I handledningen förklaras alla huvudfunktioner för villkorlig formatering i Excel med exempel. Du kommer att lära dig hur du använder villkorlig formatering i alla versioner av Excel, effektivt använder förinställda regler eller skapar nya, redigerar, kopierar och rensar formatering.

Villkorlig formatering i Excel är en riktigt kraftfull funktion när det gäller att tillämpa olika format på data som uppfyller vissa villkor. Den kan hjälpa dig att lyfta fram den viktigaste informationen i dina kalkylblad och upptäcka variationer i cellvärden med en snabb blick.

Många användare, särskilt nybörjare, tycker att den är komplicerad och obskyr. Om du känner dig skrämd och obekväm med den här funktionen, så gör det inte! Faktum är att villkorlig formatering i Excel är mycket okomplicerad och enkel att använda, och du kommer att se det på bara 5 minuter när du har läst klart den här handledningen :)

Vad är villkorlig formatering i Excel?

Excel Villkorlig formatering används för att tillämpa viss formatering på data som uppfyller ett eller flera villkor. Precis som vanlig cellformatering kan du markera och differentiera dina data på olika sätt genom att ändra cellens fyllningsfärg, teckensnittsfärg, ramstilar etc. Skillnaden är att den är mer flexibel och dynamisk - när data ändras uppdateras de villkorliga formaten automatiskt för attåterspeglar ändringarna.

Villkorlig formatering kan tillämpas på enskilda celler eller hela rader baserat på värdet i den formaterade cellen själv eller i en annan cell. För att formatera dina data på villkor kan du använda dig av Förinställda regler. såsom färgskalor, datafält och ikonuppsättningar eller skapa anpassade regler där du definierar när och hur de markerade cellerna ska markeras.

Var finns villkorlig formatering i Excel?

I alla versioner av Excel 2010 till Excel 365 finns villkorlig formatering på samma ställe: Hem flik> Stilar grupp> Villkorlig formatering .

Nu när du vet var du hittar villkorlig formatering i Excel, ska vi se hur du kan utnyttja den i ditt dagliga arbete för att få en bättre förståelse för det projekt du arbetar med.

I våra exempel kommer vi att använda Excel 365, som verkar vara den mest populära versionen nuförtiden. Alternativen är dock i stort sett desamma i alla Excel, så du kommer inte att ha några problem med att följa med oavsett vilken version som är installerad på din dator.

Hur man använder villkorlig formatering i Excel

För att verkligen utnyttja möjligheterna med villkorligt format måste du lära dig hur du använder olika typer av regler. Den goda nyheten är att oavsett vilken regel du tillämpar så definieras de två viktigaste sakerna:

• Vilka celler omfattas av regeln.
• Vilket villkor ska uppfyllas.

Så här använder du villkorlig formatering i Excel:

1. I kalkylbladet markerar du de celler som du vill formatera.
2. På den Hem på fliken Stilar grupp, klicka på Villkorlig formatering .
3. Välj den regel som passar ditt syfte från en uppsättning inbyggda regler.

Som exempel ska vi markera värden som är mindre än 0, så vi klickar på Markera celler Regler > Mindre än...

När du är klar visar Excel en förhandsgranskning av formaterade data. Om du är nöjd med förhandsgranskningen klickar du på OK .

På samma sätt kan du använda en annan regeltyp som är lämpligare för dina data, t.ex:

• Större än eller lika med
• Mellan två värden
• Text som innehåller specifika ord eller tecken
• Datum som inträffar inom ett visst intervall
• Dubbla värden
• Övre/nedre N-nummer

Hur du använder en förinställd regel med anpassad formatering

Om inget av de fördefinierade formaten passar dig kan du välja andra färger för cellernas bakgrund, typsnitt eller ramar. Så här gör du:

1. I dialogrutan för förinställd regel väljer du i rullgardinslistan till höger följande alternativ Anpassat format...
2. I Formatera celler dialogfönstret, växla mellan Typsnitt , Gränsen och Fyll för att välja önskad teckenstil, ramstil respektive bakgrundsfärg. När du gör detta kommer du omedelbart att se en förhandsvisning av det valda formatet. När du är klar klickar du på OK .
3. Klicka på OK en gång till för att stänga det föregående dialogfönstret och tillämpa den anpassade formateringen som du har valt.

Tips:

• Om du vill fler färger än vad standardpaletten ger, klicka på Fler färger... på knappen på Fyll på eller . Typsnitt fliken.
• Om du vill använda en bakgrundsfärg med gradient , klicka på Knappen Fyllningseffekter på den Fyll och välj de önskade alternativen.

Så här skapar du en ny regel för villkorlig formatering

Om ingen av de förinställda reglerna uppfyller dina behov kan du skapa en ny från grunden. Följ de här stegen för att göra det:

1. Välj de celler som ska formateras och klicka på Villkorlig formatering> Ny regel .
2. I Ny formateringsregel Välj regeltyp i dialogrutan som öppnas.

Om du till exempel vill formatera celler med procentuell förändring som är mindre än 5 % i endera riktningen väljer du Formatera endast celler som innehåller och konfigurera sedan regeln på det sätt som visas i skärmbilden nedan:

Klicka på OK två gånger för att stänga båda dialogfönstren och din villkorliga formatering är klar!

Excel villkorlig formatering baserad på en annan cell

I de tidigare exemplen har vi markerat celler utifrån "hårdkodade" värden. I vissa fall är det dock vettigare att basera villkoret på ett värde i en annan cell. Fördelen med det här tillvägagångssättet är att oavsett hur cellvärdet ändras i framtiden kommer formateringen att anpassas automatiskt till ändringen.

Som exempel kan vi markera priser i kolumn B som är högre än tröskelpriset i cell D2. För att åstadkomma detta är stegen följande:

1. Klicka på Villkorlig formatering > Markera celler Regler > Större än...
2. I dialogrutan som öppnas placerar du markören i textrutan till vänster (eller klickar på Dialog för att kollapsa ikonen) och välj cell D2.
3. När du är klar klickar du på OK .

Alla priser som är högre än värdet i D2 kommer att markeras med den valda färgen:

Det är det enklaste fallet av villkorlig formatering baserad på en annan cell. Mer komplexa scenarier kan kräva användning av formler. Du kan hitta flera exempel på sådana formler tillsammans med steg-för-steg-instruktioner här:

• Excel-formler för villkorlig formatering som baseras på en annan cell
• Så här ändrar du radfärgen baserat på en cells värde
• Video: Formler för villkorlig formatering baserade på en annan cell

Tillämpa flera villkorliga formateringsregler på samma celler

När du använder villkorliga format i Excel är du inte begränsad till en regel per cell utan kan tillämpa så många regler som affärslogiken kräver.

Du kan till exempel skapa tre regler för att markera priser som är högre än 105 dollar i rött, högre än 100 dollar i orange och högre än 99 dollar i gult. För att reglerna ska fungera korrekt måste du ordna dem i rätt ordning Om regeln "större än 99" placeras först, kommer endast den gula formateringen att tillämpas eftersom de andra två reglerna inte har en chans att aktiveras - självklart är alla tal som är högre än 100 eller 105 också högre än 99 :)

Så här gör du för att ändra reglerna:

1. Välj en cell i datamängden som omfattas av reglerna.
2. Öppna Förvaltare av regler genom att klicka på Villkorlig formatering> Hantera regler...
3. Klicka på den regel som ska tillämpas först och använd sedan uppåtriktad pil för att flytta den till toppen. Gör samma sak med regeln för den andra prioriterade regeln.
4. Välj den Stoppa om det är sant kryssrutan bredvid alla utom den sista regeln eftersom du inte vill att de efterföljande reglerna ska tillämpas när det föregående villkoret är uppfyllt.

Vad är Stop if True i Excel villkorlig formatering?

Alternativet Stoppa om sant i villkorlig formatering förhindrar Excel från att bearbeta andra regler när ett villkor i den aktuella regeln uppfylls. Med andra ord, om två eller flera regler är inställda för samma cell och Stoppa om det är sant aktiveras för den första regeln, ignoreras de efterföljande reglerna efter att den första regeln har aktiverats.

I exemplet ovan har vi redan använt detta alternativ för att ignorera efterföljande regler när regeln om första prioritet gäller. Denna användning är ganska uppenbar. Och här är ytterligare ett par exempel där användningen av Stoppa om det är sant funktionen är inte så självklar, men den är till stor hjälp:

• Hur man visar endast vissa objekt i ikonuppsättningen
• Utesluta tomma celler från villkorlig formatering

Hur man redigerar Excel-regler för villkorlig formatering

Om du vill göra vissa ändringar i en befintlig regel gör du så här:

1. Markera en cell som regeln gäller och klicka på Villkorlig formatering> Hantera regler...
2. I Förvaltare av regler dialogrutan, klicka på den regel som du vill ändra och klicka sedan på Redigera regel... knapp.
3. I Redigera formateringsregel dialogfönstret, gör de nödvändiga ändringarna och klicka på OK för att spara ändringarna.

   Det dialogfönstret liknar mycket det som finns i Ny formateringsregel dialogrutan som används för att skapa en ny regel, så du kommer inte att ha några problem med den.

Tips. Om du inte ser den regel du vill redigera, välj då Detta arbetsblad från Visa formateringsregler för rullgardinslistan högst upp i Förvaltare av regler Dialogrutan visar en lista över alla regler i kalkylbladet.

Hur man kopierar Excel villkorlig formatering

Om du vill tillämpa ett villkorligt format som du har skapat tidigare på andra data behöver du inte skapa en liknande regel från början. Använd bara Format Painter för att kopiera de befintliga reglerna för villkorlig formatering till en annan datauppsättning. Så här gör du:

1. Klicka på en cell med den formatering som du vill kopiera.
2. Klicka på Hem > Format Painter Detta ändrar muspekaren till en pensel.

   Tips. Om du vill kopiera formateringen till flera icke sammanhängande celler eller områden dubbelklickar du på Format Painter .

3. Om du vill klistra in den kopierade formateringen klickar du på den första cellen och drar penseln ner till den sista cellen i det område du vill formatera.
4. När du är klar trycker du på Esc att sluta använda penseln.
5. Välj en cell i din nya datauppsättning, öppna Förvaltare av regler och kontrollera de kopierade reglerna.

Om den kopierade villkorliga formateringen använder en formel kan du behöva justera cellreferenser i formeln efter att du kopierat regeln.

Så här tar du bort regler för villkorlig formatering

Jag har sparat den enklaste delen till sist :) För att ta bort en regel kan du antingen:

• Öppna Hanteraren för regler för villkorlig formatering , välj regeln och klicka på Radera regel knapp.
• Markera området med celler, klicka på Villkorlig formatering> Tydliga regler och välj det alternativ som passar dina behov.

Så här gör du villkorlig formatering i Excel. Förhoppningsvis har dessa mycket enkla regler som vi skapade hjälpt dig att få ett grepp om grunderna. Nedan hittar du några fler handledningar som kan hjälpa dig att förstå den inre mekaniken och utvidga den villkorliga formateringen i dina kalkylblad långt bortom dess traditionella användningsområden.

Arbetsbok för övning för nedladdning

Excel villkorlig formatering - exempel (.xlsx-fil)