Το σεμινάριο εξηγεί πώς να αφαιρείτε κενά διαστήματα στο Excel χρησιμοποιώντας τύπους και το εργαλείο Text Toolkit. Θα μάθετε πώς να διαγράφετε τα μπροστινά και τα πίσω διαστήματα σε ένα κελί, να εξαλείφετε τα επιπλέον διαστήματα μεταξύ των λέξεων, να απαλλάσσεστε από το μη σπασμένο λευκό διάστημα και τους μη εκτυπωμένους χαρακτήρες.

Ποιο είναι το μεγαλύτερο πρόβλημα με τα κενά; Συχνά είναι αόρατα στο ανθρώπινο μάτι. Ένας προσεκτικός χρήστης μπορεί περιστασιακά να εντοπίσει ένα αρχικό κενό που κρύβεται πριν από το κείμενο ή μερικά επιπλέον κενά μεταξύ των λέξεων. Αλλά δεν υπάρχει τρόπος να εντοπίσει τα μεταγενέστερα κενά, αυτά που μένουν εκτός οπτικού πεδίου στο τέλος των κελιών.

Δεν θα αποτελούσε μεγάλο πρόβλημα αν τα επιπλέον κενά βρίσκονταν απλώς τριγύρω, αλλά μπερδεύουν τους τύπους σας. Το θέμα είναι ότι δύο κελιά που περιέχουν το ίδιο κείμενο με και χωρίς κενά, ακόμη και αν πρόκειται για έναν μόνο χαρακτήρα κενών, θεωρούνται διαφορετικές τιμές. Έτσι, μπορεί να σπάτε το κεφάλι σας προσπαθώντας να καταλάβετε γιατί ένας προφανώς σωστός τύπος δεν μπορεί να αντιστοιχίσει δύο φαινομενικά πανομοιότυπες καταχωρήσεις.

Τώρα που έχετε πλήρη επίγνωση του προβλήματος, ήρθε η ώρα να επεξεργαστείτε μια λύση. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για την αφαίρεση κενών από συμβολοσειρές, και αυτό το σεμινάριο θα σας βοηθήσει να επιλέξετε την τεχνική που ταιριάζει καλύτερα στη συγκεκριμένη εργασία σας και στον τύπο δεδομένων με τον οποίο εργάζεστε.

Πώς να αφαιρέσετε κενά διαστήματα στο Excel - πρώτα, μετά, μεταξύ λέξεων

Εάν το σύνολο δεδομένων σας περιέχει περιττά κενά, η λειτουργία TRIM του Excel μπορεί να σας βοηθήσει να τα διαγράψετε όλα με μία κίνηση - τα πρώτα, τα τελευταία και τα πολλαπλά ενδιάμεσα κενά, εκτός από έναν μόνο χαρακτήρα κενού μεταξύ των λέξεων.

Ένας κανονικός τύπος TRIM είναι τόσο απλός όσο αυτός:

=TRIM(A2)

Όπου A2 είναι το κελί από το οποίο θέλετε να διαγράψετε κενά.

Όπως φαίνεται στο ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης, ο τύπος TRIM του Excel εξάλειψε με επιτυχία όλα τα κενά πριν και μετά το κείμενο, καθώς και τα διαδοχικά κενά στη μέση μιας συμβολοσειράς.

Και τώρα, χρειάζεται μόνο να αντικαταστήσετε τις τιμές της αρχικής στήλης με τις περικομμένες τιμές. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε Ειδική επικόλληση >, Τιμές , οι λεπτομερείς οδηγίες μπορούν να βρεθούν εδώ: Πώς να αντιγράψετε τιμές στο Excel.

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση TRIM του Excel για να αφαιρέσετε μόνο τα αρχικά κενά , διατηρώντας ανέπαφα όλα τα κενά στη μέση μιας συμβολοσειράς κειμένου. Το παράδειγμα του τύπου βρίσκεται εδώ: Πώς να κόψετε τα κενά στην αρχή στο Excel (Αριστερή περικοπή).

Πώς να διαγράψετε τα διαλείμματα γραμμής και τους μη εκτυπωμένους χαρακτήρες

Όταν εισάγετε δεδομένα από εξωτερικές πηγές, δεν είναι μόνο τα επιπλέον κενά που έρχονται μαζί, αλλά και διάφοροι μη εκτυπωτικοί χαρακτήρες, όπως επιστροφή καροτσιού, τροφοδοσία γραμμής, κάθετη ή οριζόντια ταμπέλα κ.λπ.

Η συνάρτηση TRIM μπορεί να απαλλάξει από τα λευκά κενά, αλλά δεν μπορεί να εξαλείψει τους μη εκτυπωμένους χαρακτήρες. Τεχνικά, η TRIM του Excel έχει σχεδιαστεί για να διαγράφει μόνο την τιμή 32 στο σύστημα ASCII των 7 bit, που είναι ο χαρακτήρας του κενού.

Για να αφαιρέσετε κενά και μη εκτυπωμένους χαρακτήρες σε μια συμβολοσειρά, χρησιμοποιήστε την TRIM σε συνδυασμό με τη συνάρτηση CLEAN. Όπως υποδηλώνει και το όνομά της, η CLEAN προορίζεται για τον καθαρισμό δεδομένων και μπορεί να διαγράψει όλους τους πρώτους 32 μη εκτυπωμένους χαρακτήρες στο σύνολο 7-bit ASCII (τιμές 0 έως 31), συμπεριλαμβανομένων των εξής διακοπή γραμμής (τιμή 10).

Υποθέτοντας ότι τα δεδομένα που πρέπει να καθαριστούν βρίσκονται στο κελί A2, ο τύπος έχει ως εξής:

=TRIM(CLEAN(A2))

Εάν ο τύπος Trim/Clean ενώνει τα περιεχόμενα πολλών γραμμών χωρίς κενά, μπορείτε να το διορθώσετε χρησιμοποιώντας μία από αυτές τις τεχνικές:

• Αξιοποιήστε τη λειτουργία "Αντικατάσταση όλων" του Excel: στο πλαίσιο "Εύρεση τι", εισαγάγετε ένα carriage return πατώντας τη συντόμευση Ctrl+J- και στο πλαίσιο "Αντικατάσταση με", πληκτρολογήστε ένα κενό. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Αντικαταστήστε όλα θα αντικαταστήσει όλα τα διαλείμματα γραμμής στην επιλεγμένη περιοχή με κενά.
• Χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο για να αντικαταστήσετε τους χαρακτήρες Carriage Return (τιμή 13) και Line Feed (τιμή 10) με κενά:

  =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(13)," "), CHAR(10), " ")

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να αφαιρέσετε τις επιστροφές μεταφορέα (αλλαγή γραμμής) στο Excel.

Πώς να αφαιρέσετε μη διακεκομμένα κενά στο Excel

Αν μετά τη χρήση του τύπου TRIM & CLEAN υπάρχουν ακόμα μερικά επίμονα κενά, το πιθανότερο είναι ότι αντιγράψατε/επικόλλησες τα δεδομένα από κάπου και μερικά μη σπασμένα κενά μπήκαν κρυφά.

Για να απαλλαγείτε από μη διακεκομμένα κενά (χαρακτήρας html ), αντικαταστήστε τα με κανονικά κενά και, στη συνέχεια, βάλτε τη συνάρτηση TRIM να τα αφαιρέσει:

=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(160), " "))

Για να κατανοήσετε καλύτερα τη λογική, ας αναλύσουμε τον τύπο:

• Ένας μη σπαστικός χαρακτήρας έχει τιμή 160 στο σύστημα ASCII των 7 bit, οπότε μπορείτε να τον ορίσετε χρησιμοποιώντας τον τύπο CHAR(160).
• Η συνάρτηση SUBSTITUTE χρησιμοποιείται για τη μετατροπή μη διακεκομμένων διαστημάτων σε κανονικά διαστήματα.
• Και τέλος, ενσωματώνετε τη δήλωση SUBSTITUTE στη συνάρτηση TRIM για να αφαιρέσετε τα μετατρεπόμενα κενά.

Εάν το φύλλο εργασίας σας περιέχει επίσης μη εκτυπωμένους χαρακτήρες, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ σε συνδυασμό με τις λειτουργίες TRIM και SUBSTITUTE για να απαλλαγείτε από τα κενά και τα ανεπιθύμητα σύμβολα με μια κίνηση:

=TRIM(CLEAN((SUBSTITUTE(A2,CHAR(160),""))))

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τη διαφορά:

Πώς να διαγράψετε έναν συγκεκριμένο μη εκτυπωτικό χαρακτήρα

Εάν ο σύνδεσμος των 3 λειτουργιών που συζητήθηκαν στο παραπάνω παράδειγμα (TRIM, CLEAN και SUBSTITUTE) δεν μπόρεσε να εξαλείψει τα κενά ή τους μη εκτυπωμένους χαρακτήρες στο φύλλο σας, αυτό σημαίνει ότι οι χαρακτήρες αυτοί έχουν τιμές ASCII διαφορετικές από 0 έως 32 (μη εκτυπωμένοι χαρακτήρες) ή 160 (μη διακεκομμένο διάστημα).

Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση CODE για να προσδιορίσετε την τιμή του χαρακτήρα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την SUBSTITUTE για να την αντικαταστήσετε με ένα κανονικό κενό και την TRIM για να αφαιρέσετε το κενό.

Υποθέτοντας ότι τα κενά ή άλλοι ανεπιθύμητοι χαρακτήρες από τους οποίους θέλετε να απαλλαγείτε βρίσκονται στο κελί A2, γράφετε 2 τύπους:

1. Στο κελί B2, εντοπίστε την προβληματική τιμή χαρακτήρα χρησιμοποιώντας μία από τις ακόλουθες συναρτήσεις CODE:
   • Επικεφαλής κενό ή μη εκτυπωτικός χαρακτήρας στην αρχή της συμβολοσειράς:

     =CODE(LEFT(A2,1))

   • Τελευταίο κενό ή μη εκτυπωτικός χαρακτήρας στο τέλος της συμβολοσειράς:

     =CODE(RIGHT(A2,1))

   • Διάστημα ή μη εκτυπωμένος χαρακτήρας στη μέση της συμβολοσειράς, όπου n είναι η θέση του προβληματικού χαρακτήρα:

     =CODE(MID(A2, n , 1)))

   Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε κάποιον άγνωστο μη τυπωμένο χαρακτήρα στη μέση του κειμένου, στην 4η θέση, και βρίσκουμε την τιμή του με αυτόν τον τύπο:

   =CODE(MID(A2,4,1))

   Η συνάρτηση CODE επιστρέφει την τιμή 127 (βλ. το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης).

2. Στο κελί C2, αντικαθιστάτε το CHAR(127) με ένα κανονικό κενό (" ") και στη συνέχεια κόβετε το κενό:

   =TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "))

Το αποτέλεσμα θα πρέπει να μοιάζει κάπως έτσι:

Εάν τα δεδομένα σας περιέχουν μερικά διαφορετικά μη τυπωμένα σύμβολα καθώς και μη διακεκομμένα κενά, μπορείτε να τοποθετήσετε δύο ή περισσότερες συναρτήσεις SUBSTITUTE για να αφαιρέσετε όλους τους ανεπιθύμητους κωδικούς χαρακτήρων κάθε φορά:

=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "), CHAR(160), " "))))

Πώς να αφαιρέσετε όλα τα κενά στο Excel

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να αφαιρέσετε απολύτως όλα τα λευκά διαστήματα σε ένα κελί, συμπεριλαμβανομένων των απλών διαστημάτων μεταξύ λέξεων ή αριθμών. Για παράδειγμα, όταν έχετε εισάγει μια αριθμητική στήλη όπου τα διαστήματα χρησιμοποιούνται ως διαχωριστικά χιλιάδων, γεγονός που διευκολύνει την ανάγνωση μεγάλων αριθμών, αλλά εμποδίζει τον υπολογισμό των τύπων σας.

Για να διαγράψετε όλα τα κενά με μία κίνηση, χρησιμοποιήστε την SUBSTITUTE όπως εξηγήθηκε στο προηγούμενο παράδειγμα, με τη μόνη διαφορά ότι θα αντικαταστήσετε τον χαρακτήρα κενό που επιστρέφει η CHAR(32) με τίποτα (""):

=SUBSTITUTE(A2, CHAR(32), "")

Ή, μπορείτε απλά να πληκτρολογήσετε το κενό (" ") στον τύπο, ως εξής:

=SUBSTITUTE(A2," ","")

Μετά από αυτό, αντικαταστήστε τους τύπους με τιμές και οι αριθμοί σας θα υπολογιστούν σωστά.

Πώς να μετράτε κενά στο Excel

Πριν αφαιρέσετε κενά από ένα συγκεκριμένο κελί, ίσως να θέλετε να μάθετε πόσα από αυτά υπάρχουν στην πραγματικότητα.

Για να λάβετε το συνολικό αριθμό των κενών σε ένα κελί, κάντε τα εξής:

• Υπολογίστε το συνολικό μήκος της συμβολοσειράς χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση LEN: LEN(A2)
• Αντικατάσταση όλων των κενών με τίποτα: SUBSTITUTE(A2," ","")
• Υπολογίστε το μήκος της συμβολοσειράς χωρίς κενά: LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))
• Αφαιρέστε το μήκος της συμβολοσειράς "χωρίς κενό" από το συνολικό μήκος.

Υποθέτοντας ότι η αρχική συμβολοσειρά κειμένου βρίσκεται στο κελί A2, ο πλήρης τύπος έχει ως εξής:

=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Για να μάθετε πόσοι επιπλέον χώροι βρίσκονται στο κελί, πάρτε το μήκος του κειμένου χωρίς επιπλέον κενά και, στη συνέχεια, αφαιρέστε το από το συνολικό μήκος της συμβολοσειράς:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει και τους δύο τύπους σε δράση:

Τώρα που γνωρίζετε πόσα κενά περιέχει κάθε κελί, μπορείτε να διαγράψετε με ασφάλεια τα επιπλέον κενά χρησιμοποιώντας τον τύπο TRIM.

Τρόπος αφαίρεσης κενών και καθαρισμού δεδομένων χωρίς τύπους

Όπως ήδη γνωρίζετε, πολλά επιπλέον κενά και άλλοι ανεπιθύμητοι χαρακτήρες μπορεί να παραμονεύουν απαρατήρητοι στα φύλλα σας, ειδικά αν εισάγετε τα δεδομένα σας από εξωτερικές πηγές. Γνωρίζετε επίσης πώς να διαγράφετε τα κενά στο Excel με έναν τύπο. Φυσικά, η εκμάθηση μιας χούφτας τύπων είναι μια καλή άσκηση για να ακονίσετε τις δεξιότητές σας, αλλά μπορεί να είναι χρονοβόρα.

Οι χρήστες του Excel που εκτιμούν το χρόνο τους και εκτιμούν την ευκολία μπορούν να επωφεληθούν από τα Εργαλεία κειμένου που περιλαμβάνονται στην Ultimate Suite for Excel. Ένα από αυτά τα πρακτικά εργαλεία επιτρέπει την αφαίρεση κενών και μη εκτυπωμένων χαρακτήρων με ένα κλικ στο κουμπί.

Μόλις εγκατασταθεί, η Ultimate Suite προσθέτει διάφορα χρήσιμα κουμπιά στην κορδέλα του Excel, όπως Χώροι περιποίησης , Αφαίρεση χαρακτήρων , Μετατροπή κειμένου , Σαφής μορφοποίηση , και μερικά ακόμη.

Κάθε φορά που θέλετε να αφαιρέσετε κενά διαστήματα στα φύλλα του Excel, εκτελέστε αυτά τα 4 γρήγορα βήματα:

1. Επιλέξτε τα κελιά (περιοχή, ολόκληρη στήλη ή γραμμή) όπου θέλετε να διαγράψετε τα επιπλέον κενά.
2. Κάντε κλικ στο Χώροι περιποίησης στο κουμπί Δεδομένα Ablebits καρτέλα.
3. Επιλέξτε μία ή περισσότερες επιλογές:
   • Αφαιρέστε το κορυφαία και πίσω χώροι
   • Trim επιπλέον κενά μεταξύ των λέξεων σε ένα
   • Διαγραφή non-breaking χώροι ( )
4. Κάντε κλικ στο Trim κουμπί.

Έγινε! Όλα τα επιπλέον κενά διαγράφονται με ένα μόνο κλικ.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αφαιρέσετε γρήγορα τα κενά στα κελιά του Excel. Αν είστε περίεργοι να εξερευνήσετε άλλες δυνατότητες, είστε ευπρόσδεκτοι να κατεβάσετε μια έκδοση αξιολόγησης της Ultimate Suite. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ανυπομονώ να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!