Hierdie kort tutoriaal verduidelik die basiese beginsels van 'n eksterne verwysing in Excel, en wys hoe om na 'n ander blad en werkboek in jou formules te verwys.

Wanneer jy data in Excel bereken, kan jy dikwels bevind jouself in 'n situasie wanneer jy data van 'n ander werkblad of selfs uit 'n ander Excel-lêer moet trek. Kan jy dit doen? Natuurlik kan jy. Jy hoef net 'n skakel tussen die werkkaarte te skep (binne dieselfde werkboek of in verskillende werkboeke) deur gebruik te maak van wat genoem word 'n eksterne selverwysing of 'n skakel .

Eksterne verwysing in Excel is 'n verwysing na 'n sel of 'n reeks selle buite die huidige werkblad. Die belangrikste voordeel van die gebruik van 'n eksterne selverwysing is dat wanneer die verwysde sel(s) in 'n ander werkblad verander, die waarde wat deur die eksterne selverwysing teruggestuur word outomaties opgedateer word.

Alhoewel eksterne verwysings in Excel baie soortgelyk is aan selverwysings, daar is 'n paar belangrike verskille. In hierdie tutoriaal begin ons met die basiese beginsels en wys hoe om verskeie eksterne verwysingstipes te skep met gedetailleerde stappe, skermkiekies en formulevoorbeelde.

Hoe om na 'n ander blad in Excel te verwys

Om 'n sel of reeks selle in 'n ander werkblad in dieselfde werkboek te verwys, plaas die werkbladnaam gevolg deur 'n uitroepteken (!) voor die seladres.

Met ander woorde, in 'n Excel verwysing na 'n anderwerkblad, gebruik jy die volgende formaat:

Verwysing na 'n individuele sel:

Byvoorbeeld, om na sel A1 in Blad2 te verwys, tik jy Blad2!A1 .

Verwysing na 'n reeks selle:

Om byvoorbeeld na selle A1:A10 in Blad2 te verwys, tik jy Blad2!A1:A10 .

Let wel. As die werkbladnaam spasies of nie-alfabetiese karakters insluit, moet jy dit in enkele aanhalingstekens insluit. Byvoorbeeld, 'n eksterne verwysing na sel A1 in 'n werkblad genaamd Projek Mylpale moet soos volg lees: 'Projek Mylpale'!A1.

In 'n werklike formule, wat die waarde in sel A1 in ' Projek Mylpale' -vel met 10 vermenigvuldig, lyk 'n Excel-bladverwysing soos volg:

='Project Milestones'!A1*10

Skep 'n verwysing na 'n ander blad in Excel

Wanneer jy 'n formule skryf wat na selle in 'n ander werkblad verwys, kan jy natuurlik daardie ander bladnaam, gevolg deur 'n uitroepteken en 'n selverwysing met die hand tik, maar dit sal 'n stadige en foutgevoelige manier wees.

'n Beter manier is om te wys na die sel(s) in 'n ander blad waarna jy wil hê die formule moet verwys, en laat Excel sorg vir die korrekte sintaksis van jou bladverwysing. Om Excel 'n verwysing na 'n ander blad in jou formule te laat invoeg, doen die volgende:

1. Begin 'n formule óf in 'nbestemmingsel of in die formulebalk.
2. Wanneer dit kom by die byvoeging van 'n verwysing na 'n ander werkblad, skakel oor na daardie blad en kies 'n sel of 'n reeks selle waarna jy wil verwys.
3. Voltooi die tik van die formule en druk die Enter-sleutel om dit te voltooi.

Byvoorbeeld, as jy 'n lys verkoopsyfers in blad Verkope het en jy wil die Toegevoegdewaarde bereken Belasting (19%) vir elke produk in 'n ander blad genaamd BTW , gaan op die volgende manier voort:

• Begin die formule =19%* in sel B2 op blad <1 te tik>BTW .
• Skakel oor na blad Verkope , en klik op sel B2 daar. Excel sal onmiddellik 'n eksterne verwysing na daardie sel invoeg, soos in die volgende skermkiekie gewys word:

Nota . Wanneer 'n Excel-verwysing by 'n ander blad bygevoeg word deur die bogenoemde metode te gebruik, voeg Microsoft Excel by verstek 'n relatiewe verwysing by (met geen $-teken nie). Dus, in die voorbeeld hierbo, kan jy net die formule na ander selle in kolom B op vel BTW kopieer, die selverwysings sal vir elke ry aangepas word, en jy sal BTW vir elke produk korrek bereken hê.

Op 'n soortgelyke manier kan jy verwys na 'n reeks selle in 'n ander blad . Die enigste verskil is dat jy verskeie selle op die bronwerkblad kies. Byvoorbeeld, om die totaal van verkope in selle B2:B5 op blad Verkope uit te vind, sal jy invuldie volgende formule:

=SUM(Sales!B2:B5)

Dit is hoe jy na 'n ander blad in Excel verwys. En nou, kom ons kyk hoe jy na selle van 'n ander werkboek kan verwys.

Hoe om na 'n ander werkboek in Excel te verwys

In Microsoft Excel-formules word eksterne verwysings na 'n ander werkboek op twee maniere vertoon , afhangende van of die bronwerkboek oop of toe is.

Eksterne verwysing na 'n oop werkboek

Wanneer die bronwerkboek oop is, sluit 'n eksterne Excel-verwysing die werkboeknaam tussen vierkantige hakies in (insluitend die lêeruitbreiding), gevolg deur die bladnaam, uitroepteken (!), en die verwysde sel of 'n reeks selle. Met ander woorde, jy gebruik die volgende verwysingsformaat vir 'n oop werkboekverwysing:

Hier is byvoorbeeld 'n eksterne verwysing na selle B2:B5 op blad Jan in die werkboek genaamd Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

As jy wil, sê, om die som van daardie selle te bereken, sal die formule met die werkboekverwysing soos volg lyk:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Eksterne verwysing na 'n geslote werkboek

Wanneer jy na 'n ander werkboek verwys in Excel, daardie ander werkboek hoef nie noodwendig oop te wees nie. As die bronwerkboek gesluit is, moet jy die hele pad by jou eksterne verwysing voeg.

Om byvoorbeeld selle B2:B5 in die Jan -blad by te tel vanaf Sales.xlsx -werkboek wat binne die Reports -lêergids op skyf D is, skryf jy die volgende formule:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Hier is 'n uiteensetting van die verwysingsdele:

• Lêerpad . Dit wys na die aandrywer en gids waarin jou Excel-lêer gestoor is ( D:\Verslae\ in hierdie voorbeeld).
• Werkboeknaam . Dit sluit die lêeruitbreiding (.xlsx, .xls of .xslm) in en word altyd tussen vierkantige hakies ingesluit, soos [Sales.xlsx] in die formule hierbo.
• Bladnaam . Hierdie deel van die eksterne Excel-verwysing sluit die bladnaam in, gevolg deur 'n uitroepteken waar die verwysde sel(s) geleë is ( Jan! in hierdie voorbeeld).
• Selverwysing . Dit wys na die werklike sel of 'n reeks selle waarna in jou formule verwys word.

As jy 'n verwysing na 'n ander werkboek geskep het toe daardie werkboek oop was, en daarna die bronwerkboek toegemaak het, jou eksterne werkboekverwysing sal outomaties opgedateer word om die hele pad in te sluit.

Let wel. As óf die werkboeknaam óf bladnaam, óf albei, spasies of enige nie-alfabetiese karakters insluit, moet jy die pad in enkele aanhalingstekens insluit. Byvoorbeeld:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Verwysing na 'n ander werkboek in Excel

Soos die geval is met die skep van 'n Excel-formule wat na 'n ander blad verwys, hoef jy nie 'n verwysing te tik niena 'n ander werkboek met die hand. Skakel net oor na die ander werkboek wanneer jy jou formule invoer, en kies 'n sel of 'n reeks selle waarna jy wil verwys. Microsoft Excel sal vir die res sorg:

Notas:

• Wanneer 'n verwysing na 'n ander werkboek geskep word deur die sel(s) daarin te kies, Excel voeg altyd absolute selverwysings in. As jy van plan is om die nuutgeskepte formule na ander selle te kopieer, maak seker dat jy die dollarteken ($) van die selverwysings verwyder om dit in relatiewe of gemengde verwysings te verander, afhangende van jou doeleindes.
• As jy 'n kies sel of reeks in die verwysde werkboek skep nie outomaties 'n verwysing in die formule nie, heel waarskynlik is die twee lêers oop in verskillende gevalle van Excel . Om dit na te gaan, maak Taakbestuurder oop en kyk hoeveel Microsoft Excel-instansies loop. As meer as een, brei elke geval uit om te sien watter lêers daar geneste is. Om die probleem op te los, maak een lêer (en instansie) toe en maak dit dan weer oop vanaf die ander lêer.

Verwysing na 'n gedefinieerde naam in dieselfde of 'n ander werkboek

Om maak 'n Excel eksterne verwysing meer kompak, jy kan 'n gedefinieerde naam in die bronblad skep, en dan verwys na daardie naam vanaf 'n ander blad wat in dieselfde werkboek of in 'n ander werkboek staan.

Skep 'n naam in Excel

Om 'n naam in Excel te skep, kies al die selle wat jy wil hêsluit in, en gaan dan óf na die Formules -oortjie > Gedefinieerde name -groep en klik die Definieer naam -knoppie, óf druk Ctrl + F3 en klik Nuwe .

In die Nuwe Naam -dialoog, tik enige naam wat jy wil hê (onthou dat spasies nie in Excel-name toegelaat word nie), en kyk of die korrekte reeks in die Verwys na -veld.

Dit is byvoorbeeld hoe ons 'n naam ( Jan_verkope ) skep vir selle B2:B5 in Jan -blad:

Sodra die naam geskep is, is jy vry om dit in jou eksterne verwysings in Excel te gebruik. Die formaat van sulke verwysings is baie eenvoudiger as die formaat van 'n Excel-bladverwysing en werkboekverwysing wat vroeër bespreek is, wat die formules met naamverwysings makliker maak om te verstaan.

Let wel. By verstek word Excel-name geskep vir die werkboekvlak , let asseblief op die Omvang -veld in die skermkiekie hierbo. Maar jy kan ook 'n spesifieke werkbladvlak naam maak deur 'n ooreenstemmende blad uit die Omvang aftreklys te kies. Vir Excel-verwysings is die omvang van 'n naam baie belangrik omdat dit die ligging bepaal waarbinne die naam herken word.

Dit word aanbeveel dat jy altyd werkboek-vlak name skep (tensy jy 'n spesifieke rede het om dit nie te doen nie), omdat dit die skep van eksterne Excel-verwysings aansienlik vergemaklik, soos geïllustreer in die volgende voorbeelde.

Verwysing van 'n naamin 'n ander vel in dieselfde werkboek

Om 'n globale werkboekvlak naam in dieselfde werkboek te verwys, tik jy eenvoudig daardie naam in 'n funksie se argument:

Om byvoorbeeld die som van al die selle binne die Jan_sales -naam wat ons 'n oomblik gelede geskep het te vind, gebruik die volgende formule:

=SUM(Jan_sales)

Om 'n plaaslike werkbladvlak -naam in 'n ander blad binne dieselfde werkboek te verwys, moet jy die naam voorafgaan met die bladnaam gevolg deur 'n uitroepteken:

= Function ( Sheet_name ! name )

Byvoorbeeld:

=SUM(Jan!Jan_sales)

As die velname spasies of mono-alfabetiese tekens insluit, onthou om dit in enkele aanhalingstekens in te sluit, bv.:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Verwysing van 'n naam in 'n ander werkboek

'n Verwysing na 'n werkboekvlak naam in 'n ander werkboek bestaan ​​uit die werkboeknaam (insluitend die uitbreiding) gevolg deur 'n uitroepteken, en die gedefinieerde naam (benoemde reeks):

Vir voorbeeld:

3 801

Om na 'n werkbladvlak -naam in 'n ander werkboek te verwys, moet die bladnaam gevolg deur die uitroepteken ook ingesluit word, en die werkboeknaam moet tussen vierkantige hakies ingesluit word. Byvoorbeeld:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Wanneer jy na 'n benoemde reeks in 'n geslote werkboek verwys, onthou om die volle pad na jou Excel-lêer in te sluit, byvoorbeeld:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Hoe om 'nExcel-naamverwysing

As jy 'n handvol verskillende name in jou Excel-blaaie geskep het, hoef jy nie al daardie name uit jou kop te onthou nie. Om 'n Excel-naamverwysing in 'n formule in te voeg, voer die volgende stappe uit:

1. Kies die bestemmingsel, voer die gelykteken (=) in en begin jou formule of berekening in te tik.
2. Wanneer dit kom by die deel waar jy 'n Excel-naamverwysing moet invoeg, doen een van die volgende:
   • As jy na 'n werkboekvlak -naam van 'n ander werkboek verwys, skakel oor na daardie werkboek. As die naam in 'n ander blad binne dieselfde werkboek voorkom, slaan hierdie stap oor.
   • As jy 'n verwysing na 'n werkbladvlak naam maak, navigeer na daardie spesifieke blad óf in die huidige of ander werkboek.
3. Druk F3 om die Voornaam dialoogvenster oop te maak, kies die naam waarna jy wil verwys en klik OK.

Noudat jy weet hoe om 'n eksterne verwysing in Excel te skep, kan jy voordeel trek uit hierdie groot vermoë en gebruik data van ander werkkaarte en werkboeke in jou berekeninge. Ek bedank jou vir die lees en sien uit daarna om jou volgende week op ons blog te sien!