Se hur du kan skapa anpassade regler för att färglägga data utifrån olika villkor.

Villkorlig formatering baserad på en annan cell: videoutskrift

Det råder ingen tvekan om att villkorlig formatering är en av de mest användbara funktionerna i Excel. Med standardregler kan du snabbt färglägga de nödvändiga värdena, men vad händer om du vill formatera hela rader baserat på ett värde i en viss cell? Låt mig visa dig hur du kan använda formler för att skapa vilken regel för villkorlig formatering som helst.

Tillämpa villkorlig formatering om en annan cell är tom

Här är en vanlig uppgift: Jag vill markera de rader som har ett tomt ID. Vi börjar med stegen för att skapa en anpassad regel:

1. Välj först och främst det intervall som du vill markera, det sparar dig några steg senare. Se till att du börjar med den övre vänstra posten och utelämnar rubrikraden. Att konvertera intervallet till en tabell är ett bättre alternativ om du planerar att tillämpa regeln på nya poster i framtiden.
2. Klicka på Villkorlig formatering högst upp och välj "Ny regel". Du behöver den sista punkten: "Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras".
3. Nu kan du ange ditt anpassade villkor och ställa in önskat format.
   • En fyllningsfärg är det snabbaste sättet att se våra data, så vi väljer en och klickar på ok.
   • Formeln för att hitta de rader med blanksteg i kolumn A är =A2="" Men det är inte allt. För att se till att regeln tillämpas rad för rad måste du göra referensen till kolumnen absolut, så skriv in ett dollartecken före kolumn A:

     =$A2=""

     Om du vill att du alltid ska titta på just den här cellen, så fixar du också raden så att den ser ut så här: $A$2="""

     Se även: Hur du använder Google Sheets FILTER-funktionen
4. Klicka på Ok och så är du igång.

Excel villkorlig formatering baserad på ett annat cellvärde

Låt oss nu gå vidare och se hur vi kan hitta de boktitlar som har 10 eller fler i kolumn E. Jag väljer boktitlarna eftersom det är detta vi vill formatera, och skapar en ny regel för villkorlig formatering som använder en formel. Vårt villkor kommer att vara liknande:

=$E2>=10

Välj format och spara regeln för att se hur den fungerar.

Som du kan se är detta enkla regler där du kan ange vilket värde som helst. Var värdet finns är inte viktigt. Om det finns i ett annat blad är det bara att se till att inkludera dess namn i din referens.

Formel för villkorlig formatering för flera villkor

Låt oss gå vidare till de fall då ditt villkor gäller två olika värden. Du kanske till exempel vill se de beställningar som har hög prioritet och som har mer än 8 i fältet kvantitet.

Om du vill ändra en befintlig regel väljer du Hantera regler under Villkorlig formatering, letar upp regeln och klickar på Redigera. Om du vill försäkra dig om att flera villkor är uppfyllda använder du funktionen "AND", listar sedan kriterierna inom parentes och kommer ihåg att använda citationstecken för textvärden:

=AND($D2="High",$E2>8)

Om du vill försäkra dig om att minst ett villkor är uppfyllt, använd OR-funktionen i stället. Byt ut funktionen, nu kommer den att lyda: Markera raden om prioriteringen är hög. eller . om antalet är större än 8.

Formatering baserad på text från en annan cell

Här är en annan funktion som du kommer att uppskatta om du arbetar med textvärden. Uppgiften kommer att verka knepig om du vill titta på de celler som innehåller nyckelordet tillsammans med något annat. Om detta är fallet måste du använda funktionen Sök, och så här kommer det att se ut: Markera de poster som ska färgas, skapa en regel och ange:

=SEARCH("Urgent",$F2)>0

Observera att om du anger mer än 1 får du de celler som starta med denna text i stället.

Saker att komma ihåg för dina anpassade regler

Du kan använda praktiskt taget vilken formel som helst som ett villkor för att markera dina data. I en av våra tidigare videor tog vi upp hur du identifierar dubbletter med hjälp av villkorlig formatering, och du kan hitta fler bra exempel på formler i vårt blogginlägg om det här ämnet.

Innan du börjar formatera din tabell vill jag snabbt gå igenom några typiska misstag som kan leda till att du inte får det resultat du förväntar dig.

Först och främst ska du komma ihåg skillnaden mellan absoluta och relativa cellreferenser. Om du vill kontrollera varje cell i en kolumn ange ett dollartecken före namnet på kolumnen. Om du vill fortsätta att kontrollera samma rad och lägga till dollartecknet före radnumret. Och för att rätta till cellreferensen, med andra ord, för att fortsätta att kontrollera samma cell Se till att du har ett dollartecken före både kolumn och rad.

Om du ser att regeln bara gäller för en rad eller cell går du tillbaka till Hantera regler och ser till att den gäller för rätt intervall.

När du skapar en regel ska du alltid använda den översta vänstra cellen i intervallet med dina data för formeln och utelämna rubrikraden för att undvika att resultaten förskjuts.

Så länge du håller dessa punkter i minnet kommer formlerna för villkorlig formatering att göra underverk för dina data. Om du fortfarande har problem med att få det att fungera för dig, dela gärna med dig av din uppgift i kommentarerna, så ska vi göra vårt bästa för att hjälpa dig.