Научете как бързо да променяте цвета на целия ред въз основа на стойността на една клетка в работните листове на Excel. Съвети и примери за формули за стойности на числа и текст.

Миналата седмица обсъдихме как да променяте цвета на фона на клетка въз основа на стойността ѝ. В тази статия ще научите как да подчертавате цели редове в Excel въз основа на стойността на една клетка, а също така ще намерите няколко съвета и примери за формули, които ще работят с цифрови и текстови стойности на клетките.

Как да промените цвета на реда въз основа на число в една клетка

Да речем, че имате таблица с поръчките на вашата компания по следния начин:

Може да искате да оцветите редовете в различни цветове в зависимост от стойността на клетката в Количество. колона, за да видите най-важните поръчки с един поглед. Това може лесно да се направи с помощта на условното форматиране на Excel.

1. Започнете с избирането на клетките, чийто цвят на фона искате да промените.
2. Създайте ново правило за форматиране, като щракнете върху Условно форматиране > Ново правило... на Начало таб.
3. В " Ново правило за форматиране " диалогов прозорец, който се отваря, изберете опцията " Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате " и въведете следната формула в полето " Форматиране на стойности, при които тази формула е вярна ", за да маркирате поръчките с количество, по-голямо от 4:

   =$C2>4

   И естествено, можете да използвате операторите по-малко от (<) и равно на (=), за да откриете и маркирате редове, чиито Qty. са по-малки от 4 или равни на 4:

   Вижте също: Създаване на амортизационен график на заема в Excel (с допълнителни плащания)

   =$C2<4

   =$C2=4

   Обърнете внимание и на знака за долар $ преди адреса на клетката - тя е необходима, за да се запази буквата на колоната една и съща, когато формулата се копира в целия ред. Всъщност тя е това, което извършва трика и прилага форматиране на целия ред въз основа на стойността в дадена клетка.

4. Кликнете върху " Формат... " и преминете към Напълнете Ако цветовете по подразбиране не са достатъчни, щракнете върху " Още цветове... ", за да изберете подходящия, след което щракнете върху OK два пъти.

   Можете също така да използвате всички други опции за форматиране, като например цвета на шрифта или рамката на клетките в другите раздели на Форматиране на клетките диалог.

5. Прегледът на правилото за форматиране ще изглежда по следния начин:
6. Ако това е желаният от вас цвят и сте доволни от него, щракнете върху OK за да видите, че новото форматиране е в сила.

   Сега, ако стойността в Количество. е по-голяма от 4, всички редове в таблицата на Excel ще станат сини.

Както виждате, промяната на цвета на реда въз основа на число в една клетка е доста лесна в Excel. По-нататък ще намерите още примери за формули и няколко съвета за по-сложни сценарии.

Как да приложите няколко правила с необходимия приоритет

В предишния пример може да искате да подчертаете редовете с различни стойности в Количество. например можете да добавите правило за оцветяване в различни цветове на редовете с количество 10 или по-голямо. В този случай използвайте тази формула:

=$C2>9

След като създадете второто правило за форматиране, задайте приоритет на правилата, така че и двете правила да работят.

1. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране > Управление на правилата... .
2. Изберете " Този работен лист " в " Показване на правилата за форматиране за "Ако искате да управлявате правилата, които се отнасят само за текущия избор, изберете " Текуща селекция ".
3. Изберете правилото за форматиране, което искате да бъде приложено първо, и го преместете в горната част на списъка с помощта на стрелките. Резултатът трябва да прилича на този:

   Щракнете върху OK и съответните редове незабавно ще променят цвета на фона си въз основа на стойностите на клетките, които сте посочили в двете формули.

Как да промените цвета на реда въз основа на текстова стойност в клетка

В нашата примерна таблица, за да улесните проследяването на поръчките, можете да оцветите редовете в зависимост от стойностите в Доставка колона, така че:

• Ако поръчката е "Срок за изпълнение X дни", цветът на фона на тези редове ще стане оранжев;
• Ако даден елемент е "доставен", целият ред ще бъде оцветен в зелено;
• Ако дадена поръчка е "просрочена", редът ще стане червен.

Естествено, цветът на реда ще се промени, ако статусът на поръчката се актуализира.

Докато формулата от първия пример може да работи за "Доставено" и "Просрочено"( =$E2="Доставен" и =$E2="Просрочени задължения" ), задачата звучи малко по-сложно за поръчките с "Срок за изпълнение...". Както виждате, различните поръчки са със срок за изпълнение 1, 3, 5 или повече дни и горната формула няма да работи, защото е предназначена за точно съвпадение.

В този случай е по-добре да използвате функцията SEARCH, която работи и за частичното съвпадение:

=SEARCH("Дължи се в", $E2)>0

Във формулата, E2 е адресът на клетката, на която искате да базирате форматирането си, знакът за долар ($) се използва за заключване на координатите на колоната, а >0 означава, че форматирането ще бъде приложено, ако посоченият текст (" Дължимо в " в нашия случай) се намира на всяко място в клетката.

Създайте три такива правила, като следвате стъпките от първия пример, и ще получите следната таблица като резултат:

Подчертаване на ред, ако клетката започва с определен текст

Използване на >0 в горната формула означава, че редът ще бъде оцветен независимо от това къде в ключовата клетка се намира посоченият текст. Например колоната "Доставка" (F) може да съдържа текста " Спешно, за 6 часа " и този ред също ще бъде оцветен.

Промяна на цвета на реда, когато ключовата клетка започва с определена стойност, използвайте =1 във формулата, например:

=SEARCH("Дължи се в", $E2)=1

в този случай редът ще бъде осветен само ако посоченият текст се намира на първа позиция в клетката.

За да работи това правило за условно форматиране правилно, уверете се, че в ключовата колона няма водещи интервали, в противен случай може да си размътите главата, опитвайки се да разберете защо формулата не работи :) Можете да използвате този безплатен инструмент за намиране и премахване на водещи и водещи интервали в работните си листове - Trim Spaces add-in for Excel.

Как да промените цвета на клетка въз основа на стойността на друга клетка

Всъщност това е просто разновидност на промяната на цвета на фона на даден ред. Но вместо цялата таблица избирате колона или диапазон, в който искате да промените цвета на клетките, и използвате формулите, описани по-горе.

Например можем да създадем три такива правила, за да засенчим само клетките в " Номер на поръчката " колона въз основа на стойността на друга клетка (стойности в Доставка колона).

Как да промените цвета на реда въз основа на няколко условия

Ако искате да засенчите редовете в един и същ цвят въз основа на няколко стойности , тогава вместо да създавате няколко правила за форматиране, можете да използвате функциите OR или AND, за да зададете няколко условия.

Например можем да оцветим поръчките с падеж след 1 и 3 дни в червеникав цвят, а тези с падеж след 5 и 7 дни - в жълт цвят. Формулите са следните:

=OR($F2="Срок за плащане до 1 ден", $F2="Срок за плащане до 3 дни")

=OR($F2="Срок за плащане до 5 дни", $F2="Срок за плащане до 7 дни")

И можете да използвате функцията AND, например, за да промените цвета на фона на редовете с Количество. равен на или по-голям от 5 и равен на или по-малък от 10:

=AND($D2>=5, $D2<=10)

Естествено, не сте ограничени да използвате само 2 условия в такива формули, а можете да използвате толкова, колкото ви е необходимо. Например:

=OR($F2="Срок за плащане до 1 ден", $F2="Срок за плащане до 3 дни", $F2="Срок за плащане до 5 дни")

Съвет: Сега, след като знаете как да оцветявате клетките, за да разграничавате различните видове стойности, може да искате да знаете колко клетки са подчертани в определен цвят и да изчислите сумата на стойностите в тези клетки. Добрата новина е, че можете да автоматизирате и това и ще намерите решението в тази статия: Как да броите, сумирате и филтрирате клетки по цвят в Excel.

Това са само няколко от многото възможни начини за поставяне на зеброва ивица в работните листове на Excel въз основа на стойността на клетка, която ще реагира на промяната на данните в тази клетка. Ако имате нужда от нещо различно за вашия набор от данни, напишете ни коментар и ще се опитаме да разберем това.