Denne korte vejledning forklarer det grundlæggende i en ekstern reference i Excel og viser, hvordan du kan referere til et andet ark og en anden arbejdsbog i dine formler.

Når du beregner data i Excel, kan du ofte komme i en situation, hvor du har brug for at hente data fra et andet regneark eller endda fra en anden Excel-fil. Kan du gøre det? Selvfølgelig kan du det. Du skal bare oprette en forbindelse mellem regnearkene (i samme arbejdsbog eller i forskellige arbejdsbøger) ved hjælp af det, der kaldes en ekstern cellehenvisning eller en link .

Ekstern reference i Excel er en henvisning til en celle eller et område af celler uden for det aktuelle regneark. Den største fordel ved at bruge en ekstern Excel-reference er, at når den/de celler, der henvises til i et andet regneark, ændres, opdateres den værdi, der returneres af den eksterne cellereference, automatisk.

Selv om eksterne referencer i Excel ligner cellereferencer meget, er der nogle få vigtige forskelle. I denne vejledning starter vi med det grundlæggende og viser, hvordan du opretter forskellige eksterne referencetyper med detaljerede trin, skærmbilleder og eksempler på formler.

Sådan henviser du til et andet ark i Excel

Hvis du vil referere til en celle eller et område af celler i et andet regneark i samme arbejdsbog, skal du angive regnearkets navn efterfulgt af et udråbstegn (!) før celleadressen.

Med andre ord bruger du følgende format i en Excel-reference til et andet regneark:

Henvisning til en den enkelte celle:

Hvis du f.eks. vil henvise til celle A1 i ark2, skal du skrive Ark2!A1 .

Henvisning til en række af celler:

Hvis du f.eks. vil henvise til cellerne A1:A10 i ark2, skal du skrive Ark2!A1:A10 .

Bemærk. Hvis regnearkets navn indeholder rum eller ikke-alfabetiske tegn skal du omslutte den i anførselstegn. F.eks. kan en ekstern reference til celle A1 i et regneark med navnet Projektets milepæle skal lyde som følger: "Projektets milepæle"!A1.

I en formel fra det virkelige liv, som multiplicerer værdien i celle A1 i ' Projektets milepæle' ark med 10, ser en Excel-arkshenvisning således ud:

='Projekt milepæle'!A1*10

Oprettelse af en henvisning til et andet ark i Excel

Når du skriver en formel, der henviser til celler i et andet regneark, kan du selvfølgelig skrive navnet på det andet ark efterfulgt af et udråbstegn og en cellehenvisning manuelt, men det ville være en langsom og fejlbehæftet metode.

En bedre måde er at pege på de(n) celle(r) i et andet ark, som formlen skal henvise til, og lade Excel sørge for den korrekte syntaks for arkreferencen. Du kan få Excel til at indsætte en henvisning til et andet ark i din formel ved at gøre følgende:

1. Begynd at skrive en formel enten i en destinationscelle eller i formellinjen.
2. Når du skal tilføje en reference til et andet regneark, skal du skifte til det ark og vælge en celle eller et område af celler, som du vil henvise til.
3. Afslut indtastningen af formlen, og tryk på Enter-tasten for at afslutte den.

Hvis du f.eks. har en liste over salgstal i ark Salg og du vil beregne moms (19 %) for hvert produkt i et andet ark med navnet MOMS , gå frem på følgende måde:

• Start med at skrive formlen =19%* i celle B2 på arket MOMS .
• Skift til ark Salg , og klik på celle B2. Excel indsætter straks en ekstern reference til denne celle, som vist i følgende skærmbillede:

Bemærk: Når du tilføjer en Excel-reference til et andet ark ved hjælp af ovenstående metode, tilføjer Microsoft Excel som standard en relativ reference (uden $-tegn). Så i ovenstående eksempel kan du bare kopiere formlen til andre celler i kolonne B på ark MOMS vil cellereferencerne blive justeret for hver række, og du vil få moms for hvert produkt beregnet korrekt.

På samme måde kan du referere en række af celler i et andet ark Den eneste forskel er, at du vælger flere celler på kildearket. For eksempel, for at finde ud af det samlede salg i cellerne B2:B5 på arket Salg , skal du indtaste følgende formel:

=SUM(Salg!B2:B5)

Sådan refererer du til et andet ark i Excel. Lad os nu se, hvordan du kan henvise til celler fra en anden projektmappe.

Sådan refererer du til en anden projektmappe i Excel

I Microsoft Excel-formler vises eksterne referencer til en anden projektmappe på to måder, afhængigt af om kildeprojektmappen er åben eller lukket.

Ekstern reference til en åben projektmappe

Når kildearbejdsbogen er åben, indeholder en ekstern Excel-reference arbejdsbogens navn i firkantede parenteser (inklusive filtypenavnet) efterfulgt af arknavnet, udråbstegn (!) og den celle eller et område af celler, der henvises til. Du bruger med andre ord følgende referenceformat til en reference til en åben arbejdsbog:

Her er f.eks. en ekstern reference til cellerne B2:B5 på arket Jan i arbejdsmappen med navnet Salg.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Hvis du f.eks. vil beregne summen af disse celler, ser formlen med arbejdsbogsreferencen således ud:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Ekstern henvisning til en lukket projektmappe

Når du refererer til en anden arbejdsmappe i Excel, behøver den anden arbejdsmappe ikke nødvendigvis at være åben. Hvis kildearbejdsmappen er lukket, skal du tilføje hele stien til din eksterne reference.

Hvis du f.eks. vil lægge cellerne B2:B5 sammen i Jan ark fra Salg.xlsx arbejdsbog, der ligger i den Rapporter mappe på drev D, skriver du følgende formel:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Her er en oversigt over referencedelene:

• Filsti Den peger på det drev og den mappe, hvor din Excel-fil er gemt ( D:\Reports\ i dette eksempel).
• Arbejdsbogens navn Den indeholder filtypenavnet (.xlsx, .xls eller .xslm) og er altid omsluttet af firkantede parenteser, som f.eks. [Sales.xlsx] i ovenstående formel.
• Navn på ark Denne del af den eksterne Excel-reference indeholder arknavnet efterfulgt af et udråbstegn, hvor den/de celler, der henvises til, er placeret ( Jan! i dette eksempel).
• Celle reference Den peger på den aktuelle celle eller et område af celler, der henvises til i formlen.

Hvis du har oprettet en reference til en anden projektmappe, da den pågældende projektmappe var åben, og du derefter lukkede kildeprojektmappen, vil din eksterne projektmappereference automatisk blive opdateret til at omfatte hele stien.

Bemærk. Hvis enten arbejdsbogens navn eller arknavnet, eller begge dele, indeholder rum eller enhver ikke-alfabetiske tegn skal du omslutte stien i anførselstegn, f.eks:

=SUM('[Årets budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan salg'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan salg'!B2:B5)

Oprettelse af en henvisning til en anden projektmappe i Excel

Som det er tilfældet med oprettelse af en Excel-formel, der henviser til et andet ark, behøver du ikke at skrive en henvisning til et andet regneark manuelt. Du skal blot skifte til det andet regneark, når du indtaster din formel, og vælge en celle eller et område af celler, du vil henvise til. Microsoft Excel tager sig af resten:

Bemærkninger:

• Når du opretter en henvisning til et andet regneark ved at vælge celle(r) i det, indsætter Excel altid absolutte cellehenvisninger. Hvis du har til hensigt at kopiere den nyoprettede formel til andre celler, skal du sørge for at fjerne dollartegnet ($) fra cellehenvisningerne for at gøre dem til relative eller blandede henvisninger, afhængigt af dit formål.
• Hvis der ikke automatisk oprettes en reference i formlen ved at vælge en celle eller et område i den arbejdsbog, der henvises til, er de to filer sandsynligvis åbne i forskellige forekomster af Excel Du kan kontrollere dette ved at åbne Task Manager og se, hvor mange Microsoft Excel-instanser der kører. Hvis der er mere end én, skal du udvide hver instans for at se, hvilke filer der er indlejret i den. Du kan løse problemet ved at lukke den ene fil (og instans) og derefter åbne den igen fra den anden fil.

Henvisning til et defineret navn i samme eller en anden projektmappe

Hvis du vil gøre en ekstern Excel-reference mere kompakt, kan du oprette et defineret navn i kildearket og derefter henvise til dette navn fra et andet ark i samme arbejdsbog eller i en anden arbejdsbog.

Oprettelse af et navn i Excel

Hvis du vil oprette et navn i Excel, skal du markere alle de celler, du vil have med, og derefter enten gå til Formler faneblad> Definerede navne gruppe og klik på Definer navn knappen, eller tryk på Ctrl + F3 og klik på Ny .

I den Nyt navn dialogboksen, skriv et vilkårligt navn (husk, at mellemrum ikke er tilladt i Excel-navne), og kontroller, om det korrekte område vises i Henviser til felt.

Sådan opretter vi f.eks. et navn ( Jan_salg ) for cellerne B2:B5 i Jan ark:

Når navnet er oprettet, kan du frit bruge det i dine eksterne referencer i Excel. Formatet for sådanne referencer er meget enklere end formatet for en Excel-arks- og arbejdsbogsreference, som vi har diskuteret tidligere, hvilket gør formler med navnehenvisninger lettere at forstå.

Bemærk. Som standard oprettes der Excel-navne for de arbejdsbog niveau , skal du bemærke den Anvendelsesområde feltet i skærmbilledet ovenfor. Men du kan også lave en specifik arbejdsark niveau navn ved at vælge et tilsvarende ark fra Anvendelsesområde For Excel-referencer er anvendelsesområdet for et navn meget vigtigt, fordi det bestemmer, hvor navnet genkendes.

Det anbefales, at du altid opretter navne på arbejdsbogsniveau (medmindre du har en særlig grund til ikke at gøre det), fordi det gør det betydeligt nemmere at oprette eksterne Excel-referencer, som illustreret i de følgende eksempler.

Henvisning til et navn i et andet ark i samme projektmappe

For at henvise til en global arbejdsbog-niveau navn i den samme projektmappe, skal du blot skrive dette navn i et funktionsargument:

Hvis du f.eks. vil finde summen af alle cellerne i Jan_salg navn, som vi oprettede for et øjeblik siden, ved at bruge følgende formel:

=SUM(Jan_salg)

For at henvise til en lokal arbejdsark-niveau navn i et andet ark i samme projektmappe, skal du sætte arknavnet efterfulgt af et udråbstegn foran navnet:

= Funktion ( Sheet_name ! navn )

For eksempel:

=SUM(Jan!Jan_salg)

Hvis arknavnene indeholder mellemrum eller monalfabetiske tegn, skal du huske at sætte dem i anførselstegn, f.eks:

=SUM('Jan-rapport'!Jan_Sales)

Henvisning til et navn i en anden projektmappe

En henvisning til en arbejdsbog-niveau navn i en anden projektmappe består af projektmappens navn (inklusive udvidelsen) efterfulgt af et udråbstegn og det definerede navn (navngivet område):

For eksempel:

=SUM(Salg.xlsx!Jan_salg)

For at henvise til en arbejdsark-niveau navn i en anden projektmappe, skal arknavnet efterfulgt af et udråbstegn også medtages, og projektmappenavnet skal omsluttes af firkantede parenteser. F.eks:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Når der henvises til et navngivet område i en lukket arbejdsbog , husk at angive den fulde sti til din Excel-fil, f.eks:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Sådan opretter du en Excel-navnsreference

Hvis du har oprettet en håndfuld forskellige navne i dine Excel-ark, behøver du ikke at huske alle disse navne udenad. Du kan indsætte en Excel-navnsreference i en formel ved at udføre følgende trin:

1. Vælg destinationscellen, indtast lighedstegnet (=), og begynd at skrive din formel eller beregning.
2. Når du kommer til den del, hvor du skal indsætte en Excel-navnsreference, skal du gøre en af følgende ting:
   • Hvis du henviser til en arbejdsbog-niveau navn fra en anden projektmappe, skal du skifte til den pågældende projektmappe. Hvis navnet findes i et andet ark i den samme projektmappe, skal du springe dette trin over.
   • Hvis du henviser til en arbejdsark-niveau Naviger til det pågældende ark enten i den aktuelle eller en anden projektmappe.
3. Tryk på F3 for at åbne Tidligere navn dialogvinduet, vælg det navn, du vil henvise til, og klik på OK.

Nu hvor du ved, hvordan du opretter en ekstern reference i Excel, kan du drage fordel af denne fantastiske mulighed og bruge data fra andre regneark og arbejdsbøger i dine beregninger. Jeg takker dig for at læse og glæder mig til at se dig på vores blog i næste uge!