queres que se impriman:
   

   Para obter máis detalles, consulta Como imprimir comentarios en Excel.

   Como imprimir etiquetas de enderezos desde Excel

   Para imprimir etiquetas de correo desde Excel, use a función Combinación de correspondencia.Prepárate para que poida levar un tempo conseguir as etiquetas correctas no primeiro intento. Os pasos detallados con moitos consellos útiles pódense atopar neste tutorial: Como facer e imprimir etiquetas desde Excel.

   especifique exactamente o que quere imprimir e configure as marxes da páxina, a orientación, o tamaño do papel, etc.
5. Faga clic no botón Imprimir .

Escolle o que queres imprimir: selección, folla ou libro enteiro

Para indicarlle a Excel que datos e obxectos deben incluírse na impresión, en Configuración , fai clic na frecha situada ao lado de Imprimir follas activas e escolla unha destas opcións:

Abaixo atoparás unha breve explicación de cada opción que se mostra na captura de pantalla anterior e como usalas correctamente.

Imprimir selección/intervalo

Para imprimir só un intervalo específico de celas, resálteo na folla e, a continuación, escolla Imprimir selección . Para seleccionar celas ou intervalos non adxacentes , manteña premida a tecla Ctrl mentres selecciona.

Imprimir follas enteiras

Para imprimir a folla enteira que ten abertas actualmente, escolla Imprimir follas activas .

Para imprimir follas múltiples , prema nas pestanas das follas mentres mantén premida a tecla Ctrl e, a continuación, escolla Imprimir follas activas .

Imprimir todo o libro de traballo

Para imprimir todas as follas do libro actual, seleccione Imprimir todo o libro .

Imprimir táboa de Excel

Para imprimir unha táboa de Excel, faga clic en calquera cela da súa táboa e, a continuación, escolla Imprimir táboa seleccionada . Esta opción só aparece cando se selecciona a táboa ou a súa parte.

Como imprimir o mesmo intervalo en varias follas

Ao traballar confollas de traballo de estrutura idéntica, como facturas ou informes de vendas, obviamente quererá imprimir a mesma rabia en todas as follas. Este é o xeito máis rápido de facelo:

1. Abre a primeira folla e selecciona o intervalo que queres imprimir.
2. Mentres mantén premida a tecla Ctrl, fai clic noutras pestanas da folla que queres imprimir. Para seleccionar follas adxacentes, faga clic na primeira pestana da folla, manteña premida a tecla Maiús e prema na última pestana da folla.
3. Fai clic en Ctrl + P e escolla Imprimir selección na lista despregábel situada debaixo de Configuración .
4. Fai clic no Botón Imprimir .

Consello. Para asegurarse de que Excel vai imprimir os datos que desexa, verifique o número de páxinas na parte inferior da sección Vista previa . Se seleccionaches só un intervalo por folla, o número de páxinas debería coincidir co número de follas seleccionadas. Se se seleccionan dous ou máis intervalos, cada un imprimirase nunha páxina separada, polo que multiplica o número de follas polo número de intervalos. Para o control total, usa as frechas cara á dereita e á esquerda para percorrer cada vista previa da páxina imprimible.

Consello. Para definir a área de impresión en varias follas, pode utilizar estas macros de área de impresión.

Como imprimir a folla de cálculo de Excel nunha páxina

Por defecto, Excel imprime as follas co seu tamaño real. Polo tanto, canto maior sexa a súa folla de traballo, máis páxinas levará. Para imprimir unha folla de Excel nunha páxina, escolla unha das seguintes Opcións de escala que residen nofinal da sección Configuración na xanela Vista previa de impresión :

• Axustar folla nunha páxina : isto reducirá a folla para que encaixa nunha páxina.
• Axustar todas as columnas nunha páxina : isto imprimirá todas as columnas nunha páxina mentres que as filas poden dividirse en varias páxinas.
• Axustar todas as filas nunha páxina : isto imprimirá todas as filas nunha páxina, pero as columnas poden estenderse a varias páxinas.

Para eliminar a escala , escolla Sen escalado na lista de opcións.

Ten moito coidado ao imprimir nunha páxina: nunha folla enorme, a túa impresión pode volverse ilexible. Para comprobar a cantidade de escala que se utilizará realmente, faga clic en Opcións de escala personalizada... . Isto abrirá a caixa de diálogo Configuración da páxina , onde mira o número da caixa Axustar a :

Se o número Axustar a é baixo, unha copia impresa será difícil de ler. Neste caso, os seguintes axustes poden ser útiles:

• Cambiar a orientación da páxina . A orientación predeterminada Retrato funciona ben para follas de traballo que teñen máis filas que columnas. Se a túa folla ten máis columnas que filas, cambia a orientación da páxina a Horizontal .
• Axusta as marxes . Canto máis pequenas sexan as marxes, máis espazo haberá para os teus datos.
• Especifique o número de páxinas . Para imprimir unha folla de cálculo de Excel nun número predefinido de páxinas, na páxinaPestana Páxina do diálogo Configuración da páxina , en Escala , insira o número de páxinas nas dúas caixas Axustar a (ancho e alto) . Teña en conta que o uso desta opción ignorará calquera salto de páxina manual.

Imprimir en ficheiro: gardar a saída para usalo posteriormente

Imprimir en ficheiro é un dos as funcións de impresión de Excel máis raramente utilizadas e subestimadas por moitos. En resumo, esta opción garda a saída nun ficheiro en lugar de enviala a unha impresora.

Por que queres imprimir nun ficheiro? Para aforrar tempo cando se necesitan copias impresas adicionais do mesmo documento. A idea é configurar as opcións de impresión (marxes, orientación, saltos de páxina, etc.) só unha vez e gardar a saída nun documento .pdf. A próxima vez que necesites unha copia impresa, simplemente abra ese ficheiro .pdf e prema Imprimir .

Vexamos como funciona:

1. Na Ficha Diseño de páxina , configure os axustes de impresión necesarios e prema Ctrl + P .
2. Na xanela Vista previa de impresión , abra o menú despregable Impresora . lista abaixo e seleccione Imprimir en ficheiro .
3. Fai clic no botón Imprimir .
4. Escolla onde quere gardar un ficheiro .png que conteña a saída.

Vista previa de impresión en Excel

Sempre é unha boa idea previsualizar as saídas antes de imprimir para evitar resultados inesperados. Hai un par de formas de acceder á vista previa de impresión en Excel:

• Fai clic en Ficheiro > Imprimir .
• Prema o botón de impresión.atallo de vista previa Ctrl + P ou Ctrl + F2 .

A vista previa de impresión de Excel é unha ferramenta moi útil para aforrar papel, tinta e nervios. Non só mostra exactamente o aspecto das túas follas de traballo en papel, senón que tamén permite facer certos cambios directamente na xanela de vista previa:

• Para ver as páxinas seguintes e anteriores , use as frechas dereita e esquerda na parte inferior da xanela ou escriba o número de páxina na caixa e prema Intro . As frechas só aparecen cando unha folla ou intervalo seleccionado contén máis dunha páxina impresa de datos.
• Para mostrar as marxes da páxina, faga clic no botón Mostrar marxes na parte inferior -esquina dereita. Para facer as marxes máis anchas ou estreitas, só tes que arrastralas co rato. Tamén pode axustar o ancho da columna arrastrando os tiradores da parte superior ou inferior da xanela de vista previa de impresión.
• Aínda que a vista previa de impresión de Excel non ten un control deslizante de zoom, pode utilizar un control deslizante común. atallo Ctrl + roda de desprazamento para facer un pequeno zoom . Para volver ao tamaño orixinal, faga clic no botón Acercar á páxina na esquina inferior dereita.

Para saír da Vista previa de impresión e volve á túa folla de traballo, fai clic na frecha da esquina superior esquerda da xanela Vista previa de impresión .

Opcións e funcións de impresión de Excel

O Os axustes de impresión que se usan con máis frecuencia están dispoñibles na xanela Vista previa de impresión comentada anteriormente. Aínda máisas opcións ofrécense na pestana Diseño de páxina da cinta de Excel:

Ademais de configurar as marxes das páxinas e o tamaño do papel, aquí pode inserir e eliminar saltos de páxina, definir a área de impresión, ocultar e mostrar cuadrículas, especifique as filas e as columnas para repetir en cada páxina impresa e moito máis.

As opcións avanzadas para as que non hai espazo na cinta están dispoñibles no cadro de diálogo Configuración da páxina . Para abrilo, faga clic no iniciador de diálogo no grupo Configuración de páxina na pestana Diseño de páxina .

Nota. O cadro de diálogo Configuración da páxina tamén se pode abrir desde a xanela Vista previa de impresión. Neste caso, algunhas das opcións, por exemplo Área de impresión ou Filas para repetir na parte superior , poden estar desactivadas. Para activar estas funcións, abra o diálogo Configurar páxina na pestana Diseño de páxina .

Área de impresión de Excel

Para asegurarse de que Excel imprime unha parte específica da súa folla de cálculo e non todos os datos, configure a área de impresión. Vexa como:

1. Seleccione un ou máis intervalos que desexa imprimir.
2. Na pestana Diseño de páxina , na pestana Configuración de páxina , faga clic en Área de impresión > Establecer área de impresión .

A configuración de Área de impresión gárdase cando garda o libro de traballo. Polo tanto, sempre que imprima esta folla en particular, unha copia impresa só incluirá a área de impresión.

Para obter máis información, consulte Como configurar a área de impresión en Excel.

Como engadir unha impresiónbotón á barra de ferramentas de acceso rápido de Excel

Se imprime con frecuencia en Excel, pode ser conveniente ter o comando Imprimir na barra de ferramentas de acceso rápido. Para iso, só tes que facer o seguinte:

1. Fai clic no botón Personalizar barra de ferramentas de acceso rápido (a frecha cara abaixo situada no extremo dereito da barra de ferramentas de acceso rápido).
2. Na lista dos comandos mostrados, seleccione Vista previa de impresión e Imprimir . Feito!

Como inserir saltos de páxina en Excel

Ao imprimir unha folla de cálculo enorme, pode controlar como se dividen os datos en varias páxinas inserindo saltos de páxina. Así é como funciona:

1. Fai clic na fila ou columna que queres mover a unha páxina nova.
2. Na pestana Diseño de páxina , na pestana Grupo Configuración de páxina , faga clic en Saltos > Inserir salto de páxina .

Insírese un salto de páxina . Para ver visualmente que datos caen en diferentes páxinas, cambia á pestana Ver e activa a Vista previa de saltos de páxina .

Se queres cambiar a posición dun determinado salto de páxina, móveo onde queiras arrastrando a liña de salto.

Para obter máis información, consulta Como inserir e eliminar saltos de páxina en Excel.

Como imprimir fórmulas en Excel

Para que Excel imprima fórmulas en lugar dos seus resultados calculados, só precisa mostrar fórmulas nunha folla de cálculo, e, a continuación, imprímao como de costume.

Para telo feito, cambia á Fórmulas e faga clic no botón Mostrar fórmulas no grupo Auditoría de fórmulas .

Como imprimir un gráfico en Excel

Para imprimir só un gráfico sen datos da folla de traballo , seleccione o gráfico de interese e prema Ctrl + P . Na xanela Vista previa de impresión , verá unha vista previa do gráfico á dereita e a opción Imprimir gráfico seleccionado seleccionada en Configuración . Se a vista previa ten o aspecto desexado, faga clic en Imprimir ; se non, axuste a configuración:

Consellos e notas:

• Para imprimir todo o contido dunha folla, incluído o gráfico, prema Ctrl + P sen seleccionar nada na folla e asegúrese de a opción Imprimir follas activas escóllese en Configuración .
• Non é posible axustar a escalada dun gráfico no Imprimir Ventá de vista previa . Se desexa que o gráfico impreso se axuste á páxina completa , cambie o tamaño do gráfico para facelo máis grande.

Como imprimir liñas de cuadrícula en Excel

Por defecto, todas as follas de traballo están impresas sen liñas de cuadrícula. Se queres imprimir unha folla de cálculo de Excel con liñas entre as túas celas, isto é o que debes facer:

1. Cambia á pestana Diseño de páxina .
2. no Grupo Opcións da folla , en Liñas de cuadrícula , marque a caixa Imprimir .

Que cambiar a cor da cuadrícula impresa? As instrucións detalladas pódense atopar en Como facer liñas de cuadrícula de impresión en Excel.

Como imprimir títulos en