У цьому пості ми детально розглянемо умовне форматування в Google Таблицях і дізнаємося найшвидші та найефективніші способи його налаштування. Ми розглянемо кілька прикладів, щоб побачити, як створити умовне форматування з однією або декількома умовами, а також як розфарбувати комірки або змінити колір шрифту за користувацькими критеріями. Особливу увагу ми приділимо умовному форматуванню на основі інших комірок.

Що таке умовне форматування Google Таблиць?

Навіщо потрібне умовне форматування в таблиці? Чи не простіше відформатувати комірки вручну?

Виділення певних даних кольором - чудовий спосіб привернути увагу до записів. Багато хто з нас робить це постійно. Якщо значення комірок задовольняють нашим умовам, наприклад, вони більші або менші за деяке значення, найбільші або найменші, або, можливо, містять певні символи чи слова, то ми знаходимо такі комірки і змінюємо їх шрифт, колір шрифту або колір фону.

Чи не було б чудово, якби такі зміни форматування відбувалися автоматично і привертали ще більше уваги до таких комірок? Ми б зекономили багато часу.

Ось тут і стає в нагоді умовне форматування. Google Таблиці можуть зробити цю роботу за нас, все, що нам потрібно - це пояснити, що ми хочемо отримати. Давайте разом розглянемо кілька прикладів і переконаємося, наскільки це просто і ефективно.

Як додати правило форматування з однією умовою

Припустимо, що в нашій таблиці є дані про продажі шоколаду. Кожен рядок таблиці містить замовлення, яке ми отримали від конкретного клієнта. Ми використовували випадаючі списки в колонці G, щоб вказати, чи було воно виконано.

Що тут може бути цікавого для нас? По-перше, ми можемо виділити ті замовлення, які перевищують 200 доларів на загальну суму продажів. Ці записи у нас є в колонці F, тому мишкою виділимо діапазон значень з сумою замовлення: F2:F22.

Потім знайдіть Формат і натисніть на пункт меню Умовне форматування .

Для початку розглянемо умовне форматування Google Таблиць з використанням одного кольору .

Натисніть Відформатувати клітинки, якщо... виберіть у випадаючому списку, що з'явився, варіант "Більше або дорівнює", а в полі нижче введіть "200". Це означає, що в межах виділеного нами діапазону всі клітинки зі значеннями, які більше або дорівнюють 200, будуть виділені форматом, який ми встановили тут же: жирним червоним шрифтом на жовтому фоні.

Одразу бачимо, що наше правило форматування було застосовано: всі необхідні комірки змінили свій вигляд.

У вас є можливість налаштувати умовне форматування не тільки одним відтінком, але й з використанням кольорової шкали Для цього оберіть Колірна гамма в бічній панелі "Правила умовного формату" і скористатися готовими наборами кольорів. Також можна підібрати відтінки для мінімальної і максимальної точок, а також для серединної точки при необхідності.

Тут ми створили кольорову шкалу, де клітинки стають світлішими, коли сума замовлення зменшується, і темнішими, коли сума збільшується.

Форматування комірок в Google Таблицях за кількома умовами

Якщо колірна гамма здається вам занадто яскравою, ви можете створити кілька умов на вкладці "Єдиний колір" і вказати формат для кожної умови окремо. Для цього натисніть кнопку "Додати ще одне правило".

Виділимо замовлення, які перевищують 200 доларів у загальному обсязі продажів, і ті, які не перевищують 100 доларів.

Як бачите, у нас тут дві умови форматування: перша - для значень, які більші за 200, друга - для значень, які менші за 100.

Порада. Ви можете додати стільки правил умовного форматування в Google Таблицях, скільки вам потрібно. Щоб видалити його, просто наведіть на нього курсор і натисніть кнопку Видалити ікону.

Умовне форматування Google Sheets за допомогою користувацьких формул

Запропонований перелік умов, які ми можемо застосувати до нашого масиву даних, досить великий. Однак, його все одно може виявитися недостатньо. Рано чи пізно вам потрібно буде створити умову, яку неможливо описати стандартними засобами.

Саме тому в Google Таблицях передбачена можливість введення власної формули в якості умови. Ця формула дозволяє описати вимоги за допомогою стандартних функцій та операторів. Іншими словами, результат формули має бути або "Істина", або "Хибність".

Використовуйте останній пункт у випадаючому списку для введення формули: "Користувацька формула - це".

Подивимося, як це працює.

Скажімо, ми хочемо дізнатися, які з наших замовлень були зроблені у вихідні дні. Жодна зі стандартних умов нам не підходить.

Виділимо діапазон дат в А2:А22, перейдемо на вкладку Формат меню і натисніть Умовне форматування У випадаючому списку "Формат ячеек если" вибираємо пункт "Пользовательская формула есть" і вводимо логічну формулу, яка допоможе нам визначити день тижня за датою.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Якщо число більше 5, то це субота або неділя. У цьому випадку до комірки буде застосовано форматування, яке ми задамо нижче.

Як бачите, всі вихідні дні тепер виділені кольором.

Наведемо ще один приклад: виведемо замовлення на чорний шоколад за допомогою іншого формату. Для цього виконаємо ті ж самі дії: виділимо діапазон даних з видами шоколаду (D2:D22) і використаємо наступну умову:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Ця функція поверне значення "Істина", якщо назва виду шоколаду містить слово "Темний".

Подивіться, що у нас вийшло: замовлення на "Чорний шоколад" та "Екстра чорний шоколад" стали виділеними. Тепер не потрібно переглядати сотні рядків, щоб їх знайти.

Використання символів підстановки з умовним форматуванням в таблицях Google

Якщо ми хочемо відформатувати текстові значення, то обов'язковою є стандартна умова "Текст містить".

Ви можете використовувати спеціальні символи підстановки додати гнучкості умовам пошуку.

Порада. Символи підстановки можна використовувати в полях "Текст містить" і "Текст не містить", а також у власних формулах.

Найчастіше використовуються два символи: знак питання (?) та зірочка (*).

Знак питання відповідає будь-якому окремому символу. Наприклад, як видно на скріншоті, текстове правило, що містить "??d", форматує комірки з такими значеннями, як "Червоний", але не з такими, як "Темний".

"??d" означає, що буква "d" повинна стояти третьою від початку слова.

Використовуйте зірочку, щоб опустити нуль до будь-якої кількості символів. Наприклад, правило, що містить "*d*", повинно форматувати обидві комірки: як з "червоним", так і з "темним" значенням.

Щоб символи питання і зірочки не сприймалися як символи підстановки в текстових значеннях, перед ними зазвичай додається тильда (~). Наприклад, текстове правило, що містить "Re?" в нашому прикладі, форматує комірки зі значенням "Red", в той час як правило з "Re~?" не знайде жодної комірки, оскільки буде шукати значення "Re?".

Як за допомогою умовного форматування в Google Sheets виділити цілі рядки

У прикладах, які ми описали вище, ми застосовували умовне форматування до певних комірок стовпця. Можливо, ви подумали: "А було б так добре, якби можна було застосувати це до всієї таблиці!". А можна!

Спробуємо виділити всі невиконані замовлення спеціальним кольором. Для цього нам потрібно скористатися умовою форматування даних в колонці G, де ми вказали, чи виконано замовлення, і відформатуємо всю таблицю.

Зверніть увагу, що ми застосували форматування до всієї таблиці A1:G22.

Потім ми використали нашу власну формулу, де вказали це:

=$G1="Ні"

Порада. Перед назвою стовпця потрібно використовувати знак долара ($). Це створює абсолютне посилання на нього, тому формула завжди буде посилатися саме на цей стовпець, в той час як номер рядка може змінюватися.

Іншими словами, ми просимо його рухатися вниз по стовпчику, починаючи з першого рядка, і шукати всі клітинки зі значенням "Ні".

Як бачите, відформатованими стали не тільки комірки, які ми перевірили на нашу умову. Умовне форматування тепер застосовується до цілих рядків.

Отже, давайте запам'ятаємо 3 основні правила умовного форматування рядків у таблиці:

• Діапазон для форматування - вся таблиця
• Використовуємо умовне форматування з користувацькою формулою
• Перед назвою стовпця обов'язково використовується символ $

Умовне форматування Google Sheets на основі іншої комірки

Ми часто чуємо питання: "Як застосувати умовне форматування і зробити так, щоб легко було змінювати умову?" Це зовсім не складно.

Просто використовуйте власну формулу з посиланням на комірку, де ви вказуєте необхідну умову.

Повернемося до нашого прикладу із замовленнями на шоколад в Google Таблицях. Припустимо, що нас цікавлять замовлення, в яких менше 50 і більше 100 найменувань. Введемо ці умови в стовпчик H поруч з нашою таблицею.

Тепер створимо умовні правила форматування для таблиці замовлень.

Встановлюємо діапазон для форматування "A2:G22", щоб зберегти заголовок таблиці в такому вигляді, як він є.

Далі ми йдемо за відомими вам кроками і використовуємо нашу формулу.

Ось як виглядає формула умовного форматування для замовлень з більш ніж 100 позиціями:

=$E2>=$H$3

Зверніть увагу, що при використанні комірок за межами таблиці необхідно використовувати абсолютні посилання ($).

Знак долара перед назвою стовпця означає абсолютне посилання на стовпець. Якщо знак долара стоїть перед номером рядка, то абсолютне посилання стосується рядка. Для отримання додаткової інформації, будь ласка, перегляньте це детальне обговорення посилань на клітинки.

$H$3 в нашому прикладі означає абсолютне посилання на комірку, тобто що б ви не робили з таблицею, формула все одно буде посилатися на цю комірку.

Примітка: ми повинні використовувати абсолютне посилання на стовпець E і абсолютне посилання на комірку H3, де у нас є обмеження 100. Якщо ми цього не зробимо, формула не буде працювати!

Тепер додамо другу умову, щоб виділити замовлення, в яких менше 50 позицій. Натисніть "Додати ще одне правило" і додайте ще одну умову так само, як ми це робили для першого правила.

Будь ласка, дивіться формулу, яку ми використовуємо в нашому правилі умовного форматування:

=$E2<=$H$2

Найбільші та найменші замовлення тепер виділені кольором. Завдання виконано. Але не дуже приємно, що в нашому аркуші з'явилися зайві цифри, які можуть заплутати і зіпсувати вигляд таблиці.

Розміщення допоміжних даних на окремому аркуші було б кращим рішенням. Я опишу це більш детально в наступному пості, коли ми навчимося створювати випадаючі списки.

Перейдемо на аркуш 2 і впишемо ці нові умови туди.

Тепер ми можемо створювати умовні правила форматування таблиці замовлень, посилаючись на ці ліміти.

Ось тут може виникнути проблема: якщо ми просто використаємо у формулі адресу комірки з аркуша 2, то отримаємо помилку.

Примітка: Прямі посилання на комірки у формулах умовного форматування можливі тільки з поточного аркуша.

Що ж робити далі? На допомогу прийде функція НЕПРЯМА, яка дозволяє отримати посилання на комірку, записавши її адресу у вигляді тексту. Ось як виглядатиме посилання на комірку у формулі умовного форматування:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Ось друга формула:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

В результаті ми отримуємо той самий результат, що й раніше, але наш аркуш не захаращений додатковими записами.

Тепер ми можемо змінювати умови форматування без оновлення налаштувань правила. Достатньо просто змінити записи в комірках, і ви отримаєте нову таблицю.

Google Таблиці та умовне форматування на основі тексту іншої комірки

Ми навчилися застосовувати правила умовного форматування, використовуючи числові дані з певної комірки. А якщо ми хочемо заснувати нашу умову на комірці з текстом? Давайте подивимося, як це можна зробити разом.

Спробуємо знайти замовлення на чорний шоколад:

У комірку G5 аркуша 2 вписуємо свій стан: "Темно".

Потім повертаємося на Аркуш 1 з таблицею і знову вибираємо діапазон для форматування: A2:G22.

Потім вибираємо Формат меню, вибрати Умовне форматування і введіть наступну формулу в поле Спеціальна формула виглядає наступним чином поле:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Порада. Пам'ятайте, що потрібно вводити абсолютні посилання на діапазон, який потрібно перевірити на наявність слова "Dark" (D2:D22).

Функція НЕПРЯМА("2!$G$5") дозволяє отримати значення з комірки G5 Аркуша2, тобто слово "Dark".

Таким чином, ми виділили замовлення, які мають у складі назви товару слово з клітинки G5 аркуша 2.

Можна було б, звичайно, зробити простіше, і наша формула виглядала б так:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Однак, якщо ми захочемо знайти інший товар, нам доведеться відредагувати правило умовного форматування. Це займе трохи більше часу, ніж просте оновлення значення в комірці G5.

Видалення умовного форматування з таблиці Google

Можливо, вам доведеться видалити всі умовні формати з вашої таблиці.

Для цього спочатку виділіть діапазон клітинок, до яких застосовано умовне форматування.

Всі правила, які ви створили, ви побачите на бічній панелі.

Наведіть курсор миші на умову, яку потрібно видалити і натисніть кнопку " Видалити "Умовне форматування буде очищено.

Якщо ви не пам'ятаєте, який саме діапазон комірок ви відформатували, або хочете позбутися форматування якомога швидше, то виділіть діапазон комірок і перейдіть на вкладку Формат меню - Чітке форматування Також можна використовувати комбінацію клавіш Ctrl + \ .

Примітка: Пам'ятайте, що в цьому випадку буде очищено не тільки умовне форматування, але і всі інші формати, що використовуються у вашій таблиці.

Сподіваємося, що застосування умовного форматування в Google Таблицях спростить Вашу роботу та зробить результати більш наочними.