I dag ska jag visa dig hur till skapa E-postmallar för Outlook med rullgardinsfält. Vi kommer att hämta information från en datamängd och fylla i ett e-postmeddelande i farten. Låter det roligt? Då sätter vi igång!

Skapa och använd dataset i delade e-postmallar

Innan vi börjar med grunderna, Jag kommer att släppa några rader av introduktion för dem som är nya på vår blogg och inte vet ännu vad är delade e-postmallar och vad det VAD TILL INTRÄDE makro jag pratar om. Delade mallar är ett verktyg som kan konvertera din dagliga rutin i Outlook till en fråga om några få klick. Se, du skapar en uppsättning av mallar med nödvändig formatering, länkar, bilder, etc.Du behöver inte längre skriva och formatera dina svar, utan det färdiga e-postmeddelandet skapas i en handvändning.

När det gäller vad du ska skriva in har jag täckt detta makro i min tidigare handledning, men du får gärna friska upp ditt minne ;)

Hur man skapar ett nytt dataset och använder det i mallar

Nu återgår vi till vårt huvudämne - fyllbara Outlook-mallar. Du vet redan att makroet WhatToEnter kan hjälpa dig att klistra in de nödvändiga uppgifterna i en eller flera ställen i ditt e-postmeddelande. Jag ska visa dig hur du kan automatisera din rutin ännu mer och lära dig att arbeta med dataset. Enkelt uttryckt är detta en tabell med data som du kommer att hämta de nödvändiga värdena från. När du tillämpar makroet WHAT TO ENTERMed hjälp av en makro väljer du vilken post du vill hämta från denna tabell, och den fylls i ditt e-postmeddelande. Hur konstigt det än låter, är det ganska enkelt i praktiken :)

Vi börjar från början och måste först skapa en tabell. Öppna tilläggsprogrammet, högerklicka på en mapp och välj " Ny datauppsättning " från rullgardinslistan:

Tilläggsprogrammet öppnar en ny webbsida i din standardwebbläsare där du ska skapa ditt dataset. Ge det ett namn och börja fylla i rader och kolumner.

Observera: Var uppmärksam på den första kolumnen i ditt dataset, eftersom den är den viktigaste. Fyll den med värden som hjälper dig att identifiera dina rader och enkelt välja den kolumn som du behöver hämta data från.

Tänk på att ett dataset är begränsat till 32 rader, 32 kolumner och 255 symboler per cell.

Tips: Alternativt kan du importera dataset till delade e-postmallar. Tabellen ska sparas i .txt- eller .csv-format och ha högst 32 rader/kolumner (resten kommer att strykas).

När du har lagt till och fyllt de nya raderna och kolumnerna med den information som du kan behöva i dina mallar är det bara att lägga till makroet WHAT TO ENTER i din text. Här är min exempelmall med makroet som jag ställde in för att klistra in en rabattsats från datasetet:

Hej,

Det här är en bekräftelse på din beställning från idag. Du har förresten fått din speciella ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] rabatt ;)

Tack för att du valde oss! Ha en trevlig dag!

Jag har just valt ett värde från nyckelkolumnen och motsvarande rabatt har fyllts i mitt e-postmeddelande. Jag sa ju att nyckelkolumnen är viktig :)

Redigera och ta bort dataset

Om du har upptäckt ett misstag eller om du vill lägga till eller ta bort några av ingångarna kan du alltid redigera ditt dataset. Markera det i tilläggsrutan och tryck på Redigera :

Du kommer till webbläsaren igen där du ska ändra din tabell. Du kan lägga till rader och kolumner, ändra deras innehåll och flytta dem som du vill. När du är klar klickar du på Spara och alla ändringar som gjorts kommer att vara tillgängliga med en gång.

Om du inte längre behöver den här datamängden väljer du den och trycker på Ta bort :

Det var ett enkelt exempel på ett dataset med ett enda fält så att du kunde få en uppfattning om den här funktionen. Vi kommer att fortsätta att utforska den och lära oss att dra största möjliga nytta av dataset :)

Hur du använder datamängder med flera fält när du skriver Outlook-e-postmeddelanden

Eftersom vi nu har en tydlig förståelse för hur dataset skapas och används är det hög tid att skapa en mer komplex och informativ tabell och fylla i flera ställen i ditt e-postmeddelande på en gång.

Jag kommer att importera min försparade tabell för att slippa tråka ut dig med datafyllning och modifiera min mall lite så att alla nödvändiga fält fylls i. Jag vill att mitt dataset ska:

• Klistra in rabattbeloppet;
• Lägg till kundens personliga länk;
• Fyll i några rader om kundens särskilda betalningsvillkor;
• Lägg in en vacker "Tack"-bild;
• Bifoga ett avtal till e-postmeddelandet.

Letar jag efter för mycket? Nej, eftersom jag har förberett mitt dataset :) Jag kommer att fylla i all information på en gång:

Du kanske har lagt märke till att några av makrona var försparade i en mall. Jag visade hur man sätter upp ett makro för att hämta data från datasetet och slå ihop det med ett annat makro. Om du behöver fler exempel eller ytterligare förtydliganden kan du lämna dina synpunkter i Kommentarer avsnitt ;)

Hur som helst, här är den slutliga texten i min mall:

Hej,

Detta är en bekräftelse på din beställning från idag. Du fick förresten din speciella ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] rabatt ;)

Här är din personliga länk: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

Det finns också några detaljer som vi bör uppmärksamma:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ] ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ] ]]

Tack för att du valde oss! Ha en trevlig dag!

Tips: Om du behöver lära dig eller komma ihåg hur du slår ihop makron tillsammans, se den här delen av WhatToEnter-makrohandledningen eller den fullständiga listan över makron för delade e-postmallar.

Om du inte tror på videon ovan kan du installera Shared Email Templates från Microsoft Store, kolla in datasetterna själv och dela dina erfarenheter med mig och andra i kommentarerna ;)

Fyll i tabellen med hjälp av dataset i Outlook-e-postmeddelanden

Listan över datamängdens möjligheter är inte färdig än. Tänk dig detta - din kund är fortfarande osäker på hur många artiklar han ska köpa och vill veta mer om rabatter och betalningsvillkor. I stället för att skriva allt i en enda lång mening är det bättre att skapa en tabell med varje tillgängligt alternativ och dess egenskaper.

Jag skulle inte kalla det särskilt tidsbesparande att skapa en ny tabell och fylla den med data som du redan har i ditt dataset. Det finns dock en snabb lösning för det här fallet. Du kan binda ditt dataset till en tabell och ditt e-postmeddelande kommer att fyllas med information från datasetet på ett ögonblick. Du behöver:

1. Öppna en mall och skapa en tabell med minst två rader (antalet kolumner är helt upp till dig).
2. Fyll i tabellens första rad eftersom detta kommer att bli vår rubrik.
3. Högerklicka någonstans på den andra raden och välj "Bind till dataset".
4. Välj det dataset som du vill hämta data från och tryck på Ok.
5. När du klistrar in den här mallen får du välja vilka kolumner du vill lägga till. Markera alla eller bara några av dem och fortsätt.
6. Njut av det ;)

Om du vill lägga till något visuellt till texten ovan kan du ta en titt i våra dokument för att se skärmdumparna steg för steg av bindningen av datasetet eller kolla in den lilla videon nedan.

I korthet skapar du en tabell, fyller i dess rubrik och kopplar den till ditt dataset. När du klistrar in en mall ställer du bara in raderna för att klistra in och verktyget fyller på din tabell på en sekund.

Så här började mallen se ut efter bindningen av datasetet:

Hej!

Här är de uppgifter som du bad om:

Om du behöver ta bort bindningen av datasetet tar du bara bort raden "connected".

Det kunde inte vara lättare:)

Dessutom kan du vara intresserad av att skapa en dynamisk Outlook-mall som automatiskt växlar bilder, bilagor och text individuellt för varje användare.

Slutsats

I den här artikeln har jag täckt ytterligare ett alternativ i vårt superhjälpsamma makro kallat WHAT TO ENTER för dig. Nu vet du hur du skapar, redigerar och använder dataset i Shared Email Templates och jag hoppas verkligen att du kommer att börja använda dem :)

Tack för att du läste! Vi ses i nästa handledning ;)