В этом кратком учебном пособии объясняются основы внешней ссылки в Excel, а также показано, как ссылаться на другой лист и рабочую книгу в формулах.

При вычислении данных в Excel вы часто можете оказаться в ситуации, когда вам нужно взять данные из другого рабочего листа или даже из другого файла Excel. Можете ли вы это сделать? Конечно, можете. Вам просто нужно создать связь между рабочими листами (в одной рабочей книге или в разных рабочих книгах) с помощью так называемой внешней ссылки на ячейку или ссылки на ячейку. ссылка .

Внешняя ссылка в Excel - это ссылка на ячейку или диапазон ячеек за пределами текущего рабочего листа. Основное преимущество использования внешней ссылки Excel заключается в том, что при изменении ячейки (ячеек) в другом рабочем листе значение, возвращаемое внешней ссылкой на ячейку, автоматически обновляется.

Хотя внешние ссылки в Excel очень похожи на ссылки на ячейки, есть несколько важных отличий. В этом учебном пособии мы начнем с основ и покажем, как создавать различные типы внешних ссылок с подробными шагами, скриншотами и примерами формул.

Как сослаться на другой лист в Excel

Чтобы сослаться на ячейку или диапазон ячеек в другом рабочем листе той же рабочей книги, поместите имя рабочего листа, за которым следует восклицательный знак (!), перед адресом ячейки.

Другими словами, в ссылке Excel на другой рабочий лист используется следующий формат:

Ссылка на отдельная клетка:

Например, чтобы обратиться к ячейке A1 в Листе2, введите Лист2!A1 .

Ссылка на диапазон ячеек:

Например, чтобы обратиться к ячейкам A1:A10 в Листе2, введите Sheet2!A1:A10 .

Примечание. Если имя рабочего листа включает пространства или неалфавитные символы вы должны заключить его в одинарные кавычки. Например, внешняя ссылка на ячейку A1 в рабочем листе с именем Этапы проекта следует читать следующим образом: "Этапы проекта"!A1.

В реальной формуле, которая умножает значение в ячейке A1 на ' Вехи проекта листа на 10, ссылка на лист Excel выглядит следующим образом:

= 'Project Milestones'!A1*10

Создание ссылки на другой лист в Excel

При написании формулы, которая ссылается на ячейки другого рабочего листа, вы, конечно, можете набрать имя другого листа, затем восклицательный знак и ссылку на ячейку вручную, но это будет медленный и чреватый ошибками способ.

Лучший способ - указать ячейку(и) на другом листе, на которую вы хотите, чтобы формула ссылалась, и позволить Excel позаботиться о правильном синтаксисе вашей ссылки на лист. Чтобы Excel вставил ссылку на другой лист в вашу формулу, сделайте следующее:

1. Начните вводить формулу либо в целевой ячейке, либо на панели формул.
2. Когда нужно добавить ссылку на другой рабочий лист, перейдите на этот лист и выберите ячейку или диапазон ячеек, на которые нужно сослаться.
3. Закончите ввод формулы и нажмите клавишу Enter, чтобы завершить его.

Например, если у вас есть список показателей продаж в листе Продажи и вы хотите рассчитать налог на добавленную стоимость (19%) для каждого продукта на другом листе с именем НДС , действуйте следующим образом:

• Начните вводить формулу =19%* в ячейку B2 на листе НДС .
• Переключиться на лист Продажи Excel немедленно вставит внешнюю ссылку на эту ячейку, как показано на следующем снимке экрана:

Примечание. При добавлении ссылки Excel на другой лист с помощью описанного выше метода, по умолчанию Microsoft Excel добавляет относительную ссылку (без знака $). Таким образом, в приведенном выше примере вы можете просто скопировать формулу в другие ячейки столбца B на листе НДС Ссылки на ячейки будут настроены для каждой строки, и НДС для каждого товара будет рассчитан правильно.

Аналогичным образом вы можете ссылка на диапазон ячеек в другом листе Единственное отличие заключается в том, что вы выбираете несколько ячеек на исходном рабочем листе. Например, чтобы узнать сумму продаж в ячейках B2:B5 на листе Продажи , вы введете следующую формулу:

=SUM(Продажи!B2:B5)

Вот так можно сослаться на другой лист в Excel. А теперь давайте посмотрим, как можно сослаться на ячейки из другой рабочей книги.

Как сослаться на другую рабочую книгу в Excel

В формулах Microsoft Excel внешние ссылки на другую рабочую книгу отображаются двумя способами, в зависимости от того, открыта или закрыта исходная рабочая книга.

Внешняя ссылка на открытую рабочую книгу

Если исходная рабочая книга открыта, внешняя ссылка Excel включает имя рабочей книги в квадратных скобках (включая расширение файла), затем имя листа, восклицательный знак (!) и ссылаемую ячейку или диапазон ячеек. Другими словами, для ссылки на открытую рабочую книгу используется следующий формат ссылки:

Например, вот внешняя ссылка на ячейки B2:B5 на листе Ян в рабочей книге под названием Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Если вы хотите, скажем, вычислить сумму этих ячеек, формула со ссылкой на рабочую книгу будет выглядеть следующим образом:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Внешняя ссылка на закрытую рабочую книгу

Когда вы ссылаетесь на другую рабочую книгу в Excel, эта другая рабочая книга не обязательно должна быть открыта. Если исходная рабочая книга закрыта, вы должны добавить весь путь к вашей внешней ссылке.

Например, чтобы сложить ячейки B2:B5 в файле Ян лист из Продажи.xlsx рабочая книга, которая находится внутри Отчеты папку на диске D, вы записываете следующую формулу:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Вот разбивка на эталонные части:

• Путь к файлу . Он указывает на диск и каталог, в котором хранится ваш файл Excel ( D:\Отчеты\ в данном примере).
• Название рабочей тетради . Он включает расширение файла (.xlsx, .xls или .xslm) и всегда заключен в квадратные скобки, например [Sales.xlsx] в приведенной выше формуле.
• Название листа Эта часть внешней ссылки Excel включает имя листа, за которым следует восклицательный знак, где находится ссылаемая ячейка (ячейки) ( Ян! в данном примере).
• Ссылка на ячейку Он указывает на фактическую ячейку или диапазон ячеек, на которые ссылается ваша формула.

Если вы создали ссылку на другую рабочую книгу, когда эта рабочая книга была открыта, и после этого закрыли исходную рабочую книгу, ваша внешняя ссылка на рабочую книгу будет автоматически обновлена, чтобы включить весь путь.

Примечание. Если имя рабочей книги или имя листа, или оба имени включают в себя пространства или любой неалфавитные символы Вы должны заключить путь в одинарные кавычки. Например:

=SUM('[Бюджет года.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Январские продажи'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Создание ссылки на другую рабочую книгу в Excel

Как и в случае создания формулы Excel со ссылкой на другой лист, вам не придется вводить ссылку на другую рабочую книгу вручную. Просто переключитесь на другую рабочую книгу при вводе формулы и выберите ячейку или диапазон ячеек, на которые вы хотите сослаться. Microsoft Excel позаботится обо всем остальном:

Примечания:

• При создании ссылки на другую рабочую книгу путем выделения ячейки (ячеек) в ней, Excel всегда вставляет абсолютные ссылки на ячейки. Если вы собираетесь скопировать только что созданную формулу в другие ячейки, обязательно удалите знак доллара ($) из ссылок на ячейки, чтобы превратить их в относительные или смешанные ссылки, в зависимости от ваших целей.
• Если выделение ячейки или диапазона в ссылающейся рабочей книге не приводит к автоматическому созданию ссылки в формуле, скорее всего, два файла открыты в режиме различные экземпляры Excel Чтобы проверить это, откройте диспетчер задач и посмотрите, сколько экземпляров Microsoft Excel запущено. Если несколько, разверните каждый экземпляр, чтобы посмотреть, какие файлы в нем вложены. Чтобы устранить проблему, закройте один файл (и экземпляр), а затем снова откройте его из другого файла.

Ссылка на определенное имя в той же или другой рабочей книге

Чтобы сделать внешнюю ссылку Excel более компактной, можно создать определенное имя на исходном листе, а затем ссылаться на это имя с другого листа, находящегося в той же рабочей книге или в другой рабочей книге.

Создание имени в Excel

Чтобы создать имя в Excel, выделите все ячейки, которые вы хотите включить, а затем либо перейдите в меню Формулы вкладка> Определенные имена группу и нажмите кнопку Определить название или нажмите Ctrl + F3 и нажмите кнопку Новый .

В Новое имя диалогового окна, введите любое имя, которое вы хотите (помните, что пробелы не допускаются в именах Excel), и проверьте, отображается ли правильный диапазон в окне Относится к поле.

Например, вот как мы создаем имя ( Jan_sales ) для клеток B2:B5 в Ян лист:

После создания имени вы можете свободно использовать его в своих внешних ссылках в Excel. Формат таких ссылок намного проще, чем формат ссылки на лист Excel и ссылки на рабочую книгу, рассмотренные ранее, что облегчает понимание формул с именными ссылками.

Примечание. По умолчанию имена Excel создаются для уровень рабочей тетради , обратите внимание на Область применения поле на скриншоте выше. Но вы также можете сделать конкретный уровень рабочего листа имя, выбрав соответствующий лист из Область применения Для ссылок Excel область видимости имени очень важна, поскольку она определяет местоположение, в котором имя распознается.

Рекомендуется всегда создавать имена на уровне рабочей книги (если у вас нет особых причин не делать этого), поскольку они значительно упрощают создание внешних ссылок Excel, как показано в следующих примерах.

Ссылка на имя в другом листе той же рабочей книги

Чтобы сослаться на глобальный уровень рабочей тетради имя в той же рабочей книге, вы просто вводите это имя в аргумент функции:

Например, чтобы найти сумму всех ячеек в пределах Jan_sales имя, которое мы создали минуту назад, используйте следующую формулу:

=SUM(Jan_sales)

Чтобы сослаться на местный на уровне рабочего листа имя в другом листе в той же рабочей книге, необходимо перед именем указать имя листа, за которым следует восклицательный знак:

= Функция ( Имя_листа ! имя )

Например:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Если имена листов включают пробелы или однобуквенные символы, не забудьте заключить их в одинарные кавычки, например:

=SUM('Отчет за январь'!Продажи за январь)

Ссылка на имя в другой рабочей книге

Ссылка на уровень рабочей тетради имя в другой рабочей книге состоит из имени рабочей книги (включая расширение), за которым следует восклицательный знак, и определяемого имени (именованного диапазона):

Например:

=SUM(Sales.xlsx!Jan_sales)

Чтобы сослаться на на уровне рабочего листа имя в другой рабочей книге, имя листа, за которым следует восклицательный знак, также должно быть включено, а имя рабочей книги должно быть заключено в квадратные скобки. Например:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

При ссылке на именованный диапазон в закрытая рабочая тетрадь Не забудьте указать полный путь к файлу Excel, например:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Как создать ссылку на имя в Excel

Если вы создали несколько различных имен в своих листах Excel, вам не нужно помнить все эти имена наизусть. Чтобы вставить ссылку на имя Excel в формулу, выполните следующие действия:

1. Выберите целевую ячейку, введите знак равенства (=) и начните вводить формулу или расчет.
2. Когда дело дойдет до части, где нужно вставить ссылку на имя Excel, сделайте одно из следующих действий:
   • Если вы имеете в виду уровень рабочей тетради имя из другой рабочей книги, переключитесь на эту рабочую книгу. Если имя находится на другом листе в той же рабочей книге, пропустите этот шаг.
   • Если вы делаете ссылку на на уровне рабочего листа имя, перейдите к конкретному листу в текущей или другой рабочей книге.
3. Нажмите F3, чтобы открыть Прошлое имя диалогового окна, выберите имя, на которое вы хотите ссылаться, и нажмите OK.

Теперь, когда вы знаете, как создать внешнюю ссылку в Excel, вы можете воспользоваться этой замечательной возможностью и использовать в своих расчетах данные из других рабочих листов и рабочих книг. Я благодарю вас за чтение и с нетерпением жду встречи с вами в нашем блоге на следующей неделе!