Hace un tiempo publicamos la primera parte de nuestro tutorial sobre gráficos de Excel, que ofrece una guía detallada para principiantes. Y la primera pregunta publicada en los comentarios fue la siguiente: "¿Y cómo creo un gráfico a partir de varias pestañas?" ¡Gracias por esta gran pregunta, Spencer!

De hecho, cuando se crean gráficos en Excel, los datos de origen no siempre residen en la misma hoja. Afortunadamente, Microsoft Excel proporciona una forma de trazar datos de dos o más hojas de cálculo diferentes en un único gráfico. A continuación se detallan los pasos a seguir.

Cómo crear un gráfico a partir de varias hojas en Excel

Supongamos que tiene unas cuantas hojas de cálculo con datos de ingresos de diferentes años y quiere hacer un gráfico basado en esos datos para visualizar la tendencia general.

1. Cree un gráfico basado en su primera hoja

Abra su primera hoja de cálculo de Excel, seleccione los datos que desea representar en el gráfico, vaya a la pestaña Inserte tab> Gráficos y elija el tipo de gráfico que desea crear. En este ejemplo, crearemos el gráfico de columnas apiladas:

2. Añadir una segunda serie de datos desde otra hoja

Haga clic en el gráfico que acaba de crear para activar la función Herramientas gráficas de la cinta de Excel, vaya a la pestaña Diseño ficha ( Diseño de gráficos en Excel 365), y haga clic en el botón Seleccionar datos botón.

O bien, pulse el botón Filtros de gráficos botón a la derecha del gráfico y, a continuación, haga clic en el botón Seleccionar datos... enlace en la parte inferior.

En el Seleccionar fuente de datos haga clic en el botón Añadir botón.

Ahora vamos a añadir el segunda serie de datos basado en los datos que se encuentran en una hoja de cálculo diferente. Este es el punto clave, así que asegúrese de seguir las instrucciones al pie de la letra.

Al hacer clic en el botón Añadir abre la ventana Editar serie en el que debe hacer clic en el botón Contraer diálogo junto al botón Valores de la serie campo.

En Editar serie se reducirá a una ventana de selección de rango estrecho. Haga clic en la pestaña de la hoja que contiene los otros datos que desea incluir en su gráfico de Excel (la pestaña Editar serie permanecerá en pantalla mientras navegas entre hojas).

En la segunda hoja de cálculo, seleccione una columna o una fila de datos que desee añadir al gráfico de Excel y, a continuación, haga clic en el botón Ampliar diálogo para volver al tamaño completo Editar serie ventana.

Y ahora, haga clic en el botón Contraer diálogo a la derecha del botón Nombre de la serie y seleccione una celda que contenga el texto que desea utilizar para el nombre de la serie. Haga clic en el botón Ampliar diálogo para volver al Editar serie ventana.

Asegúrese de que las referencias en Nombre de la serie y Valor de la serie son correctas y pulse el botón OK botón.

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, hemos vinculado el nombre de la serie a la celda B1, que es un nombre de columna. En lugar del nombre de columna, puede escribir su propio nombre de serie entre comillas dobles, p. ej.

Los nombres de las series aparecerán en la leyenda del gráfico, por lo que le recomendamos que invierta un par de minutos en dar nombres significativos y descriptivos a sus series de datos.

En este punto, el resultado debería parecerse a esto:

3. Añadir más series de datos (opcional)

Si desea representar datos de varias hojas de cálculo en el gráfico, repita el proceso descrito en el paso 2 para cada serie de datos que desee añadir. Cuando haya terminado, haga clic en el botón OK en el botón Seleccionar fuente de datos ventana de diálogo.

En este ejemplo, he añadido la 3ª serie de datos, así es como se ve ahora mi gráfico Excel:

4. Personalizar y mejorar el gráfico (opcional)

Al crear gráficos en Excel 2013 y 2016, normalmente los elementos del gráfico como el título del gráfico y la leyenda son añadidos por Excel automáticamente. Para nuestro gráfico trazado a partir de varias hojas de cálculo, el título y la leyenda no se añadieron de forma predeterminada, pero podemos remediarlo rápidamente.

Seleccione su gráfico, haga clic en el botón Elementos del gráfico (cruz verde) en la esquina superior derecha y seleccione las opciones que desee:

Para más opciones de personalización, como añadir etiquetas de datos o cambiar la forma en que se muestran los ejes en el gráfico, consulte el siguiente tutorial: Personalización de gráficos de Excel.

Elaborar un gráfico a partir del cuadro recapitulativo

La solución mostrada anteriormente sólo funciona si las entradas aparecen en la carpeta mismo orden en todas las hojas de cálculo que desee representar en el gráfico. De lo contrario, su gráfico no se verá desordenado.

En este ejemplo, el orden de las entradas ( Naranjas , Manzanas , Limones, Uvas ) es idéntico en las 3 hojas. Si está elaborando un gráfico a partir de hojas de cálculo grandes y no está seguro del orden de todos los elementos, tiene sentido crear un archivo cuadro sinóptico Para llevar los datos coincidentes a una tabla resumen, puede utilizar la función VLOOKUP o el Asistente para combinar tablas.

Por ejemplo, si las hojas de cálculo comentadas en este ejemplo tuvieran un orden diferente de los elementos, podríamos hacer una tabla resumen utilizando la siguiente fórmula:

=VLOOKUP(A3,'2014'!$A$2:$B$5, 2,FALSE)

Y obtuve el siguiente resultado:

Y luego, simplemente seleccione la tabla resumen, vaya a la sección Inserte tab> Gráficos y elija el tipo de gráfico que desee.

Modificar un gráfico Excel creado a partir de varias hojas

Después de hacer un gráfico basado en los datos de dos o más hojas, puede que te des cuenta de que quieres que se trace de forma diferente. Y como crear este tipo de gráficos no es un proceso instantáneo como hacer un gráfico a partir de una hoja en Excel, puede que quieras editar el gráfico existente en lugar de crear uno nuevo desde cero.

En general, las opciones de personalización de los gráficos de Excel basados en varias hojas son las mismas que las de los gráficos habituales de Excel. Puede utilizar la función Herramientas de gráficos de la cinta de opciones, el menú contextual o los botones de personalización de gráficos de la esquina superior derecha del gráfico para cambiar los elementos básicos del gráfico, como el título, los títulos de los ejes, la leyenda y los estilos, etc. Las instrucciones detalladas paso a paso se proporcionan en Personalización de gráficos de Excel.

Y si quieres cambiar la serie de datos en el gráfico, hay tres formas de hacerlo:

Editar series de datos mediante el cuadro de diálogo Seleccionar fuente de datos

Abra el Seleccionar fuente de datos ( Diseño tab> Seleccionar datos ).

A modificar una serie de datos haga clic en él y, a continuación, en el botón Editar y modifique el Nombre de la serie o Valores de la serie como hicimos al añadir una serie de datos al gráfico.

Para cambiar el orden de las series en el gráfico, seleccione una serie y utilice las flechas Arriba y Abajo para desplazar esa serie hacia arriba o hacia abajo.

A ocultar una serie de datos sólo tiene que desmarcarla en el campo Entradas de leyenda (serie) en la parte izquierda de la Seleccionar fuente de datos diálogo.

A borrar una serie de datos determinada del gráfico de forma permanente, seleccione esa serie y haga clic en el botón Eliminar fondo.

Ocultar o mostrar series con el botón Filtro de gráficos

Otra forma de gestionar las series de datos que se muestran en el gráfico de Excel es utilizar la función Filtros de gráficos botón Este botón aparece a la derecha de su gráfico en cuanto hace clic en él.

A ocultar determinados datos haga clic en el botón Filtros de gráficos y desmarque las series de datos o categorías correspondientes.

A editar una serie de datos pulse el botón Editar serie que se encuentra a la derecha del nombre de la serie. Seleccionar fuente de datos y podrá realizar los cambios necesarios en él. Para la pantalla Editar serie En cuanto lo haga, la serie correspondiente aparecerá resaltada en el gráfico, de modo que podrá ver claramente qué elemento va a cambiar.

Editar una serie de datos mediante una fórmula

Como probablemente sepas, cada serie de datos de un gráfico de Excel se define mediante la fórmula. Por ejemplo, si seleccionas una de las series del gráfico que hemos creado hace un momento, la fórmula de la serie tendrá el siguiente aspecto:

=SERIES('2013'!$B$1,'2013'!$A$2:$A$5,'2013'!$B$2:$B$5,1)

Cada fórmula de serie de datos puede dividirse en cuatro elementos básicos:

=SERIES([Nombre de la serie], [Valores X], [Valores Y], [Orden de trazado])

Así pues, nuestra fórmula puede interpretarse de la siguiente manera:

• Nombre de la serie ('2013'!$B$1) se toma de la celda B1 de la hoja "2013".
• Valores del eje horizontal ('2013'!$A$2:$A$5) se toman de las celdas A2:A5 de la hoja "2013".
• Valores del eje vertical ('2013'!$B$2:$B$5) se toman de las celdas B2:B5 de la hoja "2013".
• Orden de la trama (1) indica que esta serie de datos aparece en primer lugar en el gráfico.

Para modificar una serie de datos determinada, selecciónela en el gráfico, vaya a la barra de fórmulas y realice allí los cambios necesarios. Por supuesto, debe tener mucho cuidado al editar la fórmula de una serie, ya que puede ser una forma propensa a errores, especialmente si los datos de origen se encuentran en una hoja de cálculo diferente y no puede verlos al editar la fórmula. Y aún así, si se siente más cómodo con Excelfórmulas que con las interfaces de usuario, puede que le guste esta forma de realizar rápidamente pequeñas modificaciones en los gráficos de Excel.

Esto es todo por hoy. Les agradezco su tiempo y ¡espero verles en nuestro blog la semana que viene!