Tento krátky návod vysvetľuje základy externého odkazu v programe Excel a ukazuje, ako vo vzorcoch odkazovať na iný hárok a zošit.

Pri výpočte údajov v programe Excel sa môžete často ocitnúť v situácii, keď potrebujete vytiahnuť údaje z iného pracovného hárka alebo dokonca z iného súboru programu Excel. Môžete to urobiť? Samozrejme, že môžete. Musíte len vytvoriť prepojenie medzi pracovnými hárkami (v rámci toho istého zošita alebo v rôznych zošitoch) pomocou tzv. externého odkazu na bunku alebo odkaz .

Externý odkaz v programe Excel je odkaz na bunku alebo rozsah buniek mimo aktuálneho pracovného hárka. Hlavnou výhodou používania externého odkazu programu Excel je, že vždy, keď sa zmení odkazovaná bunka (bunky) v inom pracovnom hárku, automaticky sa aktualizuje hodnota vrátená externým odkazom na bunku.

Hoci sú externé odkazy v programe Excel veľmi podobné odkazom na bunky, existuje niekoľko dôležitých rozdielov. V tomto návode začneme od základov a ukážeme si, ako vytvoriť rôzne typy externých odkazov s podrobnými krokmi, snímkami obrazovky a príkladmi vzorcov.

Ako odkazovať na iný hárok v programe Excel

Ak chcete odkázať na bunku alebo rozsah buniek v inom hárku v tom istom zošite, pred adresu bunky vložte názov hárku, za ktorým nasleduje výkričník (!).

Inými slovami, v odkaze programu Excel na iný pracovný hárok použijete nasledujúci formát:

Odkaz na jednotlivé bunky:

Ak sa chcete napríklad odvolať na bunku A1 v hárku 2, zadajte List2!A1 .

Odkaz na rozsah buniek:

Ak sa chcete napríklad odvolať na bunky A1:A10 v hárku 2, zadajte List2!A1:A10 .

Poznámka. Ak názov pracovného hárka obsahuje priestory alebo nealfabetické znaky , musíte ho uviesť v jednoduchých úvodzovkách. Napríklad externý odkaz na bunku A1 v pracovnom hárku s názvom Míľniky projektu by mal znieť takto: "Míľniky projektu"!A1.

V skutočnom vzorci, ktorý vynásobí hodnotu v bunke A1 v Míľniky projektu hárku po 10, odkaz na hárok Excelu vyzerá takto:

="Míľniky projektu"!A1*10

Vytvorenie odkazu na iný hárok v programe Excel

Pri písaní vzorca, ktorý odkazuje na bunky v inom hárku, môžete samozrejme ručne zadať názov tohto iného hárku, za ktorým nasleduje výkričník a odkaz na bunku, ale tento spôsob je pomalý a náchylný na chyby.

Lepším spôsobom je poukázať na bunku (bunky) v inom hárku, na ktorú (ktoré) sa má vzorec odkazovať, a nechať program Excel postarať sa o správnu syntax odkazu na hárok. Ak chcete, aby program Excel vložil do vášho vzorca odkaz na iný hárok, postupujte takto:

1. Začnite písať vzorec buď do cieľovej bunky, alebo do panela vzorcov.
2. Ak chcete pridať odkaz na iný pracovný hárok, prepnite sa na tento hárok a vyberte bunku alebo rozsah buniek, na ktoré chcete odkazovať.
3. Dokončite zadávanie vzorca a stlačením tlačidla Enter ho dokončite.

Ak máte napríklad zoznam údajov o predaji v hárku Predaj a chcete vypočítať daň z pridanej hodnoty (19 %) pre každý výrobok v inom hárku s názvom DPH , postupujte takto:

• Začnite písať vzorec =19%* do bunky B2 na liste DPH .
• Prepnutie na hárok Predaj a kliknite na bunku B2. Excel okamžite vloží externý odkaz na túto bunku, ako je znázornené na nasledujúcej snímke obrazovky:

Poznámka: Pri pridávaní odkazu programu Excel do iného hárka pomocou vyššie uvedenej metódy Microsoft Excel štandardne pridáva relatívny odkaz (bez znaku $). Takže vo vyššie uvedenom príklade môžete vzorec jednoducho skopírovať do iných buniek v stĺpci B na hárku DPH , odkazy na bunky sa upravia pre každý riadok a DPH pre každý výrobok sa správne vypočíta.

Podobným spôsobom môžete odkaz a rozsah buniek v inom hárku . Jediný rozdiel je v tom, že vyberiete viacero buniek na zdrojovom hárku. Napríklad, ak chcete zistiť súčet tržieb v bunkách B2:B5 na hárku Predaj zadáte nasledujúci vzorec:

=SUM(Predaj!B2:B5)

Takto sa v programe Excel odkazujete na iný hárok. A teraz sa pozrime, ako sa môžete odvolať na bunky z iného zošita.

Ako odkazovať na iný zošit v programe Excel

Vo vzorcoch programu Microsoft Excel sa externé odkazy na iný zošit zobrazujú dvoma spôsobmi v závislosti od toho, či je zdrojový zošit otvorený alebo zatvorený.

Externý odkaz na otvorený zošit

Keď je otvorený zdrojový zošit, externý odkaz programu Excel obsahuje názov zošita v hranatých zátvorkách (vrátane prípony súboru), za ktorým nasleduje názov hárka, výkričník (!) a odkazovaná bunka alebo rozsah buniek. Inými slovami, pre odkaz na otvorený zošit používate nasledujúci formát odkazu:

Napríklad tu je externý odkaz na bunky B2:B5 na liste Jan v zošite s názvom Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Ak chcete napríklad vypočítať súčet týchto buniek, vzorec s odkazom na zošit bude vyzerať takto:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Externý odkaz na uzavretý zošit

Keď v programe Excel odkazujete na iný zošit, tento iný zošit nemusí byť nevyhnutne otvorený. Ak je zdrojový zošit zatvorený, musíte do externého odkazu pridať celú cestu.

Ak chcete napríklad sčítať bunky B2:B5 v Jan hárok z Sales.xlsx zošit, ktorý sa nachádza v Správy na jednotke D, napíšete nasledujúci vzorec:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Tu je rozpis referenčných častí:

• Cesta k súboru Ukazuje na jednotku a adresár, v ktorom je uložený váš súbor programu Excel ( D:\Reports\ v tomto príklade).
• Názov pracovného zošita Obsahuje príponu súboru (.xlsx, .xls alebo .xslm) a je vždy uzavretý v hranatých zátvorkách, ako napr. [Sales.xlsx] vo vyššie uvedenom vzorci.
• Názov listu Táto časť externého odkazu programu Excel obsahuje názov hárka, za ktorým nasleduje výkričník, v ktorom sa nachádza odkazovaná bunka (bunky) ( Jan! v tomto príklade).
• Odkaz na bunky Ukazuje na skutočnú bunku alebo rozsah buniek, na ktoré sa odkazuje vo vzorci.

Ak ste vytvorili odkaz na iný zošit, keď bol tento zošit otvorený, a potom ste zdrojový zošit zatvorili, váš odkaz na externý zošit sa automaticky aktualizuje tak, aby obsahoval celú cestu.

Poznámka: Ak názov zošita alebo názov hárku, prípadne oboje, obsahuje priestory alebo akýkoľvek nealfabetické znaky , musíte cestu uzavrieť do jednoduchých úvodzoviek. Napríklad:

=SUM("[Rozpočet na rok.xlsx]Jan"!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Vytvorenie odkazu na iný zošit v programe Excel

Podobne ako v prípade vytvárania vzorca programu Excel, ktorý odkazuje na iný hárok, nemusíte odkaz na iný zošit zadávať ručne. Stačí sa pri zadávaní vzorca prepnúť na iný zošit a vybrať bunku alebo rozsah buniek, na ktoré chcete odkazovať. O zvyšok sa postará program Microsoft Excel:

Poznámky:

• Pri vytváraní odkazu na iný zošit výberom bunky (buniek) v ňom Excel vždy vloží absolútne odkazy na bunky. Ak máte v úmysle skopírovať novovytvorený vzorec do iných buniek, nezabudnite odstrániť znak dolára ($) z odkazov na bunky, aby sa zmenili na relatívne alebo zmiešané odkazy v závislosti od vašich účelov.
• Ak sa výberom bunky alebo rozsahu v odkazovanom zošite automaticky nevytvorí odkaz vo vzorci, s najväčšou pravdepodobnosťou sú oba súbory otvorené v rôzne inštancie programu Excel . Ak to chcete skontrolovať, otvorte Správcu úloh a zistite, koľko inštancií programu Microsoft Excel je spustených. Ak je ich viac, rozbaľte každú inštanciu a zobrazte, ktoré súbory sú v nej vnorené. Ak chcete problém odstrániť, zatvorte jeden súbor (a inštanciu) a potom ho znova otvorte z druhého súboru.

Odkaz na definovaný názov v tom istom alebo inom zošite

Aby bol externý odkaz programu Excel kompaktnejší, môžete vytvoriť definovaný názov v zdrojovom hárku a potom sa na tento názov odvolať z iného hárku, ktorý sa nachádza v tom istom alebo inom zošite.

Vytvorenie názvu v programe Excel

Ak chcete v programe Excel vytvoriť názov, vyberte všetky bunky, ktoré chcete zahrnúť, a potom prejdite na Vzorce karta> Definované názvy a kliknite na Definovať názov alebo stlačte klávesovú skratku Ctrl + F3 a kliknite na Nový .

V Nový názov zadajte ľubovoľný názov (nezabudnite, že v názvoch Excelu nie sú povolené medzery) a skontrolujte, či sa v dialógovom okne Vzťahuje sa na oblasť.

Takto napríklad vytvoríme názov ( Jan_sales ) pre bunky B2:B5 v Jan list:

Po vytvorení názvu ho môžete voľne používať vo svojich externých odkazoch v programe Excel. Formát takýchto odkazov je oveľa jednoduchší ako formát odkazu na hárok programu Excel a odkazu na zošit, o ktorom sme hovorili skôr, čo uľahčuje pochopenie vzorcov s odkazmi na názvy.

Poznámka: V predvolenom nastavení sú názvy programu Excel vytvorené pre úroveň pracovného zošita , všimnite si, prosím, že Rozsah pôsobnosti pole na obrázku vyššie. Ale môžete tiež vytvoriť konkrétnu úroveň pracovného listu názov výberom príslušného hárku z Rozsah pôsobnosti Rozbaľovací zoznam. Pre odkazy Excelu je rozsah názvu veľmi dôležitý, pretože určuje miesto, v rámci ktorého sa názov rozpozná.

Odporúča sa, aby ste vždy vytvárali názvy na úrovni pracovného zošita (ak nemáte konkrétny dôvod, prečo to nerobiť), pretože výrazne zjednodušujú vytváranie externých odkazov programu Excel, ako je znázornené v nasledujúcich príkladoch.

Odkazovanie na názov v inom hárku v tom istom zošite

Odkaz na globálny úroveň pracovného zošita názov v tom istom zošite, stačí tento názov zadať do argumentu funkcie:

Ak chcete napríklad zistiť súčet všetkých buniek v rámci Jan_sales názov, ktorý sme vytvorili pred chvíľou, použite nasledujúci vzorec:

=SUM(Jan_predaj)

Odkaz na miestnu na úrovni pracovného hárka názov v inom hárku v rámci toho istého zošita, musíte pred názov uviesť názov hárku, za ktorým nasleduje výkričník:

= Funkcia ( Sheet_name ! názov )

Napríklad:

=SUM(Jan!Jan_predaje)

Ak názvy hárkov obsahujú medzery alebo jednobodové znaky, nezabudnite ich uzavrieť do jednoduchých úvodzoviek, napr:

=SUM("Správa za január"!Jan_Sales)

Odkazovanie na názov v inom zošite

Odkaz na úroveň pracovného zošita názov v inom zošite pozostáva z názvu zošita (vrátane prípony), za ktorým nasleduje výkričník a definovaný názov (pomenovaný rozsah):

Napríklad:

=SUM(Sales.xlsx!Jan_sales)

Odkaz na na úrovni pracovného hárka názov v inom zošite, mal by sa uviesť aj názov hárku, za ktorým nasleduje výkričník, a názov zošita by sa mal uzavrieť do hranatých zátvoriek. Napríklad:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Pri odkazovaní na pomenovaný rozsah v uzavretý zošit , nezabudnite uviesť celú cestu k súboru Excel, napríklad:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Ako vytvoriť odkaz na názov aplikácie Excel

Ak ste v hárkoch programu Excel vytvorili niekoľko rôznych názvov, nemusíte si všetky tieto názvy pamätať naspamäť. Ak chcete do vzorca vložiť odkaz na názov programu Excel, vykonajte nasledujúce kroky:

1. Vyberte cieľovú bunku, zadajte znak rovnosti (=) a začnite písať vzorec alebo výpočet.
2. Keď príde na časť, v ktorej je potrebné vložiť odkaz na názov programu Excel, vykonajte jednu z nasledujúcich možností:
   • Ak sa odvolávate na úroveň pracovného zošita názov z iného zošita, prepnite sa do tohto zošita. Ak sa názov nachádza v inom hárku v rámci toho istého zošita, tento krok preskočte.
   • Ak odkazujete na na úrovni pracovného hárka názov, prejdite na konkrétny hárok v aktuálnom alebo inom zošite.
3. Stlačením tlačidla F3 otvoríte Minulé meno vyberte názov, na ktorý chcete odkazovať, a kliknite na tlačidlo OK.

Teraz, keď už viete, ako vytvoriť externý odkaz v programe Excel, môžete využiť túto skvelú schopnosť a vo svojich výpočtoch používať údaje z iných hárkov a zošitov. Ďakujem vám za prečítanie a teším sa na vás na našom blogu budúci týždeň!