Tutorial singkat ini menjelaskan dasar-dasar referensi eksternal di Excel, dan menunjukkan cara mereferensikan lembar dan buku kerja lain dalam rumus Anda.

Saat menghitung data di Excel, Anda mungkin sering menemukan diri Anda dalam situasi ketika Anda perlu menarik data dari lembar kerja lain atau bahkan dari file Excel yang berbeda. Bisakah Anda melakukannya? Tentu saja bisa. Anda hanya perlu membuat tautan antara lembar kerja (dalam buku kerja yang sama atau di buku kerja yang berbeda) dengan menggunakan apa yang disebut referensi sel eksternal atau a link .

Referensi eksternal di Excel adalah referensi ke sel atau rentang sel di luar lembar kerja saat ini. Manfaat utama menggunakan referensi eksternal Excel adalah setiap kali sel yang direferensikan di lembar kerja lain berubah, nilai yang dikembalikan oleh referensi sel eksternal diperbarui secara otomatis.

Meskipun referensi eksternal di Excel sangat mirip dengan referensi sel, ada beberapa perbedaan penting. Dalam tutorial ini, kita akan mulai dengan dasar-dasarnya dan menunjukkan cara membuat berbagai jenis referensi eksternal dengan langkah-langkah terperinci, tangkapan layar, dan contoh rumus.

Cara mereferensikan lembar lain di Excel

Untuk mereferensikan sel atau rentang sel di lembar kerja lain di buku kerja yang sama, letakkan nama lembar kerja diikuti tanda seru (!) sebelum alamat sel.

Dengan kata lain, dalam referensi Excel ke lembar kerja lain, Anda menggunakan format berikut:

Referensi ke sel individu:

Misalnya, untuk merujuk ke sel A1 di Sheet2, Anda mengetikkan Sheet2! A1 .

Referensi ke rentang sel:

Misalnya, untuk merujuk ke sel A1:A10 di Sheet2, Anda mengetikkan Sheet2! A1:A10 .

Catatan. Jika nama lembar kerja termasuk ruang atau karakter non-alfabetis , Anda harus menyertakannya dalam tanda kutip tunggal. Misalnya, referensi eksternal ke sel A1 dalam lembar kerja bernama Tonggak Proyek harus dibaca sebagai berikut: 'Tonggak Proyek'!A1.

Dalam rumus kehidupan nyata, yang mengalikan nilai dalam sel A1 di ' Tonggak Pencapaian Proyek' lembar demi 10, referensi lembar Excel terlihat seperti ini:

='Tonggak Proyek'!A1*10

Membuat referensi ke sheet lain di Excel

Ketika menulis rumus yang merujuk ke sel di lembar kerja lain, Anda tentu saja dapat mengetikkan nama lembar lain itu diikuti dengan tanda seru dan referensi sel secara manual, tetapi ini akan menjadi cara yang lambat dan rawan kesalahan.

Cara yang lebih baik adalah menunjuk ke cell di sheet lain yang ingin Anda jadikan referensi rumus, dan biarkan Excel mengurus sintaks yang benar dari referensi sheet Anda. Untuk meminta Excel menyisipkan referensi ke sheet lain dalam rumus Anda, lakukan hal berikut:

1. Mulai mengetik formula baik di sel tujuan atau di formula bar.
2. Saat menambahkan referensi ke lembar kerja lain, alihkan ke lembar itu dan pilih sel atau rentang sel yang ingin Anda rujuk.
3. Selesaikan pengetikan rumus dan tekan tombol Enter untuk menyelesaikannya.

Contohnya, jika Anda memiliki daftar angka penjualan dalam lembar Penjualan dan Anda ingin menghitung Pajak Pertambahan Nilai (19%) untuk setiap produk di lembar lain bernama PPN , lanjutkan dengan cara berikut ini:

• Mulailah mengetik rumus = 19% * di sel B2 pada lembar PPN .
• Beralih ke lembaran Penjualan Excel akan segera menyisipkan referensi eksternal ke sel itu, seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar berikut:

Catatan. Saat menambahkan referensi Excel ke sheet lain menggunakan metode di atas, secara default Microsoft Excel menambahkan referensi relatif (tanpa tanda $). Jadi, dalam contoh di atas, Anda cukup menyalin rumus ke sel lain di kolom B pada lembar PPN referensi sel akan menyesuaikan untuk setiap baris, dan Anda akan memiliki PPN untuk setiap produk yang dihitung dengan benar.

Dengan cara yang sama, Anda bisa referensi a rentang sel di lembar lain Satu-satunya perbedaan adalah Anda memilih beberapa sel pada lembar kerja sumber. Misalnya, untuk mengetahui total penjualan di sel B2: B5 pada lembar Penjualan Anda akan memasukkan rumus berikut ini:

=SUM(Penjualan! B2:B5)

Ini adalah cara Anda mereferensikan lembar lain di Excel. Dan sekarang, mari kita lihat bagaimana Anda bisa merujuk ke sel dari buku kerja yang berbeda.

Cara mereferensikan buku kerja lain di Excel

Dalam rumus Microsoft Excel, referensi eksternal ke buku kerja lain ditampilkan dalam dua cara, tergantung pada apakah buku kerja sumber terbuka atau tertutup.

Referensi eksternal ke buku kerja yang terbuka

Saat buku kerja sumber terbuka, referensi eksternal Excel menyertakan nama buku kerja dalam tanda kurung siku (termasuk ekstensi file), diikuti dengan nama lembar, tanda seru (!), dan sel yang direferensikan atau rentang sel. Dengan kata lain, Anda menggunakan format referensi berikut untuk referensi buku kerja terbuka:

Contohnya, berikut ini referensi eksternal ke sel B2:B5 pada sheet Jan dalam buku kerja bernama Penjualan.xlsx:

[Sales.xlsx] Jan!B2:B5

Jika Anda ingin, katakanlah, untuk menghitung jumlah sel tersebut, rumus dengan referensi buku kerja akan terlihat sebagai berikut:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Referensi eksternal ke buku kerja tertutup

Saat Anda mereferensikan buku kerja lain di Excel, buku kerja lain itu tidak harus terbuka. Jika buku kerja sumber ditutup, Anda harus menambahkan seluruh jalur ke referensi eksternal Anda.

Contohnya, untuk menjumlahkan sel B2:B5 dalam Jan lembar dari Penjualan.xlsx buku kerja yang berada di dalam Laporan folder pada drive D, Anda menulis rumus berikut ini:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Berikut ini rincian bagian referensi:

• Jalur Berkas Ini menunjuk ke drive dan direktori tempat file Excel Anda disimpan ( D:\Reports\ dalam contoh ini).
• Nama Buku Kerja Ini mencakup ekstensi file (.xlsx, .xls, atau .xslm) dan selalu diapit oleh tanda kurung siku, seperti [Penjualan.xlsx] dalam rumus di atas.
• Lembar Nama Bagian dari referensi eksternal Excel ini mencakup nama sheet yang diikuti dengan tanda seru di mana sel yang direferensikan berada ( Jan! dalam contoh ini).
• Referensi Sel Ini menunjuk ke sel aktual atau rentang sel yang direferensikan dalam rumus Anda.

Jika Anda telah membuat referensi ke buku kerja lain saat buku kerja itu terbuka, dan setelah itu Anda menutup buku kerja sumber, referensi buku kerja eksternal Anda akan diperbarui secara otomatis untuk menyertakan seluruh jalur.

Catatan. Jika nama buku kerja atau nama lembar, atau keduanya, termasuk ruang atau apapun karakter non-alfabetis , Anda harus mengapit path dalam tanda petik tunggal. Sebagai contoh:

=SUM('[Tahun anggaran.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Membuat referensi ke buku kerja lain di Excel

Seperti halnya membuat rumus Excel yang mereferensikan sheet lain, Anda tidak perlu mengetikkan referensi ke buku kerja yang berbeda secara manual. Cukup alihkan ke buku kerja lain saat memasukkan rumus Anda, dan pilih sel atau rentang sel yang ingin Anda referensikan. Microsoft Excel akan mengurus sisanya:

Catatan:

• Saat membuat referensi ke buku kerja lain dengan memilih sel di dalamnya, Excel selalu menyisipkan referensi sel absolut. Jika Anda bermaksud menyalin rumus yang baru dibuat ke sel lain, pastikan untuk menghapus tanda dolar ($) dari referensi sel untuk mengubahnya menjadi referensi relatif atau campuran, tergantung pada tujuan Anda.
• Jika memilih sel atau rentang dalam buku kerja yang direferensikan tidak secara otomatis membuat referensi dalam rumus, kemungkinan besar kedua file terbuka di contoh Excel yang berbeda Untuk memeriksanya, buka Task Manager dan lihat berapa banyak instans Microsoft Excel yang sedang berjalan. Jika lebih dari satu, perluas setiap instans untuk melihat file mana yang bersarang di sana. Untuk memperbaiki masalah ini, tutup satu file (dan instans), lalu buka lagi dari file lainnya.

Referensi ke nama yang ditentukan dalam buku kerja yang sama atau lainnya

Untuk membuat referensi eksternal Excel lebih ringkas, Anda bisa membuat nama yang ditentukan di lembar sumber, lalu merujuk ke nama itu dari lembar lain yang berada di buku kerja yang sama atau di buku kerja yang berbeda.

Membuat nama di Excel

Untuk membuat nama di Excel, pilih semua sel yang ingin Anda sertakan, lalu pergi ke Rumus tab> Nama-nama yang ditentukan kelompok dan klik tombol Tentukan nama atau tekan Ctrl + F3 dan klik Baru .

Dalam Nama Baru dialog, ketik nama apa pun yang Anda inginkan (ingat bahwa spasi tidak diperbolehkan dalam nama Excel), dan periksa apakah rentang yang benar ditampilkan di Mengacu pada lapangan.

Contohnya, beginilah cara kita membuat nama ( Jan_sales ) untuk sel B2:B5 dalam Jan lembar:

Setelah nama dibuat, Anda bebas menggunakannya dalam referensi eksternal Anda di Excel. Format referensi tersebut jauh lebih sederhana daripada format referensi lembar Excel dan referensi buku kerja yang dibahas sebelumnya, yang membuat rumus dengan referensi nama lebih mudah dipahami.

Catatan. Secara default, nama Excel dibuat untuk tingkat buku kerja , harap perhatikan Ruang Lingkup pada tangkapan layar di atas. Tetapi Anda juga dapat membuat bidang tingkat lembar kerja nama dengan memilih lembar yang sesuai dari Ruang Lingkup Untuk referensi Excel, cakupan nama sangat penting karena menentukan lokasi di mana nama tersebut dikenali.

Disarankan agar Anda selalu membuat nama tingkat buku kerja (kecuali jika Anda memiliki alasan khusus untuk tidak melakukannya), karena mereka secara signifikan menyederhanakan pembuatan referensi eksternal Excel, seperti yang diilustrasikan dalam contoh berikut.

Merujuk nama di sheet lain dalam buku kerja yang sama

Untuk merujuk ke global tingkat buku kerja di buku kerja yang sama, Anda cukup mengetikkan nama itu dalam argumen fungsi:

Contohnya, untuk menemukan jumlah semua sel di dalam Jan_sales yang kita buat beberapa saat yang lalu, gunakan rumus berikut ini:

=SUM(Jan_sales)

Untuk merujuk pada tingkat lembar kerja nama di sheet lain dalam buku kerja yang sama, Anda harus mendahului nama dengan nama sheet diikuti dengan tanda seru:

= Fungsi ( Sheet_name ! nama )

Contohnya:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Jika nama sheet menyertakan spasi atau karakter mon-alfabetis, ingatlah untuk mengapitnya dalam tanda kutip tunggal, misalnya:

=SUM ('Laporan Jan'! Jan_Sales)

Merujuk nama di buku kerja lain

Referensi ke tingkat buku kerja nama di buku kerja yang berbeda terdiri dari nama buku kerja (termasuk ekstensi) diikuti dengan tanda seru, dan nama yang ditentukan (rentang bernama):

Contohnya:

=SUM(Penjualan.xlsx!Jan_sales)

Untuk merujuk ke tingkat lembar kerja nama di buku kerja lain, nama sheet yang diikuti dengan tanda seru harus disertakan juga, dan nama buku kerja harus diapit dalam tanda kurung siku. Misalnya:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Apabila merujuk ke kisaran bernama dalam sebuah buku kerja tertutup , ingatlah untuk menyertakan jalur lengkap ke file Excel Anda, misalnya:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Cara membuat referensi nama Excel

Jika Anda telah membuat beberapa nama yang berbeda di lembar Excel Anda, Anda tidak perlu mengingat semua nama itu dengan hati. Untuk memasukkan referensi nama Excel dalam rumus, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Pilih cell tujuan, masukkan tanda sama dengan (=) dan mulailah mengetik rumus atau kalkulasimu.
2. Ketika sampai pada bagian di mana Anda perlu menyisipkan referensi nama Excel, lakukan salah satu hal berikut ini:
   • Jika Anda merujuk ke tingkat buku kerja Jika nama berada di lembar lain dalam buku kerja yang sama, lewati langkah ini.
   • Jika Anda membuat referensi ke tingkat lembar kerja nama, navigasikan ke lembar tertentu baik di buku kerja saat ini atau yang berbeda.
3. Tekan F3 untuk membuka Nama yang lalu jendela dialog, pilih nama yang ingin Anda rujuk, dan klik OK.

Sekarang setelah Anda tahu cara membuat referensi eksternal di Excel, Anda dapat mengambil manfaat dari kemampuan hebat ini dan menggunakan data dari lembar kerja dan buku kerja lain dalam perhitungan Anda. Saya berterima kasih telah membaca dan menantikan kedatangan Anda di blog kami minggu depan!