Цей короткий посібник пояснює основи зовнішнього посилання в Excel і показує, як посилатися на інший аркуш і книгу у своїх формулах.

Під час обчислення даних в Excel часто можна зіткнутися з ситуацією, коли потрібно підтягти дані з іншого аркуша або навіть з іншого файлу Excel. Чи можна це зробити? Звичайно, можна. Потрібно лише створити зв'язок між аркушами (в межах однієї книги або в різних книгах) за допомогою так званого зовнішнього посилання на комірку або посилання посилання .

Зовнішнє посилання в Excel - це посилання на комірку або діапазон комірок за межами поточного робочого аркуша. Основна перевага використання зовнішнього посилання в Excel полягає в тому, що при зміні комірки (комірок) на іншому робочому аркуші значення, що повертається зовнішнім посиланням на комірку, автоматично оновлюється.

Хоча зовнішні посилання в Excel дуже схожі на посилання на клітинки, є кілька важливих відмінностей. У цьому уроці ми почнемо з основ і покажемо, як створювати різні типи зовнішніх посилань з докладними кроками, скріншотами та прикладами формул.

Як посилатися на інший аркуш в Excel

Для посилання на комірку або діапазон комірок на іншому аркуші тієї ж книги слід вказати ім'я аркуша, після якого перед адресою комірки ставиться знак оклику (!).

Іншими словами, в Excel-посиланні на інший аркуш використовується наступний формат:

Посилання на окрему камеру:

Наприклад, для посилання на комірку A1 на Аркуші2 вводиться Аркуш 2! А1 .

Посилання на діапазон клітин:

Наприклад, для посилання на комірки A1:A10 на Аркуші2 вводиться Аркуш 2! A1:A10 .

Примітка: якщо назва аркуша містить місця або неалфавітні символи необхідно взяти в одинарні лапки. Наприклад, зовнішнє посилання на комірку A1 на аркуші з іменем Етапи проекту слід викласти в наступній редакції: "Етапи проекту"!A1.

У реальній формулі, яка множить значення в комірці A1 на ' Віхи проекту аркуш на 10, посилання на аркуш Excel має такий вигляд:

='Етапи проекту'!A1*10

Створення посилання на інший аркуш в Excel

При написанні формули, яка посилається на клітинки на іншому аркуші, можна, звичайно, ввести ім'я цього іншого аркуша з наступним знаком оклику і посиланням на клітинку вручну, але це буде повільний і схильний до помилок спосіб.

Кращий спосіб - вказати клітинку (клітинки) на іншому аркуші, на яку (які) має посилатися формула, і дозволити Excel подбати про правильний синтаксис посилання на аркуш. Щоб Excel вставив посилання на інший аркуш у формулу, зробіть наступне:

1. Почніть вводити формулу або в комірці призначення, або в рядку формул.
2. Якщо потрібно додати посилання на інший аркуш, перейдіть на цей аркуш і виберіть клітинку або діапазон клітинок, на які потрібно зробити посилання.
3. Закінчивши введення формули, натисніть клавішу Enter для її завершення.

Наприклад, якщо у вас є список показників продажів в аркуші Продажі і ви хочете розрахувати податок на додану вартість (19%) для кожного товару на іншому аркуші з назвою ПДВ дійте наступним чином:

• Почніть вводити формулу =19%* в комірку B2 на аркуші ПДВ .
• Перехід на аркуш Продажі Excel негайно вставить зовнішнє посилання на цю комірку, як показано на наступному скріншоті:

Примітка. При додаванні посилання Excel на інший аркуш описаним вище способом, за замовчуванням, Microsoft Excel додає відносне посилання (без знаку $). Отже, у наведеному вище прикладі можна просто скопіювати формулу в інші комірки стовпця B на аркуші ПДВ посилання на комірки скоригуються для кожного рядка, і у вас буде правильно розрахований ПДВ для кожного товару.

Аналогічним чином ви можете посилання a діапазон комірок на іншому аркуші Різниця полягає лише в тому, що на вихідному аркуші виділяється декілька комірок. Наприклад, щоб дізнатися загальну суму продажів в комірках B2:B5 на аркуші Продажі ви б ввели наступну формулу:

=SUM(Продажі!B2:B5)

Ось так можна посилатися на інший аркуш в Excel. А тепер давайте подивимося, як можна посилатися на комірки з іншої книги.

Як посилатися на іншу книгу в Excel

У формулах Microsoft Excel зовнішні посилання на іншу книгу відображаються двома способами, залежно від того, відкрита чи закрита книга-джерело.

Зовнішнє посилання на відкриту книгу

Коли вихідна книга відкрита, зовнішнє посилання Excel містить ім'я книги у квадратних дужках (включаючи розширення файлу), за яким слідує ім'я аркуша, знак оклику (!) та комірка або діапазон комірок, на які посилається посилання. Іншими словами, для посилання на відкриту книгу використовується наступний формат посилання:

Наприклад, зовнішнє посилання на комірки B2:B5 на аркуші Ян у трудовій книжці на ім'я Продажі.xlsx:

[Продажі.xlsx]Jan!B2:B5

Якщо ви хочете, скажімо, обчислити суму цих комірок, то формула з посиланням на робочу книгу буде виглядати наступним чином:

=SUM([Продажі.xlsx]Січень!B2:B5)

Зовнішнє посилання на закриту книгу

Коли ви посилаєтеся на іншу книгу в Excel, ця інша книга не обов'язково повинна бути відкритою. Якщо вихідна книга закрита, ви повинні додати весь шлях до вашого зовнішнього посилання.

Наприклад, щоб скласти комірки B2:B5 в комірці Ян лист від Продажі.xlsx робочої книги, яка знаходиться в межах Звіти на диску D, ви записуєте наступну формулу:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Ось розбивка на референтні частини:

• Шлях до файлу Вказує на диск і каталог, в якому зберігається файл Excel ( D:\Звіти у цьому прикладі).
• Назва робочого зошита Він включає розширення файлу (.xlsx, .xls або .xslm) і завжди береться у квадратні дужки, наприклад [Продажі.xlsx]. у наведеній вище формулі.
• Назва аркуша Ця частина зовнішнього посилання Excel містить ім'я аркуша, за яким слідує знак оклику, де знаходиться комірка (комірки), на яку (які) є посилання ( Яне! у цьому прикладі).
• Посилання на клітинку Вказує на фактичну комірку або діапазон комірок, на які є посилання у вашій формулі.

Якщо ви створили посилання на іншу книгу, коли ця книга була відкрита, а потім закрили вихідну книгу, ваше посилання на зовнішню книгу буде автоматично оновлено, щоб включити весь шлях.

Примітка: Якщо ім'я книги або ім'я аркуша, або і те, і інше містить місця або будь-який неалфавітні символи необхідно взяти шлях в одинарні лапки, наприклад

=SUM('[Бюджет на рік.xlsx]Січень'!B2:B5)

=SUM('[Продажі.xlsx]Продажі за січень'!B2:B5)

=SUM('D:\Звіти\[Продажі.xlsx]Продажі за січень'!B2:B5)

Створення посилання на іншу книгу в Excel

Як і у випадку зі створенням формули Excel, яка посилається на інший аркуш, вам не потрібно вводити посилання на іншу книгу вручну. Просто переключіться на іншу книгу при введенні формули і виберіть комірку або діапазон комірок, на які ви хочете посилатися. Microsoft Excel подбає про все інше:

Нотатки:

• При створенні посилання на іншу книгу шляхом виділення в ній комірки (комірок) Excel завжди вставляє абсолютні посилання на комірки. Якщо ви маєте намір скопіювати новостворену формулу в інші комірки, обов'язково видаліть знак долара ($) з посилань на комірки, щоб перетворити їх на відносні або змішані посилання, в залежності від ваших цілей.
• Якщо виділення комірки або діапазону в книзі, на яку є посилання, не призводить до автоматичного створення посилання у формулі, то, швидше за все, обидва файли відкриті в різні екземпляри Excel Щоб перевірити це, відкрийте диспетчер завдань і подивіться, скільки екземплярів Microsoft Excel запущено. Якщо більше одного, розгорніть кожен екземпляр, щоб побачити, які файли в ньому вкладені. Щоб усунути проблему, закрийте один файл (і екземпляр), а потім відкрийте його знову з іншого файлу.

Посилання на визначене ім'я в цій же або іншій книзі

Щоб зробити зовнішнє посилання Excel більш компактним, можна створити певне ім'я на вихідному аркуші, а потім посилатися на це ім'я з іншого аркуша, що знаходиться в тій же книзі або в іншій книзі.

Створення назви в Excel

Щоб створити ім'я в Excel, виділіть всі комірки, які потрібно включити, а потім або перейдіть на вкладку Формули вкладка> Визначені назви та натисніть на кнопку Визначити назву або натисніть клавіші Ctrl + F3 і клацніть Новий .

В рамках проекту Нова назва введіть будь-яке ім'я (пам'ятайте, що пробіли в іменах Excel не допускаються) і перевірте, чи правильний діапазон відображається в діалоговому вікні Відноситься до поле.

Наприклад, так ми створюємо ім'я ( Jan_sales ) для клітин B2:B5 в Ян простирадло:

Після створення імені ви можете вільно використовувати його в своїх зовнішніх посиланнях в Excel. Формат таких посилань набагато простіший, ніж формат посилання на аркуш Excel і посилання на книгу, розглянуті раніше, що робить формули з посиланнями на імена більш зрозумілими для сприйняття.

Примітка. За замовчуванням, імена в Excel створюються для рівень робочого зошита зверніть, будь ласка, увагу на Сфера застосування на скріншоті вище. Але ви також можете вказати конкретний рівень робочого аркуша назву, обравши відповідний аркуш з Сфера застосування Для посилань в Excel область видимості імені дуже важлива, оскільки вона визначає місце розташування, в межах якого ім'я розпізнається.

Рекомендується завжди створювати імена на рівні книги (якщо тільки у вас немає особливих причин не робити цього), оскільки вони значно спрощують створення зовнішніх посилань Excel, як показано в наступних прикладах.

Посилання на ім'я на іншому аркуші в тій самій книзі

Посилатися на глобальну рівень робочого зошита в тій же книзі, ви просто вводите це ім'я в аргумент функції:

Наприклад, щоб знайти суму всіх клітинок, що знаходяться в комірці Jan_sales ім'я, яке ми створили хвилину тому, використовуйте наступну формулу:

=SUM(Jan_sales)

Звернутися до місцевого рівень робочого аркуша ім'я на іншому аркуші в межах однієї книги, то перед іменем необхідно вказати ім'я аркуша, за яким слідує знак оклику:

= Функція ( Назва аркуша ! ім'я )

Наприклад:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Якщо назва аркуша містить пробіли або моноалфавітні символи, не забудьте взяти її в одинарні лапки, наприклад

=SUM('Звіт за січень'!Jan_Продажі)

Посилання на ім'я в іншій книзі

Посилання на рівень робочого зошита ім'я в іншій книзі складається з імені книги (включаючи розширення), за яким слідує знак оклику, та визначеного імені (іменованого діапазону):

Наприклад:

=SUM(Продажі.xlsx!Jan_продажі)

Посилатися на рівень робочого аркуша Якщо аркуш має назву в іншій робочій книзі, то після знаку оклику також зазначається назва аркуша, а назва робочої книги береться у квадратні дужки. Наприклад, якщо аркуш має назву в іншій робочій книзі, то після знаку оклику також зазначається назва робочої книги:

=SUM([Продажі.xlsx]Jan!Jan_sales)

При посиланні на іменований діапазон в закрита трудова книжка не забудьте вказати повний шлях до вашого файлу Excel, наприклад:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Як створити довідник імен в Excel

Якщо ви створили кілька різних імен на аркушах Excel, вам не потрібно запам'ятовувати всі ці імена напам'ять. Щоб вставити посилання на ім'я в Excel у формулу, виконайте такі дії:

1. Виберіть комірку призначення, введіть знак рівності (=) і почніть вводити формулу або розрахунок.
2. У частині, де потрібно вставити посилання на ім'я в Excel, виконайте одну з наступних дій:
   • Якщо ви маєте на увазі рівень робочого зошита Якщо ім'я знаходиться на іншому аркуші тієї ж книги, перейдіть до цієї книги. Якщо ім'я знаходиться на іншому аркуші тієї ж книги, пропустіть цей крок.
   • Якщо ви робите посилання на рівень робочого аркуша ім'я, перейдіть до цього конкретного аркуша або в поточній, або в іншій книзі.
3. Натисніть F3, щоб відкрити вікно Прізвище, ім'я та по батькові виберіть ім'я, на яке ви хочете посилатися, і натисніть кнопку ОК.

Тепер, коли ви знаєте, як створити зовнішнє посилання в Excel, ви можете скористатися цією чудовою можливістю і використовувати дані з інших аркушів і книг у своїх розрахунках. Дякую за прочитання і з нетерпінням чекаю зустрічі з вами на нашому блозі наступного тижня!