यह छोटा ट्यूटोरियल एक्सेल में एक बाहरी संदर्भ की मूल बातें बताता है, और दिखाता है कि अपने सूत्रों में किसी अन्य शीट और कार्यपुस्तिका को कैसे संदर्भित किया जाए।

एक्सेल में डेटा की गणना करते समय, आप अक्सर अपने आप को ऐसी स्थिति में पाएं जब आपको किसी अन्य वर्कशीट या यहां तक ​​कि किसी भिन्न एक्सेल फ़ाइल से डेटा खींचने की आवश्यकता हो। क्या आप यह कर सकते हैं? निःसंदेह तुमसे हो सकता है। आपको केवल बाहरी सेल संदर्भ या लिंक का उपयोग करके कार्यपत्रकों (एक ही कार्यपुस्तिका के भीतर या विभिन्न कार्यपुस्तिकाओं में) के बीच एक लिंक बनाने की आवश्यकता है।

बाहरी संदर्भ एक्सेल में वर्तमान वर्कशीट के बाहर एक सेल या सेल की एक श्रेणी का संदर्भ है। एक्सेल बाहरी संदर्भ का उपयोग करने का मुख्य लाभ यह है कि जब भी किसी अन्य वर्कशीट में संदर्भित सेल में परिवर्तन होता है, तो बाहरी सेल संदर्भ द्वारा लौटाया गया मान स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है।

हालांकि एक्सेल में बाहरी संदर्भ बहुत समान हैं सेल संदर्भ, कुछ महत्वपूर्ण अंतर हैं। इस ट्यूटोरियल में, हम मूलभूत बातों के साथ शुरू करेंगे और दिखाएंगे कि विस्तृत चरणों, स्क्रीनशॉट और सूत्र उदाहरणों के साथ विभिन्न बाहरी संदर्भ प्रकार कैसे बनाएं।

एक्सेल में किसी अन्य शीट का संदर्भ कैसे लें<9

एक ही कार्यपुस्तिका में किसी अन्य कार्यपत्रक में किसी कक्ष या कक्षों की श्रेणी को संदर्भित करने के लिए, कार्यपत्रक नाम के बाद विस्मयादिबोधक चिह्न (!) को कक्ष पते से पहले रखें।

दूसरे शब्दों में, किसी Excel में दूसरे का संदर्भवर्कशीट, आप निम्नलिखित प्रारूप का उपयोग करते हैं:

किसी व्यक्तिगत सेल का संदर्भ:

Sheet_name ! Cell_address

उदाहरण के लिए, शीट2 में सेल ए1 को संदर्भित करने के लिए, आप शीट2!ए1 टाइप करते हैं। First_cell : Last_cell

उदाहरण के लिए, शीट2 में सेल A1:A10 को संदर्भित करने के लिए, आप Sheet2!A1:A10 टाइप करें।

ध्यान दें। यदि वर्कशीट के नाम में स्पेस या गैर-वर्णानुक्रमिक वर्ण शामिल हैं, तो आपको इसे एकल उद्धरण चिह्नों में संलग्न करना होगा। उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट माइलस्टोन नामक वर्कशीट में सेल A1 का बाहरी संदर्भ इस प्रकार होना चाहिए: 'प्रोजेक्ट माइलस्टोन'!A1।

वास्तविक जीवन के सूत्र में, जो ' प्रोजेक्ट माइलस्टोन' शीट में सेल A1 में मान को 10 से गुणा करता है, एक एक्सेल शीट संदर्भ इस तरह दिखता है:

='Project Milestones'!A1*10

एक्सेल में अन्य शीट के लिए एक संदर्भ बनाना

किसी अन्य वर्कशीट में सेल को संदर्भित करने वाले सूत्र को लिखते समय, आप निश्चित रूप से उस अन्य शीट नाम को विस्मयादिबोधक बिंदु और मैन्युअल रूप से सेल संदर्भ के साथ टाइप कर सकते हैं, लेकिन यह एक धीमा और त्रुटि-प्रवण तरीका होगा।

एक बेहतर तरीका यह है कि किसी अन्य शीट में सेल (सेल्स) को इंगित करें जिसे आप सूत्र से संदर्भित करना चाहते हैं, और एक्सेल को सही सिंटैक्स का ध्यान रखने दें आपका पत्रक संदर्भ। Excel से अपने सूत्र में किसी अन्य पत्रक का संदर्भ सम्मिलित करने के लिए, निम्न कार्य करें:

1. या तो किसी सूत्र में कोई सूत्र लिखना प्रारंभ करेंडेस्टिनेशन सेल या फॉर्मूला बार में।
2. जब किसी अन्य वर्कशीट में संदर्भ जोड़ने की बात आती है, तो उस शीट पर स्विच करें और उस सेल या सेल की एक श्रेणी का चयन करें जिसे आप संदर्भित करना चाहते हैं।
3. सूत्र टाइप करना समाप्त करें और इसे पूरा करने के लिए एंटर कुंजी दबाएं। VAT नामक एक अन्य शीट में प्रत्येक उत्पाद के लिए कर (19%), निम्नलिखित तरीके से आगे बढ़ें:

• शीट <1 पर सेल B2 में सूत्र =19%* टाइप करना शुरू करें>VAT .
• शीट बिक्री पर स्विच करें, और वहां सेल B2 पर क्लिक करें। एक्सेल तुरंत उस सेल के लिए एक बाहरी संदर्भ सम्मिलित करेगा, जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:

नोट . उपरोक्त विधि का उपयोग करके किसी अन्य शीट में एक्सेल संदर्भ जोड़ते समय, डिफ़ॉल्ट रूप से माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक सापेक्ष संदर्भ जोड़ता है (बिना $ चिन्ह के)। इसलिए, उपरोक्त उदाहरण में, आप शीट VAT पर कॉलम B में अन्य कक्षों में सूत्र की प्रतिलिपि बना सकते हैं, सेल संदर्भ प्रत्येक पंक्ति के लिए समायोजित हो जाएंगे, और आपके पास प्रत्येक उत्पाद के लिए VAT की सही गणना होगी।

इसी तरह, आप किसी अन्य शीट में सेल्स की श्रेणी का संदर्भ दे सकते हैं। केवल अंतर यह है कि आप स्रोत कार्यपत्रक पर एकाधिक कक्षों का चयन करते हैं। उदाहरण के लिए, शीट बिक्री पर सेल B2:B5 में कुल बिक्री का पता लगाने के लिए, आप दर्ज करेंगेनिम्नलिखित सूत्र:

=SUM(Sales!B2:B5)

इस प्रकार आप एक्सेल में एक और शीट का संदर्भ देते हैं। और अब, देखते हैं कि आप किसी भिन्न कार्यपुस्तिका से कक्षों को कैसे संदर्भित कर सकते हैं।

Excel में किसी अन्य कार्यपुस्तिका को कैसे संदर्भित करें

Microsoft Excel सूत्रों में, किसी अन्य कार्यपुस्तिका के बाहरी संदर्भ दो तरीकों से प्रदर्शित होते हैं , इस बात पर निर्भर करता है कि स्रोत कार्यपुस्तिका खुली है या बंद है।

खुली कार्यपुस्तिका का बाहरी संदर्भ

जब स्रोत कार्यपुस्तिका खुली होती है, तो एक्सेल बाहरी संदर्भ में कार्यपुस्तिका का नाम वर्गाकार कोष्ठकों में शामिल होता है (सहित) फ़ाइल एक्सटेंशन), ​​उसके बाद शीट का नाम, विस्मयादिबोधक बिंदु (!), और संदर्भित सेल या सेल की एक श्रेणी। दूसरे शब्दों में, आप ओपन वर्कबुक संदर्भ के लिए निम्नलिखित संदर्भ प्रारूप का उपयोग करते हैं:

उदाहरण के लिए, यहां है वर्कबुक Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

में शीट जनवरी पर कक्ष B2:B5 का बाहरी संदर्भ यदि आप चाहें, तो कहें, उन कक्षों के योग की गणना करने के लिए, कार्यपुस्तिका संदर्भ वाला सूत्र इस प्रकार दिखेगा:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

बंद कार्यपुस्तिका का बाहरी संदर्भ

जब आप किसी अन्य कार्यपुस्तिका का संदर्भ देते हैं एक्सेल, कि अन्य कार्यपुस्तिका को खुले रहने की आवश्यकता नहीं है। यदि स्रोत कार्यपुस्तिका बंद है, तो आपको अपने बाहरी संदर्भ में संपूर्ण पथ जोड़ना होगा।

उदाहरण के लिए, जनवरी पत्रक में कक्ष B2:B5 को जोड़ने के लिए Sales.xlsx कार्यपुस्तिका जो ड्राइव D पर रिपोर्ट फ़ोल्डर के भीतर रहती है, आप निम्न सूत्र लिखते हैं:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

यहाँ इसका विश्लेषण दिया गया है संदर्भ भाग:

• फ़ाइल पथ . यह ड्राइव और निर्देशिका को इंगित करता है जिसमें आपकी एक्सेल फ़ाइल संग्रहीत है ( D:\Reports\ इस उदाहरण में)।
• कार्यपुस्तिका का नाम । इसमें फ़ाइल एक्सटेंशन (.xlsx, .xls, या .xslm) शामिल है और यह हमेशा चौकोर कोष्ठकों में संलग्न होता है, जैसे कि उपरोक्त सूत्र में [Sales.xlsx] ।
• शीट का नाम । एक्सेल बाहरी संदर्भ के इस भाग में शीट नाम के बाद एक विस्मयादिबोधक बिंदु शामिल है जहां संदर्भित सेल स्थित है ( जनवरी! इस उदाहरण में)।
• सेल संदर्भ । यह वास्तविक सेल या आपके सूत्र में संदर्भित सेल की श्रेणी की ओर इशारा करता है। संपूर्ण पथ को शामिल करने के लिए आपका बाहरी कार्यपुस्तिका संदर्भ स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा।

ध्यान दें। यदि कार्यपुस्तिका का नाम या शीट का नाम, या दोनों में स्पेस या कोई गैर-वर्णानुक्रमिक वर्ण शामिल हैं, तो आपको पथ को एकल उद्धरण चिह्नों में संलग्न करना होगा। उदाहरण के लिए:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Excel में किसी अन्य कार्यपुस्तिका का संदर्भ बनाना

जैसा कि Excel सूत्र बनाने के मामले में होता है जो अन्य पत्रक का संदर्भ देता है, आपको कोई संदर्भ टाइप करने की आवश्यकता नहीं हैमैन्युअल रूप से किसी भिन्न कार्यपुस्तिका में। अपने सूत्र में प्रवेश करते समय बस दूसरी कार्यपुस्तिका पर स्विच करें, और एक सेल या उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिन्हें आप संदर्भित करना चाहते हैं। Microsoft Excel बाकी का ध्यान रखेगा:

टिप्पणियाँ:

• किसी अन्य कार्यपुस्तिका में सेल का चयन करके संदर्भ बनाते समय, Excel हमेशा निरपेक्ष सेल संदर्भ सम्मिलित करता है। यदि आप नए बनाए गए सूत्र को अन्य कक्षों में कॉपी करना चाहते हैं, तो अपने उद्देश्यों के आधार पर उन्हें संबंधित या मिश्रित संदर्भों में बदलने के लिए सेल संदर्भों से डॉलर चिह्न ($) को हटाना सुनिश्चित करें।
• यदि कोई चयन कर रहे हैं संदर्भित कार्यपुस्तिका में सेल या श्रेणी स्वचालित रूप से सूत्र में एक संदर्भ नहीं बनाती है, सबसे अधिक संभावना है कि दो फाइलें एक्सेल के विभिन्न उदाहरणों में खुली हों। इसे जांचने के लिए, कार्य प्रबंधक खोलें और देखें कि कितने Microsoft Excel उदाहरण चल रहे हैं। यदि एक से अधिक हैं, तो प्रत्येक आवृत्ति को यह देखने के लिए विस्तृत करें कि कौन-सी फ़ाइलें वहां नेस्टेड हैं। समस्या को ठीक करने के लिए, एक फ़ाइल (और उदाहरण) को बंद करें, और फिर इसे दूसरी फ़ाइल से फिर से खोलें।

समान या अन्य कार्यपुस्तिका में परिभाषित नाम का संदर्भ

प्रति एक एक्सेल बाहरी संदर्भ को और अधिक कॉम्पैक्ट बनाने के लिए, आप स्रोत शीट में एक परिभाषित नाम बना सकते हैं, और फिर उसी शीट से उस नाम को संदर्भित कर सकते हैं जो उसी कार्यपुस्तिका में या किसी भिन्न कार्यपुस्तिका में रहता है।

में एक नाम बनाना एक्सेल

एक्सेल में नाम बनाने के लिए, उन सभी सेल का चयन करें जिन्हें आप करना चाहते हैंशामिल करें, और फिर या तो सूत्र टैब > परिभाषित नाम समूह पर जाएं और नाम परिभाषित करें बटन पर क्लिक करें, या Ctrl + F3 दबाएं और क्लिक करें New .

नया नाम संवाद में, कोई भी नाम टाइप करें जो आप चाहते हैं (याद रखें कि एक्सेल नामों में रिक्त स्थान की अनुमति नहीं है), और जांचें कि क्या सही श्रेणी प्रदर्शित होती है फ़ील्ड को संदर्भित करता है।

उदाहरण के लिए, हम जनवरी शीट में सेल B2:B5 के लिए इस तरह एक नाम ( Jan_sales ) बनाते हैं:

नाम बन जाने के बाद, आप इसे एक्सेल में अपने बाहरी संदर्भों में उपयोग करने के लिए स्वतंत्र हैं। इस तरह के संदर्भों का प्रारूप पहले चर्चा की गई एक्सेल शीट संदर्भ और कार्यपुस्तिका संदर्भ के प्रारूप की तुलना में बहुत सरल है, जो नाम संदर्भों वाले सूत्रों को समझने में आसान बनाता है।

ध्यान दें। डिफ़ॉल्ट रूप से, Excel नाम कार्यपुस्तिका स्तर के लिए बनाए जाते हैं, कृपया ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में दायरा फ़ील्ड पर ध्यान दें। लेकिन आप दायरा ड्रॉप-डाउन सूची से संबंधित शीट चुनकर एक विशिष्ट कार्यपत्रक स्तर नाम भी बना सकते हैं। एक्सेल संदर्भों के लिए, एक नाम का दायरा बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि यह उस स्थान को निर्धारित करता है जिसके भीतर नाम पहचाना जाता है।

यह अनुशंसा की जाती है कि आप हमेशा कार्यपुस्तिका-स्तर के नाम बनाएँ (जब तक कि आपके पास ऐसा न करने का कोई विशिष्ट कारण न हो), क्योंकि वे Excel बाहरी संदर्भों को बनाने में काफी सरल करते हैं, जैसा कि निम्नलिखित उदाहरणों में दिखाया गया है।

किसी नाम का संदर्भ देनाउसी कार्यपुस्तिका में किसी अन्य पत्रक में

समान कार्यपुस्तिका में वैश्विक कार्यपुस्तिका-स्तर नाम को संदर्भित करने के लिए, आप बस उस नाम को फ़ंक्शन के तर्क में टाइप करें:

उदाहरण के लिए, Jan_sales नाम के भीतर सभी सेल का योग खोजने के लिए जिसे हमने कुछ समय पहले बनाया था, निम्न सूत्र का उपयोग करें:

=SUM(Jan_sales)

एक ही वर्कबुक के भीतर एक अन्य शीट में एक स्थानीय वर्कशीट-स्तर नाम को संदर्भित करने के लिए, आपको नाम के पहले शीट नाम के साथ एक विस्मयादिबोधक चिह्न लगाना होगा:

= Function ( Sheet_name ! name )

उदाहरण के लिए:

=SUM(Jan!Jan_sales)

यदि शीट के नाम में रिक्त स्थान या मोन-अल्फाबेटिक वर्ण शामिल हैं, तो इसे सिंगल कोट्स में संलग्न करना याद रखें, उदाहरण के लिए:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

किसी अन्य कार्यपुस्तिका में किसी नाम का संदर्भ देना

किसी भिन्न कार्यपुस्तिका में कार्यपुस्तिका-स्तर नाम के संदर्भ में कार्यपुस्तिका का नाम शामिल है (सहित एक्सटेंशन) विस्मयादिबोधक बिंदु और परिभाषित नाम (नामित श्रेणी) के बाद:

के लिए उदाहरण:

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किसी अन्य कार्यपुस्तिका में कार्यपत्रक-स्तर नाम का संदर्भ देने के लिए, विस्मयादिबोधक बिंदु के बाद पत्रक का नाम भी शामिल किया जाना चाहिए, और कार्यपुस्तिका का नाम वर्ग कोष्ठक में संलग्न होना चाहिए। उदाहरण के लिए:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

किसी बंद वर्कबुक में नामांकित श्रेणी का संदर्भ देते समय, अपनी एक्सेल फ़ाइल का पूरा पथ शामिल करना याद रखें, उदाहरण के लिए:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

एक कैसे बनाएंएक्सेल नाम संदर्भ

यदि आपने अपनी एक्सेल शीट में कुछ अलग-अलग नाम बनाए हैं, तो आपको उन सभी नामों को कंठस्थ करने की आवश्यकता नहीं है। किसी सूत्र में एक्सेल नाम संदर्भ सम्मिलित करने के लिए, निम्न चरणों का पालन करें:

1. गंतव्य सेल का चयन करें, बराबर चिह्न (=) दर्ज करें और अपना सूत्र या गणना टाइप करना शुरू करें।
2. जब उस हिस्से की बात आती है जहां आपको एक्सेल नाम संदर्भ सम्मिलित करने की आवश्यकता होती है, तो निम्न में से कोई एक कार्य करें:
   • यदि आप किसी अन्य कार्यपुस्तिका से कार्यपुस्तिका-स्तर नाम का उल्लेख कर रहे हैं, तो स्विच करें वह कार्यपुस्तिका। यदि नाम उसी कार्यपुस्तिका के भीतर किसी अन्य पत्रक में रहता है, तो इस चरण को छोड़ दें।
   • यदि आप कार्यपत्रक-स्तर नाम का संदर्भ बना रहे हैं, तो उस विशिष्ट पत्रक पर या तो वर्तमान में नेविगेट करें या भिन्न कार्यपुस्तिका।
3. पिछला नाम संवाद विंडो खोलने के लिए F3 दबाएं, उस नाम का चयन करें जिसे आप संदर्भित करना चाहते हैं, और ठीक क्लिक करें।
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