See õpetus õpetab teile mõned kiired ja lihtsad viisid Exceli tähestikulisse järjekorda seadmiseks. Samuti pakub see lahendusi mittetriviaalsetele ülesannetele, näiteks kuidas tähestikku panna perekonnanime järgi, kui kirjed algavad eesnimega.

Exceli tähestikuline sorteerimine on lihtne nagu ABC. Olenemata sellest, kas sorteerite tervet töölehte või valitud vahemikku, vertikaalselt (veerg) või horisontaalselt (rida), ülespoole (A-st Z-ni) või allapoole (Z-st A-sse), enamikul juhtudel saab ülesande lahendada nupuvajutusega. Mõnes olukorras võivad sisseehitatud funktsioonid siiski komistada, kuid saate siiski välja mõelda, kuidas sorteerida tähestikulises järjekorras, kasutadesvalemid.

See õpetus näitab teile mõned kiired viisid Exceli tähestikuliseks sorteerimiseks ja õpetab, kuidas ette näha ja vältida sorteerimisprobleeme.

Kuidas Exceli tähestiku järgi jaotada

Üldiselt on Excelis 3 peamist viisi tähestikuliseks sorteerimiseks: nupp A-Z või Z-A, sorteerimisfunktsioon ja filter. Allpool leiate üksikasjalikud juhised iga meetodi kohta.

Kuidas sorteerida veergu tähestikuliselt

Kõige kiirem viis Exceli tähestikuliseks sorteerimiseks on järgmine:

1. Valige mis tahes lahter veerus, mida soovite sorteerida.
2. On Andmed vahekaardil Sorteerimine ja filtreerimine rühma, klõpsake kas A-Z sorteerida ülespoole või Z-A sorteerida kahanevas järjestuses. Valmis!

Samadele nuppudele pääseb ligi ka Kodu tab> Redigeerimine rühm> Sorteerimine ja filtreerimine :

Mõlemal juhul muudab Excel teie nimekirja koheselt tähestikku:

Vihje. Pärast sorteerimise lõpetamist ja enne, kui teete midagi muud, vaadake tulemusi tähelepanelikult. Kui midagi tundub valesti, klõpsake nuppu Undo nuppu, et taastada esialgne järjekord.

Alfabeetiline järjestamine ja ridade koos hoidmine

Kui teie andmekogum sisaldab kahte või enamat veergu, saate kasutada funktsiooni A-Z või Z-A nuppu, et panna üks veerg tähestikulises järjekorras ja Excel liigutab automaatselt andmed teistesse veergudesse, jättes read puutumata.

Nagu näete paremal olevas sorteeritud tabelis, hoitakse seotud teave igas reas koos:

Mõnes olukorras, enamasti siis, kui on valitud vaid üks või paar lahtrit andmekogumi keskel, ei ole Excel kindel, millist osa andmetest sorteerida, ja küsib teie juhiseid. Kui soovite sorteerida kogu andmekogumit, jätke vaikimisi Laiendage valikut ja klõpsake nuppu Sorteeri :

Märkus. Selles õpetuses on "tabel" lihtsalt ükskõik milline andmekogum. Tehniliselt on kõik meie näited vahemike jaoks. Exceli tabelil on sisseehitatud sorteerimis- ja filtreerimisvõimalused.

Filtreerimine ja tähestikuga Exceli

Teine kiire viis Exceli tähestikuliseks sorteerimiseks on filtri lisamine. Selle meetodi ilu seisneb selles, et see on ühekordne seadistus - kui automaatne filter on rakendatud, on kõigi veergude sorteerimisvalikud vaid hiirekliki kaugusel.

Filtri lisamine tabelisse on lihtne:

1. Valige üks või mitu veeru pealkirja.
2. On Kodu vahekaardil, grupis Redigeerimine, klõpsake nuppu Sorteerimine ja filtreerimine > Filter .
3. Iga veeru päise juurde ilmuvad väikesed rippunooled. Klõpsake selle veeru rippunoolt, mille soovite panna tähestikulisse järjekorda, ja valige Sorteerimine A-st Z-ni :

Veerg on kohe tähestikuliselt järjestatud ja väike ülespoole suunatud nool filtrinupul näitab sorteerimisjärjekorda (kasvav):

Järjekorra ümberpööramiseks valige Sorteeri Z kuni A filtri rippmenüüst.

aadressile eemaldage filter , klõpsake lihtsalt Filter nuppu uuesti.

Kuidas panna mitu veergu tähestikulisse järjekorda

Kui soovite andmeid mitmes veerus tähestikuliselt järjestada, kasutage Exceli funktsiooni Sorteeri käsk, mis annab rohkem kontrolli andmete sorteerimise üle.

Lisame näiteks veel ühe veeru meie andmekogumile ja järjestame kirjed kõigepealt tähestikuliselt järgmiste tunnuste kaupa Piirkond ja seejärel Nimi :

Selleks tehke järgmised toimingud:

1. Valige kogu tabel, mida soovite sorteerida.

   Enamikul juhtudel saate valida ainult ühe lahtri ja Excel valib ülejäänud andmed automaatselt, kuid see on vigade ohtlik lähenemisviis, eriti kui teie andmetes on lünki (tühje lahtreid).

2. On Andmed vahekaardil Sort & Filter rühma, klõpsake nuppu Sorteeri
3. The Sorteeri ilmub dialoogiboks, kus esimene sorteerimistase luuakse teile automaatselt, nagu Excel seda vajalikuks peab.

   In the Sorteerimine rippmenüüst, valige kõigepealt veerg, mida soovite tähestikku paigutada, Piirkond Meie puhul. Jätke ülejäänud kahes kastis vaikimisi seaded: Sorteeri edasi - Raku väärtused ja Tellige - A-st Z-ni :

   Vihje. Kui esimene rippmenüü näitab pealkirjade asemel veeru tähti, märkige ära märkeruut Minu andmetel on päised kast.

4. Klõpsake nuppu Lisa tase nuppu, et lisada järgmine tase ja valida teise veeru valikud.

   Selles näites sorteerib teine tase väärtused sisse Nimi veerus tähestikuliselt A-st Z-ni:

   Vihje. Kui sorteerite mitme samade kriteeriumidega veeru järgi, klõpsake nuppu Koopia tase selle asemel, et Lisa tase Sellisel juhul peate te ainult valima teise veeru esimeses kastis.

5. Vajaduse korral lisage rohkem sorteerimistasandeid ja klõpsake OK .

Excel sorteerib teie andmed määratud järjekorras. Nagu allpool olevast ekraanipildist näha, on meie tabel paigutatud tähestikuliselt täpselt nii, nagu see peakski olema: kõigepealt järgmise järgi Piirkond ja seejärel Nimi :

Kuidas sorteerida ridu tähestikuliselt Excelis

Kui teie andmed on paigutatud horisontaalselt, võite neid sorteerida tähestikuliselt ridade kaupa. Seda saab teha ka Exceli abil. Sorteeri funktsioon. Siin on, kuidas:

1. Valige vahemik, mida soovite sorteerida. Kui teie tabelis on rea sildid, mida ei tohiks liigutada, jätke need kindlasti välja.
2. Minge Andmed tab> Sorteerimine ja filtreerimine rühma ja klõpsake Sorteeri :
3. In the Sorteeri dialoogiaknas, klõpsake nuppu Valikud...
4. Väikeses Sorteerimisvalikud dialoog, mis ilmub, valige Sortida vasakult paremale ja klõpsake OK et jõuda tagasi Sorteeri
5. Alates Sorteerimine rippmenüüst valige rea number, mida soovite tähestiku järgi jaotada (antud näites rida 1). Teistes kahes kastis piisab vaikeväärtustest, seega jätame need alles ( Raku väärtused aastal Sorteeri edasi kasti ja A-st Z-ni aastal Tellige kast) ja klõpsake OK:

Selle tulemusena sorteeritakse meie tabeli esimene rida tähestikulises järjekorras ja ülejäänud andmed järjestatakse vastavalt ümber, säilitades kõik kirjete vahelised seosed:

Probleemid Exceli tähestikulise sorteerimisega

Exceli sorteerimisfunktsioonid on hämmastavad, kuid kui töötate ebatäiuslikult struktureeritud andmetega, võivad asjad minna kohutavalt valesti. Siin on kaks tavalist probleemi.

Tühjad või varjatud veerud ja read

Kui teie andmetes on tühje või varjatud ridu ja veerge ja te valite enne sorteerimisnupule klõpsamist ainult ühe lahtri, sorteeritakse ainult see osa teie andmetest, mis jääb kuni esimese tühja rea ja/või veeruni.

Lihtne lahendus on kõrvaldada tühjad read ja eemaldada kõik varjatud alad enne sorteerimist. Tühjade ridade (mitte varjatud ridade!) puhul võite kõigepealt valida kogu tabeli ja seejärel alfabeetiliselt sorteerida.

Tundmatud veergude pealkirjad

Kui teie veeru päised on ülejäänud andmetest erinevalt vormindatud, on Excel piisavalt nutikas, et neid tuvastada ja sorteerimisest välja jätta. Kui aga päise reas ei ole erilist vormindamist, käsitletakse teie veeru päiseid tõenäoliselt tavaliste kirjetena ja need satuvad kuskile sorteeritud andmete keskele. Selle vältimiseks valige ainult andmeread ja sorteerige seejärel.

Kui kasutate Sorteeri dialoogiaknas veenduge, et Minu andmetel on päised märkeruut on valitud.

Kuidas sorteerida Excelis tähestikuliselt valemitega

Microsoft Excel pakub paljude erinevate ülesannete lahendamiseks mitmesuguseid funktsioone. Paljusid, kuid mitte kõiki. Kui teil on ees ülesanne, mille jaoks ei ole sisseehitatud lahendust, on tõenäoline, et seda saab teha valemiga. See kehtib ka tähestikulise sorteerimise kohta. Allpool leiate paar näidet, kui tähestikuline sorteerimine on võimalik ainult valemitega.

Kuidas Exceli tähestikuline järjestamine perekonnanime järgi

Kuna inglise keeles on mõned levinud viisid nimede kirjutamiseks, võite mõnikord sattuda olukorda, kus kirjed algavad eesnimega, samas kui teil on vaja neid tähestikuliselt järjestada perekonnanime järgi:

Exceli sorteerimisvalikud ei saa sel juhul aidata, seega kasutame valemeid.

Täieliku nimega A2 sisestage kahte erinevasse lahtrisse järgmised valemid ja kopeerige need seejärel veergude kaupa kuni viimase andmetega lahtrini:

Väljavõtte C2 puhul ekstraheerige eesnimi :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

D2-s tõmmake perekonnanimi :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Ja siis ühendatakse osad vastupidises järjekorras komaga eraldatuna:

=D2&", "&C2

Valemite üksikasjalik selgitus on leitav siit, praegu keskendume vaid tulemustele:

Kuna meil on vaja muuta nimed, mitte valemid tähestikku, teisendage need väärtusteks. Selleks valige kõik valemirakud (E2:E10) ja vajutage Ctrl + C, et neid kopeerida. Tehke paremklõps valitud lahtritel, klõpsake nupul Väärtused aadressil Paste Valikud ja vajutage klahvi Enter:

Hea, te olete peaaegu valmis! Nüüd valige ükskõik milline lahter saadud veerus, klõpsake nuppu A-st Z-ni või Z-st A-sse nuppu Andmed vahekaart, ja seal ongi see - nimekiri, mis on järjestatud perekonnanime järgi:

Juhul, kui teil on vaja pöörduda tagasi originaalile Eesnimi Perekonnanimi formaat, on teil veel veidi tööd teha:

Jagage nimed uuesti kahte ossa, kasutades alljärgnevaid valemeid (kus E2 on komadega eraldatud nimi):

Hangi eesnimi :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Hangi perekonnanimi :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Ja tooge need kaks osa kokku:

=G2&" "&H2

Teostage veel kord valemite teisendamine väärtusteks ja olete valmis!

Protsess võib paberil tunduda veidi keeruline, kuid uskuge mind, see võtab teie Excelis vaid mõned minutid. Tegelikult võtab see isegi vähem aega kui selle õpetuse lugemine, rääkimata nimede käsitsi tähestikustamisest :)

Kuidas Exceli iga rea eraldi tähestikku määrata

Ühes eelnevas näites arutasime, kuidas Exceli ridade tähestikku sorteerida, kasutades dialoogiboksi "Sorteerimine". Selles näites oli tegemist korrelatiivse andmekogumiga. Aga mis siis, kui iga rida sisaldab iseseisvat teavet? Kuidas iga rida eraldi tähestikku sorteerida?

Kui teil on mõistlik arv ridu, saate neid ükshaaval sorteerida, tehes neid samu samme. Kui teil on sadu või tuhandeid ridu, oleks see tohutu ajaraiskamine. Valemid saavad sama asja teha palju kiiremini.

Oletame, et teil on palju andmeridu, mis tuleks järjestada ümber tähestikulises järjekorras järgmiselt:

Alustuseks kopeerige rea sildid teisele töölehele või teise kohta samal lehel ja seejärel kasutage järgmist massiivi valemit, et panna iga rida tähestikulisse järjekorda (kus B2:D2 on lähtetabeli esimene rida):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Pidage meeles, et korrektne viis Exceli massiivi valemi sisestamiseks on vajutada Ctrl + Shift + Enter .

Kui te ei ole Exceli massiivi valemitega väga hästi kursis, järgige neid samme, et sisestada see korrektselt oma töölehel:

1. Sisestage valem esimesse lahtrisse (meie puhul G2) ja vajutage Ctrl + Shift + Enter . Seda tehes lisab Excel valemi {sõltumatute sulgude} sisse. Ärge proovige sulgusid käsitsi sisestada, see ei toimi.
2. Valige valemi lahter (G2) ja lohistage täitekäepidet paremale, et kopeerida valem teistesse esimese rea lahtritesse (antud näites kuni lahtrini I2).
3. Valige kõik valemi lahtrid esimeses reas (G2:I2) ja lohistage täitekäepide allapoole, et kopeerida valem teistesse ridadesse.

Oluline märkus! Ülaltoodud valem töötab paari hoiatusega: teie lähteandmed ei tohiks sisaldada tühjad lahtrid või dubleerivad väärtused .

Kui teie andmestik sisaldab tühikuid, mähkige valem funktsiooniga IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Kahjuks ei ole lihtne lahendus duplikaatide jaoks. Kui te teate ühte, palun jagage seda kommentaarides!

Kuidas see valem töötab

Ülaltoodud valem põhineb klassikalisel INDEX MATCH kombinatsioonil, mida kasutatakse horisontaalse otsingu tegemiseks Excelis. Kuid kuna meil on vaja omamoodi "tähestikulist otsingut", siis oleme selle selliselt ümber ehitanud:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) võrdleb kõiki ühe rea väärtusi omavahel ja tagastab nende suhteliste auastmete massiivi. Näiteks reas 2 tagastab see {2,3,1}, mis tähendab, et Caden on 2., Oliver on 3. ja Aria on 1. Nii saame MATCH-funktsiooni jaoks otsingumassiivi.

COLUMNS($B2:B2) annab otsinguväärtuse. Absoluutsete ja suhteliste viidete nutika kasutamise tõttu suurendatakse tagastatavat arvu 1 võrra, kui liigume paremale. See tähendab, et G2 puhul on otsinguväärtus 1, H2 puhul - 2, I2 puhul - 3.

MATCH otsib COLUMNS() abil arvutatud otsinguväärtust COUNTIF() poolt tagastatud otsingumassiivist ja tagastab selle suhtelise positsiooni. Näiteks G2 puhul on otsinguväärtus 1, mis on otsingumassiivi 3. positsioonil, seega MATCH tagastab 3.

Lõpuks eraldab INDEX reaalse väärtuse selle suhtelise positsiooni alusel reas. G2 puhul hangib ta vahemiku B2:D2 3. väärtuse, mis on Aria.

Kuidas sorteerida iga veerg tähestikuliselt Excelis

Kui tegemist on vertikaalselt veergudesse organiseeritud sõltumatute andmeallikatega, saate ülaltoodud valemit hõlpsasti muuta, et iga veerg eraldi alfabeerida. Lihtsalt asendage COLUMNS() funktsiooniga ROWS(), tehke mõned veergude koordinaadid absoluutseks ja ridade koordinaadid suhteliseks ning teie valem on valmis:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0)))

Palun pidage meeles, et see on massiivi valem , mis tuleb täita Ctrl + Shift + Enter :

Lisaks sellele, et nad pakuvad lahendusi ülesannetele, mida on võimatu täita Exceli sisseehitatud sorteerimisvõimalustega, on valemitel veel üks (kuigi vaieldav :) eelis - nad muudavad sorteerimise dünaamiline . sisseehitatud funktsioonidega peate oma andmeid iga kord uute kirjete lisamisel kasutama. Valemite abil saate igal ajal uusi andmeid lisada ja sorteeritud nimekirjad ajakohastuvad automaatselt.

Kui soovite oma uue tähestikulise paigutuse pigem staatiliseks muuta, asendage valemid nende tulemustega, kasutades selleks funktsiooni Paste Special > Väärtused .

Kui soovite lähemalt tutvuda selles õpetuses käsitletud valemitega, siis olete oodatud alla laadima meie Exceli tähestikulise järjestuse töölehe. Tänan teid lugemise eest ja loodan, et näeme teid järgmisel nädalal meie blogis!