Το σεμινάριο δείχνει πώς να εκτελείτε ορθογραφικό έλεγχο στο Excel χειροκίνητα, με κώδικα VBA και χρησιμοποιώντας ένα ειδικό εργαλείο. Θα μάθετε πώς να ελέγχετε την ορθογραφία σε μεμονωμένα κελιά και περιοχές, στο ενεργό φύλλο εργασίας και σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας.

Παρόλο που το Microsoft Excel δεν είναι πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, διαθέτει ορισμένες δυνατότητες για την εργασία με κείμενο, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας ορθογραφικού ελέγχου. Ωστόσο, ο ορθογραφικός έλεγχος στο Excel δεν είναι ακριβώς ο ίδιος με αυτόν του Word. Δεν προσφέρει προηγμένες δυνατότητες, όπως ο έλεγχος γραμματικής, ούτε υπογραμμίζει τις ανορθόγραφες λέξεις καθώς πληκτρολογείτε. Αλλά και πάλι το Excel παρέχει τη βασική λειτουργία ορθογραφικού ελέγχου καιαυτό το σεμινάριο θα σας διδάξει πώς να το αξιοποιήσετε στο έπακρο.

Πώς να κάνετε ορθογραφικό έλεγχο στο Excel

Ανεξάρτητα από την έκδοση που χρησιμοποιείτε, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 ή χαμηλότερη, υπάρχουν 2 τρόποι για τον ορθογραφικό έλεγχο στο Excel: ένα κουμπί κορδέλας και μια συντόμευση πληκτρολογίου.

Απλά, επιλέξτε το πρώτο κελί ή το κελί από το οποίο θέλετε να ξεκινήσετε τον έλεγχο και κάντε ένα από τα εξής:

• Πατήστε το πλήκτρο F7 στο πληκτρολόγιό σας.
• Κάντε κλικ στο Ορθογραφία στο κουμπί Ανασκόπηση στην καρτέλα Proofing ομάδα.

Αυτό θα εκτελέσει έναν ορθογραφικό έλεγχο στο ενεργό φύλλο εργασίας :

Όταν διαπιστώνεται ένα λάθος, το Ορθογραφία εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου:

Προς να διορθώσει ένα λάθος , επιλέξτε μια κατάλληλη επιλογή στο πλαίσιο Προτάσεις , και κάντε κλικ στο Αλλαγή Η λάθος λέξη θα αντικατασταθεί με την επιλεγμένη και θα σας επισημανθεί το επόμενο λάθος.

Αν το "λάθος" δεν είναι πραγματικά λάθος, επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές:

• Προς αγνοήστε το τρέχον λάθος , κάντε κλικ Αγνοήστε μια φορά .
• Προς αγνοήστε όλα τα λάθη ίδιο με το τρέχον, κάντε κλικ στο Αγνοήστε όλα .
• Προς προσθήκη της τρέχουσας λέξης στο λεξικό , κάντε κλικ Προσθήκη στο λεξικό Αυτό θα διασφαλίσει ότι η ίδια λέξη δεν θα αντιμετωπιστεί ως λάθος όταν κάνετε ορθογραφικό έλεγχο την επόμενη φορά.
• Προς αντικαταστήστε όλα τα λάθη ίδια με την τρέχουσα με την επιλεγμένη πρόταση, κάντε κλικ στο Αλλαγή όλων .
• Για να αφήσετε Το Excel διορθώνει το λάθος όπως κρίνει σκόπιμο, κάντε κλικ στο AutoCorrect .
• Για να ρυθμίσετε άλλη γλώσσα διόρθωσης , επιλέξτε το από το Γλώσσα λεξικού drop box.
• Για να δείτε ή να αλλάξετε το ρυθμίσεις ορθογραφικού ελέγχου , κάντε κλικ στο Επιλογές... κουμπί.
• Προς stop τη διαδικασία διόρθωσης και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση κουμπί.

Όταν ολοκληρωθεί ο ορθογραφικός έλεγχος, το Excel θα σας εμφανίσει το αντίστοιχο μήνυμα:

Ορθογραφικός έλεγχος μεμονωμένων κελιών και περιοχών

Ανάλογα με την επιλογή σας, ο έλεγχος ορθογραφίας του Excel επεξεργάζεται διαφορετικές περιοχές του φύλλου εργασίας:

Επιλέγοντας ένα μεμονωμένο κύτταρο , λέτε στο Excel να εκτελέσει ορθογραφικό έλεγχο στο ενεργό φύλλο , συμπεριλαμβανομένου του κειμένου στην κεφαλίδα της σελίδας, στο υποσέλιδο, στα σχόλια και στα γραφικά. Το επιλεγμένο κελί είναι το σημείο εκκίνησης:

• Εάν επιλέξετε το πρώτο κελί (A1), ελέγχεται ολόκληρο το φύλλο.
• Εάν επιλέξετε κάποιο άλλο κελί, το Excel θα ξεκινήσει τον ορθογραφικό έλεγχο από αυτό το κελί και μετά μέχρι το τέλος του φύλλου εργασίας. Όταν ελεγχθεί το τελευταίο κελί, θα σας ζητηθεί να συνεχίσετε τον έλεγχο στην αρχή του φύλλου.

Για τον έλεγχο ορθογραφίας ένα συγκεκριμένο κύτταρο , κάντε διπλό κλικ σε αυτό το κελί για να εισέλθετε στη λειτουργία επεξεργασίας και, στη συνέχεια, ξεκινήστε τον ορθογραφικό έλεγχο.

Για να ελέγξετε την ορθογραφία σε ένα εύρος κυττάρων , επιλέξτε αυτό το εύρος και, στη συνέχεια, εκτελέστε τον ορθογραφικό έλεγχο.

Για να ελέγξετε μόνο μέρος του περιεχομένου του κελιού , κάντε κλικ στο κελί και επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να ελέγξετε στη γραμμή τύπων ή κάντε διπλό κλικ στο κελί και επιλέξτε το κείμενο στο κελί.

Πώς να ελέγξετε την ορθογραφία σε πολλαπλά φύλλα

Για να ελέγξετε πολλά φύλλα εργασίας για ορθογραφικά λάθη ταυτόχρονα, κάντε τα εξής:

1. Επιλέξτε τις καρτέλες των φύλλων που θέλετε να ελέγξετε. Για το σκοπό αυτό, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl ενώ κάνετε κλικ στις καρτέλες.
2. Πατήστε τη συντόμευση ελέγχου ορθογραφίας ( F7 ) ή κάντε κλικ στο κουμπί Ορθογραφία στο κουμπί Ανασκόπηση καρτέλα.

Το Excel θα ελέγξει τα ορθογραφικά λάθη σε όλα τα επιλεγμένα φύλλα εργασίας:

Όταν ολοκληρωθεί ο ορθογραφικός έλεγχος, κάντε δεξιό κλικ στις επιλεγμένες καρτέλες και κάντε κλικ στην επιλογή Αφαίρεση φύλλων από την ομάδα .

Πώς να ελέγξετε την ορθογραφία ολόκληρου του βιβλίου εργασίας

Για να ελέγξετε την ορθογραφία σε όλα τα φύλλα του τρέχοντος βιβλίου εργασίας, κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε καρτέλα φύλλου και επιλέξτε Επιλέξτε όλα τα φύλλα Από το μενού περιβάλλοντος. Με όλα τα φύλλα επιλεγμένα, πατήστε F7 ή κάντε κλικ στο κουμπί Ορθογραφία Ναι, είναι τόσο εύκολο!

Πώς να ελέγξετε ορθογραφικά το κείμενο σε τύπους

Κανονικά, το Excel δεν ελέγχει το κείμενο που βασίζεται σε τύπους, επειδή ένα κελί περιέχει στην πραγματικότητα έναν τύπο και όχι μια τιμή κειμένου:

Ωστόσο, αν μπείτε στη λειτουργία επεξεργασίας και στη συνέχεια εκτελέσετε τον ορθογραφικό έλεγχο, θα λειτουργήσει:

Φυσικά, θα χρειαστεί να ελέγξετε κάθε κελί ξεχωριστά, πράγμα που δεν είναι πολύ καλό, αλλά και πάλι αυτή η προσέγγιση μπορεί να σας βοηθήσει να εξαλείψετε τα ορθογραφικά λάθη σε μεγάλους τύπους, για παράδειγμα, σε πολυεπίπεδες εμφωλευμένες εντολές IF.

Έλεγχος ορθογραφίας στο Excel χρησιμοποιώντας μια μακροεντολή

Αν σας αρέσει να αυτοματοποιείτε πράγματα, μπορείτε εύκολα να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία εύρεσης λανθασμένα γραμμένων λέξεων στα φύλλα εργασίας σας.

Μακροεντολή για να κάνετε ορθογραφικό έλεγχο στο ενεργό φύλλο

Τι μπορεί να είναι απλούστερο από ένα κλικ στο κουμπί; Ίσως, αυτή η γραμμή κώδικα :)

Μακροεντολή για τον ορθογραφικό έλεγχο όλων των φύλλων του ενεργού βιβλίου εργασίας

Γνωρίζετε ήδη ότι για να αναζητήσετε ορθογραφικά λάθη σε πολλαπλά φύλλα, επιλέγετε τις αντίστοιχες καρτέλες φύλλων. Πώς όμως ελέγχετε κρυφά φύλλα;

Ανάλογα με τον στόχο σας, χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες μακροεντολές.

Για να ελέγξετε όλα τα ορατά φύλλα:

Για να ελέγξετε όλα τα φύλλα στο ενεργό βιβλίο εργασίας, ορατά και κρυφά :

Επισημάνετε τις ανορθόγραφες λέξεις στο Excel

Αυτή η μακροεντολή σας επιτρέπει να βρείτε τις ορθογραφικά λανθασμένες λέξεις απλά με την προβολή του φύλλου. Επισημαίνει τα κελιά που περιέχουν ένα ή περισσότερα ορθογραφικά λάθη με κόκκινο χρώμα. Για να χρησιμοποιήσετε άλλο χρώμα φόντου, αλλάξτε τον κώδικα RGB σε αυτή τη γραμμή: cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0, 0).

Πώς να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές ορθογραφικού ελέγχου

Κατεβάστε το δείγμα του βιβλίου εργασίας μας με μακροεντολές Spell Check και εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που κατεβάσατε και ενεργοποιήστε τις μακροεντολές αν σας ζητηθεί.
2. Ανοίξτε το δικό σας βιβλίο εργασίας και μεταβείτε στο φύλλο εργασίας που θέλετε να ελέγξετε.
3. Πατήστε Alt + F8 , επιλέξτε τη μακροεντολή και κάντε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση .

Το βιβλίο εργασίας του δείγματος περιέχει τις ακόλουθες μακροεντολές:

• SpellCheckActiveSheet - εκτελεί ορθογραφικό έλεγχο στο ενεργό φύλλο εργασίας.
• SpellCheckAllVisibleSheets - ελέγχει όλα τα ορατά φύλλα στο ενεργό βιβλίο εργασίας.
• SpellCheckAllSheets - ελέγχει τα ορατά και αόρατα φύλλα στο ενεργό βιβλίο εργασίας.
• HighlightMispelledCells - αλλάζει το χρώμα φόντου των κελιών που περιέχουν λανθασμένα ορθογραφημένες λέξεις.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε τις μακροεντολές στο δικό σας φύλλο ακολουθώντας τις παρακάτω οδηγίες: Πώς να εισάγετε και να εκτελείτε κώδικα VBA στο Excel.

Για παράδειγμα, για να επισημάνετε όλα τα κελιά με ορθογραφικά λάθη στο τρέχον λογιστικό φύλλο, εκτελέστε αυτή τη μακροεντολή:

Και λαμβάνετε το ακόλουθο αποτέλεσμα:

Αλλαγή των ρυθμίσεων ορθογραφικού ελέγχου του Excel

Αν θέλετε να ρυθμίσετε τη συμπεριφορά του ελέγχου ορθογραφίας στο Excel, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο >, Επιλογές >, Proofing και, στη συνέχεια, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή των ακόλουθων επιλογών:

• Αγνοήστε τις λέξεις με κεφαλαία γράμματα
• Αγνοήστε λέξεις που περιέχουν αριθμούς
• Αγνοήστε τα αρχεία και τις διευθύνσεις του διαδικτύου
• Σημαία επαναλαμβανόμενων λέξεων

Όλες οι επιλογές είναι αυτονόητες, ίσως εκτός από αυτές που αφορούν τη γλώσσα (μπορώ να εξηγήσω για την επιβολή του αυστηρού ё στη ρωσική γλώσσα, αν κάποιος ενδιαφέρεται :)

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις:

Ο έλεγχος ορθογραφίας του Excel δεν λειτουργεί

Αν ο έλεγχος ορθογραφίας δεν λειτουργεί σωστά στο φύλλο εργασίας σας, δοκιμάστε αυτές τις απλές συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων:

Το κουμπί ορθογραφίας είναι γκριζαρισμένο

Το πιθανότερο είναι ότι το φύλλο εργασίας σας είναι προστατευμένο. Ο έλεγχος ορθογραφίας του Excel δεν λειτουργεί σε προστατευμένα φύλλα, οπότε θα πρέπει πρώτα να αποπροστατεύσετε το φύλλο εργασίας σας.

Είστε σε λειτουργία επεξεργασίας

Όταν βρίσκεστε σε λειτουργία επεξεργασίας, μόνο το κελί που επεξεργάζεστε αυτή τη στιγμή ελέγχεται για ορθογραφικά λάθη. Για να ελέγξετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας, βγείτε από τη λειτουργία επεξεργασίας και, στη συνέχεια, εκτελέστε τον ορθογραφικό έλεγχο.

Το κείμενο στους τύπους δεν ελέγχεται

Τα κελιά που περιέχουν τύπους δεν ελέγχονται. Για να ελέγξετε ορθογραφικά το κείμενο σε έναν τύπο, μεταβείτε στη λειτουργία επεξεργασίας.

Βρείτε τυπογραφικά λάθη και τυπογραφικά λάθη με το Fuzzy Duplicate Finder

Εκτός από την ενσωματωμένη λειτουργία ορθογραφικού ελέγχου του Excel, οι χρήστες της Ultimate Suite μπορούν να βρίσκουν και να διορθώνουν γρήγορα τα τυπογραφικά λάθη χρησιμοποιώντας ένα ειδικό εργαλείο που βρίσκεται στο Ablebits Εργαλεία καρτέλα κάτω από Εύρεση και αντικατάσταση :

Κάνοντας κλικ στο Αναζήτηση για Typos ανοίγει το παράθυρο Fuzzy Duplicate Finder στην αριστερή πλευρά του παραθύρου του Excel. Πρέπει να επιλέξετε την περιοχή που θα ελέγξετε για τυπογραφικά λάθη και να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις για την αναζήτησή σας:

• Μέγιστος αριθμός διαφορετικών χαρακτήρων - να περιορίσετε τον αριθμό των διαφορών που θα αναζητήσετε.
• Ελάχιστος αριθμός χαρακτήρων σε μια λέξη/κελί - να αποκλείσετε τις πολύ σύντομες τιμές από την αναζήτηση.
• Τα κελιά περιέχουν ξεχωριστές λέξεις που οριοθετούνται από - επιλέξτε αυτό το πλαίσιο εάν τα κελιά σας μπορεί να περιέχουν περισσότερες από μία λέξεις.

Με τις ρυθμίσεις να έχουν διαμορφωθεί σωστά, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για τυπογραφικά λάθη κουμπί.

Το πρόσθετο ξεκινά την αναζήτηση για τιμές που διαφέρουν σε 1 ή περισσότερους χαρακτήρες, όπως έχετε ορίσει. Μόλις ολοκληρωθεί η αναζήτηση, σας παρουσιάζεται μια λίστα με τις ασαφείς αντιστοιχίες που βρέθηκαν, ομαδοποιημένες σε κόμβους, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Τώρα, πρέπει να ορίσετε τη σωστή τιμή για κάθε κόμβο. Για το σκοπό αυτό, αναπτύξτε την ομάδα και κάντε κλικ στο σύμβολο ελέγχου στο πεδίο Δράση στήλη δίπλα στη σωστή τιμή:

Αν ο κόμβος δεν περιέχει τη σωστή λέξη, κάντε κλικ στο πεδίο Σωστή τιμή δίπλα στο στοιχείο ρίζα, πληκτρολογήστε τη λέξη και πατήστε Enter .

Αφού εκχωρήσετε τις σωστές τιμές σε όλους τους κόμβους, κάντε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή και όλα τα τυπογραφικά λάθη στο φύλλο εργασίας σας θα διορθωθούν με μια κίνηση:

Έτσι πραγματοποιείτε ορθογραφικό έλεγχο στο Excel με το Fuzzy Duplicate Finder. Αν είστε περίεργοι να δοκιμάσετε αυτό και 70+ άλλα επαγγελματικά εργαλεία για το Excel, μπορείτε να κατεβάσετε μια δοκιμαστική έκδοση της Ultimate Suite.