บทช่วยสอนนี้สาธิตวิธีการตัดแต่งช่องว่างใน Excel อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เรียนรู้วิธีลบช่องว่างนำหน้า ต่อท้าย และเว้นวรรคระหว่างคำ เหตุใดฟังก์ชัน TRIM ของ Excel จึงไม่ทำงานและวิธีแก้ไข

คุณกำลังเปรียบเทียบสองคอลัมน์สำหรับรายการที่ซ้ำกันซึ่งคุณรู้ว่ามีอยู่จริงหรือไม่ สูตรของคุณไม่พบรายการที่ซ้ำกันใช่หรือไม่ หรือคุณกำลังบวกเลขสองคอลัมน์แต่กลับได้เลขศูนย์เท่านั้น แล้วทำไมสูตร Vlookup ที่ถูกต้องอย่างเห็นได้ชัดของคุณกลับมีข้อผิดพลาด N/A จำนวนหนึ่ง นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของปัญหาที่คุณอาจกำลังหาคำตอบอยู่ และทั้งหมดนี้เกิดจาก ช่องว่างพิเศษ การซ่อนก่อน หลัง หรือระหว่างค่าตัวเลขและข้อความในเซลล์ของคุณ

Microsoft Excel เสนอวิธีต่างๆ สองสามวิธีในการลบช่องว่างและ ทำความสะอาดข้อมูลของคุณ ในบทช่วยสอนนี้ เราจะตรวจสอบความสามารถของฟังก์ชัน TRIM ว่าเป็นวิธีที่เร็วและง่ายที่สุดในการลบช่องว่างใน Excel

ฟังก์ชัน TRIM - ลบช่องว่างส่วนเกินใน Excel

คุณใช้ฟังก์ชัน TRIM ใน Excel เพื่อลบช่องว่างส่วนเกินออกจากข้อความ มันลบช่องว่างนำหน้า ต่อท้าย และระหว่างช่องว่างทั้งหมด ยกเว้นช่องว่างเดียว อักขระระหว่างคำ

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน TRIM เป็นแบบที่ง่ายที่สุดที่สามารถจินตนาการได้:

TRIM( text)

โดยที่ ข้อความ เป็นเซลล์ที่คุณต้องการเอาช่องว่างส่วนเกินออก

ตัวอย่างเช่น หากต้องการเอาช่องว่างในเซลล์ A1 ออก ให้ใช้คำสั่งนี้สูตร:

=TRIM(A1)

และภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงผลลัพธ์:

ใช่ มันง่ายมาก!

โปรดทราบว่า ฟังก์ชัน TRIM ได้รับการออกแบบมาเพื่อลบเฉพาะอักขระเว้นวรรค ซึ่งมีค่า 32 ในระบบรหัส ASCII 7 บิต หากนอกเหนือจากช่องว่างเพิ่มเติม ข้อมูลของคุณมีการขึ้นบรรทัดใหม่และอักขระที่ไม่พิมพ์ ให้ใช้ฟังก์ชัน TRIM ร่วมกับ CLEAN เพื่อลบอักขระที่ไม่พิมพ์ 32 ตัวแรกในระบบ ASCII

ตัวอย่างเช่น เพื่อ ลบช่องว่าง ตัวแบ่งบรรทัด และอักขระที่ไม่ต้องการอื่นๆ ออกจากเซลล์ A1 ใช้สูตรนี้:

=TRIM(CLEAN(A1))

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูวิธีลบอักขระที่ไม่ได้พิมพ์ใน Excel

หากต้องการกำจัดช่องว่างที่ไม่เว้นวรรค (อักขระ html ) ซึ่งมีค่า 160 ให้ใช้ TRIM ร่วมกับฟังก์ชัน SUBSTITUTE และ CHAR:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

สำหรับรายละเอียดทั้งหมด โปรด ดูวิธีลบช่องว่างที่ไม่แบ่งช่องว่างใน Excel

วิธีใช้ฟังก์ชัน TRIM ใน Excel - ตัวอย่างสูตร

เมื่อคุณทราบพื้นฐานแล้ว เรามาพูดถึงการใช้ TRIM ใน Excel กัน ข้อผิดพลาดที่คุณอาจเผชิญและวิธีแก้ปัญหาการทำงาน

วิธีตัดช่องว่างในคอลัมน์ข้อมูลทั้งหมด

สมมติว่าคุณมีคอลัมน์ชื่อที่มีช่องว่างก่อนหน้าและหลังข้อความด้วย มากขึ้น กว่าหนึ่งช่องว่างระหว่างคำ ดังนั้น คุณจะลบช่องว่างนำหน้า ต่อท้าย และส่วนเกินระหว่างช่องว่างทั้งหมดในเซลล์ทั้งหมดในแต่ละครั้งได้อย่างไร โดยการคัดลอก Excelสูตร TRIM ในคอลัมน์ แล้วแทนที่สูตรด้วยค่า ขั้นตอนโดยละเอียดด้านล่าง

1. เขียนสูตร TRIM สำหรับเซลล์บนสุด A2 ในตัวอย่างของเรา:

   =TRIM(A2)

2. วางเคอร์เซอร์ไปที่มุมขวาล่าง ของเซลล์สูตร (B2 ในตัวอย่างนี้) และทันทีที่เคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวก ให้ดับเบิลคลิกเพื่อคัดลอกสูตรลงในคอลัมน์ จนถึงเซลล์สุดท้ายที่มีข้อมูล ดังนั้น คุณจะมี 2 คอลัมน์ - ชื่อเดิมที่มีช่องว่างและชื่อที่ตัดแต่งตามสูตร

สุดท้าย ให้แทนที่ค่าในคอลัมน์เดิมด้วย ข้อมูลที่ถูกตัดแต่ง แต่ระวัง! เพียงคัดลอกคอลัมน์ที่ตัดแต่งแล้วไปทับคอลัมน์เดิมก็จะทำลายสูตรของคุณ เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณต้องคัดลอกเฉพาะค่า ไม่ใช่สูตร มีวิธีการดังนี้:

• เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีสูตรการตัดแต่ง (B2:B8 ในตัวอย่างนี้) แล้วกด Ctrl+C เพื่อคัดลอกเซลล์เหล่านั้น
• เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีข้อมูลต้นฉบับ (A2:A8 ) แล้วกด Ctrl+Alt+V จากนั้น V เป็นทางลัดค่าการวางที่ใช้ วางแบบพิเศษ > ค่า
• กดปุ่ม Enter เสร็จแล้ว!

วิธีลบช่องว่างนำหน้าในคอลัมน์ตัวเลข

ตามที่คุณเพิ่งเห็น ฟังก์ชัน Excel TRIM ลบช่องว่างพิเศษทั้งหมดออกจากคอลัมน์ของข้อมูลข้อความโดยไม่ต้อง การผูกปม แต่ถ้าข้อมูลของคุณเป็นตัวเลข ไม่ใช่ข้อความล่ะ

ตั้งแต่แรกเห็น อาจดูเหมือนว่าฟังก์ชัน TRIM ได้ทำงานของมันแล้ว อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาอย่างใกล้ชิด คุณจะสังเกตเห็นว่าค่าที่ตัดแต่งจะไม่ทำงานเหมือนตัวเลข ต่อไปนี้เป็นข้อบ่งชี้ความผิดปกติบางประการ:

• ทั้งคอลัมน์เดิมที่มีช่องว่างนำหน้าและตัวเลขที่ตัดออกจะจัดชิดซ้ายแม้ว่าคุณจะใช้รูปแบบตัวเลขกับเซลล์ ในขณะที่ตัวเลขปกติจะจัดชิดขวา ตามค่าเริ่มต้น
• เมื่อเลือกเซลล์ที่มีตัวเลขที่ตัดไว้ตั้งแต่สองเซลล์ขึ้นไป Excel จะแสดงเฉพาะ COUNT ในแถบสถานะ สำหรับตัวเลข ควรแสดง SUM และ AVERAGE ด้วย
• สูตร SUM ที่ใช้กับเซลล์ที่ตัดแต่งจะส่งกลับค่าศูนย์

จากลักษณะที่ปรากฏทั้งหมด ค่าที่ตัดแต่ง เป็น สตริงข้อความ ในขณะที่เราต้องการตัวเลข ในการแก้ไขปัญหานี้ คุณสามารถคูณค่าที่ตัดแล้วด้วย 1 (หากต้องการคูณค่าทั้งหมดในคราวเดียว ให้ใช้ตัวเลือกการวางแบบพิเศษ > การคูณ)

โซลูชันที่สวยงามยิ่งขึ้นคือการรวมฟังก์ชัน TRIM ไว้ใน VALUE เช่นนี้:

=VALUE(TRIM(A2))

สูตรด้านบนจะลบช่องว่างนำหน้าและต่อท้ายทั้งหมด หากมี และเปลี่ยนค่าผลลัพธ์เป็นตัวเลขดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง:

วิธีลบเฉพาะช่องว่างนำหน้าใน Excel (การตัดแต่งด้านซ้าย)

ในบางสถานการณ์ คุณอาจพิมพ์ช่องว่างระหว่างคำซ้ำหรือแม้แต่สามช่องเพื่อให้อ่านข้อมูลได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม คุณต้องการกำจัดช่องว่างนำหน้าเช่นนี้:

ดังที่คุณทราบแล้ว ฟังก์ชัน TRIMกำจัดช่องว่างพิเศษตรงกลางสตริงข้อความ ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่เราต้องการ เพื่อให้ช่องว่างทั้งหมดไม่เสียหาย เราจะใช้สูตรที่ซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย:

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

ในสูตรข้างต้น การรวมกันของ FIND, MID และ TRIM จะคำนวณตำแหน่งของ อักขระข้อความตัวแรกในสตริง จากนั้น คุณใส่ตัวเลขนั้นให้กับฟังก์ชัน MID อื่น เพื่อให้ส่งคืนสตริงข้อความทั้งหมด (ความยาวสตริงคำนวณโดย LEN) โดยเริ่มต้นที่ตำแหน่งของอักขระข้อความแรก

ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าทั้งหมด ช่องว่างนำหน้าหายไป ในขณะที่ช่องว่างหลายช่องระหว่างคำยังคงมีอยู่:

ในการตกแต่ง ให้แทนที่ข้อความต้นฉบับด้วยค่าที่ตัดแล้ว ดังที่แสดงในขั้นตอนที่ 3 ของตัวอย่างสูตรการตัดแต่ง และคุณก็พร้อมที่จะไป!

เคล็ดลับ หากคุณต้องการลบช่องว่างออกจากส่วนท้ายของเซลล์ ให้ใช้เครื่องมือ Trim Spaces ไม่มีสูตร Excel ที่ชัดเจนในการลบช่องว่างนำหน้าและต่อท้ายทำให้ช่องว่างหลายช่องระหว่างคำยังคงอยู่

วิธีนับช่องว่างส่วนเกินในเซลล์

บางครั้ง ก่อนที่จะลบช่องว่างในแผ่นงาน Excel ของคุณ คุณอาจต้องการทราบจำนวนช่องว่างที่มีอยู่จริง

หากต้องการทราบจำนวน ของช่องว่างพิเศษในเซลล์ ค้นหาความยาวข้อความทั้งหมดโดยใช้ฟังก์ชัน LEN จากนั้นคำนวณความยาวของสตริงโดยไม่มีช่องว่างเพิ่มเติม และลบส่วนหลังออกจากส่วนก่อนหน้า:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

ต่อไปนี้ภาพหน้าจอแสดงการทำงานของสูตรข้างต้น:

หมายเหตุ สูตรส่งคืนการนับ ช่องว่างพิเศษ ในเซลล์ เช่น นำหน้า ต่อท้าย และเว้นวรรคติดต่อกันมากกว่าหนึ่งช่องระหว่างคำ แต่จะไม่นับช่องว่างเดียวตรงกลางข้อความ หากคุณต้องการรับจำนวนช่องว่างทั้งหมดในเซลล์ ให้ใช้สูตรการแทนที่นี้

วิธีเน้นเซลล์ที่มีช่องว่างมากเกินไป

เมื่อต้องทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือสำคัญ คุณอาจลังเลที่จะลบสิ่งใดโดยไม่ดูว่าคุณกำลังลบอะไรอยู่ ในกรณีนี้ คุณสามารถเน้นเซลล์ที่มีช่องว่างเพิ่มเติมก่อน แล้วจึงกำจัดช่องว่างเหล่านั้นอย่างปลอดภัย

สำหรับสิ่งนี้ ให้สร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสูตรต่อไปนี้:

=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))

โดยที่ A2 คือเซลล์บนสุดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการเน้น

สูตรจะสั่งให้ Excel เน้นเซลล์ที่ความยาวสตริงทั้งหมดมากกว่าความยาวของข้อความที่ตัดทอน

หากต้องการสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้เลือกเซลล์ทั้งหมด (แถว) ที่คุณต้องการเน้นโดยไม่มีส่วนหัวของคอลัมน์ ไปที่กลุ่ม หน้าแรก > สไตล์ แล้วคลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎใหม่ > ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ .

หากคุณยังไม่คุ้นเคยกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel คุณจะพบขั้นตอนโดยละเอียดที่นี่: วิธีสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสูตร

ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง ผลลัพธ์ที่ได้จะยืนยันอย่างสมบูรณ์กับจำนวนช่องว่างพิเศษที่เราได้รับในตัวอย่างก่อนหน้านี้:

อย่างที่คุณเห็น การใช้ ของฟังก์ชัน TRIM ใน Excel ทำได้ง่ายและตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตาม หากมีใครต้องการดูสูตรที่กล่าวถึงในบทช่วยสอนนี้อย่างละเอียดยิ่งขึ้น คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงาน Trim Excel Spaces ได้

Excel TRIM ไม่ทำงาน

ฟังก์ชัน TRIM จะลบออกเท่านั้น อักขระช่องว่าง แสดงด้วยค่ารหัส 32 ในชุดอักขระ ASCII 7 บิต ในชุดอักขระ Unicode มีอักขระช่องว่างอีกหนึ่งตัวที่เรียกว่า ช่องว่างที่ไม่แบ่ง ซึ่งใช้กันทั่วไปในหน้าเว็บเป็นอักขระ html ช่องว่างที่ไม่แบ่งมีค่าเป็น 160 และฟังก์ชัน TRIM ไม่สามารถลบออกได้ด้วยตัวเอง

ดังนั้น หากชุดข้อมูลของคุณมีช่องว่างอย่างน้อยหนึ่งช่องที่ฟังก์ชัน TRIM ไม่ลบ ให้ใช้ฟังก์ชัน SUBSTITUTE เพื่อแปลงช่องว่างที่ไม่แบ่งให้เป็นช่องว่างปกติแล้วตัดแต่ง สมมติว่าข้อความอยู่ใน A1 สูตรจะเป็นดังนี้:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

เพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน คุณสามารถฝังฟังก์ชัน CLEAN เพื่อล้างเซลล์ของอักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ได้:<3

=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " ")))

ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงความแตกต่าง:

หากสูตรด้านบนใช้ไม่ได้ผล เป็นไปได้ว่าข้อมูลของคุณมีบางส่วนที่ไม่พิมพ์ออกมา ตัวละครที่มีค่ารหัสอื่นที่ไม่ใช่ 32 และ 160 ในกรณีนี้ ให้ใช้หนึ่งในสูตรต่อไปนี้เพื่อค้นหารหัสอักขระ โดยที่ A1 เป็นเซลล์ที่มีปัญหา:

ช่องว่างนำหน้า: =CODE(LEFT(A1,1))

ต่อท้าย ช่องว่าง: =CODE(RIGHT(A1,1))

ระหว่างช่องว่าง (โดยที่ n เป็นตำแหน่งของอักขระที่มีปัญหาในสตริงข้อความ):

=CODE(MID(A1, n , 1)))

จากนั้น ให้ใส่รหัสอักขระที่ส่งคืนให้กับสูตร TRIM(SUBSTITUTE()) ที่กล่าวถึงข้างต้น

ตัวอย่างเช่น ถ้าฟังก์ชัน CODE ส่งกลับ 9 ซึ่งเป็นอักขระของแท็บแนวนอน ให้ใช้สูตรต่อไปนี้เพื่อลบออก:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), " "))

ตัดช่องว่างสำหรับ Excel - ลบช่องว่างเพิ่มเติมในคลิกเดียว

แนวคิดในการเรียนรู้สูตรต่างๆ จำนวนหนึ่งเพื่อจัดการกับงานเล็กน้อยฟังดูไร้สาระหรือไม่? จากนั้นคุณอาจชอบเทคนิคคลิกเดียวนี้เพื่อกำจัดช่องว่างใน Excel ขอแนะนำให้คุณรู้จักกับ Text Toolkit ที่รวมอยู่ใน Ultimate Suite ของเรา เหนือสิ่งอื่นใด เช่น การเปลี่ยนตัวพิมพ์เล็ก การแยกข้อความ และการล้างการจัดรูปแบบ มีตัวเลือก ตัดช่องว่าง

ด้วย Ultimate Suite ที่ติดตั้งใน Excel ของคุณ การลบช่องว่างใน Excel ทำได้ง่ายเพียงแค่นี้ :

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการลบช่องว่าง
2. คลิกปุ่ม ตัดช่องว่าง บน Ribbon
3. เลือกหนึ่งตัวเลือกหรือทั้งหมดต่อไปนี้:
   • ตัดแต่ง นำหน้า และ ต่อท้าย ช่องว่าง
   • ตัด พิเศษ เว้นวรรค ระหว่างคำ ยกเว้นคำเดียวช่องว่าง
   • ตัด ไม่แบ่ง ช่องว่าง ( )
4. คลิก ตัด .

นั่นคือทั้งหมดที่มี! ช่องว่างพิเศษทั้งหมดจะถูกลบออกในพริบตา

ในตัวอย่างนี้ เราจะลบเฉพาะช่องว่างนำหน้าและต่อท้ายเท่านั้น โดยรักษาช่องว่างหลายช่องระหว่างคำไว้เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น - งานที่สูตร Excel ไม่สามารถจัดการได้นั้นสำเร็จได้ด้วย คลิกเมาส์!

หากคุณสนใจที่จะลองใช้ Trim Spaces ในแผ่นงานของคุณ คุณสามารถดาวน์โหลดรุ่นทดลองได้ที่ส่วนท้ายของโพสต์นี้

ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในสัปดาห์หน้า ในบทช่วยสอนครั้งต่อไป เราจะพูดถึงวิธีอื่นๆ ในการตัดแต่งช่องว่างใน Excel โปรดคอยติดตาม!

ดาวน์โหลดได้

ตัดแต่งช่องว่างใน Excel - ตัวอย่างสูตร (ไฟล์ .xlsx)

Ultimate Suite - รุ่นทดลอง (ไฟล์ .exe)