Първата част на нашето ръководство е посветена на форматирането на дати в Excel и обяснява как да зададете форматите за дата и час по подразбиране, как да промените формата на датата в Excel, как да създадете персонализирано форматиране на датата и да конвертирате датите в друга локалност.

Наред с числата, датите и часовете са най-често използваните типове данни в Excel. Работата с тях обаче може да бъде доста объркваща, първо, защото една и съща дата може да бъде показана в Excel по различни начини, и второ, защото Excel винаги вътрешно съхранява датите в един и същ формат, независимо от това как сте форматирали датата в дадена клетка.

Познаването на форматите за дати в Excel малко по-задълбочено може да ви помогне да спестите много от времето си. Точно това е и целта на нашето изчерпателно ръководство за работа с дати в Excel. В първата част ще се спрем на следните функции:

Формат на датата в Excel

Преди да можете да се възползвате от мощните функции на Excel за дати, трябва да разберете как Microsoft Excel съхранява датите и часовете, защото това е основният източник на объркване. Въпреки че бихте очаквали Excel да запомни деня, месеца и годината за дадена дата, това не е така...

Excel съхранява датите като последователни числа и само форматирането на клетката води до това, че дадено число се показва като дата, час или дата и час.

Дати в Excel

Всички дати се съхраняват като цели числа представляващ броя на дните от 1 януари 1900 г., който се съхранява като число 1, до 31 декември 9999 г., съхраняван като 2958465.

В тази система:

• 2 е 2-Jan-1900
• 3 е 3Jan-1900
• 42005 е 1 януари 2015 г. (защото е 42 005 дни след 1 януари 1900 г.)

Време в Excel

Времената се съхраняват в Excel като десетични знаци между .0 и .99999, които представляват част от деня, където .0 е 00:00:00, а .99999 е 23:59:59.

Например:

• 0,25 е 06:00 ч.
• 0,5 е 12:00 ч.
• 0.541655093 е 12:59:59 ч.

Дати и дати; Времена в Excel

Excel съхранява датите и часовете като десетични числа, състоящи се от цяло число, представляващо датата, и десетична част, представляваща часа.

Например:

• 1,25 е 1 януари 1900 г., 6:00 ч.
• 42005.5 е 1 януари 2015 г., 12:00 ч.

Как да конвертирате дата в число в Excel

Ако искате да разберете кой сериен номер представлява определена дата или час, показани в дадена клетка, можете да направите това по два начина.

1. Диалогов прозорец Format Cells

Изберете клетката с дата в Excel, натиснете Ctrl+1, за да отворите Форматиране на клетките и преминете към прозореца Обща информация таб.

Ако просто искате да знаете серийния номер зад датата, без да преобразувате датата в число, запишете номера, който виждате под Образец и щракнете върху Отмяна на Ако искате да замените датата с числото в дадена клетка, щракнете върху OK.

2. Функции DATEVALUE и TIMEVALUE на Excel

Използвайте функцията DATEVALUE(), за да преобразувате дата в Excel в сериен номер, например =DATEVALUE("1/1/2015") .

Използвайте функцията TIMEVALUE(), за да получите десетичното число, представляващо времето, например =СТОЙНОСТ НА ВРЕМЕТО("6:30 СУТРИНТА") .

За да разберете и датата, и часа, свържете тези две функции по следния начин:

=DATEVALUE("1/1/2015") & TIMEVALUE("6:00 AM")

Забележка: Тъй като серийните номера на Excel започват на 1 януари 1900 г. и отрицателните числа не се разпознават, датите преди 1900 г. не се поддържат в Excel.

Ако въведете такава дата в лист, например 31.12.1899 г., тя ще бъде текстова стойност, а не дата, което означава, че не можете да извършвате обичайните аритметични действия за ранни дати. За да се уверите, можете да въведете формулата =DATEVALUE("12/31/1899") в някоя клетка и ще получите очаквания резултат - грешката #VALUE!.

Ако работите със стойности за дата и час и искате да конвертирате време в десетично число , моля, разгледайте формулите, описани в този урок: Как да преобразуваме времето в десетично число в Excel.

Формат на датата по подразбиране в Excel

Когато работите с дати в Excel, форматите за кратки и дълги дати се извличат от регионалните настройки на Windows. Тези формати по подразбиране са отбелязани със звездичка (*) в Форматиране на клетката диалогов прозорец:

Форматите за дата и час по подразбиране в Форматиране на клетката се променят веднага след като промените настройките за дата и час в контролния панел, което ни води право към следващия раздел.

Как да промените форматите за дата и час по подразбиране в Excel

Ако искате да зададете различни формати за дата и/или час по подразбиране на компютъра си, например да промените формата за дата в САЩ на този в Обединеното кралство, отидете в Контролния панел и щракнете върху Регион и език . Ако в контролния панел се отвори изглед Категория, щракнете върху Часовник, език и регион > Регион и език> Промяна на формата на датата, часа или числото .

На Формати изберете региона под Формат , а след това задайте форматирането на датата и часа, като щракнете върху стрелката до формата, който искате да промените, и изберете желания формат от падащия списък:

Съвет. Ако не сте сигурни какво означават различните кодове (като mmm, ddd, yyy), щракнете върху " Какво означава записът " под връзката Формати за дата и час или разгледайте раздела Потребителски формати на дати в Excel в този урок.

Ако не сте доволни от формата на времето и датата, наличен в Формати щракнете върху раздела Допълнителни настройки бутон в долната дясна част на Регион и език Това ще отвори диалоговия прозорец Персонализиране на диалогов прозорец, в който преминавате към Дата и въведете потребителски кратък и/или дълъг формат на датата в съответното поле.

Как бързо да приложите форматиране по подразбиране на датата и часа в Excel

Microsoft Excel разполага с два формата по подразбиране за дати и време - кратък и дълъг, както е обяснено в раздела Формат на датата по подразбиране в Excel.

За да промените бързо формата на датата в Excel към форматирането по подразбиране, направете следното:

• Изберете датите, които искате да форматирате.
• На Начало в раздела Номер щракнете върху малката стрелка до Формат на числата и изберете желания формат - кратка дата, дълга дата или час.

Ако искате повече опции за форматиране на датата, изберете Още формати на числата от падащия списък или щракнете върху Стартиране на диалогови прозорци до Номер . Това ще отвори познат Форматиране на клетките и в него можете да промените формата на датата.

Съвет. Ако искате бързо да зададете формат на датата в Excel, за да dd-mmm-yy , натиснете Ctrl+Shift+# . Само имайте предвид, че тази клавишна комбинация винаги прилага dd-mmm-yy като 01-Jan-15, независимо от настройките за региона на Windows.

Как да промените формата на датата в Excel

В Microsoft Excel датите могат да се показват по различни начини. Когато става въпрос за промяна на формата на датата на дадена клетка или диапазон от клетки, най-лесният начин е да отворите Форматиране на клетките и изберете един от предварително дефинираните формати.

1. Изберете датите, чийто формат искате да промените, или празните клетки, в които искате да вмъкнете дати.
2. Натиснете Ctrl+1, за да отворите Форматиране на клетките Алтернативно можете да щракнете с десния бутон върху избраните клетки и да изберете Форматиране на клетките... от контекстното меню.
3. В Форматиране на клетките прозорец, преминете към Номер и изберете Дата в Категория списък.
4. Под Тип , изберете желания формат на датата. След като направите това, Образец ще се покаже визуализация на формата с първата дата в избраните данни.
5. Ако сте доволни от визуализацията, щракнете върху ОК за запазване на промяната във формата и затваряне на прозореца.

Ако форматът на датата не се променя във вашия лист на Excel, най-вероятно датите са форматирани като текст и първо трябва да ги конвертирате във формат на дата.

Как да конвертирате формата на датата в друг локал

След като сте получили файл, пълен с чужди дати, най-вероятно ще искате да ги промените във формат на дата, използван във вашата част на света. Да речем, че искате да конвертирате американски формат на дата (месец/ден/година) в европейски формат (ден/месец/година).

Най-лесният начин за промяна на формата на датата в Excel в зависимост от начина, по който друг език показва датите, е следният:

• Изберете колоната с дати, които искате да конвертирате в друг локал.
• Натиснете Ctrl+1, за да отворите Форматиране на клетките
• Изберете желания език в раздел Locale (местоположение) и щракнете върху OK, за да запазите промяната.

Ако искате датите да се показват на друг език, ще трябва да създадете потребителски формат на датата с код на локала.

Създаване на потребителски формат на дата в Excel

Ако нито един от предварително дефинираните формати за дата в Excel не е подходящ за вас, можете да създадете свой собствен.

1. В лист на Excel изберете клетките, които искате да форматирате.
2. Натиснете Ctrl+1, за да отворите Форматиране на клетките диалог.
3. На Номер таб, изберете Потребителски от Категория и въведете желания формат на датата в полето Тип кутия.
4. Щракнете върху OK, за да запазите промените.

Съвет. Най-лесният начин да зададете потребителски формат на дата в Excel е да започнете от съществуващ формат, близък до желания. За да направите това, щракнете върху Дата в Категория и изберете един от съществуващите формати под Тип . След това щракнете върху Потребителски и направете промени във формата, показан в Тип кутия.

Когато настройвате потребителска дата формат в Excel, можете да използвате следните кодове.

Когато настройвате обичайно време формат в Excel, можете да използвате следните кодове.

(ако се пропусне, се използва 24-часов формат на времето) AM или PM

За да настроите дата и час включвайте и двете единици за дата и час в кода на формата, напр. m/d/yyyy h:mm AM/PM. Когато използвате " m " веднага след " hh " или " h " или непосредствено преди "ss" или "s", Excel ще покаже минути , а не на месец.

Когато създавате потребителски формат на дата в Excel, можете да използвате запетая (,) тире (-), наклонена черта (/), двоеточие (:) и други символи.

Например, една и съща дата и час, да речем 13 януари 2015 г., 13:03 , могат да бъдат показани по различни начини:

Как да създадете потребителски формат на датата в Excel за друга локалност

Ако искате да показвате дати на друг език, трябва да създадете потребителски формат и да поставите префикс на датата със съответния код на местността. Кодът на местността трябва да бъде затворен в [квадратни скоби] и предшестван от знака за долар ($) и тире (-). Ето няколко примера:

• [$-409] - Английски, Неназовани държави
• [$-1009] - Английски, Канада
• [$-407] - Немски език, Германия
• [$-807] - Германия, Швейцария
• [$-804] - Бенгалски, Индия
• [$-804] - Китайски език, Китай
• [$-404] - Китайски език, Тайван

Пълният списък на кодовете на локалите можете да намерите в този блог.

Например така се настройва потребителски формат на датата в Excel за китайската локализация в година-месец-ден (ден от седмицата) време формат:

На следващото изображение са показани няколко примера за една и съща дата, форматирана с различни кодове на локалите по традиционния за съответните езици начин:

Неработещ формат на датата в Excel - поправки и решения

Обикновено Microsoft Excel разбира датите много добре и е малко вероятно да се сблъскате с някаква пречка при работа с тях. Ако се случи да имате проблем с формата на датата в Excel, моля, разгледайте следните съвети за отстраняване на неизправности.

Клетката не е достатъчно широка, за да побере цялата дата

Ако в работния лист на Excel вместо дати виждате няколко знака за паунд (#####), най-вероятно клетките ви не са достатъчно широки, за да поберат целите дати.

Решение . Щракнете два пъти върху дясната граница на колоната, за да промените размера ѝ, така че да се вмести автоматично в датите. Алтернативно можете да плъзнете дясната граница, за да зададете желаната ширина на колоната.

Отрицателните числа се форматират като дати

Хаш знаци (#####) се показват и когато клетка, форматирана като дата или час, съдържа отрицателна стойност. Обикновено това е резултат, върнат от някоя формула, но може да се случи и когато въведете отрицателна стойност в клетка и след това форматирате тази клетка като дата.

Ако искате да показвате отрицателни числа като отрицателни дати, имате на разположение две възможности:

Решение 1. Преминаване към системата за дата 1904 г.

Отидете на Файл > Опции > Разширен , превъртете надолу до При изчисляването на тази работна книга изберете раздела Използване на датировката от 1904 г. и щракнете върху OK .

В тази система 0 е 1 януари 1904 г.; 1 е 2 януари 1904 г.; а -1 се показва като отрицателна дата -2 януари 1904 г.

Разбира се, подобно представяне е много необичайно и изисква време за свикване, но това е правилният начин, ако искате да извършвате изчисления с ранни дати.

Решение 2. Използвайте функцията TEXT на Excel.

Друг възможен начин за показване на отрицателни числа като отрицателни дати в Excel е използването на функцията TEXT. Например, ако изваждате C1 от B1 и стойността в C1 е по-голяма от тази в B1, можете да използвате следната формула, за да изведете резултата във формат дата:

=TEXT(ABS(B1-C1),"-d-mmm-yyyy")

Може да искате да промените подравняването на клетката на дясно подравнено и, естествено, можете да използвате всякакви други потребителски формати за дата във формулата TEXT.

Забележка: За разлика от предишното решение, функцията TEXT връща текстова стойност, поради което няма да можете да използвате резултата в други изчисления.

Датите се импортират в Excel като текстови стойности

Когато импортирате данни в Excel от .csv файл или друга външна база данни, датите често се импортират като текстови стойности. За вас те може да изглеждат като нормални дати, но Excel ги възприема като текст и ги третира по съответния начин.

Решение . Можете да конвертирате "текстови дати" във формат за дата, като използвате функцията DATEVALUE на Excel или функцията Text to Columns (Текст в колони). За повече подробности вижте следната статия: Как да конвертирате текст в дата в Excel.

Съвет. Ако нито един от горните съвети не ви е помогнал, опитайте да премахнете всички форматирания и след това задайте желания формат на датата.

Това е начинът за форматиране на дати в Excel. В следващата част на нашето ръководство ще обсъдим различни начини за вмъкване на дати и часове в работните листове на Excel. Благодарим ви, че прочетохте, и ще се видим следващата седмица!