Hvis du blev bedt om at nævne tre nøglekomponenter i Microsoft Excel, hvad ville de så være? Højst sandsynligt regneark til at indtaste data, formler til at udføre beregninger og diagrammer til at skabe grafiske repræsentationer af forskellige datatyper.

Jeg tror, at alle Excel-brugere ved, hvad et diagram er, og hvordan man opretter det. Der er dog en graftype, som er uigennemskuelig for mange - nemlig Gantt-diagram Denne korte vejledning forklarer de vigtigste funktioner i Gantt-diagrammet, viser, hvordan man laver et simpelt Gantt-diagram i Excel, hvor man kan downloade avancerede Gantt-diagramskabeloner, og hvordan man bruger online-projektstyrings-Gantt-diagram-skaberen.

Hvad er et Gantt-diagram?

Gantt-diagram bærer navnet på Henry Gantt, en amerikansk maskiningeniør og managementkonsulent, der opfandt dette diagram allerede i 1910'erne. Et Gantt-diagram i Excel repræsenterer projekter eller opgaver i form af vandrette søjlediagrammer i kaskadeform. Et Gantt-diagram illustrerer projektets opdelingsstruktur ved at vise start- og slutdatoer samt forskellige relationer mellem projektaktiviteterne, ogpå denne måde hjælper dig med at spore opgaverne i forhold til deres planlagte tid eller foruddefinerede milepæle.

Sådan laver du et Gantt-diagram i Excel

Desværre har Microsoft Excel ikke en indbygget skabelon til et Gantt-diagram som en mulighed. Du kan dog hurtigt oprette et Gantt-diagram i Excel ved hjælp af søjlediagramfunktionen og en smule formatering.

Følg nedenstående trin nøje, og du vil lave et simpelt Gantt-diagram på under 3 minutter. Vi bruger Excel 2010 til dette eksempel på et Gantt-diagram, men du kan simulere Gantt-diagrammer i enhver version af Excel 2013 til Excel 365 på samme måde.

1. Opret en projekttabel

Du starter med at indtaste projektets data i et Excel-regneark. Opfør hver opgave i en separat række og strukturer din projektplan ved at inkludere de Startdato , Slutdato og Varighed , dvs. det antal dage, der er nødvendige for at udføre opgaverne.

Tip. Kun den Startdato og Varighed kolonner er nødvendige for at oprette et Excel Gantt-diagram. Hvis du har Startdatoer og Slutdatoer kan du bruge en af disse enkle formler til at beregne Varighed , alt efter hvad der giver mest mening for dig:

Varighed = Slutdato - Startdato

Varighed = Slutdato - Startdato + 1

2. Lav et standard Excel søjlediagram baseret på startdato

Du begynder at lave dit Gantt-diagram i Excel ved at oprette et sædvanligt Stacked Bar diagram.

• Vælg en række af dine Startdatoer med kolonneoverskriften, i vores tilfælde B1:B11. Sørg for kun at vælge de celler, der indeholder data, og ikke hele kolonnen.
• Skift til den Indsæt faneblad> Diagrammer gruppe, og klik på Bar .
• Under den 2-D Bar skal du klikke på Stacked Bar .

Resultatet er, at du får følgende stablet bjælke tilføjet til dit regneark:

Bemærk: Nogle andre Gantt Chart tutorials, som du kan finde på nettet, anbefaler at oprette et tomt søjlediagram først og derefter udfylde det med data som forklaret i næste trin. Men jeg synes, at ovenstående fremgangsmåde er bedre, fordi Microsoft Excel automatisk tilføjer en dataserie til diagrammet og på den måde sparer dig tid.

3. Tilføj Duration-data til diagrammet

Nu skal du tilføje endnu en serie til dit kommende Excel Gantt-diagram.

1. Højreklik et sted i diagramområdet, og vælg Vælg data fra kontekstmenuen.

   Vælg datakilde vinduet åbnes. Som du kan se på skærmbilledet nedenfor, Startdato er allerede tilføjet under Legend Entries (serie) . og du skal tilføje Varighed der også.

2. Klik på den Tilføj knappen for at vælge flere data ( Varighed ), som du vil tegne i Gantt-diagrammet.

   

3. Rediger serie vindue åbnes, og du gør følgende:
   • I den Seriens navn feltet, skriv " Varighed " eller et andet navn efter eget valg. Alternativt kan du placere musemarkøren i dette felt og klikke på kolonneoverskriften i dit regneark, så vil den klikkede overskrift blive tilføjet som Seriens navn for Gantt-diagrammet.
   • Klik på ikonet for valg af område ved siden af den Værdier i serien felt.

   

4. En lille Rediger serie vindue åbnes. Vælg dit projekt Varighed data ved at klikke på den første varighedscelle (D2 i vores tilfælde) og trække musen ned til den sidste varighed (D11). Sørg for, at du ikke ved en fejltagelse har medtaget overskriften eller en tom celle.

   

5. Klik på ikonet Luk dialog for at forlade dette lille vindue. Dette bringer dig tilbage til det foregående vindue. Rediger serie vindue med Seriens navn og Værdier i serien udfyldt, hvor du klikker på OK .

   

6. Nu er du tilbage på den Vælg datakilde vindue med både Startdato og Varighed tilføjet under Legend Entries (serie). Du skal blot klikke på OK for at få Duration-dataene tilføjet til dit Excel-diagram.

   Det resulterende søjlediagram skal se ud som dette:

   

4. Tilføj opgavebeskrivelser til Gantt-diagrammet

Nu skal du erstatte dagene i venstre side af diagrammet med listen over opgaver.

1. Højreklik et sted i diagramplotområdet (området med de blå og orange søjler), og klik på Vælg data for at få vist den Vælg datakilde vindue igen.
2. Sørg for, at den Startdato er valgt i venstre rude, og klik på Rediger knappen i højre rude, under Etiketter for den horisontale akse (kategori) .

   

3. En lille Akse-etiket vinduet åbnes, og du vælger dine opgaver på samme måde som du valgte Varigheder i det foregående trin - klik på ikonet for intervalvalg , klik derefter på den første opgave i tabellen og træk musen ned til den sidste opgave. Husk, at kolonneoverskriften ikke skal medtages. Når du er færdig, skal du forlade vinduet ved at klikke på ikonet for områdevalg igen.

   

4. Klik på OK to gange for at lukke de åbne vinduer.
5. Fjern blokken med diagrammærker ved at højreklikke på den og vælge Slet fra kontekstmenuen.

   På dette tidspunkt bør dit Gantt-diagram have opgavebeskrivelser i venstre side og se nogenlunde sådan ud:

   

5. Transformer søjlediagrammet til et Excel Gantt-diagram

Det, du har nu, er stadig et stablet søjlediagram. Du skal tilføje den rette formatering for at få det til at ligne et Gantt-diagram. Vores mål er at fjerne de blå søjler, så kun de orange dele, der repræsenterer projektets opgaver, vil være synlige. Teknisk set vil vi ikke slette de blå søjler, men snarere gøre dem gennemsigtige og dermed usynlige.

1. Klik på en af følgende blå bjælke i dit Gantt-diagram for at vælge dem alle, højreklik og vælg Format Dataserie fra kontekstmenuen.

   

2. Format Dataserie vinduet vises, og du skal gøre følgende:
   • Skift til den Fane til udfyldning og vælg Ingen påfyldning .
   • Gå til Grænsefarve og vælg Ingen linje .

   

   Bemærk. Du behøver ikke at lukke dialogboksen, da du vil bruge den igen i næste trin.

3. Som du sikkert har bemærket, er opgaverne i dit Excel Gantt-diagram opført i omvendt rækkefølge Og nu skal vi rette op på dette.Klik på listen over opgaver i venstre side af dit Gantt-diagram for at vælge dem. Dette vil vise den Format-akse dialogboks til dig. Vælg den Mulighed for kategorier i omvendt rækkefølge under Indstillinger for akserne og klik derefter på Luk for at gemme alle ændringerne.

   

   Resultaterne af de ændringer, du lige har foretaget, er:

   • Dine opgaver er arrangeret i en korrekt rækkefølge på et Gantt-diagram.
   • Datomærkerne flyttes fra bunden til toppen af grafen.

   Dit Excel-diagram er begyndt at ligne et normalt Gantt-diagram, ikke sandt? Mit Gantt-diagram ser f.eks. sådan ud nu:

   

6. Forbedre designet af dit Excel Gantt-diagram

Selvom dit Excel Gantt-diagram er begyndt at tage form, kan du tilføje et par ekstra finesser for at gøre det rigtig flot.

1. Fjern den tomme plads i venstre side af Gantt-diagrammet. Som du husker, var de blå bjælker med startdato oprindeligt placeret i starten af dit Excel Gantt-diagram. Nu kan du fjerne det tomme hvide felt for at bringe dine opgaver lidt tættere på den venstre lodrette akse.
   • Højreklik på den første startdato i din datatabel, vælg Format Celler> Generelt Skriv det tal ned, du ser - det er en numerisk repræsentation af datoen, i mit tilfælde 41730. Som du sikkert ved, gemmer Excel datoer som tal baseret på antallet af dage siden 1. januar-1900. Klik på Annuller fordi du faktisk ikke ønsker at foretage nogen ændringer her.

     

   • Klik på en hvilken som helst dato over opgavebjælkerne i dit Gantt-diagram. Et klik vil vælge alle datoerne, du højreklikker på dem og vælger Format-akse fra kontekstmenuen.

     

   • Under Indstillinger for akserne , ændre Minimum til Rettet og indtast det nummer, du registrerede i det foregående trin.
2. Juster antallet af datoer på dit Gantt-diagram. I samme Format-akse vindue, som du brugte i det foregående trin, ændrer du Større enhed og Mindre enhed til Rettet og tilføj derefter de tal, du ønsker for datointervallerne. Typisk gælder det, at jo kortere tidsramme dit projekt har, jo mindre tal skal du bruge. Hvis du f.eks. ønsker at vise hver anden dato, skal du indtaste 2 i feltet Større enhed Du kan se mine indstillinger i skærmbilledet nedenfor.

   Bemærk. I Excel 365, Excel 2021 - 2013, er der ingen Auto og Rettet radioknapper, så du skal blot skrive tallet i feltet.

   

   Se også: Fjern mellemrum og andre tegn eller tekststrenge i Google Sheets fra flere celler på én gang

   Tip. Du kan lege med forskellige indstillinger, indtil du får det resultat, der fungerer bedst for dig. Vær ikke bange for at gøre noget forkert, for du kan altid vende tilbage til standardindstillingerne ved at skifte tilbage til Auto i Excel 2010 og 2007, eller klik på Nulstil i Excel 2013 og senere.

3. Fjern overskydende hvidt mellemrum mellem stængerne. Hvis du komprimerer opgavebjælkerne, får du dit Gantt-diagram til at se endnu bedre ud.
   • Klik på en af de orange bjælker for at få dem alle valgt, højreklik og vælg Format Dataserie .
   • Indstil følgende i dialogboksen Formater dataserie Separeret til 100% og Spaltebredde til 0% (eller tæt på 0 %).

   

   Og her er resultatet af vores anstrengelser - et simpelt, men flot Excel Gantt-diagram:

   

   Husk, at selvom dit Excel-diagram simulerer et Gantt-diagram meget tæt på, har det stadig de vigtigste funktioner i et standard Excel-diagram:

   Se også: Sådan tilføjes trendlinje i Excel-diagram
   • Dit Excel Gantt-diagram vil ændre størrelse, når du tilføjer eller fjerner opgaver.
   • Du kan ændre en startdato eller varighed, og diagrammet vil afspejle ændringerne og justeres automatisk.
   • Du kan gemme dit Excel Gantt-diagram som et billede eller konvertere det til HTML og offentliggøre det online.

   Tips:

   • Du kan designe dit Excel Gant-diagram på forskellige måder ved at ændre fyldfarve, rammefarve, skygge og endda anvende 3D-formatet. Alle disse muligheder er tilgængelige i Format Dataserie vindue (højreklik på søjlerne i diagramområdet og vælg Format Dataserie fra kontekstmenuen).

     

   • Når du har skabt et fantastisk design, kan det være en god idé at gemme dit Excel Gantt-diagram som en skabelon til fremtidig brug. For at gøre dette skal du klikke på diagrammet, skifte til den Design på båndet, og klik på Gem som skabelon .

Skabeloner til Excel Gantt-diagrammer

Som du kan se, er det ikke noget stort problem at lave et simpelt Gantt-diagram i Excel. Men hvad nu hvis du vil have et mere sofistikeret Gantt-diagram med procentvis færdiggørelse af hver opgave og en lodret Milepæl eller Kontrolpunkt Hvis du er en af de sjældne og mystiske væsner, som vi henholdsvis kalder "Excel-guruer", kan du selvfølgelig forsøge at lave en sådan graf selv ved hjælp af denne artikel: Avancerede gantt-diagrammer i Microsoft Excel.

En hurtigere og mere stressfri måde er dog at bruge en Excel-skabelon til Gantt-diagrammer. Nedenfor finder du en hurtig oversigt over flere projektstyrings-skabeloner til Gantt-diagrammer til forskellige versioner af Microsoft Excel.

Skabelon til Gantt-diagram til Microsoft Excel

Denne Excel Gantt-diagram-skabelon, kaldet Gantt-projektplanlægger , er beregnet til at spore dit projekt ved hjælp af forskellige aktiviteter som f.eks. Plan Start og Faktisk start , Planens varighed og Faktisk varighed samt Procent fuldført .

I Excel 2013 - 2021 skal du blot gå til Fil> Ny Hvis du ikke kan finde den der, kan du downloade den fra Microsofts websted - Gantt Project Planner-skabelon . Denne skabelon kræver ingen indlæringskurve overhovedet, du skal blot klikke på den, og så er den klar til brug.

Online Gantt-diagram skabelon

Dette er en Interaktiv online Gantt Chart Creator fra smartsheet.com. Ligesom den tidligere skabelon til Gantt-diagrammer er denne skabelon hurtig og nem at bruge. De tilbyder 30 dages gratis prøveperiode, så du kan logge ind med din Google-konto her og begynde at lave dit første Excel Gantt-diagram online med det samme.

Processen er meget ligetil, du indtaster dine projektoplysninger i den venstre tabel, og mens du skriver, oprettes der et Gantt-diagram i højre del af skærmen.

Skabelon til Gantt-diagram til Excel, Google Sheets og OpenOffice Calc

Gantt-diagram skabelon fra vertex42.com er en gratis Gantt-diagram skabelon, der fungerer med Excel såvel som OpenOffice Calc og Google Sheets. Du arbejder med denne skabelon på samme måde som med et normalt Excel-regneark. Du skal blot indtaste startdato og varighed for hver opgave og definere % i Komplet kolonne. Hvis du vil ændre intervallet af datoer, der vises i Gantt-diagramområdet, skal du flytte rullebjælken.

Og endelig, en mere Gant diagram Excel-skabelon til din overvejelse.

Skabelon til projektleder Gantt-diagram

Project Manager Gantt Chart fra professionalexcel.com er også en gratis skabelon til Excel til projektledelse, som kan hjælpe dig med at spore dine opgaver i forhold til den tildelte tid. Du kan vælge enten den ugentlige standardvisning eller den daglige visning for kortsigtede projekter.

Forhåbentlig er mindst en af de ovennævnte skabeloner egnet til dine behov. Hvis ikke, kan du oprette dit eget Gantt-diagram som vist i den første del af denne vejledning og derefter gemme det som en Excel-skabelon.

Nu hvor du er bekendt med Gantt-diagrammets hovedfunktioner, kan du udforske det yderligere og oprette dine egne avancerede Gantt-diagrammer i Excel for at forbløffe din chef og dine kolleger : )

Arbejdsbog til download

Eksempel på Gantt-diagram (.xlsx-fil)