Tento krátky návod opisuje 4 možné spôsoby konverzie súborov programu Excel do formátu PDF - pomocou funkcie Uložiť ako programu Excel, softvéru spoločnosti Adobe, online konvertorov programu Excel do formátu PDF a nástrojov na počítači.

Konverzia pracovného hárka programu Excel do formátu PDF je často potrebná, ak chcete umožniť ostatným používateľom zobraziť vaše údaje, ale nie ich upravovať. Môžete tiež chcieť previesť tabuľku programu Excel do úhľadnejšieho formátu PDF pre mediálnu súpravu, prezentácie a správy alebo vytvoriť súbor, ktorý môžu otvoriť a čítať všetci používatelia, aj keď nemajú nainštalovaný program Microsoft Excel, napríklad v tablete alebo telefóne.

V súčasnosti je PDF pravdepodobne jedným z najpopulárnejších formátov súborov. Podľa spoločnosti Google je na webe viac ako 153 miliónov súborov PDF a len 2,5 milióna súborov Excel (.xls a .xlsx).

Ďalej v tomto článku vysvetlím niekoľko možných spôsobov exportu programu Excel do formátu PDF s podrobnými krokmi a snímkami obrazovky:

Ukladanie dokumentov programu Excel ako súborov PDF

Hoci formáty .pdf a .xls existujú už dlhší čas a oba boli medzi používateľmi vždy obľúbené, možnosť exportovať súbory Excel priamo do PDF sa objavila v programe Excel 2007. Ak teda máte akúkoľvek verziu programu Excel 2007 až 365, môžete vykonať konverziu do PDF rýchlym a jednoduchým spôsobom.

Microsoft Excel umožňuje exportovať vybrané rozsahy alebo tabuľky, ako aj uložiť jeden alebo niekoľko pracovných hárkov alebo celý zošit ako súbor PDF.

1. Otvorte zošit programu Excel a vyberte rozsahy alebo hárky, ktoré chcete previesť do súboru PDF.
   • Ak chcete exportovať tabuľka , umiestnite kurzor na ľubovoľnú bunku v tabuľke.
   • Exportovanie určitý pracovný hárok , jednoducho ho aktivujte kliknutím na kartu tohto hárku.
   • Prevod niekoľko pracovných listov , vyberte ich všetky. Ak chcete vybrať susedné hárky, kliknite na kartu prvého hárku, podržte stlačený Shift a kliknite na kartu posledného hárku, ktorý chcete vybrať. Ak chcete vybrať nesusedné hárky, podržte stlačený Ctrl a zároveň kliknite na karty jednotlivých hárkov, ktoré chcete uložiť ako PDF.
   • Ak chcete uložiť celý zošit ako jeden súbor PDF, tento krok preskočte : )
2. Kliknite na . Súbor> Uložiť ako .
3. V Uložiť ako dialógové okno, vyberte PDF (.*pdf) z " Uložiť ako typ" rozbaľovací zoznam.

   

   Ak chcete po uložení zobraziť výsledný súbor PDF, uistite sa, že Otvorenie súboru po publikovaní je začiarknuté políčko.

   Pozri tiež: Štruktúrované odkazy v tabuľkách programu Excel

   Vyberte jednu z nasledujúcich možností v časti Optimalizácia pre :

   • Ak výsledný dokument PDF vyžaduje vysokú kvalitu tlače, kliknite na tlačidlo Štandard (publikovanie online a tlač).
   • Ak je veľkosť súboru PDF dôležitejšia ako kvalita tlače, vyberte možnosť Minimálna veľkosť (publikovanie online).
4. Kliknite na tlačidlo Možnosti... v ľavej dolnej časti okna (pozri obrázok vyššie).
5. Stránka Možnosti Otvorí sa dialógové okno, v ktorom vyberiete jednu z možností podľa svojich potrieb:
   • Výber - týmto spôsobom sa vyexportuje aktuálne vybraný(-é) rozsah(-y).
   • Aktívny(-é) hárok(-y) - uloží buď aktuálny pracovný hárok, alebo všetky vybrané hárky do jedného súboru PDF.
   • Tabuľka - týmto spôsobom sa exportuje aktívna tabuľka, t. j. tabuľka, v ktorej sa práve nachádza ukazovateľ myši.
   • Celý pracovný zošit - samozrejmosť : )

   

6. Kliknite na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno a ste hotoví.

Ako vidíte, export súborov Excel do PDF pomocou vstavaných prostriedkov Excelu je jednoduchý. Samozrejme, Microsoft Excel poskytuje len niekoľko základných nastavení, ale s trochou skúseností sa dá naučiť pripraviť zdrojové súbory tak, aby neboli potrebné žiadne ďalšie úpravy. V každom prípade, ak nie ste spokojní s možnosťami programu Excel Uložiť ako preskúmať ponuku spoločnosti Adobe.

Exportovanie súborov Excel do formátu PDF pomocou nástrojov Adobe

Bohužiaľ, spoločnosť Adobe nie je taká veľkorysá ako Microsoft, pokiaľ ide o prevody z Excelu do PDF, a neposkytuje na to žiadne bezplatné prostriedky. Túto funkciu však majú zakomponovanú v platených nástrojoch alebo predplatnom, ktoré - treba im dať za pravdu - robia svoju prácu naozaj dobre.

Adobe Reader

Program Adobe Reader X a staršie verzie obsahovali možnosť inštalácie tlačiarne Adobe PDF Printer, ktorú bolo možné použiť na export súborov Excel do formátu PDF. Táto funkcia však nie je k dispozícii v najnovšej verzii programu Adobe Reader XI.

Namiesto toho zaviedli Vytvoriť PDF karta, ktorá vám umožňuje vytvoriť PDF zo súborov .xls alebo .xlsx jediným kliknutím na tlačidlo, ak máte zaplatené predplatné.

Adobe Acrobat XI Pro

Ak patríte k niekoľkým šťastným používateľom tohto výkonného balíka, vytvorenie súboru PDF z pracovného hárku programu Excel je také jednoduché, ako kliknutie na tlačidlo PDF zo súboru... pod Vytvoriť stránku panel nástrojov.

Program Adobe Acrobat Pro umožňuje vytvoriť súbor PDF priamo z programu Excel jedným z nasledujúcich spôsobov:

• Kliknite na tlačidlo Vytvoriť PDF tlačidlo na Acrobat karta Excel na páse kariet.
• Prepnite na Súbor a kliknite na kartu Uložiť ako Adobe PDF.
• Kliknite na . Súbor> Tlač, vyberte Adobe PDF a nakonfigurujte nastavenia.

Ak máte záujem získať 30-dňovú skúšobnú verziu programu Adobe Acrobat XI, môžete si ju stiahnuť tu. Ak nie ste ochotní platiť mesačný poplatok 20 USD za predplatné programu Acrobat XI Pro, pozrime sa, čo ponúkajú bezplatné konvertory Excel do PDF.

Bezplatné online konvertory Excel do PDF

Našťastie pre nás existuje veľa bezplatných konvertorov Excel do PDF online, ktoré poskytujú rôzne možnosti konverzie dokumentov Excel do súborov PDF. Nižšie nájdete recenzie 4 najpopulárnejších konvertorov online.

Na otestovanie schopností online konvertorov PDF na rôznych typoch údajov som vytvoril nasledujúce dva zošity:

Testovací zošit 1: niekoľko tabuliek v rôznych formátoch

Testovací zošit 2: Šablóna plánovača darčekov na dovolenku od spoločnosti Microsoft

Po dokončení príprav sa pozrime, ako si s touto výzvou poradia online konvertory Excelu do PDF.

PDF konvertor

Ďalší online konvertor Excelu do PDF je k dispozícii na adrese www.freepdfconvert.com. Okrem hárkov Excelu dokáže tento nástroj konvertovať do PDF aj dokumenty Word, prezentácie PowerPoint, ako aj webové stránky a obrázky.

Ako vidíte na obrázku vyššie, rozhranie je tiež veľmi prehľadné a nevyžaduje takmer žiadne vysvetlenia. Jednoducho prechádzate medzi kartami a vyberiete správny typ konverzie, potom vyhľadáte pôvodný súbor, vyberiete požadovaný formát a kliknete na tlačidlo Previesť .

Po dokončení konverzie si môžete výsledný súbor PDF stiahnuť do počítača alebo ho uložiť do služby Google docs:

Tento konvertor Excelu do PDF má bezplatné verzie a platené predplatné. Tu sú hlavné obmedzenia bezplatnej verzie:

• Na prevod ďalšieho súboru musíte počkať 30 minút.
• Obmedzený počet konverzií - 10 mesačne.

Ak vás zaujíma viac informácií o tomto nástroji, kompletný zoznam funkcií, ako aj zoznam dostupných predplatných a cien nájdete tu.

Výsledky:

Na rozdiel od predchádzajúceho konvertora PDF tento konvertor dosiahol veľmi slušné výsledky v 1. zošite, bez akýchkoľvek deformácií formátu alebo chýb.

Pokiaľ ide o druhý zošit, bol presne a bezchybne prevedený... do dokumentu programu Word (.docx). Najprv som si myslel, že som omylom zvolil nesprávny formát pre konverziu, takže som proces zopakoval a dosiahol som rovnaký výsledok, ako môžete vidieť na snímke obrazovky nižšie:

Keď som sa nad tým zamyslel, dospel som k nasledujúcemu záveru. Konvertor nedokázal správne exportovať vlastný formát môjho excelovského hárku do formátu PDF, preto ho konvertoval do najbližšieho formátu. Uloženie dokumentu programu Word do formátu PDF pomocou aplikácie Word bolo vlastne otázkou niekoľkých sekúnd. Uložiť ako a ako výsledok získate pekne naformátovaný súbor PDF.

Soda PDF Online konvertor

Tento online konvertor PDF umožňuje vytvárať dokumenty PDF z mnohých formátov vrátane formátov Microsoft Excel, Word a PowerPoint, ako aj obrázkov JPEG, PNG a stránok HTML.

Služby Soda PDF Online poskytujú bezplatné a platené členstvo. Bezplatne môžete získať neobmedzené vytváranie súborov PDF a obmedzené konverzie súborov PDF, jeden súbor každých 30 minút. Ak chcete viac, budete musieť prejsť na prémiové členstvo (približne 10 USD za 3 mesiace). V tomto prípade získate aj možnosť zlučovať a rozdeľovať súbory PDF.

Výsledky:

Tento online konvertor Excelu do PDF bol takmer bezchybný. 1. zošit bol bezchybne prevedený do PDF, 2. zošit bol tiež prevedený bez chýb, ale prvé písmeno v jednom slove bolo skrátené:

Ako vidíte, žiadny z bezplatných online konvertorov z Excelu do PDF nie je dokonalý, aj keď Soda PDF je veľmi blízko. Niekto si môže myslieť, že problém je v mojich pôvodných dokumentoch Excelu. Súhlasím, druhý zošit má pomerne prepracovaný vlastný formát. Mojím cieľom totiž bolo vykonať akési "záťažové testy", aby som odhalil skutočný potenciál online konvertorov z PDF do Excelu, pretože vaše skutočnépracovné zošity môžu byť oveľa zložitejšie a prepracovanejšie z hľadiska obsahu a formátu.

V rámci experimentu som oba testovacie zošity previedol do formátu PDF pomocou dialógového okna Uložiť ako programu Excel a ten si s touto úlohou poradil úplne bez problémov - výsledné súbory PDF boli presnými kópiami pôvodných dokumentov programu Excel.

Konvertory Excelu do PDF

Okrem online konvertorov Excelu do PDF existuje celý rad desktopových nástrojov na konverziu súborov Excelu do dokumentov PDF, ktoré poskytujú rôzne možnosti v závislosti od toho, čo od výsledného dokumentu očakávate: od bezplatných nástrojov na jedno kliknutie až po profesionálne balíky na podnikovej úrovni. Keďže nás zaujímajú najmä bezplatné konvertory Excelu do PDF, pozrime sa bližšie na niekoľko takýchto nástrojov.

Foxit Reader - bezplatný konvertor Excelu do PDF

Foxit Reader je malý prehliadač PDF, ktorý umožňuje zobrazovať, podpisovať a tlačiť súbory PDF, ako aj vytvárať dokumenty PDF zo zošitov programu Excel. Umožňuje konvertovať tabuľky programu Excel do formátu PDF buď z programu Foxit Reader, alebo priamo z programu Excel.

Konverzia programu Excel do formátu PDF z programu Foxit Reader

Toto je najrýchlejší spôsob konverzie zošita programu Excel do formátu PDF, ktorý vyžaduje len 3 rýchle kroky.

1. Otvorte súbor programu Excel.

   Na Súbor kliknite na kartu Vytvoriť stránku > Zo súboru , potom Zo súboru a vyhľadajte dokument programu Excel, ktorý chcete previesť.

   

2. Prezrite si súbor PDF .

   Po výbere súboru Excel ho Foxit Reader okamžite otvorí vo formáte PDF. Veľmi príjemnou funkciou je, že môžete mať otvorených niekoľko súborov PDF naraz, pričom každý sa nachádza na vlastnej karte, ako vidíte na nasledujúcej snímke obrazovky:

   

   Venujte prosím pozornosť tomu, že zoznam darčekov Excel Holiday, ktorý bol pre väčšinu online konvertorov Excel do PDF tvrdým orieškom, nepredstavuje pre tento desktopový nástroj žiadne ťažkosti!

3. Uloženie súboru PDF .

   Ak je všetko v poriadku, kliknite na tlačidlo Uložiť ako na Súbor alebo stlačte klávesovú skratku Ctrl + S, aby ste súbor uložili. Áno, je to také jednoduché!

Poznámka: Foxit Reader uloží do PDF všetky listy vybraného zošita. Ak teda chcete previesť len určitý pracovný hárok, uložte ho najprv ako samostatný zošit.

Konverzia súboru Excel do formátu PDF z programu Excel

Tento prístup sa odporúča, ak chcete mať viac možností náhľad a prispôsobiť výsledný dokument PDF.

Po inštalácii Foxit Reader pridá " Tlačiareň PDF Foxit Reader " do zoznamu tlačiarní, čo je v skutočnosti pseudotlačiareň, ktorú môžete použiť na konfiguráciu konečného vzhľadu dokumentu PDF.

1. Otvorte súbor programu Excel, ktorý sa má previesť do formátu PDF.

   Otvorte zošit programu Excel, prepnite na Súbor kliknite na kartu Tlač a vyberte Tlačiareň PDF Foxit Reader v zozname tlačiarní.

   

2. Konfigurácia nastavení.

   V rámci Nastavenia máte tieto možnosti:

   • Preveďte aktívny hárok, celý zošit alebo výber do PDF.
   • Vyberte orientáciu dokumentu - na výšku alebo na šírku.
   • Definujte formát papiera a okraje.
   • Vmestenie hárku, všetkých stĺpcov alebo všetkých riadkov na jednu stranu.

   Vykonané zmeny sa okamžite premietnu do dokumentu. Náhľad vpravo.

   Ak chcete viac možností, kliknite na Nastavenie stránky odkaz pod Nastavenia .

   

3. Konfigurácia ďalších nastavení (voliteľné).

   Použitie Nastavenie stránky môžete pridať vlastné záhlavie a/alebo pätu, zmeniť poradie stránok, zobraziť alebo skryť mriežkové čiary a ďalšie možnosti.

   

4. Uložte súbor PDF.

Po dokončení všetkých úprav kliknite na tlačidlo Tlač uložte súbor. Otvorí sa štandardný program Excel Uložiť ako dialógové okno, v ktorom vyberiete cieľový priečinok a zadáte názov súboru.

Primo PDF - pseudotlačiareň na prevod programu Excel do formátu PDF

PrimoPDF je ďalšia pseudotlačiareň, ktorá vám pomôže exportovať dokumenty programu Excel do formátu PDF. Funkcie a možnosti tohto softvéru sú veľmi podobné ako v prípade programu Foxit Reader a nastavíte ho presne tak isto - vyberte PrimoPDF pod Tlačiareň a pohrajte sa s nastaveniami.

Dúfame, že vám tento stručný prehľad počítačových a online konvertorov Excelu do PDF pomohol pri výbere víťaza. Ak žiadny z predstavených nástrojov nie je ideálny pre vašu úlohu, môžete vyskúšať niektoré alternatívne metódy, napríklad nahrať súbory Excelu do služby Google Sheets a potom ich exportovať do PDF alebo konvertovať Excel do PDF prostredníctvom Open Office.

V niektorých situáciách môže byť užitočné previesť pracovný hárok programu Excel na obrázok JPG, PNG alebo GIF.

V ďalšom článku sa budeme venovať opačnej úlohe a preskúmame špecifiká importu súborov PDF do programu Excel. Ďakujem vám za prečítanie a dúfam, že sa uvidíme opäť o týždeň!