Dieser kurze Lehrgang erklärt die Grundlagen einer externen Referenz in Excel und zeigt, wie Sie in Ihren Formeln auf ein anderes Blatt und eine andere Arbeitsmappe verweisen können.

Bei der Berechnung von Daten in Excel kann es vorkommen, dass Sie Daten aus einem anderen Arbeitsblatt oder sogar aus einer anderen Excel-Datei abrufen müssen. Können Sie das tun? Natürlich können Sie das. Sie müssen nur eine Verknüpfung zwischen den Arbeitsblättern (innerhalb derselben Arbeitsmappe oder in verschiedenen Arbeitsmappen) herstellen, indem Sie einen so genannten externen Zellverweis oder eine Link .

Externe Referenz Der Hauptvorteil der Verwendung einer externen Excel-Referenz besteht darin, dass bei jeder Änderung der referenzierten Zelle(n) in einem anderen Arbeitsblatt der von der externen Zellreferenz zurückgegebene Wert automatisch aktualisiert wird.

Obwohl externe Referenzen in Excel den Zellreferenzen sehr ähnlich sind, gibt es einige wichtige Unterschiede. In diesem Tutorial beginnen wir mit den Grundlagen und zeigen anhand von detaillierten Schritten, Screenshots und Formelbeispielen, wie man verschiedene externe Referenztypen erstellt.

Wie man in Excel auf ein anderes Blatt verweist

Um auf eine Zelle oder einen Zellbereich in einem anderen Arbeitsblatt derselben Arbeitsmappe zu verweisen, setzen Sie den Namen des Arbeitsblatts gefolgt von einem Ausrufezeichen (!) vor die Zelladresse.

Mit anderen Worten: In einem Excel-Verweis auf ein anderes Arbeitsblatt verwenden Sie das folgende Format:

Verweis auf eine einzelne Zelle:

Um beispielsweise auf die Zelle A1 in Sheet2 zu verweisen, geben Sie Folgendes ein Blatt2!A1 .

Verweis auf eine Bereich von Zellen:

Um zum Beispiel auf die Zellen A1:A10 in Sheet2 zu verweisen, geben Sie ein Blatt2!A1:A10 .

Hinweis: Wenn der Name des Arbeitsblatts Folgendes enthält Räume oder nicht-alphabetische Zeichen müssen Sie ihn in einfache Anführungszeichen setzen. Ein externer Verweis auf Zelle A1 in einem Arbeitsblatt mit dem Namen Projekt-Meilensteine sollte wie folgt lauten: "Projektmeilensteine"!A1.

In einer realen Formel, die den Wert in Zelle A1 in '' multipliziert Projekt-Meilensteine Blatt durch 10, sieht ein Excel-Blattverweis wie folgt aus:

='Projekt-Meilensteine'!A1*10

Erstellen eines Verweises auf ein anderes Blatt in Excel

Wenn Sie eine Formel schreiben, die sich auf Zellen in einem anderen Arbeitsblatt bezieht, können Sie natürlich den Namen des anderen Arbeitsblatts, gefolgt von einem Ausrufezeichen und einem Zellverweis, manuell eingeben, aber das wäre ein langsamer und fehleranfälliger Weg.

Besser ist es, auf die Zelle(n) in einem anderen Blatt zu zeigen, auf die sich die Formel beziehen soll, und Excel die korrekte Syntax des Blattverweises überlassen. Damit Excel einen Verweis auf ein anderes Blatt in Ihre Formel einfügt, gehen Sie wie folgt vor:

1. Beginnen Sie mit der Eingabe einer Formel entweder in einer Zielzelle oder in der Formelleiste.
2. Wenn Sie einen Verweis auf ein anderes Arbeitsblatt hinzufügen möchten, wechseln Sie zu diesem Blatt und wählen eine Zelle oder einen Zellbereich aus, auf den Sie verweisen möchten.
3. Geben Sie die Formel fertig ein und drücken Sie die Eingabetaste, um sie abzuschließen.

Wenn Sie zum Beispiel eine Liste von Verkaufszahlen in Blatt Vertrieb und Sie möchten die Mehrwertsteuer (19%) für jedes Produkt in einem anderen Blatt namens MEHRWERTSTEUER gehen Sie folgendermaßen vor:

• Beginnen Sie mit der Eingabe der Formel =19%* in Zelle B2 auf Blatt MEHRWERTSTEUER .
• Zum Blatt wechseln Vertrieb und klicken Sie dort auf die Zelle B2. Excel fügt sofort einen externen Verweis auf diese Zelle ein, wie im folgenden Screenshot zu sehen ist:

Hinweis: Wenn Sie mit der obigen Methode einen Excel-Verweis zu einem anderen Blatt hinzufügen, fügt Microsoft Excel standardmäßig einen relativen Verweis (ohne $-Zeichen) hinzu. Im obigen Beispiel können Sie die Formel also einfach in andere Zellen in Spalte B auf dem Blatt kopieren MEHRWERTSTEUER Die Zellbezüge werden für jede Zeile angepasst, und die Mehrwertsteuer wird für jedes Produkt korrekt berechnet.

In ähnlicher Weise können Sie Hinweis a Bereich von Zellen in einem anderen Blatt Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie mehrere Zellen auf dem Quell-Arbeitsblatt auswählen. Um zum Beispiel die Summe der Verkäufe in den Zellen B2:B5 auf dem Blatt Vertrieb würden Sie die folgende Formel eingeben:

=SUMME(Umsatz!B2:B5)

So verweisen Sie auf ein anderes Blatt in Excel. Und nun wollen wir sehen, wie Sie auf Zellen in einer anderen Arbeitsmappe verweisen können.

Wie man in Excel auf eine andere Arbeitsmappe verweist

In Microsoft Excel-Formeln werden externe Verweise auf eine andere Arbeitsmappe auf zwei Arten angezeigt, je nachdem, ob die Quellarbeitsmappe geöffnet oder geschlossen ist.

Externer Verweis auf eine geöffnete Arbeitsmappe

Wenn die Quellarbeitsmappe geöffnet ist, enthält eine externe Excel-Referenz den Namen der Arbeitsmappe in eckigen Klammern (einschließlich der Dateierweiterung), gefolgt vom Blattnamen, einem Ausrufezeichen (!) und der referenzierten Zelle oder einem Zellbereich. Mit anderen Worten: Sie verwenden das folgende Referenzformat für eine offene Arbeitsmappenreferenz:

Hier ist zum Beispiel ein externer Verweis auf die Zellen B2:B5 auf dem Blatt Jan in der Arbeitsmappe mit dem Namen Verkäufe.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Wenn Sie z. B. die Summe dieser Zellen berechnen wollen, würde die Formel mit dem Arbeitsmappenbezug wie folgt aussehen:

=SUMME([Umsatz.xlsx]Jan!B2:B5)

Externer Verweis auf eine geschlossene Arbeitsmappe

Wenn Sie in Excel auf eine andere Arbeitsmappe verweisen, muss diese andere Arbeitsmappe nicht unbedingt geöffnet sein. Wenn die Quellarbeitsmappe geschlossen ist, müssen Sie den gesamten Pfad zu Ihrem externen Verweis hinzufügen.

Zum Beispiel, um die Zellen B2:B5 in der Tabelle Jan Blatt von Verkäufe.xlsx Arbeitsmappe, die sich im Ordner Berichte Ordner auf Laufwerk D, schreiben Sie die folgende Formel:

=SUMME(D:\Berichte\[Umsatz.xlsx]Jan!B2:B5)

Hier ist eine Aufschlüsselung der Referenzteile:

• Datei-Pfad Er verweist auf das Laufwerk und das Verzeichnis, in dem Ihre Excel-Datei gespeichert ist ( D:\Berichte\ in diesem Beispiel).
• Arbeitsbuch Name Sie enthält die Dateierweiterung (.xlsx, .xls oder .xslm) und ist immer in eckige Klammern eingeschlossen, wie [Sales.xlsx] in der obigen Formel.
• Blatt Name Dieser Teil der externen Excel-Referenz enthält den Blattnamen, gefolgt von einem Ausrufezeichen, in dem sich die referenzierte(n) Zelle(n) befinden ( Jan! in diesem Beispiel).
• Zelle Referenz Er verweist auf die Zelle oder einen Bereich von Zellen, auf die in der Formel verwiesen wird.

Wenn Sie einen Verweis auf eine andere Arbeitsmappe erstellt haben, während diese Arbeitsmappe geöffnet war, und danach die Quellarbeitsmappe geschlossen haben, wird Ihr Verweis auf die externe Arbeitsmappe automatisch aktualisiert, um den gesamten Pfad einzuschließen.

Hinweis: Wenn entweder der Arbeitsmappenname oder der Blattname oder beide Räume oder jede nicht-alphabetische Zeichen müssen Sie den Pfad in einfache Anführungszeichen setzen, zum Beispiel:

=SUMME('[Jahresbudget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUMME('[Umsatz.xlsx]Jan Umsatz'!B2:B5)

=SUMME('D:\Berichte\[Umsätze.xlsx]Jan Umsätze'!B2:B5)

Einen Verweis auf eine andere Arbeitsmappe in Excel erstellen

Wie bei der Erstellung einer Excel-Formel, die auf ein anderes Blatt verweist, müssen Sie auch hier nicht manuell einen Verweis auf eine andere Arbeitsmappe eingeben. Wechseln Sie einfach bei der Eingabe Ihrer Formel in die andere Arbeitsmappe und wählen Sie eine Zelle oder einen Zellbereich aus, auf den Sie verweisen möchten. Microsoft Excel erledigt den Rest für Sie:

Anmerkungen:

• Wenn Sie einen Verweis auf eine andere Arbeitsmappe erstellen, indem Sie die Zelle(n) darin auswählen, fügt Excel immer absolute Zellverweise ein. Wenn Sie die neu erstellte Formel in andere Zellen kopieren möchten, müssen Sie das Dollarzeichen ($) aus den Zellverweisen entfernen, um sie in relative oder gemischte Verweise umzuwandeln, je nachdem, was Sie vorhaben.
• Wenn die Auswahl einer Zelle oder eines Bereichs in der referenzierten Arbeitsmappe nicht automatisch einen Verweis in der Formel erzeugt, sind die beiden Dateien höchstwahrscheinlich in verschiedene Instanzen von Excel Um dies zu überprüfen, öffnen Sie den Task-Manager und sehen Sie nach, wie viele Microsoft Excel-Instanzen ausgeführt werden. Wenn es mehr als eine sind, erweitern Sie jede Instanz, um zu sehen, welche Dateien dort verschachtelt sind. Um das Problem zu beheben, schließen Sie eine Datei (und Instanz) und öffnen Sie sie dann erneut über die andere Datei.

Verweis auf einen definierten Namen in der gleichen oder einer anderen Arbeitsmappe

Um eine externe Excel-Referenz kompakter zu gestalten, können Sie einen definierten Namen im Quellblatt erstellen und dann auf diesen Namen von einem anderen Blatt aus verweisen, das sich in derselben oder in einer anderen Arbeitsmappe befindet.

Erstellen eines Namens in Excel

Um einen Namen in Excel zu erstellen, markieren Sie alle Zellen, die Sie einbeziehen möchten, und gehen Sie dann entweder in das Menü Formeln tab> Definierte Namen Gruppe und klicken Sie auf die Name definieren oder drücken Sie die Tastenkombination Strg + F3 und klicken Sie auf Neu .

In der Neuer Name ein, geben Sie einen beliebigen Namen ein (denken Sie daran, dass Leerzeichen in Excel-Namen nicht zulässig sind), und überprüfen Sie, ob der richtige Bereich in der Liste Bezieht sich auf Feld.

So erstellen wir zum Beispiel einen Namen ( Jan_Verkauf ) für die Zellen B2:B5 in Jan Blatt:

Sobald der Name erstellt ist, können Sie ihn in Ihren externen Referenzen in Excel verwenden. Das Format solcher Referenzen ist viel einfacher als das Format einer Excel-Blattreferenz und einer Arbeitsmappenreferenz, das bereits besprochen wurde, wodurch die Formeln mit Namensreferenzen leichter zu verstehen sind.

Hinweis: Standardmäßig werden Excel-Namen für die Arbeitsbuch-Ebene beachten Sie bitte die Umfang Sie können aber auch ein bestimmtes Feld in der obigen Abbildung wählen. Arbeitsblattebene Name, indem Sie ein entsprechendes Blatt aus der Liste Umfang Für Excel-Referenzen ist der Geltungsbereich eines Namens sehr wichtig, da er den Ort bestimmt, an dem der Name erkannt wird.

Es wird empfohlen, immer Namen auf Arbeitsmappenebene zu erstellen (es sei denn, Sie haben einen besonderen Grund, dies nicht zu tun), da sie die Erstellung externer Excel-Referenzen erheblich vereinfachen, wie in den folgenden Beispielen gezeigt wird.

Verweis auf einen Namen in einem anderen Blatt derselben Arbeitsmappe

Um auf eine globale Arbeitsbuch-Ebene Namen in derselben Arbeitsmappe zu verwenden, geben Sie diesen Namen einfach in das Argument einer Funktion ein:

Um zum Beispiel die Summe aller Zellen innerhalb des Feldes Jan_Verkauf Namen, den wir soeben erstellt haben, verwenden Sie die folgende Formel:

=SUMME(Jan_Umsätze)

Um auf eine lokale Arbeitsblatt-Ebene Namen in einem anderen Blatt innerhalb derselben Arbeitsmappe zu verwenden, müssen Sie dem Namen den Blattnamen, gefolgt von einem Ausrufezeichen, voranstellen:

= Funktion ( Blatt_name ! Name )

Zum Beispiel:

=SUMME(Jan!Jan_Umsätze)

Wenn der Blattname Leerzeichen oder monoalphabetische Zeichen enthält, denken Sie daran, ihn in einfache Anführungszeichen zu setzen, z. B.:

=SUMME('Jan-Bericht'!Jan_Umsatz)

Einen Namen in einer anderen Arbeitsmappe referenzieren

Ein Verweis auf eine Arbeitsbuch-Ebene Name in einer anderen Arbeitsmappe besteht aus dem Namen der Arbeitsmappe (einschließlich der Erweiterung), gefolgt von einem Ausrufezeichen, und dem definierten Namen (benannter Bereich):

Zum Beispiel:

=SUMME(Umsatz.xlsx!Jan_Umsatz)

Zur Referenzierung einer Arbeitsblatt-Ebene Namen in einer anderen Arbeitsmappe zu verwenden, sollte der Blattname, gefolgt von einem Ausrufezeichen, ebenfalls enthalten sein, und der Name der Arbeitsmappe sollte in eckige Klammern eingeschlossen sein, zum Beispiel:

=SUMME([Umsatz.xlsx]Jan!Jan_Umsatz)

Beim Verweis auf einen benannten Bereich in einer geschlossene Arbeitsmappe Vergessen Sie nicht, den vollständigen Pfad zu Ihrer Excel-Datei anzugeben, zum Beispiel:

=SUMME('C:\Dokumente\Umsätze.xlsx'!Jan_Umsätze)

So erstellen Sie eine Excel-Namensreferenz

Wenn Sie eine Handvoll verschiedener Namen in Ihren Excel-Tabellen erstellt haben, müssen Sie sich nicht alle Namen auswendig merken. Um einen Excel-Namensbezug in eine Formel einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie die Zielzelle aus, geben Sie das Gleichheitszeichen (=) ein und beginnen Sie mit der Eingabe Ihrer Formel oder Berechnung.
2. An der Stelle, an der Sie einen Excel-Namensbezug einfügen müssen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
   • Wenn Sie sich auf eine Arbeitsbuch-Ebene Wenn Sie den Namen in einer anderen Arbeitsmappe gefunden haben, wechseln Sie zu dieser Arbeitsmappe. Wenn sich der Name in einem anderen Blatt derselben Arbeitsmappe befindet, überspringen Sie diesen Schritt.
   • Wenn Sie einen Verweis auf eine Arbeitsblatt-Ebene Name, navigieren Sie zu diesem bestimmten Blatt in der aktuellen oder einer anderen Arbeitsmappe.
3. Drücken Sie F3, um die Vergangener Name wählen Sie den Namen, auf den Sie verweisen möchten, und klicken Sie auf OK.

Jetzt, da Sie wissen, wie man einen externen Verweis in Excel erstellt, können Sie diese großartige Fähigkeit nutzen und Daten aus anderen Arbeitsblättern und Arbeitsmappen in Ihren Berechnungen verwenden. Ich danke Ihnen für die Lektüre und freue mich darauf, Sie nächste Woche in unserem Blog zu sehen!