บทช่วยสอนสั้นๆ นี้จะอธิบายพื้นฐานของการอ้างอิงภายนอกใน Excel และแสดงวิธีการอ้างอิงชีตและสมุดงานอื่นในสูตรของคุณ

เมื่อคำนวณข้อมูลใน Excel คุณอาจมักจะ พบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่คุณจำเป็นต้องดึงข้อมูลจากแผ่นงานอื่น หรือแม้แต่จากไฟล์ Excel อื่น คุณสามารถทำได้ไหม? แน่นอนคุณสามารถ. คุณเพียงแค่ต้องสร้างลิงก์ระหว่างแผ่นงาน (ภายในสมุดงานเดียวกันหรือในสมุดงานอื่น) โดยใช้สิ่งที่เรียกว่าการอ้างอิงเซลล์ภายนอกหรือ ลิงก์

การอ้างอิงภายนอก ใน Excel เป็นการอ้างอิงถึงเซลล์หรือช่วงของเซลล์ภายนอกเวิร์กชีตปัจจุบัน ประโยชน์หลักของการใช้การอ้างอิงภายนอกของ Excel คือเมื่อใดก็ตามที่เซลล์ที่อ้างอิงในเวิร์กชีตอื่นเปลี่ยนแปลง ค่าที่ส่งกลับโดยการอ้างอิงเซลล์ภายนอกจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ

แม้ว่าการอ้างอิงภายนอกใน Excel จะคล้ายกับ การอ้างอิงเซลล์ มีความแตกต่างที่สำคัญบางประการ ในบทช่วยสอนนี้ เราจะเริ่มต้นด้วยพื้นฐานและแสดงวิธีสร้างประเภทการอ้างอิงภายนอกต่างๆ พร้อมขั้นตอนอย่างละเอียด ภาพหน้าจอ และตัวอย่างสูตร

วิธีอ้างอิงแผ่นงานอื่นใน Excel

หากต้องการอ้างอิงเซลล์หรือช่วงของเซลล์ในแผ่นงานอื่นในสมุดงานเดียวกัน ให้ใส่ชื่อแผ่นงานตามด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) หน้าที่อยู่เซลล์

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ใน Excel การอ้างอิงถึงผู้อื่นแผ่นงาน คุณใช้รูปแบบต่อไปนี้:

การอ้างอิงไปยัง แต่ละเซลล์:

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการอ้างถึงเซลล์ A1 ใน Sheet2 ให้คุณพิมพ์ Sheet2!A1 .

อ้างอิงถึง ช่วงของเซลล์:

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการอ้างถึงเซลล์ A1:A10 ใน Sheet2 ให้พิมพ์ Sheet2!A1:A10 .

หมายเหตุ ถ้าชื่อเวิร์กชีตมี ช่องว่าง หรือ อักขระที่ไม่ใช่ตัวอักษร คุณต้องใส่ไว้ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว ตัวอย่างเช่น การอ้างอิงภายนอกไปยังเซลล์ A1 ในเวิร์กชีตชื่อ เหตุการณ์สำคัญในโครงการ ควรอ่านดังนี้: 'เหตุการณ์สำคัญโครงการ'!A1

ในสูตรในชีวิตจริง ซึ่งคูณค่าในเซลล์ A1 ในแผ่นงาน ' เหตุการณ์สำคัญของโครงการ' ด้วย 10 การอ้างอิงแผ่นงาน Excel จะมีลักษณะดังนี้:

='Project Milestones'!A1*10

การสร้างการอ้างอิงไปยังชีตอื่นใน Excel

เมื่อเขียนสูตรที่อ้างถึงเซลล์ในเวิร์กชีตอื่น คุณสามารถพิมพ์ชื่อชีตอื่นตามด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์และการอ้างอิงเซลล์ด้วยตนเองได้ แต่ ซึ่งเป็นวิธีที่ช้าและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

วิธีที่ดีกว่าคือชี้ไปที่เซลล์ในชีตอื่นที่คุณต้องการให้สูตรอ้างอิงถึง และให้ Excel ดูแลไวยากรณ์ที่ถูกต้องของ การอ้างอิงแผ่นงานของคุณ หากต้องการให้ Excel แทรกการอ้างอิงไปยังแผ่นงานอื่นในสูตรของคุณ ให้ทำดังนี้:

1. เริ่มพิมพ์สูตรในเซลล์ปลายทางหรือในแถบสูตร
2. เมื่อต้องเพิ่มการอ้างอิงไปยังแผ่นงานอื่น ให้สลับไปที่แผ่นงานนั้นแล้วเลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการอ้างถึง
3. พิมพ์สูตรให้เสร็จและกดปุ่ม Enter เพื่อทำให้สูตรสมบูรณ์

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีรายการยอดขายในแผ่นงาน ยอดขาย และคุณต้องการคำนวณมูลค่าเพิ่ม ภาษี (19%) สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ในชีตอื่นชื่อ VAT ให้ดำเนินการด้วยวิธีต่อไปนี้:

• เริ่มพิมพ์สูตร =19%* ในเซลล์ B2 ในชีต VAT .
• สลับไปที่แผ่นงาน การขาย และคลิกที่เซลล์ B2 ที่นั่น Excel จะแทรกการอ้างอิงภายนอกไปยังเซลล์นั้นทันที ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้:

หมายเหตุ . เมื่อเพิ่มการอ้างอิง Excel ไปยังแผ่นงานอื่นโดยใช้วิธีการข้างต้น โดยค่าเริ่มต้น Microsoft Excel จะเพิ่มการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ (โดยไม่มีเครื่องหมาย $) ดังนั้น ในตัวอย่างข้างต้น คุณสามารถคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นในคอลัมน์ B บนแผ่นงาน VAT การอ้างอิงเซลล์จะปรับสำหรับแต่ละแถว และคุณจะมี VAT สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ที่คำนวณได้อย่างถูกต้อง

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถ อ้างอิง a ช่วงของเซลล์ในชีตอื่น ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือคุณเลือกหลายเซลล์บนเวิร์กชีตต้นฉบับ ตัวอย่างเช่น หากต้องการทราบยอดขายทั้งหมดในเซลล์ B2:B5 บนแผ่นงาน ยอดขาย คุณจะต้องป้อนสูตรต่อไปนี้:

=SUM(Sales!B2:B5)

นี่คือวิธีอ้างอิงชีตอื่นใน Excel และตอนนี้ มาดูกันว่าคุณจะอ้างอิงเซลล์จากสมุดงานอื่นได้อย่างไร

วิธีอ้างอิงสมุดงานอื่นใน Excel

ในสูตร Microsoft Excel การอ้างอิงภายนอกไปยังสมุดงานอื่นจะแสดงในสองวิธี ขึ้นอยู่กับว่าสมุดงานต้นทางเปิดหรือปิดอยู่

การอ้างอิงภายนอกไปยังสมุดงานที่เปิดอยู่

เมื่อสมุดงานต้นทางเปิดอยู่ การอ้างอิงภายนอกของ Excel จะรวมชื่อสมุดงานไว้ในวงเล็บเหลี่ยม (รวมถึง นามสกุลไฟล์) ตามด้วยชื่อแผ่นงาน เครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) และเซลล์ที่อ้างอิงหรือช่วงของเซลล์ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณใช้รูปแบบการอ้างอิงต่อไปนี้สำหรับการอ้างอิงสมุดงานที่เปิดอยู่:

ตัวอย่างเช่น นี่คือ การอ้างอิงภายนอกไปยังเซลล์ B2:B5 บนแผ่นงาน ม.ค. ในสมุดงานชื่อ Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

ถ้าคุณต้องการ ให้พูดว่า ในการคำนวณผลรวมของเซลล์เหล่านั้น สูตรที่มีการอ้างอิงสมุดงานจะมีลักษณะดังนี้:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

การอ้างอิงภายนอกไปยังสมุดงานที่ถูกปิด

เมื่อคุณอ้างอิงสมุดงานอื่นใน Excel สมุดงานอื่นไม่จำเป็นต้องเปิด ถ้าสมุดงานต้นทางถูกปิด คุณต้องเพิ่มเส้นทางทั้งหมดไปยังการอ้างอิงภายนอกของคุณ

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการเพิ่มเซลล์ B2:B5 ในแผ่นงาน ม.ค. จาก Sales.xlsx สมุดงานที่อยู่ในโฟลเดอร์ รายงาน บนไดรฟ์ D คุณเขียนสูตรต่อไปนี้:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

นี่คือรายละเอียดของ ส่วนอ้างอิง:

• เส้นทางของไฟล์ ซึ่งชี้ไปยังไดรฟ์และไดเรกทอรีที่จัดเก็บไฟล์ Excel ของคุณ ( D:\Reports\ ในตัวอย่างนี้)
• ชื่อสมุดงาน ซึ่งรวมถึงนามสกุลไฟล์ (.xlsx, .xls หรือ .xslm) และอยู่ในวงเล็บเหลี่ยมเสมอ เช่น [Sales.xlsx] ในสูตรข้างต้น
• ชื่อแผ่นงาน . ส่วนนี้ของการอ้างอิงภายนอกของ Excel มีชื่อแผ่นงานตามด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ซึ่งเป็นที่ตั้งของเซลล์ที่อ้างอิง ( Jan! ในตัวอย่างนี้)
• การอ้างอิงเซลล์ . ชี้ไปที่เซลล์จริงหรือช่วงของเซลล์ที่อ้างอิงในสูตรของคุณ

ถ้าคุณสร้างการอ้างอิงไปยังสมุดงานอื่นในขณะที่สมุดงานนั้นเปิดอยู่ และหลังจากนั้นคุณปิดสมุดงานต้นทาง การอ้างอิงสมุดงานภายนอกของคุณจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อรวมพาธทั้งหมด

หมายเหตุ ถ้าชื่อสมุดงานหรือชื่อแผ่นงาน หรือทั้งสองอย่าง รวม ช่องว่าง หรือ อักขระที่ไม่ใช่ตัวอักษร คุณต้องใส่พาธในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว ตัวอย่างเช่น:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

การอ้างอิงไปยังสมุดงานอื่นใน Excel

เช่นเดียวกับการสร้างสูตร Excel ที่อ้างอิงแผ่นงานอื่น คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลอ้างอิงไปยังสมุดงานอื่นด้วยตนเอง เพียงสลับไปยังเวิร์กบุ๊กอื่นเมื่อป้อนสูตรของคุณ แล้วเลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการอ้างถึง Microsoft Excel จะจัดการส่วนที่เหลือ:

หมายเหตุ:

• เมื่อสร้างการอ้างอิงไปยังสมุดงานอื่นโดยการเลือกเซลล์ในนั้น Excel แทรกการอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์เสมอ หากคุณต้องการคัดลอกสูตรที่สร้างขึ้นใหม่ไปยังเซลล์อื่น อย่าลืมลบเครื่องหมายดอลลาร์ ($) ออกจากการอ้างอิงเซลล์เพื่อเปลี่ยนเป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์หรือแบบผสม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของคุณ
• หากเลือก a เซลล์หรือช่วงในเวิร์กบุ๊กที่อ้างอิงจะไม่สร้างการอ้างอิงในสูตรโดยอัตโนมัติ เป็นไปได้มากว่าทั้งสองไฟล์เปิดอยู่ใน อินสแตนซ์ที่ต่างกันของ Excel ในการตรวจสอบ ให้เปิดตัวจัดการงานและดูจำนวนอินสแตนซ์ของ Microsoft Excel ที่กำลังทำงานอยู่ หากมีมากกว่าหนึ่ง ให้ขยายแต่ละอินสแตนซ์เพื่อดูว่าไฟล์ใดซ้อนอยู่ในนั้น ในการแก้ไขปัญหา ให้ปิดไฟล์หนึ่ง (และอินสแตนซ์) แล้วเปิดอีกครั้งจากไฟล์อื่น

อ้างอิงถึงชื่อที่กำหนดไว้ในสมุดงานเดียวกันหรือสมุดงานอื่น

ถึง ทำให้การอ้างอิงภายนอกของ Excel กระชับขึ้น คุณสามารถสร้างชื่อที่กำหนดในแผ่นงานต้นฉบับ จากนั้นอ้างอิงชื่อนั้นจากแผ่นงานอื่นที่อยู่ในสมุดงานเดียวกันหรือในสมุดงานอื่น

การสร้างชื่อใน Excel

ในการสร้างชื่อใน Excel ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการรวม จากนั้นไปที่แท็บ สูตร > กลุ่มชื่อที่กำหนด แล้วคลิกปุ่ม กำหนดชื่อ หรือกด Ctrl + F3 แล้วคลิก ใหม่ .

ในกล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่ ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการ (โปรดจำไว้ว่าไม่อนุญาตให้มีการเว้นวรรคในชื่อ Excel) และตรวจสอบว่าช่วงที่ถูกต้องแสดงอยู่ใน อ้างอิงถึง ฟิลด์

ตัวอย่างเช่น นี่คือวิธีที่เราสร้างชื่อ ( Jan_sales ) สำหรับเซลล์ B2:B5 ในแผ่นงาน Jan :

เมื่อสร้างชื่อแล้ว คุณสามารถใช้ชื่อนั้นในการอ้างอิงภายนอกใน Excel ได้อย่างอิสระ รูปแบบของการอ้างอิงดังกล่าวง่ายกว่ารูปแบบของการอ้างอิงแผ่นงาน Excel และการอ้างอิงเวิร์กบุ๊กที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้มาก ซึ่งทำให้สูตรที่มีการอ้างอิงชื่อเข้าใจง่ายขึ้น

หมายเหตุ ตามค่าเริ่มต้น ชื่อ Excel จะถูกสร้างขึ้นสำหรับ ระดับสมุดงาน โปรดสังเกตช่อง ขอบเขต ในภาพหน้าจอด้านบน แต่คุณก็สามารถสร้างชื่อ ระดับแผ่นงาน ได้โดยเลือกแผ่นงานที่เกี่ยวข้องจากรายการแบบเลื่อนลง ขอบเขต สำหรับการอ้างอิงของ Excel ขอบเขตของชื่อมีความสำคัญมากเนื่องจากเป็นตัวกำหนดตำแหน่งที่จำชื่อได้

ขอแนะนำให้คุณสร้างชื่อระดับเวิร์กบุ๊กเสมอ (เว้นแต่คุณจะมีเหตุผลเฉพาะที่ไม่ทำเช่นนั้น) เนื่องจากชื่อเหล่านี้ทำให้การสร้างการอ้างอิงภายนอกของ Excel ง่ายขึ้นอย่างมาก ดังที่แสดงในตัวอย่างต่อไปนี้

การอ้างอิงชื่อในแผ่นงานอื่นในสมุดงานเดียวกัน

หากต้องการอ้างอิงชื่อส่วนกลาง ระดับสมุดงาน ในสมุดงานเดียวกัน คุณเพียงแค่พิมพ์ชื่อนั้นในอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน:

ตัวอย่างเช่น หากต้องการหาผลรวมของเซลล์ทั้งหมดภายในชื่อ Jan_sales ที่เราสร้างขึ้นเมื่อสักครู่ ให้ใช้สูตรต่อไปนี้:<3

=SUM(Jan_sales)

หากต้องการอ้างอิงชื่อ แผ่นงานระดับ ในแผ่นงานอื่นภายในสมุดงานเดียวกัน คุณต้องนำหน้าชื่อด้วยชื่อแผ่นงานตามด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์:

= Function ( Sheet_name ! name )

ตัวอย่างเช่น:

=SUM(Jan!Jan_sales)

หากชื่อแผ่นงานมีช่องว่างหรือตัวอักษรแบบมอญ อย่าลืมใส่ไว้ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว เช่น:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

การอ้างอิงชื่อในสมุดงานอื่น

การอ้างอิงถึงชื่อ ระดับสมุดงาน ในสมุดงานอื่นประกอบด้วยชื่อสมุดงาน (รวมถึง ส่วนขยาย) ตามด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ และชื่อที่กำหนด (ช่วงชื่อ):

สำหรับ ตัวอย่าง:

6 182

หากต้องการอ้างอิงชื่อ แผ่นงานระดับ ในสมุดงานอื่น ควรรวมชื่อแผ่นงานที่ตามด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ไว้ด้วย และชื่อสมุดงานควรอยู่ในวงเล็บเหลี่ยม ตัวอย่างเช่น:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

เมื่ออ้างอิงช่วงที่มีชื่อใน สมุดงานปิด อย่าลืมใส่เส้นทางแบบเต็มไปยังไฟล์ Excel ของคุณ เช่น:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

วิธีสร้างไฟล์การอ้างอิงชื่อ Excel

หากคุณสร้างชื่อต่างๆ จำนวนหนึ่งในชีต Excel คุณไม่จำเป็นต้องจำชื่อเหล่านั้นทั้งหมดด้วยความจำใจ หากต้องการแทรกการอ้างอิงชื่อ Excel ในสูตร ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เลือกเซลล์ปลายทาง ใส่เครื่องหมายเท่ากับ (=) และเริ่มพิมพ์สูตรหรือการคำนวณของคุณ
2. เมื่อมาถึงส่วนที่คุณต้องการแทรกการอ้างอิงชื่อ Excel ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
   • หากคุณกำลังอ้างอิงชื่อ ระดับสมุดงาน จากสมุดงานอื่น ให้สลับไปที่ สมุดงานนั้น ถ้าชื่ออยู่ในชีตอื่นภายในสมุดงานเดียวกัน ให้ข้ามขั้นตอนนี้
   • หากคุณกำลังอ้างอิงถึงชื่อ ระดับเวิร์กชีต ให้ไปที่ชีตเฉพาะนั้นในชื่อปัจจุบัน หรือสมุดงานอื่น
3. กด F3 เพื่อเปิดหน้าต่างโต้ตอบ ชื่ออดีต เลือกชื่อที่คุณต้องการอ้างถึง แล้วคลิก ตกลง
<15

ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างการอ้างอิงภายนอกใน Excel แล้ว คุณสามารถใช้ประโยชน์จาก ความสามารถที่ยอดเยี่ยมนี้และใช้ข้อมูลจากแผ่นงานและสมุดงานอื่นในการคำนวณของคุณ ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!