Το σεμινάριο εξηγεί πώς να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά την αυτόματη διόρθωση στο Excel και πώς να τη διακόπτετε εντελώς ή να την απενεργοποιείτε μόνο για συγκεκριμένες λέξεις.

Η αυτόματη διόρθωση του Excel έχει σχεδιαστεί για να διορθώνει τις ανορθόγραφες λέξεις αυτόματα καθώς πληκτρολογείτε, αλλά στην πραγματικότητα είναι κάτι περισσότερο από απλή διόρθωση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία για να αλλάξετε τις συντομογραφίες σε πλήρες κείμενο ή να αντικαταστήσετε σύντομους κωδικούς με μεγαλύτερες φράσεις. Μπορεί ακόμη και να εισάγει σημάδια ελέγχου, κουκκίδες και άλλα ειδικά σύμβολα εν κινήσει, χωρίς να χρειάζεται να έχετε πρόσβαση σε οτιδήποτε. Αυτό το σεμινάριο θα σας διδάξει πώς να κάνετε όλα αυτά.αυτό και πολλά άλλα.

Επιλογές Excel AutoCorrect

Για να έχετε περισσότερο έλεγχο του τρόπου με τον οποίο το Excel εκτελεί αυτόματη διόρθωση στα φύλλα εργασίας σας, ανοίξτε το παράθυρο AutoCorrect διάλογος:

• Στο Excel 2010 - Excel 365, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Επιλογές , επιλέξτε Proofing στο αριστερό παράθυρο και κάντε κλικ στο Επιλογές αυτόματης διόρθωσης .
• Στο Excel 2007, κάντε κλικ στο Γραφείο κουμπί>, Επιλογές >, Proofing >, Επιλογές αυτόματης διόρθωσης .

Το AutoCorrect θα εμφανιστεί ο διάλογος και μπορείτε να μεταβείτε μεταξύ των 4 καρτελών για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε συγκεκριμένες διορθώσεις.

AutoCorrect

Σε αυτή την καρτέλα, μπορείτε να δείτε τη λίστα με τα τυπικά τυπογραφικά λάθη, ορθογραφικά λάθη και σύμβολα που χρησιμοποιεί η Αυτόματη διόρθωση από προεπιλογή. Μπορείτε να αλλάξετε και να διαγράψετε οποιαδήποτε από τις υπάρχουσες καταχωρήσεις, καθώς και να προσθέσετε τις δικές σας. Επιπλέον, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις ακόλουθες επιλογές.

Η πρώτη επιλογή ελέγχει το λογότυπο αυτόματης διόρθωσης (αστραπή) που εμφανίζεται μετά από κάθε αυτόματη διόρθωση:

• Εμφάνιση κουμπιών επιλογών αυτόματης διόρθωσης - εμφανίζει ή αποκρύπτει το λογότυπο αυτόματης διόρθωσης.

Λάβετε υπόψη ότι το κουμπί αυτόματης διόρθωσης δεν εμφανίζεται στο Excel ούτως ή άλλως, η απενεργοποίηση αυτού του πλαισίου εμποδίζει την εμφάνιση του κεραυνού στο Word και σε ορισμένες άλλες εφαρμογές.

Οι επόμενες 4 επιλογές ελέγχουν την αυτόματη διόρθωση της κεφαλαιοποίησης :

• Σωστά δύο αρχικά κεφαλαία γράμματα - αλλάζει το δεύτερο κεφαλαίο γράμμα σε πεζό.
• Με κεφαλαίο γράμμα το πρώτο γράμμα της πρότασης - γράφει με κεφαλαίο το πρώτο γράμμα μετά από μια τελεία (τελεία).
• Ονόματα ημερών με κεφαλαίο γράμμα - αυτονόητο
• Διόρθωση τυχαίας χρήσης του πλήκτρου cAPS LOCK - διορθώνει λέξεις στις οποίες το πρώτο γράμμα είναι μικρό και τα υπόλοιπα γράμματα είναι κεφαλαία.

Η τελευταία επιλογή επιτρέπει το ή απενεργοποιεί το όλες τις αυτόματες διορθώσεις:

• Αντικατάσταση κειμένου καθώς πληκτρολογείτε - απενεργοποιεί και ενεργοποιεί την αυτόματη διόρθωση.

Συμβουλές και σημειώσεις:

• Κείμενο που περιλαμβάνεται στο τύποι και υπερσύνδεσμοι δεν διορθώνεται αυτόματα.
• Κάθε αλλαγή που κάνατε στις επιλογές αυτόματης διόρθωσης του Excel ισχύει για όλα τα βιβλία εργασίας .
• Προς αποτροπή αυτόματης κεφαλαιοποίησης μετά από κάποια συντομογραφία ή ακρωνύμιο που τελειώνει σε τελεία, προσθέστε το στη λίστα Εξαιρέσεις. Για το σκοπό αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Εξαιρέσεις... πληκτρολογήστε τη συντομογραφία στο πεδίο Μην γράφετε με κεφαλαίο μετά το και κάντε κλικ στο Προσθέστε κουμπί.
• Όχι για να διορθώσει 2 αρχικά κεφαλαία γράμματα , για παράδειγμα "IDs", κάντε κλικ στο Εξαιρέσεις , μεταβείτε στο Αρχικά CAps την καρτέλα, πληκτρολογήστε τη λέξη Μην διορθώνετε , και κάντε κλικ στο Προσθέστε .

AutoFormat καθώς πληκτρολογείτε

Σε αυτήν την καρτέλα, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τις ακόλουθες επιλογές, οι οποίες είναι ενεργοποιημένες στο Excel από προεπιλογή:

• Διαδρομές στο Διαδίκτυο και στο δίκτυο με υπερσυνδέσμους - μετατρέπει κείμενο που αντιπροσωπεύει διευθύνσεις URL και διαδρομές δικτύου σε υπερσυνδέσμους που μπορούν να πατηθούν. Για να απενεργοποιήσετε την αυτόματη δημιουργία υπερσυνδέσμων στο Excel, καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου.
• Συμπεριλάβετε νέες γραμμές και στήλες στον πίνακα - μόλις πληκτρολογήσετε οτιδήποτε σε μια στήλη ή γραμμή δίπλα στον πίνακά σας, η εν λόγω στήλη ή γραμμή συμπεριλαμβάνεται αυτόματα στον πίνακα. Για να σταματήσετε την αυτόματη επέκταση των πινάκων, καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου.
• Συμπλήρωση τύπων σε πίνακες για τη δημιουργία υπολογισμένων στηλών - απενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να αποτρέψετε την αυτόματη αντιγραφή τύπων σε πίνακες του Excel.

Ενέργειες AutoCorrect

Από προεπιλογή, οι πρόσθετες ενέργειες είναι απενεργοποιημένες. Για να τις ενεργοποιήσετε, επιλέξτε την επιλογή Ενεργοποίηση πρόσθετων ενεργειών στο μενού δεξιού κλικ και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια που θέλετε να ενεργοποιήσετε στη λίστα.

Για το Microsoft Excel, μόνο το Ημερομηνία (XML) είναι διαθέσιμη η ενέργεια, η οποία ανοίγει το ημερολόγιό σας στο Outlook σε μια δεδομένη ημερομηνία:

Για να ενεργοποιήσετε την ενέργεια, κάντε δεξί κλικ σε μια ημερομηνία σε ένα κελί, δείξτε στο Πρόσθετες δράσεις κυττάρων , και κάντε κλικ στο Εμφάνιση του ημερολογίου μου :

Αυτόματη διόρθωση μαθηματικών

Αυτή η καρτέλα ελέγχει την αυτόματη εισαγωγή ειδικών συμβόλων στις εξισώσεις του Excel ( Εισαγωγή tab>, Σύμβολα ομάδα>, Εξίσωση ):

Σημειώστε ότι οι μαθηματικές μετατροπές λειτουργούν μόνο σε εξισώσεις, αλλά όχι σε κελιά. Ωστόσο, υπάρχει μια μακροεντολή που επιτρέπει τη χρήση της αυτόματης διόρθωσης μαθηματικών εκτός μαθηματικών περιοχών.

Πώς να σταματήσετε την αυτόματη διόρθωση στο Excel

Μπορεί να ακούγεται παράξενο, αλλά η αυτόματη διόρθωση στο Excel δεν είναι πάντα επωφελής. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να εισαγάγετε έναν κωδικό προϊόντος όπως "1-ANC", αλλά αυτός αλλάζει αυτόματα σε "1-CAN" κάθε φορά επειδή το Excel πιστεύει ότι έχετε γράψει λάθος τη λέξη "can".

Για να αποτρέψετε όλες τις αυτόματες αλλαγές που πραγματοποιούνται από το AutoCorrect, απλά απενεργοποιήστε το:

1. Ανοίξτε το AutoCorrect διάλογο κάνοντας κλικ στο Αρχείο >, Επιλογές >, Proofing >, Επιλογές αυτόματης διόρθωσης .
2. Ανάλογα με τις διορθώσεις που θέλετε να σταματήσετε, καταργήστε την επιλογή των ακόλουθων πλαισίων στο πλαίσιο AutoCorrect καρτέλα:
   • Καθαρίστε το Αντικατάσταση κειμένου καθώς πληκτρολογείτε για να απενεργοποιήσετε όλα τα αυτόματες αντικαταστάσεις κειμένου .
   • Καθαρίστε ορισμένα ή όλα τα πλαίσια ελέγχου που ελέγχουν αυτόματη κεφαλαιοποίηση .

Πώς να απενεργοποιήσετε την αυτόματη διόρθωση για ορισμένες λέξεις

Σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να μην θέλετε να σταματήσετε εντελώς την αυτόματη διόρθωση στο Excel, αλλά να την απενεργοποιήσετε για συγκεκριμένες λέξεις. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμποδίσετε το Excel να αλλάξει το (c) σε σύμβολο πνευματικών δικαιωμάτων ©.

Για να σταματήσετε την αυτόματη διόρθωση μιας συγκεκριμένης λέξης, πρέπει να κάνετε το εξής:

1. Ανοίξτε το AutoCorrect διάλογος ( Αρχείο >, Επιλογές >, Proofing >, Επιλογές αυτόματης διόρθωσης ).
2. Επιλέξτε την καταχώρηση που θέλετε να απενεργοποιήσετε και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή κουμπί.

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει πώς να απενεργοποιήσετε την αυτόματη διόρθωση του (c):

Αντί να διαγράψετε, μπορείτε να αντικαταστήσετε το (c) με το (c). Για το σκοπό αυτό, πληκτρολογήστε (c) στο πεδίο Με και κάντε κλικ στο κουμπί Αντικαταστήστε το .

Αν αποφασίσετε να επιστρέψετε την αυτόματη διόρθωση (c) στα πνευματικά δικαιώματα στο μέλλον, το μόνο που θα έχετε να κάνετε είναι να ανοίξετε το αρχείο AutoCorrect και βάλτε το © στο Με κουτί και πάλι.

Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την αυτόματη διόρθωση για άλλες λέξεις και χαρακτήρες, για παράδειγμα να αποτρέψετε την αλλαγή του (R) σε ®.

Συμβουλή. Εάν δυσκολεύεστε να βρείτε την καταχώριση που σας ενδιαφέρει στη λίστα αυτόματης διόρθωσης, πληκτρολογήστε τη λέξη στο πεδίο Αντικαταστήστε το και το Excel θα επισημάνει την αντίστοιχη καταχώρηση.

Πώς να αναιρέσετε την αυτόματη διόρθωση στο Excel

Μερικές φορές, μπορεί να χρειαστεί να αποτρέψετε την αυτόματη διόρθωση μιας συγκεκριμένης καταχώρησης μόνο μία φορά. Στο Microsoft Word, απλά πατάτε Ctrl + Z για να αναιρέσετε την αλλαγή. Στο Excel, αυτό διαγράφει ολόκληρη την τιμή του κελιού αντί να επαναφέρετε τη διόρθωση. Υπάρχει τρόπος να αναιρέσετε την αυτόματη διόρθωση στο Excel; Ναι, δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό:

1. Πληκτρολογήστε a χώρος μετά την τιμή που διορθώνεται αυτόματα.
2. Χωρίς να κάνετε τίποτα άλλο, πατήστε Ctrl + Z για να αναιρέσετε τη διόρθωση.

Για παράδειγμα, για να αναιρέσετε την αυτόματη διόρθωση του (c) σε copyright, πληκτρολογήστε (c) και στη συνέχεια πληκτρολογήστε ένα κενό. Το Excel εκτελεί την αυτόματη διόρθωση και πατάτε αμέσως Ctrl + Z για να έχετε πίσω το (c):

Πώς να προσθέτετε, να αλλάζετε και να διαγράφετε την καταχώριση AutoCorrect

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να επεκτείνετε τον τυπικό κατάλογο ορθογραφικών λαθών που χρησιμοποιεί η αυτόματη διόρθωση του Excel. Ως παράδειγμα, ας δούμε πώς μπορούμε να αναγκάσουμε το Excel να αντικαταστήσει αυτόματα τα αρχικά (JS) με το πλήρες όνομα (John Smith).

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο >, Επιλογές >, Proofing >, Επιλογές αυτόματης διόρθωσης .
2. Στο AutoCorrect παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε το κείμενο προς αντικατάσταση στο πεδίο Αντικαταστήστε το και το κείμενο με το οποίο θα αντικατασταθεί στο πλαίσιο Με κουτί.
3. Κάντε κλικ στο Προσθέστε κουμπί.
4. Κάντε κλικ στο OK δύο φορές για να κλείσετε και τα δύο παράθυρα διαλόγου.

Σε αυτό το παράδειγμα, προσθέτουμε μια καταχώρηση που θα αντικαταστήσει αυτόματα το " js" ή " JS " με " John Smith ":

Αν θέλετε να αλλαγή κάποια καταχώρηση, επιλέξτε την στη λίστα, πληκτρολογήστε το νέο κείμενο στο πεδίο Με και κάντε κλικ στο πλαίσιο Αντικαταστήστε το κουμπί:

Προς delete μια καταχώρηση αυτόματης διόρθωσης (προκαθορισμένη ή δική σας), επιλέξτε την στη λίστα και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή .

Σημείωση. Το Excel μοιράζεται τη λίστα αυτόματης διόρθωσης με ορισμένες άλλες εφαρμογές του Office, όπως το Word και το PowerPoint. Έτσι, οποιεσδήποτε νέες καταχωρήσεις που έχετε προσθέσει στο Excel θα λειτουργούν και σε άλλες εφαρμογές του Office.

Πώς να εισαγάγετε ειδικά σύμβολα χρησιμοποιώντας το AutoCorrect

Για να βάλετε το Excel να εισάγει αυτόματα ένα σημάδι επιλογής, ένα σημείο με κουκκίδες ή κάποιο άλλο ειδικό σύμβολο για εσάς, απλά προσθέστε το στη λίστα AutoCorrect (Αυτόματη διόρθωση). Δείτε πώς:

1. Εισαγωγή ενός ειδικού συμβόλου ενδιαφέροντος σε ένα κελί ( Εισαγωγή tab>, Σύμβολα ομάδα>, Σύμβολα ).
2. Επιλέξτε το εισαγόμενο σύμβολο και πατήστε Ctrl + C για να το αντιγράψετε.
3. Κάντε κλικ στο Αρχείο >, Επιλογές >, Proofing >, Επιλογές αυτόματης διόρθωσης .
4. Στο AutoCorrect κάντε τα εξής:
   • Στο Με πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να συσχετίσετε με το σύμβολο.
   • Στο Αντικαταστήστε το πλαίσιο, πατήστε Ctrl + V και επικολλήστε το σύμβολο που αντιγράψατε.
5. Κάντε κλικ στο Προσθέστε κουμπί.
6. Κάντε κλικ στο OK δύο φορές.

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια καταχώρηση αυτόματης διόρθωσης για την αυτόματη εισαγωγή ενός σημείου με κουκκίδες στο Excel:

Και τώρα, κάθε φορά που πληκτρολογείτε bullet1 σε ένα κελί, θα αντικατασταθεί αμέσως με ένα bullet point:

Συμβουλή. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε κάποια μοναδική λέξη για να ονομάσετε την καταχώρησή σας. Αν χρησιμοποιήσετε μια κοινή λέξη, θα χρειαστεί συχνά να επαναφέρετε αυτόματες διορθώσεις όχι μόνο στο Excel, αλλά και σε άλλες εφαρμογές του Office.

Έτσι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, να προσαρμόσετε και να σταματήσετε την Αυτόματη διόρθωση στο Excel. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!