Ovaj kratki vodič objašnjava osnove eksterne reference u Excelu i pokazuje kako referencirati drugi list i radnu knjigu u svojim formulama.

Kada izračunavate podatke u Excelu, možda ćete često naći ćete se u situaciji kada trebate izvući podatke iz drugog radnog lista ili čak iz druge Excel datoteke. Možeš li to uraditi? Naravno da možete. Vi samo trebate kreirati vezu između radnih listova (unutar iste radne knjige ili u različitim radnim knjigama) koristeći ono što se zove eksterna referenca ćelije ili link .

Vanjske reference u Excelu je referenca na ćeliju ili raspon ćelija izvan trenutnog radnog lista. Glavna prednost korištenja eksterne reference u programu Excel je da kad god se referencirana ćelija(e) na drugom radnom listu promijeni, vrijednost koju vraća vanjska referenca ćelije se automatski ažurira.

Iako su vanjske reference u Excelu vrlo slične reference ćelija, postoji nekoliko važnih razlika. U ovom vodiču ćemo početi s osnovama i pokazati kako kreirati različite tipove vanjskih referenci s detaljnim koracima, snimkama ekrana i primjerima formula.

Kako referencirati drugi list u Excelu

Da biste referencirali ćeliju ili raspon ćelija u drugom radnom listu u istoj radnoj knjizi, stavite naziv radnog lista praćen znakom uzvika (!) prije adrese ćelije.

Drugim riječima, u Excelu upućivanje na drugoradni list, koristite sljedeći format:

Referenca na pojedinačnu ćeliju:

Na primjer, da biste upućivali na ćeliju A1 u Sheet2, upišite Sheet2!A1 .

Referenca na opseg ćelija:

Na primjer, da biste upućivali na ćelije A1:A10 u Sheet2, upišite Sheet2!A1:A10 .

Napomena. Ako naziv radnog lista uključuje razmake ili neabecedne znakove , morate ga staviti u jednostruke navodnike. Na primjer, eksterna referenca na ćeliju A1 u radnom listu pod nazivom Prekretnice projekta treba da glasi kako slijedi: 'Prekretnice projekta'!A1.

U formuli iz stvarnog života, koja množi vrijednost u ćeliji A1 na listu ' Prekretnice projekta' sa 10, referenca Excel lista izgleda ovako:

='Project Milestones'!A1*10

Kreiranje reference na drugi list u Excel-u

Kada pišete formulu koja se odnosi na ćelije u drugom radnom listu, možete, naravno, ručno upisati taj drugi naziv lista praćen uskličnikom i referencom ćelije, ali ovo bi bio spor i podložan greškama način.

Bolji način je da pokažete na ćeliju(e) u drugom listu na koje želite da se formula odnosi, i pustite Excel da se pobrine za ispravnu sintaksi referencu vašeg lista. Da bi Excel umetnuo referencu na drugi list u formulu, uradite sljedeće:

1. Počnite kucati formulu ili uodredišnu ćeliju ili u traci formule.
2. Kada dođe do dodavanja reference na drugi radni list, prebacite se na taj list i odaberite ćeliju ili raspon ćelija na koje želite da se pozovete.
3. Završite upisivanje formule i pritisnite tipku Enter da biste je dovršili.

Na primjer, ako imate listu prodajnih podataka u listu Prodaja i želite izračunati dodanu vrijednost Porez (19%) za svaki proizvod u drugom listu pod nazivom PDV , postupite na sljedeći način:

• Počnite upisivati ​​formulu =19%* u ćeliju B2 na listu PDV .
• Prebacite se na list Prodaja i kliknite na ćeliju B2 tamo. Excel će odmah umetnuti vanjsku referencu u tu ćeliju, kao što je prikazano na sljedećem snimku ekrana:

Napomena . Kada dodajete Excel referencu na drugi list koristeći gornju metodu, Microsoft Excel podrazumevano dodaje relativnu referencu (bez znaka $). Dakle, u gornjem primjeru, možete jednostavno kopirati formulu u druge ćelije u koloni B na listu PDV , reference ćelija će se prilagoditi za svaki red i imat ćete PDV za svaki proizvod ispravno izračunat.

Na sličan način, možete referencirati opseg ćelija u drugom listu . Jedina razlika je u tome što odaberete više ćelija na izvornom radnom listu. Na primjer, da biste saznali ukupnu prodaju u ćelijama B2:B5 na listu Prodaja , unesitesljedeća formula:

=SUM(Sales!B2:B5)

Ovako upućujete na drugi list u Excelu. A sada, da vidimo kako se možete pozivati ​​na ćelije iz druge radne knjige.

Kako referencirati drugu radnu knjigu u Excelu

U formulama Microsoft Excela, vanjske reference na drugu radnu knjigu prikazuju se na dva načina , u zavisnosti od toga da li je izvorna radna sveska otvorena ili zatvorena.

Vanjska referenca na otvorenu radnu svesku

Kada je izvorna radna sveska otvorena, eksterna referenca programa Excel uključuje naziv radne knjige u uglastim zagradama (uključujući ekstenzija datoteke), nakon čega slijedi naziv lista, uskličnik (!) i referencirana ćelija ili raspon ćelija. Drugim riječima, koristite sljedeći referentni format za otvorenu referencu radne knjige:

Na primjer, evo eksternu referencu na ćelije B2:B5 na listu Jan u radnoj knjizi pod nazivom Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Ako želite, recimo, da bi se izračunao zbir tih ćelija, formula sa referencom radne knjige bi izgledala ovako:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Spoljna referenca na zatvorenu radnu svesku

Kada referencirate drugu radnu svesku u Excel, ta druga radna sveska ne mora nužno biti otvorena. Ako je izvorna radna knjiga zatvorena, morate dodati cijelu putanju vašoj vanjskoj referenci.

Na primjer, da biste dodali ćelije B2:B5 u listu Jan iz Sales.xlsx radna knjiga koja se nalazi unutar Izvještaji foldera na disku D, pišete sljedeću formulu:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Evo raščlambe referentni dijelovi:

• Putanja datoteke . Pokazuje na disk jedinicu i direktorij u kojem je pohranjena vaša Excel datoteka ( D:\Reports\ u ovom primjeru).
• Naziv radne knjige . Uključuje ekstenziju datoteke (.xlsx, .xls ili .xslm) i uvijek je zatvoren u uglaste zagrade, kao [Sales.xlsx] u gornjoj formuli.
• Naziv lista . Ovaj dio eksterne reference programa Excel uključuje ime lista praćeno uskličnikom gdje se referencirana ćelija(e) nalazi ( Jan! u ovom primjeru).
• Referenca na ćeliju . Pokazuje na stvarnu ćeliju ili raspon ćelija na koje se upućuje u vašoj formuli.

Ako ste kreirali referencu na drugu radnu knjigu kada je ta radna knjiga bila otvorena, a nakon toga zatvorili izvornu radnu knjigu, Vaša eksterna referenca radne knjige će se automatski ažurirati kako bi uključila cijelu putanju.

Napomena. Ako ime radne knjige ili ime lista, ili oboje, uključuju razmake ili bilo koje neabecedne znakove , morate staviti putanju u jednostruke navodnike. Na primjer:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Pravljenje reference na drugu radnu knjigu u Excelu

Kao što je slučaj sa kreiranjem Excel formule koji upućuje na drugi list, ne morate upisivati ​​referencuručno u drugu radnu svesku. Samo se prebacite na drugu radnu knjigu kada unosite formulu i odaberite ćeliju ili raspon ćelija na koje želite da se pozivate. Microsoft Excel će se pobrinuti za ostalo:

Napomene:

• Kada kreirate referencu na drugu radnu knjigu odabirom ćelije(a) u njoj, Excel uvijek umeće apsolutne reference ćelije. Ako namjeravate kopirati novostvorenu formulu u druge ćelije, obavezno uklonite znak dolara ($) iz referenci ćelije kako biste ih pretvorili u relativne ili mješovite reference, ovisno o vašim svrhama.
• Ako odaberete ćelija ili opseg u referentnoj radnoj svesci ne kreira automatski referencu u formuli, najverovatnije su dve datoteke otvorene u različitim instancama programa Excel . Da biste to provjerili, otvorite Task Manager i pogledajte koliko instanci Microsoft Excela je pokrenuto. Ako ih ima više, proširite svaku instancu da vidite koje su datoteke tamo ugniježđene. Da biste riješili problem, zatvorite jednu datoteku (i instancu), a zatim je ponovo otvorite iz druge datoteke.

Referenca na definirano ime u istoj ili drugoj radnoj knjizi

Za učinite eksternu referencu Excel kompaktnijom, možete kreirati definirano ime u izvornom listu, a zatim se pozivati ​​na to ime iz drugog lista koji se nalazi u istoj radnoj knjizi ili u drugoj radnoj knjizi.

Kreiranje imena u Excel

Da biste kreirali ime u Excelu, odaberite sve ćelije koje želiteuključi, a zatim ili idite na karticu Formule > Definirana imena grupu i kliknite na dugme Definiraj ime ili pritisnite Ctrl + F3 i kliknite Novo .

U dijalogu Novo ime unesite bilo koje ime koje želite (zapamtite da razmaci nisu dozvoljeni u Excel imenima) i provjerite da li je ispravan raspon prikazan u Odnosi se na polje.

Na primjer, ovako kreiramo ime ( Jan_sales ) za ćelije B2:B5 u Jan listu:

Kada je ime kreirano, možete ga slobodno koristiti u svojim vanjskim referencama u Excelu. Format takvih referenci je mnogo jednostavniji od formata Excel reference lista i radne knjige o kojima smo ranije govorili, što čini formule sa referencama imena lakšim za razumevanje.

Napomena. Prema zadanim postavkama, Excel imena se kreiraju za nivo radne sveske , obratite pažnju na polje Opseg na slici iznad. Ali također možete napraviti određeni naziv nivo radnog lista odabirom odgovarajućeg lista sa padajuće liste Scope . Za Excel reference, opseg imena je vrlo važan jer određuje lokaciju unutar koje se ime prepoznaje.

Preporučuje se da uvijek kreirate nazive na nivou radne knjige (osim ako nemate poseban razlog za to), jer oni značajno pojednostavljuju kreiranje eksternih referenci u Excelu, kao što je ilustrovano u sljedećim primjerima.

Referenca na imena drugom listu u istoj radnoj knjizi

Da biste referencirali globalno ime na nivou radne knjige u istoj radnoj knjizi, jednostavno upišite to ime u argument funkcije:

Na primjer, da biste pronašli zbir svih ćelija unutar imena Jan_sales koje smo maloprije kreirali, koristite sljedeću formulu:

=SUM(Jan_sales)

Da biste referencirali lokalno ime razine radnog lista u drugom listu unutar iste radne knjige, morate prethoditi imenu nazivu lista nakon kojeg slijedi znak uzvika:

= Function ( Sheet_name ! name )

Na primjer:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Ako nazivi listova uključuju razmake ili jednoabecedne znakove, ne zaboravite ga staviti u jednostruke navodnike, npr.:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Referenca na ime u drugoj radnoj knjizi

Referenca na naziv na nivou radne knjige u drugoj radnoj knjizi sastoji se od naziva radne knjige (uključujući ekstenzija) nakon čega slijedi uskličnik i definirano ime (imenovani raspon):

Za primjer:

8 774

Da biste referencirali ime nivo radnog lista u drugoj radnoj knjizi, ime lista praćeno uskličnikom također treba biti uključeno, a naziv radne knjige treba staviti u uglaste zagrade. Na primjer:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Kada referencirate imenovani raspon u zatvorenoj radnoj knjizi , ne zaboravite uključiti punu putanju do vaše Excel datoteke, na primjer:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Kako kreirati anReferenca naziva Excel

Ako ste kreirali pregršt različitih imena u vašim Excel listovima, ne morate pamtiti sva ta imena napamet. Da biste u formulu umetnuli referencu imena programa Excel, izvršite sljedeće korake:

1. Odaberite odredišnu ćeliju, unesite znak jednakosti (=) i počnite kucati formulu ili izračun.
2. Kada je u pitanju dio u koji trebate umetnuti referencu za Excel ime, učinite jedno od sljedećeg:
   • Ako se pozivate na naziv na nivou radne knjige iz druge radne knjige, prebacite se na tu radnu svesku. Ako se ime nalazi u drugom listu unutar iste radne knjige, preskočite ovaj korak.
   • Ako pravite referencu na naziv na nivou radnog lista , idite do tog određenog lista ili u trenutnom ili druga radna sveska.
3. Pritisnite F3 da otvorite dijaloški prozor Prethodno ime , odaberite ime na koje želite da se pozivate i kliknite OK.

Sada kada znate kako kreirati eksternu referencu u Excelu, možete iskoristiti prednosti ovu sjajnu sposobnost i koristite podatke iz drugih radnih listova i radnih knjiga u vašim proračunima. Zahvaljujem vam na čitanju i radujem se što ću vas vidjeti na našem blogu sljedeće sedmice!