Το σεμινάριο εξηγεί πώς να μετατρέψετε γρήγορα αρχεία CSV σε Excel σε οποιαδήποτε έκδοση, από 365 έως 2007, αποφεύγοντας τυπικά προβλήματα.

Γενικά, υπάρχουν δύο τρόποι για να μεταφέρετε ένα αρχείο CSV στο Excel: ανοίγοντάς το ή εισάγοντας το ως εξωτερικά δεδομένα. Αυτό το άρθρο παρέχει τη λεπτομερή καθοδήγηση και για τις δύο μεθόδους και επισημαίνει τα πλεονεκτήματα και τους περιορισμούς της καθεμιάς. Θα επισημάνουμε επίσης τις πιθανές παγίδες και θα προτείνουμε τις πιο αποτελεσματικές λύσεις.

Μετατροπή αρχείου CSV σε Excel ανοίγοντάς το

Για να μεταφέρετε δεδομένα από ένα αρχείο CSV στο Excel, μπορείτε να το ανοίξετε απευθείας από ένα βιβλίο εργασίας του Excel ή μέσω της Εξερεύνησης των Windows. Όποια μέθοδο και αν επιλέξετε, λάβετε υπόψη ότι:

• Το άνοιγμα ενός εγγράφου CSV στο Excel δεν αλλάζει τη μορφή του αρχείου σε .xlsx ή .xls. Το αρχείο θα διατηρήσει την αρχική επέκταση .csv.
• Τα αρχεία περιορίζονται σε 1.048.576 γραμμές και 16.384 στήλες.

Πώς να ανοίξετε το αρχείο CSV στο Excel

Ένα αρχείο τιμών διαχωρισμού με κόμμα που δημιουργήθηκε σε άλλο πρόγραμμα μπορεί να ανοίξει στο Excel χρησιμοποιώντας το πρότυπο Ανοίξτε το εντολή.

1. Στο Excel σας, μεταβείτε στο Αρχείο και κάντε κλικ στην καρτέλα Ανοίξτε το , ή πατήστε τη συντόμευση Ctrl + O.
2. Στο Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Αρχεία κειμένου (*.prn;*.txt;*.csv) από την αναπτυσσόμενη λίστα στην κάτω δεξιά γωνία.

   

3. Αναζητήστε το έγγραφο CSV και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ σε αυτό για να το ανοίξετε.

Ένα αρχείο τιμών που διαχωρίζονται με κόμμα (. csv ) θα ανοίξει αμέσως σε ένα νέο βιβλίο εργασίας.

Για ένα αρχείο κειμένου (. txt ), το Excel θα ξεκινήσει το Οδηγός εισαγωγής κειμένου Ανατρέξτε στην ενότητα Εισαγωγή CSV στο Excel για πλήρεις λεπτομέρειες.

Πώς να ανοίξετε αρχείο CSV από την Εξερεύνηση των Windows

Ο γρηγορότερος τρόπος για να ανοίξετε ένα αρχείο .csv στο Excel είναι να κάνετε διπλό κλικ σε αυτό στην Εξερεύνηση των Windows. Αυτό θα ανοίξει αμέσως το αρχείο σας σε ένα νέο βιβλίο εργασίας.

Ωστόσο, αυτή η μέθοδος λειτουργεί μόνο εάν το Microsoft Excel έχει οριστεί ως προεπιλεγμένη εφαρμογή για αρχεία .csv Σε αυτή την περίπτωση, ένα γνωστό πράσινο εικονίδιο του Excel εμφανίζεται δίπλα στα έγγραφα .csv στην Εξερεύνηση των Windows.

Εάν τα αρχεία CSV έχουν οριστεί να ανοίγουν με μια άλλη προεπιλεγμένη εφαρμογή, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Ανοίξτε με... >, Excel .

Για να ορίσετε το Excel ως προεπιλεγμένο πρόγραμμα για τα αρχεία CVS, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε αρχείο .csv στην Εξερεύνηση των Windows και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ανοίξτε με... >, Επιλέξτε μια άλλη εφαρμογή από το μενού περιβάλλοντος.
2. Κάτω από το Άλλες επιλογές , κάντε κλικ Excel , τσεκάρετε το Χρησιμοποιείτε πάντα αυτή την εφαρμογή για να ανοίγετε αρχεία .csv και κάντε κλικ στο κουμπί OK .

   

Μετατρέψτε το CSV σε Excel εισάγοντας το

Χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο, μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από ένα αρχείο .csv σε ένα υπάρχον ή ένα νέο φύλλο εργασίας του Excel. Σε αντίθεση με την προηγούμενη τεχνική, δεν ανοίγει απλώς το αρχείο στο Excel, αλλά αλλάζει τη μορφή .csv σε .xlsx (Excel 2007 και νεότερη έκδοση) ή .xls (Excel 2003 και νεότερη έκδοση).

Η εισαγωγή μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:

• Με τη χρήση Οδηγός εισαγωγής κειμένου (σε όλες τις εκδόσεις)
• Δημιουργώντας ένα Ερώτηση ισχύος σύνδεση (στο Excel 2016 - Excel 365)

Πώς να εισαγάγετε το CSV στο Excel με τον Οδηγό εισαγωγής κειμένου

Κατ' αρχάς, πρέπει να σημειωθεί ότι η Οδηγός εισαγωγής κειμένου είναι ένα παλαιό χαρακτηριστικό και, αρχής γενομένης από το Excel 2016, μεταφέρεται από την κορδέλα στο Επιλογές Excel .

Εάν η Οδηγός εισαγωγής κειμένου δεν είναι διαθέσιμη στην έκδοση του Excel σας, έχετε αυτές τις δύο επιλογές:

• Ενεργοποίηση της λειτουργίας Από κείμενο (Legacy).
• Πάρτε το Excel για να ξεκινήσει το Οδηγός εισαγωγής κειμένου αυτόματα. Για το σκοπό αυτό, αλλάξτε την επέκταση αρχείου από .csv σε .txt, ανοίξτε το αρχείο κειμένου από το Excel και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα βήματα του οδηγού που περιγράφονται παρακάτω.

Για να εισαγάγετε ένα αρχείο CSV στο Excel, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Στο Excel 2013 και παλαιότερα, μεταβείτε στο Δεδομένα tab>, Λήψη εξωτερικών δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Από το κείμενο .

   

   Στο Excel 2016 και μεταγενέστερα, μεταβείτε στο Δεδομένα tab>, Λήψη & μετασχηματισμός δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη δεδομένων >, Μάγοι κληρονομιάς >, Από το κείμενο (Legacy) .

   

   Σημείωση. Από το κείμενο δεν υπάρχει, βεβαιωθείτε ότι τον έχετε ενεργοποιήσει. Μάγοι κληρονομιάς εξακολουθεί να είναι γκριζαρισμένη, επιλέξτε ένα κενό κελί ή ανοίξτε ένα κενό φύλλο εργασίας και δοκιμάστε ξανά.

2. Στο Εισαγωγή αρχείου κειμένου το παράθυρο διαλόγου, αναζητήστε το αρχείο .csv που θέλετε να εισαγάγετε, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή (ή απλά κάντε διπλό κλικ στο αρχείο).

   

3. Το Οδηγός εισαγωγής κειμένου θα ξεκινήσει και θα ακολουθήσετε τα βήματά του. Πρώτον, επιλέγετε:
   • Το Οριοθετημένο τύπος αρχείου
   • Το αριθμός σειράς για να αρχίσει η εισαγωγή (κανονικά, σειρά 1)
   • Είτε τα δεδομένα σας έχουν επικεφαλίδες

   Το παράθυρο προεπισκόπησης στο κάτω μέρος του οδηγού δείχνει μερικές πρώτες καταχωρήσεις από το αρχείο CSV.

   

4. Επιλέξτε το διαχωριστικό και τον προσδιοριστή κειμένου.

   Διαχωριστικό είναι ο χαρακτήρας που διαχωρίζει τις τιμές στο αρχείο σας. Καθώς το CSV είναι ένα αρχείο τιμών που διαχωρίζονται με κόμμα, προφανώς επιλέγετε Κόμμα Για ένα αρχείο TXT, συνήθως επιλέγετε Καρτέλα .

   Προσδιοριστικό κειμένου είναι ο χαρακτήρας που περικλείει τις τιμές σε ένα εισαγόμενο αρχείο. Όλο το κείμενο μεταξύ δύο χαρακτήρων προσδιορισμού θα εισαχθεί ως μία τιμή, ακόμη και αν το κείμενο περιέχει τον καθορισμένο διαχωριστή.

   Γενικά, επιλέγετε το διπλό εισαγωγικό σύμβολο (") ως προσδιοριστής κειμένου. Για να το ελέγξετε αυτό, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Πίσω και δείτε ποιος χαρακτήρας περικλείει τις τιμές στην προεπισκόπηση του αρχείου CSV.

   Στην περίπτωσή μας, όλοι οι αριθμοί με διαχωριστικό χιλιάδων (που είναι επίσης κόμμα) είναι τυλιγμένοι σε διπλά εισαγωγικά όπως "3,392", πράγμα που σημαίνει ότι θα εισαχθούν σε ένα κελί. Χωρίς τον προσδιορισμό του σημείου διπλού εισαγωγικού ως προσδιοριστή κειμένου, οι αριθμοί πριν και μετά το διαχωριστικό χιλιάδων θα πήγαιναν σε δύο γειτονικές στήλες.

   Για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας θα εισαχθούν όπως προβλέπεται, κοιτάξτε προσεκτικά το Προεπισκόπηση δεδομένων πριν κάνετε κλικ στο Επόμενο .

   

   Συμβουλές και σημειώσεις:

   • Εάν υπάρχουν περισσότερα από ένα διαδοχικά διαχωριστικά στο αρχείο CSV, τότε επιλέξτε το Αντιμετωπίστε τα διαδοχικά διαχωριστικά ως ένα για να αποφύγετε τα κενά κελιά.
   • Εάν η προεπισκόπηση δείχνει όλα τα δεδομένα σε μία στήλη , αυτό σημαίνει ότι έχει επιλεγεί λάθος διαχωριστικό. Αλλάξτε το διαχωριστικό, ώστε οι τιμές να εμφανίζονται σε ξεχωριστές στήλες.
5. Ορισμός μορφή δεδομένων Η προεπιλογή είναι Γενικά - μετατρέπει τις αριθμητικές τιμές σε αριθμούς, τις τιμές ημερομηνίας και ώρας σε ημερομηνίες και όλους τους υπόλοιπους τύπους δεδομένων σε κείμενο.

   Για να ορίσετε μια άλλη μορφή για μια συγκεκριμένη στήλη, κάντε κλικ οπουδήποτε μέσα σε αυτήν στο πεδίο Προεπισκόπηση δεδομένων , και στη συνέχεια επιλέξτε μία από τις επιλογές στην ενότητα Μορφή δεδομένων στήλης :

   • Για να διατηρήσετε κορυφαία μηδενικά , επιλέξτε το Κείμενο μορφή.
   • Για να εμφανίσετε σωστά ημερομηνίες , επιλέξτε το Ημερομηνία μορφή και, στη συνέχεια, επιλέξτε την κατάλληλη μορφή στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο.

   Όταν είστε ευχαριστημένοι με το Προεπισκόπηση δεδομένων , κάντε κλικ στο Τέλος κουμπί.

   

6. Επιλέξτε αν θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα σε ένα υπάρχον φύλλο εργασίας ή σε ένα νέο φύλλο εργασίας και κάντε κλικ στο κουμπί OK .

   

   Συμβουλές και σημειώσεις:

   • Για να ρυθμίσετε ορισμένες προηγμένες επιλογές, όπως ο έλεγχος ανανέωσης, η διάταξη και η μορφοποίηση, κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες... στο παραπάνω παράθυρο διαλόγου.
   • Εάν ορισμένα εισαγόμενα δεδομένα εμφανίζονται εσφαλμένα, μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή με τη βοήθεια της λειτουργίας Μορφοποίηση κελιών του Excel.

Ακολουθούν μερικές χρήσιμες συμβουλές για το πώς να

Πώς να ενεργοποιήσετε τον Οδηγό εισαγωγής κειμένου στο Excel 2016 - Excel 365

Για να ενεργοποιήσετε το Οδηγός εισαγωγής κειμένου στις σύγχρονες εκδόσεις του Excel, αυτό πρέπει να κάνετε:

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Επιλογές >, Δεδομένα .
2. Κάτω από το Εμφάνιση οδηγών εισαγωγής παλαιών δεδομένων , επιλέξτε Από το κείμενο (Legacy) και κάντε κλικ στο OK.

Μόλις ενεργοποιηθεί, ο οδηγός θα εμφανιστεί στο Δεδομένα στην καρτέλα Λήψη & μετασχηματισμός δεδομένων ομάδα, στο πλαίσιο Λήψη δεδομένων >, Legacy Wizards.

Πώς να μεταφέρετε το CSV στο Excel με σύνδεση σε αυτό

Στο Excel 365, Excel 2021, Excel 2019 και Excel 2016, μπορείτε να εισάγετε δεδομένα από ένα αρχείο κειμένου συνδέοντας το με τη βοήθεια του Power Query. Ακολουθεί ο τρόπος:

1. Στο Δεδομένα στην καρτέλα Λήψη & μετασχηματισμός δεδομένων ομάδα, κάντε κλικ στο Από κείμενο/CSV .

   

2. Στο Εισαγωγή δεδομένων παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το αρχείο κειμένου που σας ενδιαφέρει και κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή .

   

3. Στο παράθυρο διαλόγου προεπισκόπησης, έχετε στη διάθεσή σας τις ακόλουθες επιλογές:
   • Διαχωριστικό . Επιλέξτε τον χαρακτήρα που διαχωρίζει τις τιμές στο αρχείο κειμένου σας.
   • Ανίχνευση τύπου δεδομένων Μπορείτε να αφήσετε το Excel να καθορίσει αυτόματα τον τύπο δεδομένων για κάθε στήλη. με βάση τις πρώτες 200 σειρές (προεπιλογή) ή ολόκληρο το σύνολο δεδομένων Ή μπορείτε να επιλέξετε να μην ανιχνεύει τύπους δεδομένων και να εισαχθούν τα δεδομένα στο αρχικό Κείμενο μορφή.
   • Μετασχηματισμός δεδομένων . Φορτώνει τα δεδομένα στο Power Query Editor, ώστε να μπορείτε να τα επεξεργαστείτε πριν από τη μεταφορά τους στο Excel. Χρησιμοποιήστε αυτή τη λειτουργία για να ορίσετε την επιθυμητή μορφή για συγκεκριμένες στήλες.
   • Φορτίο . Ελέγχει πού θα εισαχθούν τα δεδομένα. Για να εισαχθεί το αρχείο csv σε ένα νέο φύλλο εργασίας, επιλέξτε Φορτίο . Για να μεταφέρετε τα δεδομένα σε ένα υπάρχον ή νέο φύλλο με τη μορφή πίνακα, PivotTable/PivotChart ή μόνο για να δημιουργήσετε μια σύνδεση, επιλέξτε Φόρτωση σε .

   

   Κάνοντας κλικ στο Φορτίο θα εισαγάγει τα δεδομένα CSV σε μορφή πίνακα όπως αυτή εδώ:

   Δείτε επίσης: Δομημένες αναφορές σε πίνακες του Excel

   

   Ο εισαγόμενος πίνακας συνδέεται με το αρχικό έγγραφο CSV και μπορείτε να τον ενημερώσετε ανά πάσα στιγμή ανανεώνοντας το ερώτημα ( Σχεδιασμός τραπεζιών tab>, Ανανέωση ).

   Συμβουλές και σημειώσεις:

   • Για να αλλάξετε τον πίνακα σε κανονική περιοχή, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Πίνακας >, Μετατροπή σε Εύρος Αυτό θα αφαιρέσει μόνιμα το ερώτημα από το φύλλο και αποσύνδεση τα εισαγόμενα δεδομένα από το αρχικό αρχείο.
   • Εάν οι τιμές σε μια συγκεκριμένη στήλη εισάγονται σε λάθος μορφή, μπορείτε να προσπαθήσετε να το διορθώσετε μόνοι σας μετατρέποντας κείμενο σε αριθμό ή κείμενο σε ημερομηνία.

Μετατροπή CSV σε Excel: άνοιγμα vs. εισαγωγή

Όταν το Microsoft Excel ανοίγει ένα αρχείο .csv, χρησιμοποιεί τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις μορφής δεδομένων για να καταλάβει πώς ακριβώς θα εμφανίσει κάθε στήλη δεδομένων κειμένου. Αυτό λειτουργεί καλά στις περισσότερες περιπτώσεις.

Εάν το αρχείο κειμένου σας έχει συγκεκριμένες τιμές και θέλετε να ελέγξετε τον τρόπο εμφάνισής τους στο Excel, τότε κάντε εισαγωγή αντί για άνοιγμα. Ακολουθούν μερικές τυπικές περιπτώσεις χρήσης:

• Το αρχείο CSV χρησιμοποιεί διαφορετικούς διαχωριστές.
• Το αρχείο CSV περιέχει διαφορετικές μορφές ημερομηνίας.
• Ορισμένοι αριθμοί έχουν μηδενικά που πρέπει να διατηρούνται.
• Θέλετε να δείτε μια προεπισκόπηση του τρόπου με τον οποίο τα δεδομένα CSV θα μετατραπούν στο Excel.
• Αναζητάτε μεγαλύτερη ευελιξία γενικά.

Πώς να αποθηκεύσετε το αρχείο CSV στο Excel

Όποια μέθοδο μετατροπής και αν χρησιμοποιήσατε, μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο που προκύπτει όπως θα κάνατε κανονικά.

1. Στο φύλλο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Αποθήκευση ως .
2. Αναζητήστε το φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο.
3. Για να αποθηκεύσετε ως αρχείο Excel, επιλέξτε Βιβλίο εργασίας Excel (*.xlsx) από το Αποθήκευση ως τύπος Για να αποθηκεύσετε ως αρχείο διαχωρισμένο με κόμμα, επιλέξτε CSV (οριοθετημένο με κόμμα) ή CSV UTF-8 .
4. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση .

   

Εάν αποθηκεύσατε ένα αρχείο CSV σε μορφή .xls σε προηγούμενες εκδόσεις, τότε στο Excel 2010 και νεότερες εκδόσεις μπορεί να αντιμετωπίσετε το σφάλμα "Το αρχείο έχει υποστεί ζημιά και δεν μπορεί να ανοιχτεί". Προσπαθήστε να ακολουθήσετε αυτές τις συστάσεις για να ανοίξετε ένα κατεστραμμένο αρχείο .xls.

Πώς να ανοίξετε πολλά αρχεία CSV στο Excel ταυτόχρονα

Όπως πιθανότατα γνωρίζετε, το Microsoft Excel επιτρέπει το άνοιγμα πολλών βιβλίων εργασίας ταυτόχρονα με τη χρήση του τυπικού Ανοίξτε το Αυτό λειτουργεί επίσης για αρχεία CSV.

Για να ανοίξετε πολλαπλά αρχεία CSV στο Excel, μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο Excel σας, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Ανοίξτε το ή πατήστε ταυτόχρονα τα πλήκτρα Ctrl + O.
2. Κάντε κλικ στο Περιήγηση στο και πλοηγηθείτε στο φάκελο προέλευσης.
3. Στην αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στο Όνομα αρχείου πλαίσιο, επιλέξτε Αρχεία κειμένου (*.prn, *.txt, *.csv) .
4. Επιλέξτε τα αρχεία κειμένου σας:
   • Για να επιλέξετε παρακείμενα αρχεία , κάντε κλικ στο 1ο αρχείο, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο τελευταίο αρχείο. Και τα δύο αρχεία που έγιναν κλικ καθώς και όλα τα αρχεία μεταξύ τους θα επιλεγούν.
   • Για να επιλέξετε μη γειτονικά αρχεία , κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και κάντε κλικ σε κάθε μεμονωμένο αρχείο που θέλετε να ανοίξετε.
5. Με επιλεγμένα πολλαπλά αρχεία, κάντε κλικ στο Ανοίξτε το κουμπί.

   

Στην Εξερεύνηση των Windows, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στα επιλεγμένα αρχεία και να επιλέξετε Ανοίξτε το από το μενού περιβάλλοντος.

Αυτή η μέθοδος είναι απλή και γρήγορη, και θα μπορούσαμε να τη χαρακτηρίσουμε τέλεια, εκτός από ένα μικρό πράγμα - ανοίγει κάθε αρχείο CSV ως ξεχωριστό βιβλίο εργασίας Στην πράξη, η εναλλαγή μεταξύ πολλών αρχείων Excel μπορεί να είναι αρκετά άβολη και επαχθής. Αντ' αυτού, μπορείτε να έχετε όλα τα αρχεία εισαγόμενα στο ίδιο βιβλίο εργασίας - οι λεπτομερείς οδηγίες βρίσκονται εδώ: Πώς να συγχωνεύσετε πολλά αρχεία CSV σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Ελπίζουμε ότι τώρα μπορείτε να μετατρέψετε εύκολα οποιαδήποτε αρχεία CSV σε Excel. Και σας ευχαριστώ για την υπομονή σας όλους όσους διάβασαν αυτό το σεμινάριο μέχρι το τέλος :)