I denne tutorial fortsætter vi med at udforske den fascinerende verden af Excel betinget formatering. Hvis du ikke føler dig særlig fortrolig med dette område, kan du måske først kigge den tidligere artikel igennem for at genoplive det grundlæggende - Sådan bruger du betinget formatering i Excel.

I dag vil vi se nærmere på, hvordan du bruger Excel-formler til at formatere individuelle celler og hele rækker baseret på de værdier, du angiver, eller baseret på en anden celles værdi. Dette betragtes ofte som avanceret aerobatik i Excel betinget formatering, og når du først mestrer det, vil det hjælpe dig med at skubbe formaterne i dine regneark langt ud over deres almindelige anvendelser.

Excel betinget formatering baseret på en anden celleværdi

Excels foruddefinerede betingede formatering, f.eks. datalinjer, farveskalaer og ikonsæt, er primært beregnet til at formatere celler baseret på deres egne værdier. Hvis du vil anvende betinget formatering baseret på en anden celle eller formatere en hel række baseret på en enkelt celles værdi, skal du bruge formler.

Lad os se, hvordan du kan lave en regel ved hjælp af en formel, og lad os derefter diskutere eksempler på formler til specifikke opgaver.

Sådan oprettes en betinget formateringsregel baseret på en formel

Hvis du vil oprette en regel for betinget formatering baseret på en formel i en version af Excel 2010 til Excel 365, skal du udføre disse trin:

1. Vælg de celler, du vil formatere. Du kan vælge en kolonne, flere kolonner eller hele tabellen, hvis du vil anvende dit betingede format på rækker.

   Tip. Hvis du planlægger at tilføje flere data i fremtiden, og du ønsker, at reglen om betinget formatering skal anvendes automatisk på nye poster, kan du enten:

   • Konverter et område af celler til en tabel ( Indsæt faneblad> Tabel ). I dette tilfælde vil den betingede formatering automatisk blive anvendt på alle nye rækker.
   • Vælg nogle tomme rækker under dine data, f.eks. 100 tomme rækker.
2. På den Hjem under fanen, i fanen Stilarter gruppe, klik på Betinget formatering> Ny regel...

   

3. I den Ny formateringsregel vindue, vælg Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres .
4. Indtast formlen i det tilsvarende felt.
5. Klik på den Format... knappen for at vælge dit eget format.

   

6. Skift mellem de Skrifttype , Grænse og Fyld fanerne og lege med forskellige indstillinger som skrifttypestil, mønsterfarve og udfyldningseffekter for at indstille det format, der fungerer bedst for dig. Hvis standardpaletten ikke er tilstrækkelig, kan du klikke på Flere farver... og vælg en RGB- eller HSL-farve efter din smag. Når du er færdig, skal du klikke på OK knap.

   

7. Sørg for, at den Forhåndsvisning sektionen viser det ønskede format, og hvis det gør det, skal du klikke på OK knappen for at gemme reglen. Hvis du ikke er helt tilfreds med formatet, kan du klikke på knappen Format... knappen igen og foretage ændringerne.

   

Tip. Når du skal redigere en formel for betinget formatering, skal du trykke på F2 og derefter flytte til det ønskede sted i formlen ved hjælp af piletasterne. Hvis du prøver at piletræde uden at trykke på F2 , vil et område blive indsat i formlen i stedet for blot at flytte indsætningsmarkøren. Hvis du vil tilføje en bestemt cellehenvisning til formlen, skal du trykke på F2 en anden gang og derefter klikke på den pågældende celle.

Excel betinget formateringsformel eksempler

Nu hvor du ved, hvordan du opretter og anvender Excel betinget formatering baseret på en anden celle, skal du se, hvordan du kan bruge forskellige Excel-formler i praksis.

Tip. For at din formel til betinget formatering i Excel skal fungere korrekt, skal du altid følge disse enkle regler.

Formler til at sammenligne værdier (tal og tekst)

Som du ved, tilbyder Microsoft Excel en håndfuld regler til brug for at formatere celler med værdier, der er større end, mindre end eller lig med den værdi, du angiver ( Betinget formatering>Regler for fremhævning af celler ). Disse regler virker dog ikke, hvis du ønsker at formatere bestemte kolonner eller hele rækker betinget baseret på en celles værdi i en anden kolonne. I dette tilfælde bruger du analoge formler:

Skærmbilledet nedenfor viser et eksempel på den Større end formlen der fremhæver produktnavne i kolonne A, hvis antallet af varer på lager (kolonne C) er større end 0. Vær opmærksom på, at formlen kun gælder for kolonne A ($A$2:$A$8). Men hvis du vælger hele tabellen (i vores tilfælde $A$2:$E$8), vil hele rækker blive fremhævet baseret på værdien i kolonne C.

På samme måde kan du oprette en regel for betinget formatering for at sammenligne værdierne i to celler. F.eks:

=$A2<$B2 - formatere celler eller rækker, hvis en værdi i kolonne A er mindre end den tilsvarende værdi i kolonne B.

=$A2=$B2 - formatere celler eller rækker, hvis værdierne i kolonne A og B er de samme.

=$A2$B2 - formatere celler eller rækker, hvis en værdi i kolonne A ikke er den samme som i kolonne B.

Som du kan se på skærmbilledet nedenfor, fungerer disse formler både for tekstværdier og tal.

AND- og OR-formler

Hvis du vil formatere din Excel-tabelle på baggrund af 2 eller flere betingelser, skal du bruge enten funktionen =AND eller =OR:

I skærmbilledet nedenfor bruger vi formlen =AND($C2>0, $D2="Worldwide") for at ændre baggrundsfarven på rækker, hvis antallet af varer på lager (kolonne C) er større end 0, og hvis produktet sendes til hele verden (kolonne D). Vær opmærksom på, at formlen fungerer med tekstværdier samt med numre .

Du kan naturligvis bruge to, tre eller flere betingelser i dine AND- og OR-formler. Hvis du vil se, hvordan det fungerer i praksis, kan du se Video: Betinget formatering baseret på en anden celle.

Dette er de grundlæggende formler for betinget formatering, som du bruger i Excel. Lad os nu se på lidt mere komplekse, men langt mere interessante eksempler.

Betinget formatering for tomme og ikke-tomme celler

Jeg tror, at alle ved, hvordan man formaterer tomme og ikke-tomme celler i Excel - du skal blot oprette en ny regel af typen " Formater kun celler, der indeholder" type og vælge enten Ubearbejdede emner eller Ingen blanke emner .

Men hvad hvis du vil formatere celler i en bestemt kolonne, hvis en tilsvarende celle i en anden kolonne er tom eller ikke tom? I dette tilfælde skal du igen bruge Excel-formler:

Formel for blankoemner : =$B2="" - formatere valgte celler/rækker, hvis en tilsvarende celle i kolonne B er tom.

Formel for ikke-ubetyper : =$B2"" - formatere valgte celler/rækker, hvis en tilsvarende celle i kolonne B ikke er tom.

Bemærk. Ovenstående formler virker for celler, der er "visuelt" tomme eller ikke tomme. Hvis du bruger en Excel-funktion, der returnerer en tom streng, f.eks. =if(false, "OK", "") , og du ikke ønsker, at sådanne celler skal behandles som tomme felter, skal du i stedet bruge følgende formler =isblank(A1)=true eller =isblank(A1)=falsk til at formatere henholdsvis tomme og ikke-tomme celler.

Og her er et eksempel på, hvordan du kan bruge ovenstående formler i praksis: Antag, at du har en kolonne (B), som er " Salgsdato " og en anden kolonne (C) " Levering "Disse 2 kolonner har kun en værdi, hvis der er foretaget et salg og leveret en vare. Du vil altså have hele rækken til at blive orange, når du har foretaget et salg, og når en vare er leveret, skal en tilsvarende række blive grøn. For at opnå dette skal du oprette 2 betingede formateringsregler med følgende formler:

• Orange rækker (en celle i kolonne B er ikke tom): =$B2""
• Grønne rækker (cellerne i kolonne B og kolonne C er ikke tomme): =AND($B2"", $C2"")

En ting mere, du skal gøre, er at flytte den anden regel til toppen og vælge den Stop hvis sandt afkrydsningsfeltet ud for denne regel:

I dette særlige tilfælde er indstillingen "Stop if true" faktisk overflødig, og reglen fungerer med eller uden den. Du bør måske markere dette felt som en ekstra sikkerhedsforanstaltning, hvis du i fremtiden tilføjer et par andre regler, som kan være i konflikt med de eksisterende regler.

Du kan finde flere oplysninger i Excel betinget formatering for tomme celler.

Excel-formler til at arbejde med tekstværdier

Hvis du vil formatere en bestemt kolonne(r), når en anden celle i samme række indeholder et bestemt ord, kan du bruge en formel, der er beskrevet i et af de tidligere eksempler (som =$D2="Worldwide"). Dette virker dog kun for nøjagtig match .

Til delvis match skal du bruge enten SEARCH (ikke-følsom over for store og små bogstaver) eller FIND (følsom over for store og små bogstaver).

Hvis du f.eks. vil formatere udvalgte celler eller rækker, hvis en tilsvarende celle i kolonne D indeholder ordet " På verdensplan ", skal du bruge nedenstående formel. Denne formel vil finde alle sådanne celler, uanset hvor den angivne tekst er placeret i en celle, herunder " Skibene sendes over hele verden ", " På verdensplan, undtagen i... " osv:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Hvis du vil skygge udvalgte celler eller rækker, hvis cellens indhold begynder med søgeteksten, skal du bruge denne funktion:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Excel-formler til at fremhæve dubletter

Hvis din opgave er at formatere celler med dobbelte værdier betinget, kan du bruge den foruddefinerede regel, der findes under Betinget formatering> Fremhæv celleregler> Duplikatværdier... Følgende artikel indeholder en detaljeret vejledning om, hvordan du bruger denne funktion: Sådan markerer du automatisk dubletter i Excel.

I nogle tilfælde ser dataene imidlertid bedre ud, hvis du farver udvalgte kolonner eller hele rækker, når der forekommer en dobbeltværdi i en anden kolonne. I dette tilfælde skal du igen bruge en formel til betinget formatering i Excel, og denne gang bruger vi formlen COUNTIF Som du ved, tæller denne Excel-funktion antallet af celler inden for et bestemt område, der opfylder et enkelt kriterium.

Fremhæv dubletter, herunder 1. forekomster

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - denne formel finder duplikerede værdier i det angivne område i kolonne A (A2:A10 i vores tilfælde), inklusive de første forekomster.

Hvis du vælger at anvende reglen på hele tabellen, vil hele rækken blive formateret, som du kan se på skærmbilledet nedenfor. Jeg har besluttet at ændre en skriftfarve i denne regel, bare for en gangs skyld : )

Fremhæv dubletter uden 1. forekomster

Hvis du vil ignorere den første forekomst og kun fremhæve efterfølgende dubletter, skal du bruge denne formel: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Fremhæv på hinanden følgende dubletter i Excel

Hvis du hellere vil fremhæve kun dubletter i på hinanden følgende rækker, kan du gøre det på følgende måde. Denne metode fungerer for alle datatyper: tal, tekstværdier og datoer.

• Vælg den kolonne, hvor du vil fremhæve dubletter, uden kolonnehovedet .
• Opret en eller flere betingede formateringsregler ved hjælp af disse enkle formler:

  Regel 1 (blå): =$A1=$A2 - fremhæver den anden forekomst og alle eventuelle efterfølgende forekomster.

  Regel 2 (grøn): =$A2=$A3 - fremhæver den første forekomst.

I ovenstående formler er A den kolonne, du vil kontrollere for dubleringer, $A1 er kolonneoverskriften, $A2 er den første celle med data.

Vigtigt! For at formlerne kan fungere korrekt, er det vigtigt, at regel 1, som fremhæver den anden og alle efterfølgende dubletter, skal være den første regel på listen, især hvis du bruger to forskellige farver.

Fremhæv duplikatrækker

Hvis du vil anvende det betingede format, når der forekommer dubletter i to eller flere kolonner, skal du tilføje en ekstra kolonne til din tabel, hvor du sammenkæder værdierne fra nøglekolonnerne ved hjælp af en simpel formel som denne =A2&B2 Derefter anvender du en regel ved hjælp af en variant af COUNTIF-formlen for dubletter (med eller uden 1. forekomst). Du kan naturligvis skjule en ekstra kolonne efter at have oprettet reglen.

Alternativt kan du bruge funktionen COUNTIFS, som understøtter flere kriterier i en enkelt formel. I dette tilfælde har du ikke brug for en hjælpekolonne.

I dette eksempel skal du fremhæve dubletrækker med 1. forekomster , opretter du en regel med følgende formel:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Sådan fremhæves dubletter af to rækker uden 1. forekomster , bruge denne formel:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Sammenligne 2 kolonner for dubletter

En af de hyppigste opgaver i Excel er at kontrollere 2 kolonner for dubletter - dvs. at finde og fremhæve værdier, der findes i begge kolonner. For at gøre dette skal du oprette en Excel-regel for betinget formatering for hver kolonne med en kombination af =ISERROR() og =MATCH() funktioner:

For kolonne A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

For kolonne B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Bemærk. For at sådanne betingede formler kan fungere korrekt, er det meget vigtigt, at du anvender reglerne på hele kolonnerne, f.eks. =$A:$A og =$B:$B:$B .

Du kan se et eksempel på praktisk brug i følgende skærmbillede, der fremhæver dubletter i kolonne E og F.

Som du kan se, kan Excel-formler til betinget formatering håndtere dubletter ret godt. Men i mere komplekse tilfælde vil jeg anbefale at bruge tilføjelsesprogrammet Duplicate Remover, der er specielt designet til at finde, fremhæve og fjerne dubletter i Excel, i ét ark eller mellem to regneark.

Formler til at fremhæve værdier over eller under gennemsnittet

Når du arbejder med flere sæt numeriske data, kan MÅLVÆRD() funktionen kan være praktisk til at formatere celler, hvis værdier ligger under eller over gennemsnittet i en kolonne.

Du kan f.eks. bruge formlen =$E2 for at formatere de rækker, hvor salgstallene ligger under gennemsnittet, som vist i skærmbilledet nedenfor. Hvis du ønsker det modsatte, dvs. at skygge de produkter, der ligger over gennemsnittet, skal du erstatte "" i formlen: =$E2>AVERAGE($E$2:$E$8) .

Sådan fremhæver du den nærmeste værdi i Excel

Hvis jeg har et sæt tal, er der så en måde, hvorpå jeg kan bruge Excel betinget formatering til at fremhæve det tal i sættet, der er tættest på nul? Det er, hvad en af vores bloglæsere, Jessica, ønskede at vide. Spørgsmålet er meget klart og ligetil, men svaret er lidt for langt til kommentarfeltet, og derfor kan du se en løsning her :)

Eksempel 1. Find den nærmeste værdi, herunder nøjagtig match

I vores eksempel finder og fremhæver vi det tal, der er tættest på nul. Hvis datasættet indeholder et eller flere nuller, fremhæves de alle. Hvis der ikke er noget nul, fremhæves den værdi, der er tættest på, enten positiv eller negativ, og fremhæves.

Først og fremmest skal du indtaste følgende formel i en tom celle i dit regneark, som du kan skjule senere, hvis det er nødvendigt. Formlen finder det tal i et givet interval, der er tættest på det tal, du angiver, og returnerer den absolutte værdi af dette tal (absolut værdi er tallet uden fortegn):

=MIN(ABS(B2:D13-(0)))

I ovenstående formel er B2:D13 dit område af celler og 0 er det tal, som du vil finde det nærmeste match for. Hvis du f.eks. leder efter en værdi, der er tættest på 5, ændres formlen til: =MIN(ABS(B2:D13-(5)))

Bemærk. Dette er en array-formel , så du skal trykke på Ctrl + Shift + Enter i stedet for et enkelt Enter-tegn for at fuldføre det.

Og nu opretter du en regel for betinget formatering med følgende formel, hvor B3 er den øverste højre celle i intervallet og $C$2 i cellen med ovenstående arrayformel:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Vær opmærksom på brugen af absolutte referencer i adressen på den celle, der indeholder arrayformlen ($C$2), fordi denne celle er konstant. Du skal også erstatte 0 med det tal, som du ønsker at fremhæve det nærmeste match for. Hvis vi f.eks. ønsker at fremhæve den værdi, der er tættest på 5, ville formlen ændre sig til: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Eksempel 2. Fremhæv en værdi, der ligger tættest på den angivne værdi, men som IKKE svarer nøjagtigt til den angivne værdi

Hvis du ikke ønsker at fremhæve det nøjagtige match, skal du bruge en anden arrayformel, der finder den nærmeste værdi, men ignorerer det nøjagtige match.

Den følgende arrayformel finder f.eks. den værdi, der ligger tættest på 0 i det angivne område, men ignorerer eventuelle nuller:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Husk at trykke på Ctrl + Shift + Enter, når du er færdig med at skrive din array-formel.

Formlen for betinget formatering er den samme som i ovenstående eksempel:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Men da vores arrayformel i celle C2 ignorerer det nøjagtige match, ignorerer reglen om betinget formatering også nuller og fremhæver værdien 0,003, som er det nærmeste match.

Hvis du vil finde den værdi, der ligger tættest på et andet tal i dit Excel-ark, skal du blot erstatte "0" med det ønskede tal både i arrayet og i formlerne for betinget formatering.

Jeg håber, at de formler til betinget formatering, som du har lært i denne vejledning, vil hjælpe dig med at finde mening i det projekt, du arbejder på. Hvis du har brug for flere eksempler, kan du læse de følgende artikler:

• Sådan ændrer du rækkefarven baseret på en celles værdi
• Excel betinget formatering for datoer
• Skifte række- og kolonnefarver i Excel
• To måder at ændre baggrundsfarve på baseret på celleværdi
• Tælle og summere farvede celler i Excel

Hvorfor fungerer min betingede formatering i Excel ikke korrekt?

Hvis din regel for betinget formatering ikke fungerer som forventet, selvom formlen tilsyneladende er korrekt, skal du ikke blive ked af det! Det skyldes højst sandsynligt ikke en underlig fejl i Excel betinget formatering, men snarere en lille fejl, som ikke er tydelig ved første øjekast. Prøv nedenstående 6 enkle fejlfindingstrin, så er jeg sikker på, at du får din formel til at fungere:

1. Brug absolutte & relative celleadresser korrekt. Det er meget svært at udlede en generel regel, der vil fungere i 100 procent af tilfældene, men oftest vil du bruge en absolut kolonne (med $) og relativ række (uden $) i dine cellehenvisninger, f.eks. =$A1>1 .

   Vær opmærksom på, at formlerne =A1=1 , =$A$1=1 og =A$1=1 vil give forskellige resultater. Hvis du ikke er sikker på, hvilken der er den rigtige i dit tilfælde, kan du prøve dem alle : ) Du kan finde flere oplysninger i Relative og absolutte cellehenvisninger i Excel betinget formatering under Relative og absolutte cellehenvisninger.

2. Kontroller det anvendte område. Kontroller, om din regel for betinget formatering gælder for det korrekte område af celler. En tommelfingerregel er følgende - vælg alle de celler/rækker, du vil formatere, men medtag ikke kolonneoverskrifter.
3. Skriv formlen for cellen øverst til venstre. I regler for betinget formatering er cellehenvisninger relative til den øverste venstre celle i det anvendte område. Skriv derfor altid formlen for betinget formatering til den første række med data.

   Hvis dine data f.eks. begynder i række 2, skal du skrive =A$2=10 for at fremhæve celler med værdier lig med 10 i alle rækker En almindelig fejl er altid at bruge en henvisning til den første række (f.eks. =A$1=10 Husk, at du kun henviser til række 1 i formlen, hvis din tabel ikke har overskrifter, og dine data virkelig starter i række 1. Det mest indlysende tegn på dette er, at reglen virker, men formaterer værdier, der ikke er i de rækker, den burde.

4. Kontroller den regel, du har oprettet. Dobbelttjek reglen i Regelhåndtering for betinget formatering. Nogle gange forvrænger Microsoft Excel uden nogen som helst grund den regel, du lige har oprettet. Så hvis reglen ikke virker, skal du gå til Betinget formatering> Administrer regler og kontrollér både formlen og det område, den gælder for. Hvis du har kopieret formlen fra internettet eller en anden ekstern kilde, skal du sikre dig, at lige citater anvendes.
5. Juster cellehenvisninger, når du kopierer reglen. Hvis du kopierer Excel betinget formatering ved hjælp af Format Painter, skal du huske at justere alle cellehenvisninger i formlen.
6. Opdel komplekse formler i enkle elementer. Hvis du bruger en kompleks Excel-formel, der indeholder flere forskellige funktioner, skal du opdele den i enkle elementer og kontrollere hver funktion enkeltvis.

Og endelig, hvis du har prøvet alle trinene, men din regel for betinget formatering stadig ikke fungerer korrekt, så skriv til mig i kommentarerne, så prøver vi at finde ud af det sammen :)

I min næste artikel vil vi se nærmere på mulighederne i Excel betinget formatering for datoer. Vi ses i næste uge og tak for læsningen!