Výukový program ukazuje různé způsoby vytváření sdíleného kalendáře v aplikaci Outlook pro účty Office 365 a účty založené na Exchange, vysvětluje, jak sdílet kalendář v aplikaci Outlook bez Exchange, a řeší různé problémy se synchronizací.

Chcete dát svým kolegům, přátelům a rodinným příslušníkům vědět, co máte v plánu, aby viděli, kdy máte volno? Nejjednodušší způsob je sdílet s nimi kalendář aplikace Outlook. V závislosti na tom, zda používáte lokálně nainstalovanou desktopovou aplikaci nebo Outlook Online, účet Exchange Server v rámci organizace nebo soukromý účet POP3 / IMAP doma, budou k dispozici různé možnosti.vás.

Tento výukový kurz se zaměřuje na Pracovní plocha aplikace Outlook aplikace používaná ve spojení se serverem Exchange a aplikací Outlook pro Office 365. Pokud používáte aplikaci Outlook Online, přečtěte si článek Jak sdílet kalendář v aplikaci Outlook na webu.

Sdílení kalendáře aplikace Outlook

Vzhledem k tomu, že aplikace Microsoft Outlook nabízí několik různých možností sdílení kalendáře, je velmi důležité přesně pochopit, co která možnost dělá, abyste si mohli vybrat tu, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám.

Odeslání pozvánky ke sdílení kalendáře

Odesláním pozvánky ostatním uživatelům jim umožníte zobrazit váš kalendář v jejich vlastním Outlooku. Každému příjemci můžete zadat jinou úroveň přístupu a sdílený kalendář se bude na jeho straně automaticky aktualizovat. Tato možnost je k dispozici pro účty Exchange a Office 365 a také Outlook.com a Outlook Online (neboli Outlook na webu nebo OWA). Podívejte se, jak sdílet kalendář aplikace Outlook.

Zveřejňování kalendáře na webu

Publikováním kalendáře aplikace Outlook online můžete komukoli umožnit, aby si jej zobrazil jako webovou stránku v prohlížeči nebo importoval odkaz ICS do aplikace Outlook. Tato funkce je k dispozici v účtech založených na Exchange, účtech, které mají přístup k webovému serveru podporujícímu protokol WebDAV, aplikaci Outlook na webu a Outlook.com. Podívejte se, jak publikovat kalendář aplikace Outlook.

Zaslání snímku kalendáře e-mailem

Statická kopie vašeho kalendáře je příjemci odeslána jako příloha e-mailu. Příjemce uvidí pouze snímek vašich schůzek v okamžiku odeslání e-mailu, žádné aktualizace, které provedete později, mu nebudou k dispozici. Tato možnost je k dispozici v aplikacích Outlook 2016, Outlook 2013 a Outlook 2010, ale v aplikacích Office 365 a Outlook 2019 již není podporována. Viz návod na odeslání kalendáře aplikace Outlook e-mailem.

Jak sdílet kalendář aplikace Outlook

U účtů založených na Office 365 nebo Exchange poskytuje společnost Microsoft možnost sdílet kalendář, který se automaticky aktualizuje. K tomu stačí poslat pozvánku ke sdílení spolupracovníkům nebo lidem mimo firmu.

Poznámka: Naše snímky obrazovky byly pořízeny v aplikaci Outlook pro Office 365. Postup pro účty Exchange Server s aplikacemi Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 a Outlook 2010 je v podstatě stejný, i když v rozhraní mohou být drobné rozdíly.

Chcete-li sdílet kalendář aplikace Outlook, proveďte následující kroky:

1. Otevřete kalendář v aplikaci Outlook.
2. Na Home na kartě Správa kalendářů klikněte na tlačítko Sdílet kalendář a vyberte požadovaný z rozevírací nabídky.

Chcete-li odeslat pozvánku ke sdílení jednotlivcům ve vaší organizaci nebo mimo ni, klikněte na tlačítko . Přidat tlačítko.

Poznámka: Značka zákazu (kroužek se zpětným lomítkem) vedle něčího jména znamená, že kalendář nelze s tímto uživatelem sdílet.

Pozvánka ke sdílení bude odeslána každému příjemci, kterého jste přidali. Jakmile uživatel ve vaší organizaci klikne na tlačítko Přijmout , váš kalendář se v aplikaci Outlook zobrazí pod položkou Sdílené kalendáře . Pro externí uživatele je postup trochu odlišný, všechny podrobnosti najdete v části Jak přidat sdílený kalendář do aplikace Outlook.

Tip: Sdílení není omezeno pouze na výchozí kalendáře automaticky vytvořené pro každý profil aplikace Outlook. Můžete také vytvořit nový sdílený kalendář . Za tímto účelem klikněte ve složce Kalendář na možnost Home karta> Přidat kalendář > Vytvoření nového prázdného kalendáře , uložte ji do libovolné složky podle vlastního výběru a poté ji sdílejte výše popsaným způsobem.

Přestat sdílet kalendář aplikace Outlook

Chcete-li zastavit sdílení kalendáře s konkrétním uživatelem, musíte provést následující kroky:

1. Otevřete Oprávnění ke kalendáři dialogové okno ( Home karta> Sdílet kalendář ).
2. Na Oprávnění vyberte uživatele, kterému chcete odebrat přístup, a klikněte na tlačítko Odstranění stránky .
3. Klikněte na OK .

Poznámka: Může chvíli trvat, než Office 365 synchronizuje a odstraní váš kalendář z aplikace Outlook uživatele.

Oprávnění ke sdílenému kalendáři aplikace Outlook

Ve sdíleném kalendáři aplikace Outlook znamenají oprávnění úroveň přístupu, kterou chcete poskytnout ostatním uživatelům. Možnosti se liší pro uživatele v rámci organizace a mimo ni.

První tři úrovně mohou být poskytovány jak interním, tak externím uživatelům:

• Mohu zobrazit, když jsem zaneprázdněn - příjemce vidí pouze časy, kdy jste zaneprázdněni.
• Lze zobrazit tituly a místa - příjemce uvidí vaši dostupnost, předmět a místo schůzky.
• Můžete zobrazit všechny podrobnosti - příjemce uvidí všechny informace týkající se vašich událostí, stejně jako je vidíte vy.

Pro osoby uvnitř vaší společnosti jsou k dispozici další dvě možnosti:

• Lze upravovat - příjemce může upravovat údaje o schůzce.
• Delegát - umožňuje jednat vaším jménem, například reagovat na vaše žádosti o schůzky a vytvářet nové schůzky.

Další možnost je k dispozici pro celou organizaci, nikoli pro jednotlivé uživatele:

• Žádné - nemáte přístup ke svému kalendáři.

Jak změnit oprávnění sdíleného kalendáře

Chcete-li změnit oprávnění osoby, která má v současné době přístup do vašeho kalendáře, postupujte takto:

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na cílový kalendář v podokně Navigace a vyberte možnost Oprávnění ke sdílení z kontextové nabídky. (Nebo klikněte na Sdílet kalendář na Home a vyberte kalendář).

Tím se otevře Vlastnosti kalendáře dialogové okno na Oprávnění zobrazí všechny uživatele, se kterými je kalendář aktuálně sdílen, a jejich oprávnění.

Příjemce bude upozorněn, že jeho oprávnění byla změněna, a aktualizované zobrazení kalendáře se zobrazí v aplikaci Outlook.

Nefungují oprávnění sdíleného kalendáře aplikace Outlook

Většina problémů a chyb vzniká kvůli různým problémům s konfigurací nebo oprávněním. Níže najdete nejčastější problémy a způsoby jejich řešení.

Kalendář sdílení aplikace Outlook je šedý nebo chybí

Pokud Sdílet kalendář je v aplikaci Outlook šedé nebo nedostupné, pravděpodobně nemáte účet Exchange nebo správce sítě zakázal sdílení kalendáře pro váš účet.

"Tento kalendář nelze sdílet" chyba

Pokud nemůžete odeslat pozvánky ke sdílení kvůli chybě "Tento kalendář nelze sdílet s jednou nebo více osobami...", je možné, že e-mailová adresa, kterou jste přidali, je neplatná, nebo je ve skupině Office 365, nebo je již v seznamu pro sdílení.

Neaktualizují se oprávnění ke sdílení kalendáře

Problémy často způsobují zastaralé a duplicitní položky v seznamu Oprávnění. Vlastnosti kalendáře dialogové okno na Oprávnění a zkontrolujte, zda se v seznamu uživatelů nenachází duplicitní záznamy. Odeberte také uživatele, kteří opustili vaši organizaci nebo nemají povolen přístup ke kalendáři. Na některých fórech se uvádí, že problém vyřeší odebrání všech aktuálních oprávnění kromě výchozích. Pokud žádný z výše uvedených návrhů nepomůže, zkuste tyto obecné opravy aplikace Outlook:

• Vypněte režim Exchange cache. Podrobné pokyny naleznete zde.
• Aktualizujte Office na nejnovější verzi.
• Spusťte aplikaci Outlook v nouzovém režimu. Za tímto účelem vložte outlook /safe do vyhledávacího pole a stiskněte klávesu Enter.

Pokud problém přetrvává, může být příčina na straně serveru Exchange, proto se zkuste obrátit na pracovníky IT oddělení a požádat je o pomoc.

Jak sdílet kalendář aplikace Outlook bez Exchange

Funkce sdílení popsaná v předchozích částech je k dispozici pouze s účty aplikace Outlook založenými na službě Office 365 a Exchange. Pokud používáte aplikaci Outlook jako samostatnou aplikaci s osobním účtem POP3 nebo IMAP, zvažte následující alternativy.

Zveřejněte svůj kalendář online

Publikujte kalendář aplikace Outlook na webu a poté sdílejte buď odkaz HTML pro otevření kalendáře v prohlížeči, nebo odkaz ICS pro přihlášení k odběru internetového kalendáře. Další informace naleznete v části:

• Jak publikovat kalendář v aplikaci Outlook Online
• Jak přidat Internetový kalendář na plochu aplikace Outlook
• Jak se přihlásit k odběru Internetového kalendáře v aplikaci Outlook na webu

Přesunutí kalendáře do aplikace Outlook.com a jeho sdílení

Pokud vám publikování nefunguje, nejjednodušším způsobem může být vytvoření nového nebo import stávajícího kalendáře do aplikace Outlook.com a následné použití funkce sdílení kalendáře.

Mějte na paměti, že pokud chcete, aby se další aktualizace synchronizovaly automaticky, musíte v aplikaci Outlook.com udržovat aktuální kopii kalendáře.

Podrobné pokyny naleznete na adrese:

• Jak uložit kalendář aplikace Outlook jako soubor ics
• Jak importovat soubor iCal do aplikace Outlook.com
• Jak sdílet kalendář v aplikaci Outlook.com

Jak publikovat kalendář aplikace Outlook

Pokud chcete sdílet kalendář s více uživateli, aniž byste museli posílat individuální pozvánky, můžete kalendář zveřejnit na webu a poskytnout přímý odkaz, aby si jej lidé mohli živě prohlédnout.

Zde jsou uvedeny kroky k publikování kalendáře z aplikace Outlook:

1. Ve složce Kalendář přejděte do Home karta> Sdílet a klikněte na tlačítko Publikovat online > Publikování na server WebDAV ...

• V Místo publikování zadejte umístění serveru WebDAV.
• Vyberte si Časové rozpětí .
• Z Detail v rozevíracím seznamu vyberte druh přístupu, který chcete poskytnout: Pouze dostupnost , Omezené podrobnosti (dostupnost a předměty) nebo Úplné informace .

Aplikace Outlook vás upozorní, zda bylo publikování úspěšně dokončeno, nebo ne.

Poznámky:

1. Chcete-li tuto funkci používat, musíte mít přístup k webovému serveru, který podporuje protokol WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning).
2. Na Výměna e-mailový účet, zobrazí se Zveřejnit tento kalendář možnost, která umožňuje publikovat kalendář přímo na server Exchange namísto serveru WebDAV.
3. S Office 365 účtu, můžete také publikovat na serveru WebDAV, pokud je ze zásad sdílení odstraněno {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple}. Další informace vám poskytne správce.
4. Pokud taková možnost není v aplikaci Outlook k dispozici, použijte aplikaci Outlook na webu nebo Outlook.com a publikujte svůj kalendář online.

Jak sdílet snímek kalendáře aplikace Outlook v e-mailu

Pokud chcete sdílet neaktualizovatelnou kopii kalendáře, jednoduše ji pošlete e-mailem jako přílohu. Tato možnost se může hodit například v případě, že jste vytvořili konečnou verzi kalendáře nějaké události, která již nepodléhá dalším změnám, a chcete, aby všichni účastníci měli k dispozici její kopii.

Chcete-li odeslat e-mailem snímek kalendáře aplikace Outlook, proveďte tyto kroky:

1. Ve složce Kalendář přejděte do Home karta> Sdílet a klikněte na tlačítko E-mailový kalendář . (Případně klikněte pravým tlačítkem myši na kalendář v podokně Navigace a poté klikněte na možnost Sdílet > E-mailový kalendář... )

• Z Kalendář v rozevíracím seznamu vyberte kalendář, který chcete sdílet.
• V Rozsah dat zadejte časové období.
• Z Detail v rozevíracím seznamu vyberte množství podrobností, které chcete sdílet: Pouze dostupnost , Omezené podrobnosti nebo Úplné informace .

Případně klikněte na Zobrazit tlačítko vedle Pokročilé a nakonfigurovat další možnosti:

• Vyberte, zda chcete zahrnout soukromé položky a přílohy.
• Vyberte rozvržení e-mailu: denní plán nebo seznam událostí.

Po dokončení klikněte na tlačítko OK.

Vaši příjemci obdrží e-mail a mohou si zobrazit podrobnosti kalendáře přímo v těle zprávy. Nebo mohou kliknout na tlačítko Otevřít tento kalendář nebo dvakrát klikněte na přiložený soubor .ics a kalendář se přidá do aplikace Outlook.

Poznámky:

1. Tato funkce je podporována v aplikacích Outlook 2016, Outlook 2013 a Outlook 2010, ale již není k dispozici v aplikacích Outlook 2019 a Outlook pro Office 365. V nových verzích můžete svůj kalendář exportovat jako soubor ICS a sdílet tento soubor s dalšími lidmi, aby jej mohli importovat do svého vlastního aplikace Outlook nebo jiné aplikace kalendáře.
2. Příjemci dostanou statická kopie kalendáře pro zadaný rozsah dat, ale neuvidí žádné změny, které v kalendáři provedete po jeho odeslání e-mailem.

To je návod, jak vytvořit sdílený kalendář v aplikaci Outlook. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se uvidíme na našem blogu příští týden!