Este breve titorial explica os conceptos básicos dunha referencia externa en Excel e mostra como facer referencia a outra folla e libro de traballo nas túas fórmulas.

Ao calcular datos en Excel, moitas veces podes atópase nunha situación na que precisa extraer datos doutra folla de traballo ou incluso dun ficheiro de Excel diferente. Podes facelo? Por suposto, podes. Só tes que crear unha ligazón entre as follas de traballo (dentro do mesmo libro de traballo ou en libros de traballo diferentes) usando o que se chama unha referencia de cela externa ou unha ligazón .

Referencia externa en Excel é unha referencia a unha cela ou a un rango de celas fóra da folla de traballo actual. O principal beneficio de usar unha referencia externa de Excel é que sempre que cambian as celas referenciadas noutra folla de traballo, o valor devolto pola referencia de cela externa actualízase automaticamente.

Aínda que as referencias externas en Excel son moi similares ás referencias de celas, hai algunhas diferenzas importantes. Neste tutorial, comezaremos cos conceptos básicos e mostraremos como crear varios tipos de referencia externa con pasos detallados, capturas de pantalla e exemplos de fórmulas.

Como facer referencia a outra folla en Excel

Para facer referencia a unha cela ou intervalo de celas noutra folla de traballo do mesmo libro, pon o nome da folla de traballo seguido dun signo de exclamación (!) antes do enderezo da cela.

É dicir, nun Excel referencia a outrafolla de traballo, utiliza o seguinte formato:

Referencia a unha cela individual:

Por exemplo, para referirse á cela A1 na Folla 2, escriba Folla2!A1 .

Referencia a un rango de celas:

Por exemplo, para referirse ás celas A1:A10 en Sheet2, escriba Sheet2!A1:A10 .

Nota. Se o nome da folla de traballo inclúe espazos ou caracteres non alfabéticos , debes encerralo entre comiñas simples. Por exemplo, unha referencia externa á cela A1 nunha folla de traballo chamada Fitos do proxecto debería dicir o seguinte: "Fitos do proxecto"!A1.

Nunha fórmula real, que multiplica por 10 o valor da cela A1 da folla " Fitos do proxecto" , unha referencia de folla de Excel ten o seguinte aspecto:

='Project Milestones'!A1*10

Crear unha referencia a outra folla en Excel

Ao escribir unha fórmula que se refire a celas noutra folla de traballo, por suposto pode escribir ese outro nome de folla seguido dun signo de exclamación e unha referencia de cela manualmente, pero esta sería unha forma lenta e propensa a erros.

Unha forma mellor é sinalar a(s) cela(s) noutra folla á que queres que se refira a fórmula e deixar que Excel se encargue da sintaxe correcta de referencia da túa folla. Para que Excel insira unha referencia a outra folla na súa fórmula, faga o seguinte:

1. Comece a escribir unha fórmula nuncela de destino ou na barra de fórmulas.
2. Cando se trate de engadir unha referencia a outra folla de traballo, cambie a esa folla e seleccione unha cela ou un intervalo de celas aos que quere facer referencia.
3. Remate de escribir a fórmula e prema a tecla Intro para completala.

Por exemplo, se tes unha lista de cifras de vendas na folla Vendas e queres calcular o valor engadido Imposto (19%) para cada produto noutra folla denominada IVE , proceda do seguinte xeito:

• Comece a escribir a fórmula =19%* na cela B2 da folla IVE .
• Cambia á folla Vendas e fai clic na cela B2 alí. Excel inserirá inmediatamente unha referencia externa a esa cela, como se mostra na seguinte captura de pantalla:

Nota . Cando se engade unha referencia de Excel a outra folla mediante o método anterior, Microsoft Excel engade por defecto unha referencia relativa (sen signo $). Polo tanto, no exemplo anterior, pode simplemente copiar a fórmula noutras celas da columna B da folla IVE , as referencias das celas axustaranse para cada fila e terá o IVE para cada produto calculado correctamente.

De forma semellante, pode referenciar un intervalo de celas noutra folla . A única diferenza é que selecciona varias celas na folla de traballo de orixe. Por exemplo, para coñecer o total de vendas nas celas B2:B5 da folla Vendas , debes introducira seguinte fórmula:

=SUM(Sales!B2:B5)

Así é como fai referencia a outra folla en Excel. E agora, vexamos como pode facer referencia a celas dun libro de traballo diferente.

Como facer referencia a outro libro de traballo en Excel

Nas fórmulas de Microsoft Excel, as referencias externas a outro libro de traballo móstranse de dúas formas. , dependendo de se o libro de orixe está aberto ou pechado.

Referencia externa a un libro aberto

Cando o libro de orixe está aberto, unha referencia externa de Excel inclúe o nome do libro entre corchetes (incluíndo a extensión do ficheiro), seguido do nome da folla, o signo de exclamación (!) e a cela referenciada ou un rango de celas. Noutras palabras, usa o seguinte formato de referencia para a referencia dun libro de traballo aberto:

Por exemplo, aquí tes unha referencia externa ás celas B2:B5 na folla Xan do libro de traballo chamado Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Se queres, digamos: para calcular a suma desas celas, a fórmula coa referencia do libro de traballo sería o seguinte:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Referencia externa a un libro de traballo pechado

Cando fai referencia a outro libro de traballo en Excel, ese outro libro non necesariamente ten que estar aberto. Se o libro de orixe está pechado, debes engadir o camiño completo á túa referencia externa.

Por exemplo, para engadir celas B2:B5 na folla Xan de Sales.xlsx que reside no cartafol Informes da unidade D, escribe a seguinte fórmula:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Aquí tes un desglose do partes de referencia:

• Ruta do ficheiro . Apunta á unidade e ao directorio nos que se almacena o ficheiro de Excel ( D:\Informes\ neste exemplo).
• Nome do libro de traballo . Inclúe a extensión do ficheiro (.xlsx, .xls ou .xslm) e sempre aparece entre corchetes, como [Sales.xlsx] na fórmula anterior.
• Nome da folla . Esta parte da referencia externa de Excel inclúe o nome da folla seguido dun signo de exclamación onde se atopan as celas referenciadas ( Xan! neste exemplo).
• Referencia da cela. . Apunta á cela real ou a un rango de celas referenciados na túa fórmula.

Se creaches unha referencia a outro libro cando ese libro estaba aberto e despois pechaches o libro de orixe, a referencia do teu libro de traballo externo actualizarase automaticamente para incluír o camiño completo.

Nota. Se o nome do libro de traballo ou o nome da folla, ou ambos, inclúen espazos ou calquera caracteres non alfabéticos , debes incluír o camiño entre comiñas simples. Por exemplo:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Facer unha referencia a outro libro de traballo en Excel

Como é o caso da creación dunha fórmula de Excel que fai referencia a outra folla, non tes que escribir unha referenciamanualmente a un libro diferente. Só tes que cambiar ao outro libro ao introducir a túa fórmula e seleccionar unha cela ou un intervalo de celas aos que queres facer referencia. Microsoft Excel encargarase do resto:

Notas:

• Ao crear unha referencia a outro libro de traballo seleccionando a(s) cela(s) nel, Excel sempre insire referencias de cela absolutas. Se queres copiar a fórmula recentemente creada noutras celas, asegúrate de eliminar o signo de dólar ($) das referencias das celas para convertelas en referencias relativas ou mixtas, dependendo dos teus propósitos.
• Se seleccionas un A cela ou o intervalo do libro de traballo referenciado non crea automaticamente unha referencia na fórmula, o máis probable é que os dous ficheiros estean abertos en diferentes instancias de Excel . Para comprobalo, abra o Xestor de tarefas e vexa cantas instancias de Microsoft Excel se están executando. Se hai máis dunha, expande cada instancia para ver que ficheiros están aniñados alí. Para solucionar o problema, pecha un ficheiro (e unha instancia) e ábreo de novo dende o outro ficheiro.

Referencia a un nome definido no mesmo ou noutro libro de traballo

Para facer unha referencia externa de Excel máis compacta, pode crear un nome definido na folla de orixe e, a continuación, facer referencia a ese nome desde outra folla que resida no mesmo libro de traballo ou nun libro diferente.

Crear un nome en Excel

Para crear un nome en Excel, seleccione todas as celas que desexeincluír e, a continuación, vaia á pestana Fórmulas > Nomes definidos grupo e faga clic no botón Definir nome ou prema Ctrl + F3 e prema Novo .

No diálogo Novo nome , escriba o nome que desexe (lembra que non se permiten espazos nos nomes de Excel) e comprobe se se mostra o intervalo correcto no Refírese ao campo .

Por exemplo, así é como creamos un nome ( Xan_vendas ) para as celas B2:B5 na folla Xan :

Unha vez creado o nome, podes utilizalo nas túas referencias externas en Excel. O formato destas referencias é moito máis sinxelo que o formato dunha referencia de folla de Excel e da referencia dun libro de traballo comentado anteriormente, o que fai que as fórmulas con referencias de nome sexan máis fáciles de comprender.

Nota. De forma predeterminada, os nomes de Excel créanse para o nivel do libro de traballo ; teña en conta o campo Alcance na captura de pantalla anterior. Pero tamén pode crear un nome específico de nivel de folla de traballo escollendo a folla correspondente na lista despregable Ámbito . Para as referencias de Excel, o alcance dun nome é moi importante porque determina a localización na que se recoñece o nome.

Recoméndase que sempre cree nomes a nivel de libro de traballo (a non ser que teña un motivo específico para non facelo), porque simplifican significativamente a creación de referencias externas de Excel, como se ilustra nos seguintes exemplos.

Referencia a un nome.noutra folla do mesmo libro

Para facer referencia a un nome global de nivel de libro no mesmo libro, simplemente escriba ese nome no argumento dunha función:

Por exemplo, para atopar a suma de todas as celas do nome Xan_sales que creamos hai un momento, use a seguinte fórmula:

=SUM(Jan_sales)

Para facer referencia a un nome local de nivel de folla de traballo noutra folla do mesmo libro de traballo, cómpre preceder o nome do nome da folla seguido dun signo de exclamación:

= Function ( Sheet_name ! name )

Por exemplo:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Se os nomes das follas inclúen espazos ou caracteres alfabéticos mono, recorda encerralos entre comiñas simples, por exemplo:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Referencia a un nome noutro libro de traballo

A referencia a un nome de nivel de libro nun libro de traballo diferente consiste no nome do libro de traballo (incluíndo a extensión) seguido dun signo de exclamación e o nome definido (rango nomeado):

Para exemplo:

3 642

Para facer referencia a un nome de nivel de folla de traballo noutro libro de traballo, debe incluírse tamén o nome da folla seguido do signo de exclamación e o nome do libro de traballo debe ir entre corchetes. Por exemplo:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Ao facer referencia a un intervalo nomeado nun libro de traballo pechado , recorda incluír a ruta completa ao ficheiro de Excel, por exemplo:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Como crear unReferencia do nome de Excel

Se creaches un puñado de nomes diferentes nas túas follas de Excel, non necesitas lembrar todos eses nomes de memoria. Para inserir unha referencia de nome de Excel nunha fórmula, siga os seguintes pasos:

1. Seleccione a cela de destino, introduza o signo de igual (=) e comece a escribir a súa fórmula ou cálculo.
2. Cando se trate da parte na que precisa inserir unha referencia de nome de Excel, faga unha das seguintes accións:
   • Se se refire a un nome de nivel de libro doutro libro de traballo, cambie a ese caderno de traballo. Se o nome reside noutra folla do mesmo libro de traballo, omita este paso.
   • Se está a facer unha referencia a un nome de nivel de folla de traballo , desprácese ata esa folla específica na páxina actual. ou un libro de traballo diferente.
3. Preme F3 para abrir a xanela de diálogo Nome anterior , selecciona o nome ao que queres facer referencia e fai clic en Aceptar.

Agora que sabes como crear unha referencia externa en Excel, podes sacar proveito de esta gran capacidade e utiliza os datos doutras follas de traballo e cadernos de traballo nos teus cálculos. Grazas por ler e espero verte no noso blog a vindeira semana!