Σε αυτό το άρθρο θα σας δείξω πώς να δημιουργείτε εμφωλευμένα πρότυπα στο Outlook χρησιμοποιώντας σύνολα δεδομένων. Θα δείτε διαφορετικές προσεγγίσεις εμφωλευμένων προτύπων και στη συνέχεια θα σας διδάξω να προσθέτετε δυναμικά πεδία και να συμπληρώνετε τα email σας εν κινήσει.

Πριν σας δείξω πώς να δημιουργήσετε εμφωλευμένα πρότυπα στο Outlook, θα ήθελα να κάνω ένα μικρό διάλειμμα και να σας παρουσιάσω το πρόσθετο Shared Email Templates. Με αυτή τη μικρή εφαρμογή μπορείτε όχι μόνο να δημιουργήσετε πρότυπα για μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά και να εφαρμόσετε μορφοποίηση, να επικολλήσετε υπερσυνδέσμους, εικόνες και πίνακες. Επιπλέον, μπορείτε να επικολλήσετε πολλά πρότυπα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα κλικ.

Εντάξει, ας ξεκινήσουμε :)

Δημιουργία ένθετων προτύπων με χρήση συντομεύσεων σε σύνολα δεδομένων

Κατ' αρχάς, ας διευκρινίσουμε τι είναι η συντόμευση όσον αφορά τα κοινόχρηστα πρότυπα email. Με απλά λόγια, είναι ένας σύνδεσμος προς ένα συγκεκριμένο πρότυπο. Όταν δημιουργείτε ένα πρότυπο, υπάρχει ένα πεδίο με δύο hashtags στο πάνω μέρος του παραθύρου του πρόσθετου. Αυτό θα είναι η συντόμευσή σας. Αν το συμπληρώσετε, το πρότυπό σας θα συσχετιστεί με αυτή τη συντόμευση.

Συμβουλή. Μπορείτε εύκολα να ορίσετε ποια πρότυπα έχουν εκχωρήσει συντομεύσεις με το σύμβολο bid hashtag δίπλα στο όνομα του προτύπου:

Έτσι, αν θέλετε το κείμενο από αυτό το πρότυπο με συντόμευση να προστεθεί στο περιεχόμενο ενός άλλου προτύπου, δεν χρειάζεται να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε χειροκίνητα. Απλώς πληκτρολογήστε τη συντόμευσή του και ολόκληρο το πρότυπο θα επικολληθεί.

Τώρα ήρθε η ώρα να δούμε πώς λειτουργούν οι συντομεύσεις στα σύνολα δεδομένων. Πρώτον, θα δημιουργήσω τρία πρότυπα και θα ορίσω συντομεύσεις για καθένα από αυτά.

Συμβουλή: Αν αισθάνεστε ότι χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα σύνολα δεδομένων, ανατρέξτε στο σεμινάριο μου για τα συμπληρώσιμα πρότυπα από σύνολα δεδομένων, έχω καλύψει αυτό το θέμα εκεί.

Τα πρότυπά μου θα περιέχουν μια σύντομη περιγραφή ορισμένων προγραμμάτων συνδρομής προϊόντων. Θα προσθέσω επίσης κάποια μορφοποίηση ώστε το κείμενό μου να φαίνεται πιο φωτεινό και, φυσικά, θα ορίσω μια συντόμευση σε καθένα από αυτά. Να πώς θα φαίνεται:

Τώρα θα πρέπει να προσθέσω αυτές τις συντομεύσεις σε ένα σύνολο δεδομένων. Έτσι, δημιουργώ ένα νέο σύνολο δεδομένων (ας το ονομάσουμε " Περιγραφή των σχεδίων "), συμπληρώνω την πρώτη στήλη με τα ονόματα των σχεδίων και πληκτρολογώ τις συντομεύσεις μου δίπλα στο αντίστοιχο σχέδιο. Ακολουθεί το αποτέλεσμα:

Όπως μπορείτε να δείτε, κάθε σχέδιο συνδέεται με τη συντόμευση που οδηγεί στο πρότυπο με την περιγραφή του. Γιατί τα χρειάζομαι όλα αυτά; Επειδή θέλω να κάνω τη ροή εργασίας μου γρήγορη και εύκολη :) Το μόνο που μένει να κάνω είναι να γράψω ένα πρότυπο και να συμπεριλάβω τη μακροεντολή WhatToEnter για να επικολλήσω την απαραίτητη περιγραφή στο πρότυπο.

Έτσι, το τελικό μου πρότυπο θα είναι το παρακάτω:

Γεια σας!

Εδώ είναι οι πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα που επιλέξατε:

~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description",column: "Description",title: "choose the plan"}]

Ενημερώστε με αν χρειαστείτε περαιτέρω βοήθεια :)

Η λογική είναι η εξής: επικολλώ αυτό το πρότυπο, εμφανίζεται το αναδυόμενο παράθυρο που μου ζητά να επιλέξω το σχέδιο (από τις τιμές της πρώτης στήλης dataset). Μόλις το κάνω, ολόκληρο το πρότυπο που σχετίζεται με την αντίστοιχη συντόμευση επικολλάται στο email μου.

Χρήση HTML σε σύνολα δεδομένων

Τώρα θα σας δείξω ένα ακόμη κόλπο με τα σύνολα δεδομένων. Όπως ίσως ήδη γνωρίζετε, τα σύνολα δεδομένων μπορούν να γεμίσουν με οποιαδήποτε δεδομένα (κείμενο, αριθμούς, μακροεντολές και πολλά άλλα). Σε αυτή την παράγραφο θα σας δείξω πώς να χρησιμοποιήσετε κώδικα HTML στα σύνολα δεδομένων χρησιμοποιώντας τα ίδια δείγματα από το πρώτο κεφάλαιο.

Αρχικά, ας ανοίξουμε ένα από τα πρότυπα και ας εξετάσουμε την HTML του:

Εδώ είναι ο κώδικας HTML αυτού του προτύπου:

Πολιτική αδειών: πληρώνετε μία φορά και χρησιμοποιείτε την αγορασμένη έκδοση για όσο χρονικό διάστημα χρειάζεστε.

Πολιτική αναβάθμισης: α 50% έκπτωση για όλες τις αναβαθμίσεις στο μέλλον.

Μέθοδοι πληρωμής: Πιστωτική κάρτα, PayPal

Όσο ακατάστατο και αν φαίνεται, όλα είναι αρκετά απλά. Η πρώτη παράγραφος περιλαμβάνει την περιγραφή της πολιτικής αδειών χρήσης, η δεύτερη - πολιτική αναβάθμισης και η τελευταία - μέθοδοι πληρωμής. Όλες οι ετικέτες σε γωνιακά εισαγωγικά (όπως style, color, strong, em) αντιπροσωπεύουν τη μορφοποίηση του κειμένου (το χρώμα του, το στυλ γραμματοσειράς όπως έντονη ή πλάγια γραφή, κ.λπ.).

Τώρα θα συμπληρώσω το νέο μου σύνολο δεδομένων με αυτά τα κομμάτια κώδικα HTML και θα σας δείξω πώς θα λειτουργήσει.

Σημείωση: Μπορείτε να πληκτρολογήσετε έως 255 χαρακτήρες σε ένα κελί συνόλου δεδομένων.

Έτσι, το νέο μου σύνολο δεδομένων (το ονόμασα Περιγραφή σχεδίων HTML ) έχει συνολικά τέσσερις στήλες: η πρώτη είναι η βασική, οι υπόλοιπες είναι οι στήλες με τις παραμέτρους περιγραφής του σχεδίου. Να πώς θα φαίνεται αφού τη συμπληρώσω πλήρως:

Τώρα ήρθε η ώρα να επιστρέψω στο πρότυπο και να αναβαθμίσω τη μακροεντολή εκεί. Καθώς τώρα έχω τρεις στήλες με τα δεδομένα που πρέπει να επικολληθούν, θα χρειαστώ τρεις WhatToEnter's. Υπάρχουν δύο τρόποι: είτε προσθέτετε τρεις μακροεντολές που καθορίζουν διαφορετικές στήλες από τις οποίες θα επιστρέψουν τα δεδομένα, είτε το κάνετε μία φορά, φτιάχνετε δύο αντίγραφα αυτής της μακροεντολής και αλλάζετε χειροκίνητα τη στήλη-στόχο. Και οι δύο λύσεις είναι γρήγορες και απλές, ηη επιλογή εξαρτάται από εσάς :)

Έτσι, μόλις ενημερωθεί το τελικό πρότυπο, θα μοιάζει με αυτό:

Γεια σας!

Εδώ είναι οι πληροφορίες για την άδεια χρήσης των προγραμμάτων που επιλέξατε:

• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "License Policy",title: "Choose plan"}]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "Upgrade policy",title: "Choose plan"}]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "Payment Methods",title: "Choose plan"}]

Ενημερώστε με αν χρειαστείτε περαιτέρω βοήθεια :)

Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν τρεις πανομοιότυπες μακροεντολές με διαφορετικές στήλες-στόχους η καθεμία. Όταν επικολλήσετε αυτό το πρότυπο, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε το σχέδιο μόνο μία φορά και τα δεδομένα και από τις τρεις στήλες θα συμπληρώσουν το email σας εν ριπή οφθαλμού.

Προσθήκη δυναμικών πεδίων στο σύνολο δεδομένων

Στα παραπάνω δείγματα σας έδειξα πώς να επικολλήσετε τα προαποθηκευμένα δεδομένα σε ένα email. Τι γίνεται όμως αν δεν γνωρίζετε με βεβαιότητα ποια τιμή πρέπει να επικολληθεί; Τι γίνεται αν θέλετε να πάρετε μια απόφαση για κάθε συγκεκριμένη περίπτωση; Πώς να προσθέσετε δυναμισμό στα πρότυπα σας;

Φανταστείτε αυτή την περίπτωση: σας ρωτούν συχνά για την τιμή κάποιου από τα διαθέσιμα πακέτα, αλλά η τιμολόγηση αλλάζει αρκετά συχνά και δεν υπάρχει λόγος να την αποθηκεύσετε σε ένα πρότυπο. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να την πληκτρολογείτε χειροκίνητα κάθε φορά που πρόκειται να απαντήσετε σε ένα τέτοιο αίτημα.

Δεν νομίζω ότι η πληκτρολόγηση της τιμής μετά την επικόλληση του προτύπου είναι πολύ αποτελεσματική. Καθώς είμαστε εδώ για να μάθουμε πώς να εξοικονομούμε χρόνο, θα σας δείξω πώς να λύσετε αυτή την εργασία με μερικά κλικ.

Πρώτα απ' όλα, επιτρέψτε μου να σας υπενθυμίσω πώς χειρίζονται τα δυναμικά πεδία. Προσθέτετε τη μακροεντολή WhatToEnter και τη ρυθμίζετε ώστε να επικολλά το Κείμενο Αν δεν σας λέει τίποτα, ελέγξτε πρώτα πώς να προσθέσετε δυναμικά σχετικές πληροφορίες σε ένα από τα προηγούμενα εγχειρίδιά μου.

Εδώ είναι η μακροεντολή που θα μου ζητήσει να εισαγάγω την απαραίτητη τιμή:

Τι γίνεται όμως αν το σχέδιο είναι δυναμικό και πρέπει επίσης να αλλάξει; Να ρυθμίσετε τη δεύτερη μακροεντολή με μια αναπτυσσόμενη λίστα; Έχω μια καλύτερη λύση για εσάς ;)

Δημιουργώ ένα σύνολο δεδομένων με τα ονόματα των σχεδίων στη στήλη κλειδί και την παραπάνω μακροεντολή WhatToEnter στη δεύτερη:

Στη συνέχεια, συνδέω αυτό το σύνολο δεδομένων με το πρότυπό μου και λαμβάνω τα εξής:

Γεια σας!

Εδώ είναι η τρέχουσα τιμή για το ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans pricing",column: "Plan",title: "Plan"}] plan: USD ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans pricing",column: "Price",title: "Price"}]

Σας ευχαριστώ.

Φαίνεται παράξενο; Δείτε πόσο τέλεια λειτουργεί!

Συνοψίστε

Ελπίζω αυτό το εγχειρίδιο να σας έδειξε έναν άλλο τρόπο χρήσης των συνόλων δεδομένων και να σας ενέπνευσε να δοκιμάσετε αυτή τη λειτουργικότητα :) Μπορείτε πάντα να εγκαταστήσετε τα Κοινόχρηστα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Microsoft Store και να ελέγξετε πώς λειτουργεί το πρόσθετο. Είμαι βέβαιος ότι η μεγάλη ποικιλία των άρθρων και των αναρτήσεων του ιστολογίου μας Docs θα σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το εργαλείο ;)

Αν αντιμετωπίζετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις με το πρόσθετο, μη διστάσετε να τις αφήσετε στην ενότητα Σχόλια. Θα χαρώ να σας βοηθήσω :)