У цьому посібнику розглядаються два способи імпорту контактів у робочий стіл Outlook з файлів .csv та .pst, а також показано, як перенести контакти в Outlook Online.

Можуть бути різні причини, за якими вам може знадобитися перенести контакти в адресну книгу Outlook. Наприклад, ви успадкували зовнішню базу даних зі списком контактів, або ви мігруєте з іншого поштового сервера, або, можливо, створюєте новий обліковий запис. Якою б не була причина, Outlook надає простий спосіб імпортувати всі ваші контакти за один раз.

Порада: Якщо ваші контакти зберігаються в Excel, вам буде корисною наступна інструкція: Як імпортувати контакти в Outlook з Excel.

Підготовка контактів для імпорту в Outlook

Microsoft Outlook дозволяє імпортувати контакти з двох типів файлів: PST та CSV.

PST (Це спеціальний формат файлів для зберігання даних в Outlook, Exchange Client та іншому програмному забезпеченні Microsoft. У файлі .pst контакти вже є у потрібному форматі і не потребують додаткових змін.

Для отримання додаткової інформації див. статтю Як експортувати контакти Outlook до PST-файлу.

CSV (Якщо ви зберігаєте свою контактну інформацію в Excel або іншій програмі електронних таблиць або експортували свої контакти з іншого постачальника послуг електронної пошти, наприклад, Gmail або Yahoo Mail, вони, як правило, знаходяться у файлі .csv, який можна імпортувати в Outlook з деякими коригуваннями:

• Якщо контактна інформація містить символи, яких немає в англійському алфавіті, наприклад, арабські, кириличні, китайські або японські, такі контакти можуть бути імпортовані некоректно. Щоб запобігти можливим проблемам, експортуйте контакти в CSV UTF-8 якщо така можливість у вас є, або конвертуйте CSV в UTF-8 за допомогою Excel.
• Переконайтеся, що значення у вашому файлі CSV розділені символами коми Залежно від вашого місцезнаходження, інший роздільник списку Наприклад, у багатьох європейських країнах розділювачем списку за замовчуванням є крапка з комою. Але Outlook підтримує тільки кому в якості роздільника полів, тому перед імпортом CSV-файлу в Outlook потрібно замінити крапку з комою або будь-які інші роздільники на коми.

У наведених нижче навчальних посібниках ви знайдете докладні вказівки щодо експорту контактів до файлу CSV:

• Як експортувати контакти з робочого столу Outlook
• Як експортувати контакти з Outlook Online
• Як експортувати контакти з Excel
• Як експортувати контакти з Gmail

У найпростішому вигляді ваш файл .csv може виглядати наступним чином:

Як імпортувати контакти в Outlook з файлу CSV

Щоб імпортувати контакти з файлу CSV в Outlook 2019, Outlook 2016 або Outlook 2013, виконайте такі дії:

1. У програмі Microsoft Outlook натисніть Файл > Відкрити & Експорт > Імпорт/експорт .

   

2. На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Імпорт та експорт Починається робота чарівника. Вибирай. Імпорт з іншої програми або файлу і натисніть Далі .

   

3. Щоб імпортувати контакти CSV в Outlook, виберіть Значення, розділені комами і натисніть Далі .

   

4. На цьому кроці потрібно зробити кілька виборів:
   • Натисніть на кнопку Переглянути знайдіть і двічі клацніть файл .csv, щоб вибрати його.
   • Виберіть спосіб обробки дублювання контактних даних .

   По завершенню натисніть Далі .

   

   Як працювати з дублікатами контактів:

   • Замінити дублікати імпортованими товарами Виберіть цей параметр, якщо інформація у файлі .csv є повнішою або актуальнішою, ніж інформація у вашому Outlook.
   • Дозволити створювати дублікати (Якщо ви не хочете втратити жодного біта інформації, дозвольте Outlook створювати дублікати елементів, переглядати їх і об'єднувати дані про одну і ту ж особу в один елемент.
   • Не імпортуйте дублікати товарів Якщо ви хочете імпортувати лише нові контакти і залишити всі існуючі контакти без змін, виберіть цю опцію.
5. Під цільовим обліковим записом електронної пошти виберіть Контакти папку і натисніть Далі .

   

6. Якщо ви імпортуєте контакти у форматі CSV, які ви раніше експортували з Outlook, список контактів буде у потрібному форматі, тому ви можете натиснути Фініш щоб негайно розпочати імпорт контактів.

   Якщо ви імпортуєте контакти з Excel або з поштової програми, відмінної від Outlook, вам може знадобитися зіставити деякі стовпці у файлі CSV з полями контактів Outlook. У цьому випадку натисніть Відображення користувацьких полів і перейдемо до наступного кроку.

   

   Дивіться також: Excel: Якщо комірка містить то, то підрахувати, підсумувати, виділити, скопіювати або видалити
7. Якщо ви натиснули кнопку Відображення користувацьких полів на попередньому кроці, з'явиться відповідне діалогове вікно:
   • У лівій панелі, у розділі Від ви побачите назви стовпців з вашого CSV-файлу.
   • У правій панелі, у розділі До ви побачите стандартні поля контактів Outlook.

   Якщо ім'я стовпця в CSV-файлі точно збігається з полем Outlook, то це стовпець наноситься на карту автоматично і з'являється в розділі Нанесено на карту з .

   Якщо ім'я стовпця не збігається з будь-яким полем Outlook, вам доведеться виконати ручне картографування Для цього перетягніть стовпець з лівої панелі і опустіть його поруч з відповідним полем в правій панелі. Наприклад, в нашому імпортованому CSV файлі є стовпець з назвою Посада і ми відображаємо його на карті Назва посади Щоб знайти відповідність, натисніть на знак "плюс" біля відповідного поля на правій панелі, щоб розгорнути його.

   

   Коли всі стовпці будуть відображені, натисніть ГАРАЗД. і повернулися в Імпорт файлу діалогове вікно, натисніть Фініш .

8. Outlook показує вікно прогресу, щоб повідомити вам про початок імпорту ваших контактів. Коли вікно прогресу закривається, процес завершується. Під час імпорту дуже невеликого списку контактів вікно прогресу може не відображатися.

Щоб переконатися, що всі ваші контакти CSV були імпортовані в Outlook, натисніть кнопку Люди на панелі навігації, щоб переглянути список контактів.

Як імпортувати контакти в Outlook з PST-файлу

У деяких ситуаціях вам може знадобитися імпортувати контакти з PST-файлу, а не з CSV. Це особливо корисно, коли:

• Ви переносите контакти з одного облікового запису Outlook до іншого.
• Ви переміщуєте контакти з одного комп'ютера на інший.
• Ви хочете перенести всі елементи Outlook, включаючи електронні листи, контакти, зустрічі та завдання.

В цьому випадку спочатку потрібно експортувати контакти в PST-файл, а потім імпортувати їх в новий обліковий запис або на ПК за допомогою функції Імпорт та експорт майстра, про який йшлося в попередньому розділі.

Нижче наведено кроки для імпорту контактів в Outlook з файлу .pst:

1. У програмі Outlook натисніть Файл > Відкрити & Експорт > Імпорт/експорт .
2. Обирайте Імпорт з іншої програми або файлу і натисніть Далі .
3. Обирайте Файл даних Outlook (.pst) і натисніть Далі .

   

4. Натисніть на кнопку Переглянути та виберіть файл .pst, який потрібно імпортувати.

   Під Опції обирати, як поводитися з дублікати , а потім натисніть Далі Зверніть увагу, що при імпорті з PST за замовчуванням встановлюється Замінити дублікати імпортованими товарами .

   

5. Якщо ваш файл .pst захищений паролем, вам буде запропоновано ввести його.
6. Це ключовий крок для коректного імпорту контактів, тому, будь ласка, зробіть його правильно:
   • Під Виберіть папку для імпорту виберіть Файл даних Outlook якщо ви хочете імпортувати PST повністю. Або розгорніть його і виберіть тільки певну підпапку для імпорту, Контакти у нашому випадку.
   • Якщо цільовий обліковий запис/поштова скринька в даний момент обраний на панелі навігації, ви можете вибрати Імпорт елементів в поточну папку В іншому випадку поставте галочку Імпорт елементів в одну папку в і виберіть поштову скриньку або файл даних Outlook, в який потрібно імпортувати контакти.
   • По завершенню натисніть Фініш .

   

Outlook почне імпортувати контакти відразу ж. Коли вікно прогресу зникне, імпорт буде завершено.

Як імпортувати контакти в Outlook Online

Як і у випадку з настільним Outlook, для імпорту контактів в Outlook Online вам знадобиться файл CSV. Для досягнення найкращих результатів файл повинен мати кодування UTF-8, яке коректно працює для всіх мов.

Щоб імпортувати контакти в Outlook Online, виконайте такі дії:

1. Увійдіть у свій обліковий запис Outlook в Інтернеті або Outlook.com.
2. У лівому нижньому кутку сторінки натисніть на кнопку Люди ікону:

   

3. У правому верхньому куті сторінки натисніть Керувати > Імпорт контактів .

   

4. Натисніть на кнопку Переглянути виберіть свій CSV-файл і натисніть кнопку Відкрито .
5. Коли файл CSV знаходиться у вікні, натисніть Імпорт .

   

Якщо файл .csv містить контакти, які вже існують у вашому обліковому записі Outlook, будуть створені дублікати елементів, але жоден з існуючих контактів не буде замінений або видалений.

Ось так можна імпортувати контакти в десктопний Outlook та онлайн. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!