I denne vejledning lærer du et par hurtige og nemme måder at ordne Excel i alfabetisk rækkefølge på. Den indeholder også løsninger på ikke-trivielle opgaver, f.eks. hvordan du alfabetiserer efter efternavn, når posterne starter med fornavnet.

Alfabetisering i Excel er lige så let som ABC. Uanset om du sorterer et helt regneark eller et udvalgt område, lodret (en kolonne) eller vandret (en række), opadgående (A til Z) eller nedadgående (Z til A), kan opgaven i de fleste tilfælde løses med et klik på en knap. I nogle situationer kan de indbyggede funktioner dog snuble, men du kan stadig finde en måde at sortere i alfabetisk rækkefølge medformler.

Denne vejledning viser dig et par hurtige måder at alfabetisere i Excel på og viser dig, hvordan du kan forudse og forebygge sorteringsproblemer.

Sådan alfabetiseres i Excel

Overordnet set er der 3 hovedmetoder til at sortere alfabetisk i Excel: A-Z- eller Z-A-knappen, sorteringsfunktionen og filter. Nedenfor finder du en detaljeret vejledning om hver metode.

Sådan sorteres en kolonne alfabetisk

Den hurtigste måde at sortere alfabetisk i Excel på er denne:

1. Vælg en celle i den kolonne, du vil sortere.
2. På den Data under fanen, i fanen Sortere og filtrere gruppe, skal du klikke på enten A-Z for at sortere opadgående eller Z-A for at sortere faldende. Færdig!

De samme knapper kan også tilgås fra Hjem faneblad> Redigering af gruppe> Sortere og filtrere :

Uanset hvad, vil Excel alfabetisere din liste med det samme:

Tip. Når du har sorteret, og før du gør noget andet, skal du kigge nøje på resultaterne. Hvis noget ser forkert ud, skal du klikke på Fortryd knappen for at genoprette den oprindelige rækkefølge.

Alfabetiser og hold rækker sammen

Hvis dit datasæt indeholder to eller flere kolonner, kan du bruge A-Z eller Z-A for at sætte en af kolonnerne i alfabetisk rækkefølge, og Excel flytter automatisk dataene i de andre kolonner, mens rækkerne forbliver intakte.

Som du kan se i den sorterede tabel til højre, er de relaterede oplysninger i hver række samlet:

I nogle situationer, især når der kun er valgt en eller få celler i midten af datasættet, er Excel ikke sikker på, hvilken del af dataene der skal sorteres, og beder om dine instruktioner. Hvis du vil sortere hele datasættet, skal du lade standardindstillingen Udvid valget og klik på Sortere :

Bemærk: I denne vejledning er en "tabel" et hvilket som helst datasæt. Teknisk set er alle vores eksempler for intervaller. Excel-tabeller har indbyggede muligheder for sortering og filtrering.

Filtrere og alfabetisere i Excel

En anden hurtig måde at sortere alfabetisk i Excel på er at tilføje et filter. Det smarte ved denne metode er, at det er en engangsopsætning - når det automatiske filter er anvendt, er sorteringsmulighederne for alle kolonner kun et museklik væk.

Det er nemt at tilføje et filter til din tabel:

1. Vælg en eller flere kolonneoverskrifter.
2. På den Hjem under fanen Redigering, i gruppen Redigering, skal du klikke på Sortere og filtrere > Filter .
3. Der vises små rullepile i hver af kolonneoverskrifterne. Klik på rullepilen for den kolonne, du ønsker at placere i alfabetisk rækkefølge, og vælg Sortere fra A til Z :

Kolonnen er alfabetiseret med det samme, og en lille pil opad på filterknappen angiver sorteringsrækkefølgen (opadgående):

Hvis du vil vende rækkefølgen, skal du vælge Sortere Z til A fra rullemenuen for filter.

Til fjerne filteret , skal du blot klikke på Filter knappen igen.

Sådan sættes flere kolonner i alfabetisk rækkefølge

Hvis du ønsker at alfabetisere data i flere kolonner, skal du bruge Excel Sortere kommandoen, som giver mere kontrol over, hvordan dine data sorteres.

Lad os f.eks. tilføje endnu en kolonne til vores datasæt og derefter ordne posterne alfabetisk først efter Region , og derefter ved Navn :

For at få det gjort, skal du udføre følgende trin:

1. Vælg hele den tabel, du vil sortere.

   I de fleste tilfælde kan du vælge blot én celle, og Excel vælger automatisk resten af dine data, men dette er en fejlbehæftet fremgangsmåde, især når der er nogle huller (tomme celler) i dine data.

2. På den Data under fanen, i fanen Sortere & Filtrere gruppe, skal du klikke på Sortere
3. Sortere dialogboksen vises med det første sorteringsniveau, der oprettes automatisk for dig, som Excel finder det passende.

   I den Sorter efter Vælg den kolonne, du vil alfabetisere først i dropdown-boksen, Region I de to andre felter skal du lade standardindstillingerne stå: Sortere på - Celleværdier og Bestil - Fra A til Z :

   Tip. Hvis den første rulleliste viser kolonnebogstaver i stedet for overskrifter, skal du fjerne markeringen i feltet Mine data har overskrifter boks.

4. Klik på den Tilføj niveau for at tilføje det næste niveau og vælge indstillingerne for en anden kolonne.

   I dette eksempel sorterer det andet niveau værdierne i Navn kolonne i alfabetisk orden fra A til Z:

   Tip. Hvis du sorterer efter flere kolonner med de samme kriterier, skal du klikke på Kopieringsniveau i stedet for Tilføj niveau I dette tilfælde skal du kun vælge en anden kolonne i det første felt.

5. Tilføj flere sorteringsniveauer, hvis det er nødvendigt, og klik på OK .

Excel sorterer dine data i den angivne rækkefølge. Som vist i skærmbilledet nedenfor er vores tabel ordnet alfabetisk, præcis som den skal: først efter Region , og derefter ved Navn :

Sådan sorteres rækker alfabetisk i Excel

Hvis dine data er arrangeret horisontalt, kan du sortere dem alfabetisk på tværs af rækker. Dette kan også gøres ved hjælp af Excel Sortere Sådan gør du:

1. Vælg det område, du vil sortere. Hvis din tabel har rækkeetiketter, som ikke skal flyttes, skal du sørge for at udelade dem.
2. Gå til Data faneblad> Sortere og filtrere gruppe, og klik på Sortere :
3. I den Sortere dialogboksen, skal du klikke på Muligheder...
4. I den lille Sorteringsmuligheder dialogboksen, der vises, skal du vælge Sortere fra venstre til højre , og klik på OK for at komme tilbage til den Sortere
5. Fra den Sorter efter rullelisten vælger du det rækkenummer, som du vil alfabetisere (række 1 i dette eksempel). I de to andre felter er standardværdierne helt tilstrækkelige, så vi beholder dem ( Celleværdier i den Sortere efter boks, og Fra A til Z i den Bestil boksen), og klik på OK:

Resultatet er, at den første række i vores tabel sorteres i alfabetisk rækkefølge, og resten af dataene omarrangeres i overensstemmelse hermed, idet alle korrelationer mellem posterne bevares:

Problemer med alfabetisk sortering i Excel

Excel-sorteringsfunktioner er fantastiske, men hvis du arbejder med ufuldstændigt strukturerede data, kan det gå helt galt. Her er de to mest almindelige problemer.

Tomme eller skjulte kolonner og rækker

Hvis der er tomme eller skjulte rækker og kolonner i dine data, og du vælger kun én celle, før du klikker på sorteringsknappen, sorteres kun den del af dine data, der ligger indtil den første tomme række og/eller kolonne.

En nem løsning er at fjerne de tomme rækker og fjerne alle skjulte områder, før du sorterer. Hvis der er tomme rækker (ikke skjulte rækker!), kan du vælge hele tabellen først og derefter alfabetisere.

Kolonneoverskrifter, der ikke kan genkendes

Hvis dine kolonneoverskrifter er formateret anderledes end resten af dataene, er Excel smart nok til at identificere dem og udelukke dem fra sortering. Men hvis overskriftsrækken ikke har nogen særlig formatering, vil dine kolonneoverskrifter højst sandsynligt blive behandlet som almindelige poster og ende et sted midt i de sorterede data. Hvis du vil forhindre dette, skal du kun vælge datarækkerne og derefter sortere.

Når du bruger Sortere dialogboksen, skal du sikre dig, at den Mine data har overskrifter afkrydsningsfeltet er markeret.

Sådan sorteres alfabetisk i Excel med formler

Microsoft Excel indeholder en række funktioner til at klare mange forskellige opgaver. Mange, men ikke alle. Hvis du står over for en udfordring, som der ikke er en indbygget løsning på, er der stor sandsynlighed for, at den kan løses med en formel. Det gælder også for alfabetisk sortering. Nedenfor finder du et par eksempler på, at alfabetisk sortering kun kan klares med formler.

Sådan alfabetiseres i Excel efter efternavn

Da der er nogle få almindelige måder at skrive navne på på engelsk, kan du nogle gange komme i en situation, hvor indførslerne starter med fornavnet, mens du skal alfabetisere dem efter efternavnet:

Excels sorteringsmuligheder kan ikke hjælpe i dette tilfælde, så lad os ty til formler.

Indsæt følgende formler i to forskellige celler med et fuldt navn i A2, og kopier dem derefter ned gennem kolonnerne indtil den sidste celle med data:

I C2 udtrækkes den fornavn :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

I D2 skal du trække i efternavn :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Og derefter sammenkædet delene i omvendt rækkefølge adskilt med komma:

=D2&", "&C2

Den detaljerede forklaring af formlerne kan findes her, men lad os nu blot fokusere på resultaterne:

Da vi skal alfabetisere navnene og ikke formlerne, skal vi konvertere dem til værdier. Vælg alle formelcellerne (E2:E10) og tryk på Ctrl + C for at kopiere dem. Højreklik på de valgte celler, klik på Værdier under Indsæt indstillinger , og tryk på Enter-tasten:

Godt, du er næsten i mål! Vælg nu en celle i den resulterende kolonne, klik på Fra A til Z eller Z til A på knappen på Data fanen, og så har du en liste alfabetiseret efter efternavn:

Hvis du har brug for at vende tilbage til den oprindelige Fornavn Efternavn format, er der lidt mere arbejde for dig at gøre:

Opdel navnene i to dele igen ved hjælp af nedenstående formler (hvor E2 er et navn adskilt med kommaer):

Få den fornavn :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Få den efternavn :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Og samler de to dele:

=G2&" "&H2

Udfør konverteringen af formler til værdier en gang mere, og så er du klar!

Processen ser måske lidt kompliceret ud på papiret, men tro mig, det vil kun tage et par minutter i Excel. Faktisk vil det tage endnu mindre tid end at læse denne vejledning, for slet ikke at tale om at alfabetisere navnene manuelt :)

Sådan alfabetiseres hver række individuelt i Excel

I et af de tidligere eksempler diskuterede vi, hvordan du alfabetiserer rækker i Excel ved hjælp af dialogboksen Sortere. I det eksempel havde vi at gøre med et korreleret datasæt. Men hvad nu, hvis hver række indeholder uafhængige oplysninger? Hvordan alfabetiserer du hver række individuelt?

Hvis du har et rimeligt antal rækker, kan du sortere dem en efter en ved at udføre disse trin. Hvis du har hundredvis eller tusindvis af rækker, ville det være et enormt spild af tid. Formler kan gøre det samme meget hurtigere.

Antag, at du har mange datarækker, der skal omarrangeres alfabetisk på følgende måde:

Til at begynde med skal du kopiere rækkeetiketterne til et andet regneark eller et andet sted i det samme ark og derefter bruge følgende arrayformel til at sætte hver række i alfabetisk rækkefølge (hvor B2:D2 er den første række i kildetabellen):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0)))

Husk, at den korrekte måde at indtaste en arrayformel i Excel er ved at trykke på Ctrl + Shift + Enter .

Hvis du ikke er særlig fortrolig med Excel-formler, skal du følge disse trin for at indtaste dem korrekt i dit regneark:

1. Skriv formlen i den første celle (G2 i vores tilfælde), og tryk på Ctrl + Shift + Enter . Når du gør dette, vil Excel omslutte formlen med {krumme parenteser}. Prøv ikke at skrive parenteserne manuelt, det vil ikke fungere.
2. Vælg formularcellen (G2) og træk fyldhåndtaget mod højre for at kopiere formlen til andre celler i den første række (op til celle I2 i dette eksempel).
3. Vælg alle formelcellerne i den første række (G2:I2), og træk fyldhåndtaget nedad for at kopiere formlen til andre rækker.

Vigtig bemærkning! Ovenstående formel fungerer med et par forbehold: dine kildedata må ikke indeholde tomme celler eller dublerede værdier .

Hvis dit datasæt indeholder nogle tomme felter, skal du indpakke formlen i IFERROR-funktionen:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), ""), "")

Desværre er der ingen nem løsning på dubletter. Hvis du kender en, så del den i kommentarerne!

Sådan fungerer denne formel

Ovenstående formel er baseret på den klassiske INDEX MATCH-kombination, der bruges til at udføre horisontale opslag i Excel. Men da vi har brug for en slags "alfabetisk opslag", har vi ombygget den på denne måde:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) sammenligner alle værdierne i samme række med hinanden og returnerer et array med deres relative rang. For eksempel returnerer den i række 2 {2,3,1}, hvilket betyder, at Caden er nummer 2, Oliver er nummer 3 og Aria er nummer 1. På denne måde får vi opslagsarrayet til MATCH-funktionen.

COLUMNS($B2:B2) leverer opslagsværdien. På grund af en smart brug af absolutte og relative referencer øges det returnerede tal med 1, efterhånden som vi går til højre. Det vil sige, at for G2 er opslagsværdien 1, for H2 - 2, for I2 - 3.

MATCH søger efter den opslagsværdi, der er beregnet af COLUMNS(), i det opslagsarray, der er returneret af COUNTIF(), og returnerer dens relative position. For G2 er opslagsværdien f.eks. 1, som er i tredje position i opslagsarrayet, så MATCH returnerer 3.

Endelig udtrækker INDEX den reelle værdi baseret på dens relative position i rækken. For G2 hentes den tredje værdi i intervallet B2:D2, som er Aria.

Sådan sorteres hver kolonne alfabetisk i Excel

Hvis du har at gøre med uafhængige delmængder af data, der er organiseret lodret i kolonner, kan du nemt justere ovenstående formel til at alfabetisere hver kolonne individuelt. Du skal blot erstatte COLUMNS() med ROWS(), gøre nogle få kolonnekoordinater absolutte og rækkekoordinater relative, og så er din formel klar:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0)))

Husk, at det er en array-formel , som skal afsluttes med Ctrl + Shift + Enter :

Ud over at give løsninger på opgaver, som er umulige at udføre med Excel's indbyggede sorteringsmuligheder, har formler endnu en (om end omdiskuteret :) fordel - de gør sortering dynamisk Med de indbyggede funktioner skal du omlægge dine data, hver gang der tilføjes nye poster. Med formler kan du tilføje nye data når som helst, og de sorterede lister opdateres automatisk.

Hvis du hellere vil gøre din nye alfabetiske opstilling statisk, kan du erstatte formler med deres resultater ved at bruge Indsæt specielt > Værdier .

Hvis du vil se nærmere på de formler, der er beskrevet i denne vejledning, er du velkommen til at downloade vores Excel-arbejdsark for alfabetisk rækkefølge. Tak for din læsning, og jeg håber at se dig på vores blog i næste uge!