Πριν από λίγο καιρό δημοσιεύσαμε το πρώτο μέρος του σεμιναρίου μας για τα διαγράμματα του Excel που παρέχει λεπτομερή καθοδήγηση για αρχάριους. Και η πρώτη ερώτηση που δημοσιεύτηκε στα σχόλια ήταν η εξής: "Και πώς μπορώ να δημιουργήσω ένα διάγραμμα από πολλαπλές καρτέλες;" Ευχαριστώ για αυτή τη σπουδαία ερώτηση, Spencer!

Πράγματι, κατά τη δημιουργία διαγραμμάτων στο Excel, τα δεδομένα της πηγής δεν βρίσκονται πάντα στο ίδιο φύλλο. Ευτυχώς, το Microsoft Excel παρέχει έναν τρόπο για να απεικονίσετε δεδομένα από δύο ή περισσότερα διαφορετικά φύλλα εργασίας σε ένα μόνο γράφημα. Τα λεπτομερή βήματα ακολουθούν παρακάτω.

Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα από πολλαπλά φύλλα στο Excel

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μερικά φύλλα εργασίας με δεδομένα εσόδων για διάφορα έτη και θέλετε να φτιάξετε ένα διάγραμμα με βάση αυτά τα δεδομένα για να απεικονίσετε τη γενική τάση.

1. Δημιουργήστε ένα διάγραμμα με βάση το πρώτο σας φύλλο

Ανοίξτε το πρώτο σας φύλλο εργασίας του Excel, επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να απεικονίσετε στο διάγραμμα, μεταβείτε στο παράθυρο Εισαγωγή tab>, Διαγράμματα και επιλέξτε τον τύπο διαγράμματος που θέλετε να δημιουργήσετε. Σε αυτό το παράδειγμα, θα δημιουργήσουμε το διάγραμμα Stack Column:

2. Προσθέστε μια δεύτερη σειρά δεδομένων από άλλο φύλλο

Κάντε κλικ στο γράφημα που μόλις δημιουργήσατε για να ενεργοποιήσετε το Εργαλεία διαγραμμάτων στην κορδέλα του Excel, μεταβείτε στην καρτέλα Σχεδιασμός καρτέλα ( Σχεδιασμός διαγραμμάτων στο Excel 365), και κάντε κλικ στο Επιλέξτε δεδομένα κουμπί.

Ή, κάντε κλικ στο Φίλτρα διαγραμμάτων κουμπί στα δεξιά του γραφήματος, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επιλέξτε Δεδομένα... σύνδεσμος στο κάτω μέρος.

Στο Επιλέξτε Πηγή δεδομένων παράθυρο, κάντε κλικ στο Προσθέστε κουμπί.

Τώρα θα προσθέσουμε το δεύτερη σειρά δεδομένων με βάση τα δεδομένα που βρίσκονται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας. Αυτό είναι το βασικό σημείο, γι' αυτό φροντίστε να ακολουθήσετε πιστά τις οδηγίες.

Κάνοντας κλικ στο Προσθέστε ανοίγει το κουμπί Επεξεργασία σειράς παράθυρο διαλόγου όπου κάνετε κλικ στο Διάλογος κατάρρευσης δίπλα στο κουμπί Τιμές σειράς πεδίο.

Το Επεξεργασία σειράς θα συρρικνωθεί σε ένα παράθυρο επιλογής στενής περιοχής. Κάντε κλικ στην καρτέλα του φύλλου που περιέχει τα άλλα δεδομένα που θέλετε να συμπεριλάβετε στο διάγραμμα του Excel (το Επεξεργασία σειράς θα παραμείνει στην οθόνη καθώς πλοηγείστε μεταξύ των φύλλων).

Στο δεύτερο φύλλο εργασίας, επιλέξτε μια στήλη ή μια γραμμή δεδομένων που θέλετε να προσθέσετε στο γράφημα του Excel και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επέκταση διαλόγου για να επιστρέψετε στο πλήρες μέγεθος Επεξεργασία σειράς παράθυρο.

Και τώρα, κάντε κλικ στο Διάλογος κατάρρευσης στα δεξιά του κουμπιού Όνομα σειράς και επιλέξτε ένα κελί που περιέχει το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το όνομα της σειράς. Κάντε κλικ στο κουμπί Επέκταση διαλόγου για να επιστρέψετε στην αρχική Επεξεργασία σειράς παράθυρο.

Βεβαιωθείτε ότι οι αναφορές στο Όνομα σειράς και Τιμή σειράς είναι σωστά και κάντε κλικ στο κουμπί OK κουμπί.

Όπως βλέπετε στο παραπάνω στιγμιότυπο, έχουμε συνδέσει το όνομα της σειράς με το κελί B1, το οποίο είναι ένα όνομα στήλης. Αντί για το όνομα της στήλης, μπορείτε να πληκτρολογήσετε το δικό σας όνομα σειράς σε διπλά εισαγωγικά, π.χ..

Τα ονόματα των σειρών θα εμφανιστούν στο υπόμνημα του γραφήματός σας, οπότε ίσως να θέλετε να αφιερώσετε μερικά λεπτά για να δώσετε κάποια ουσιαστικά και περιγραφικά ονόματα για τις σειρές δεδομένων σας.

Σε αυτό το σημείο, το αποτέλεσμα θα πρέπει να μοιάζει με αυτό:

3. Προσθέστε περισσότερες σειρές δεδομένων (προαιρετικά)

Αν θέλετε να απεικονίσετε δεδομένα από πολλά φύλλα εργασίας στο γράφημά σας, επαναλάβετε τη διαδικασία που περιγράφεται στο βήμα 2 για κάθε σειρά δεδομένων που θέλετε να προσθέσετε. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK στο κουμπί Επιλέξτε Πηγή δεδομένων παράθυρο διαλόγου.

Σε αυτό το παράδειγμα, έχω προσθέσει την 3η σειρά δεδομένων, να πώς φαίνεται τώρα το γράφημά μου στο Excel:

4. Προσαρμογή και βελτίωση του διαγράμματος (προαιρετικά)

Κατά τη δημιουργία διαγραμμάτων στο Excel 2013 και 2016, συνήθως τα στοιχεία του διαγράμματος, όπως ο τίτλος και η λεζάντα του διαγράμματος, προστίθενται αυτόματα από το Excel. Για το γράφημά μας που σχεδιάστηκε από διάφορα φύλλα εργασίας, ο τίτλος και η λεζάντα δεν προστέθηκαν από προεπιλογή, αλλά μπορούμε να το διορθώσουμε γρήγορα.

Επιλέξτε το γράφημά σας, κάντε κλικ στο Στοιχεία διαγράμματος (πράσινος σταυρός) στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε τις επιλογές που θέλετε:

Για περισσότερες επιλογές προσαρμογής, όπως η προσθήκη ετικετών δεδομένων ή η αλλαγή του τρόπου εμφάνισης των αξόνων στο γράφημά σας, ανατρέξτε στο ακόλουθο σεμινάριο: Προσαρμογή διαγραμμάτων του Excel.

Δημιουργία διαγράμματος από τον συγκεντρωτικό πίνακα

Η λύση που παρουσιάστηκε παραπάνω λειτουργεί μόνο αν οι καταχωρήσεις σας εμφανίζονται στο ίδια σειρά σε όλα τα φύλλα εργασίας που θέλετε να απεικονίσετε στο γράφημα. Διαφορετικά, το γράφημά σας δεν πρόκειται να μπερδευτεί.

Σε αυτό το παράδειγμα, η σειρά των καταχωρίσεων ( Πορτοκάλια , Μήλα , Λεμόνια, σταφύλια ) είναι πανομοιότυπη και στα 3 φύλλα. Αν φτιάχνετε ένα διάγραμμα από μεγάλα φύλλα εργασίας και δεν είστε σίγουροι για τη σειρά όλων των στοιχείων, είναι λογικό να δημιουργήσετε ένα συνοπτικός πίνακας πρώτα, και στη συνέχεια φτιάξτε ένα διάγραμμα από αυτόν τον πίνακα. Για να τραβήξετε τα δεδομένα που ταιριάζουν σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία VLOOKUP ή τον Οδηγό συγχώνευσης πινάκων.

Για παράδειγμα, αν τα φύλλα εργασίας που συζητήθηκαν σε αυτό το παράδειγμα είχαν διαφορετική σειρά στοιχείων, θα μπορούσαμε να δημιουργήσουμε έναν συγκεντρωτικό πίνακα χρησιμοποιώντας τον ακόλουθο τύπο:

=VLOOKUP(A3,'2014'!$A$2:$B$5, 2,FALSE)

Και πήρα το ακόλουθο αποτέλεσμα:

Και στη συνέχεια, απλά επιλέξτε τον συγκεντρωτικό πίνακα, μεταβείτε στο Εισαγωγή tab>, Διαγράμματα και επιλέξτε τον τύπο διαγράμματος που θέλετε.

Τροποποίηση ενός διαγράμματος του Excel που έχει δημιουργηθεί από πολλαπλά φύλλα

Αφού δημιουργήσετε ένα γράφημα με βάση τα δεδομένα από δύο ή περισσότερα φύλλα, μπορεί να συνειδητοποιήσετε ότι θέλετε να απεικονιστεί διαφορετικά. Και επειδή η δημιουργία τέτοιων διαγραμμάτων δεν είναι μια άμεση διαδικασία όπως η δημιουργία ενός γραφήματος από ένα φύλλο στο Excel, μπορεί να θέλετε να επεξεργαστείτε το υπάρχον γράφημα αντί να δημιουργήσετε ένα νέο από την αρχή.

Σε γενικές γραμμές, οι επιλογές προσαρμογής για τα διαγράμματα του Excel που βασίζονται σε πολλαπλά φύλλα είναι οι ίδιες με αυτές των συνηθισμένων γραφημάτων του Excel. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Εργαλεία διαγραμμάτων στην κορδέλα, ή το μενού δεξιού κλικ, ή τα κουμπιά προσαρμογής γραφήματος στην επάνω δεξιά γωνία του γραφήματός σας για να αλλάξετε τα βασικά στοιχεία του γραφήματος, όπως ο τίτλος του γραφήματος, οι τίτλοι των αξόνων, ο υπόμνημα του γραφήματος, τα στυλ γραφήματος και πολλά άλλα. Οι λεπτομερείς οδηγίες βήμα προς βήμα παρέχονται στην ενότητα Προσαρμογή γραφημάτων του Excel.

Και αν θέλετε να να αλλάξετε τη σειρά δεδομένων στο διάγραμμα, υπάρχουν τρεις τρόποι για να γίνει αυτό:

Επεξεργασία σειρών δεδομένων μέσω του διαλόγου Select Data Source (Επιλογή πηγής δεδομένων)

Ανοίξτε το Επιλέξτε Πηγή δεδομένων παράθυρο διαλόγου ( Σχεδιασμός tab>, Επιλέξτε δεδομένα ).

Προς να αλλάξετε μια σειρά δεδομένων , κάντε κλικ σε αυτό, στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επεξεργασία και τροποποιήστε το Όνομα σειράς ή Αξίες σειράς όπως κάναμε όταν προσθέσαμε μια σειρά δεδομένων στο γράφημα.

Για να αλλάξετε το σειρά της σειράς στο διάγραμμα, επιλέξτε μια σειρά και χρησιμοποιήστε τα βέλη Πάνω και Κάτω για να μετακινήσετε τη σειρά προς τα πάνω ή προς τα κάτω.

Προς απόκρυψη μιας σειράς δεδομένων , απλά απενεργοποιήστε το στο Legend Entries (Σειρά) στην αριστερή πλευρά της λίστας Επιλέξτε Πηγή δεδομένων διάλογος.

Προς delete μια συγκεκριμένη σειρά δεδομένων από το γράφημα μόνιμα, επιλέξτε αυτή τη σειρά και κάντε κλικ στο κουμπί Αφαιρέστε το κάτω.

Απόκρυψη ή εμφάνιση σειρών με το κουμπί Φίλτρο διαγραμμάτων

Ένας άλλος τρόπος για να διαχειριστείτε τις σειρές δεδομένων που εμφανίζονται στο γράφημα του Excel είναι η χρήση της εντολής Φίλτρα διαγραμμάτων κουμπί Αυτό το κουμπί εμφανίζεται στα δεξιά του διαγράμματός σας μόλις κάνετε κλικ σε αυτό.

Προς απόκρυψη ορισμένων δεδομένων , κάντε κλικ στο Φίλτρα διαγραμμάτων και καταργήστε την επιλογή των αντίστοιχων σειρών ή κατηγοριών δεδομένων.

Προς επεξεργασία μιας σειράς δεδομένων , κάντε κλικ στο Επεξεργασία σειράς στα δεξιά του ονόματος της σειράς. Το παλιό καλό Επιλέξτε Πηγή δεδομένων θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου και εκεί μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Για το Επεξεργασία σειράς για να εμφανιστεί το κουμπί, αρκεί να περάσετε το ποντίκι πάνω από το όνομα μιας σειράς. Μόλις το κάνετε αυτό, η αντίστοιχη σειρά θα επισημανθεί στο γράφημα, ώστε να βλέπετε ξεκάθαρα ποιο ακριβώς στοιχείο πρόκειται να αλλάξετε.

Επεξεργασία μιας σειράς δεδομένων χρησιμοποιώντας έναν τύπο

Όπως πιθανώς γνωρίζετε, κάθε σειρά δεδομένων σε ένα γράφημα του Excel ορίζεται από τον τύπο. Για παράδειγμα, αν επιλέξετε μία από τις σειρές στο γράφημα που δημιουργήσαμε πριν από λίγο, ο τύπος της σειράς θα έχει την ακόλουθη μορφή:

=SERIES('2013'!$B$1,'2013'!$A$2:$A$5,'2013'!$B$2:$B$5,1)

Κάθε τύπος σειράς δεδομένων μπορεί να χωριστεί σε τέσσερα βασικά στοιχεία:

=SERIES([Όνομα σειράς], [X Values], [Y Values], [Plot Order])

Έτσι, ο τύπος μας μπορεί να ερμηνευθεί με τον ακόλουθο τρόπο:

• Όνομα σειράς ('2013'!$B$1) λαμβάνεται από το κελί B1 του φύλλου "2013".
• Τιμές οριζόντιου άξονα ('2013'!$A$2:$A$5) λαμβάνονται από τα κελιά A2:A5 του φύλλου "2013".
• Τιμές κατακόρυφου άξονα ('2013'!$B$2:$B$5) λαμβάνονται από τα κελιά B2:B5 του φύλλου "2013".
• Σειρά πλοκής (1) υποδηλώνει ότι η συγκεκριμένη σειρά δεδομένων έρχεται πρώτη στο διάγραμμα.

Για να τροποποιήσετε μια συγκεκριμένη σειρά δεδομένων, επιλέξτε την στο γράφημα, μεταβείτε στη γραμμή τύπων και κάντε εκεί τις απαραίτητες αλλαγές. Φυσικά, πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί όταν επεξεργάζεστε έναν τύπο σειράς, διότι αυτός ο τρόπος μπορεί να είναι επιρρεπής σε λάθη, ειδικά αν τα δεδομένα προέλευσης βρίσκονται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας και δεν μπορείτε να τα δείτε κατά την επεξεργασία του τύπου. Και ακόμα, αν αισθάνεστε πιο άνετα με το Excelτύπους παρά με διεπαφές χρήστη, μπορεί να σας αρέσει αυτός ο τρόπος για να κάνετε γρήγορα μικρές επεξεργασίες στα διαγράμματα του Excel.

Αυτά για σήμερα.Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!