V tem kratkem vodniku so razložene osnove zunanjega sklicevanja v Excelu in prikazano, kako se lahko v formulah sklicujete na drug list in delovni zvezek.

Pri izračunavanju podatkov v programu Excel se lahko pogosto znajdete v položaju, ko morate pridobiti podatke iz drugega delovnega lista ali celo iz druge datoteke programa Excel. Ali lahko to storite? Seveda lahko. Ustvariti morate le povezavo med delovnimi listi (v istem delovnem zvezku ali v različnih delovnih zvezkih) z uporabo tako imenovanega zunanjega sklica na celico ali povezava .

Zunanja referenca v Excelu je referenca na celico ali niz celic zunaj trenutnega delovnega lista. Glavna prednost uporabe zunanje reference v Excelu je, da se ob vsaki spremembi referenčnih celic v drugem delovnem listu samodejno posodobi vrednost, ki jo vrača zunanja referenčna celica.

Čeprav so zunanje reference v Excelu zelo podobne referencam na celice, obstaja nekaj pomembnih razlik. V tem učbeniku bomo začeli z osnovami in pokazali, kako ustvariti različne vrste zunanjih referenc s podrobnimi koraki, zaslonskimi slikami in primeri formul.

Kako se sklicevati na drug list v Excelu

Če se želite sklicevati na celico ali območje celic v drugem delovnem listu v istem delovnem zvezku, pred naslovom celice vpišite ime delovnega lista, ki mu sledi zaklinjevalnik (!).

Z drugimi besedami, v Excelovem sklicevanju na drug delovni list uporabite naslednjo obliko:

Sklicevanje na posamezne celice:

Če se želite na primer sklicevati na celico A1 v listu 2, vnesite List2!A1 .

Sklicevanje na obseg celic:

Če se želite na primer sklicevati na celice A1:A10 v listu 2, vnesite List2!A1:A10 .

Opomba: Če ime delovnega lista vsebuje prostori ali nealfabetski znaki , ga morate zapreti v enojne narekovaje. Na primer, zunanji sklic na celico A1 v delovnem listu z imenom Mejniki projekta se glasi: "Mejniki projekta"!A1.

V resnični formuli, ki pomnoži vrednost v celici A1 v Mejniki projekta lista z 10, je referenca na Excelov list videti takole:

="Mejniki projekta"!A1*10

Ustvarjanje reference na drug list v Excelu

Pri pisanju formule, ki se nanaša na celice v drugem delovnem listu, lahko seveda ročno vnesete ime tega drugega lista, ki mu sledita vzklik in sklic na celico, vendar je to počasen način in nagnjen k napakam.

Boljši način je, da pokažete na celice v drugem listu, na katere se želite sklicevati v formuli, Excel pa poskrbi za pravilno sintakso sklicevanja na list. Če želite, da Excel v formulo vstavi sklic na drug list, naredite naslednje:

1. Začnite vnašati formulo v ciljno celico ali v vrstico formul.
2. Ko želite dodati sklic na drug delovni list, preklopite na ta list in izberite celico ali niz celic, na katere se želite sklicevati.
3. Dokončajte vnos formule in pritisnite tipko Enter, da jo dokončate.

Če imate na primer seznam prodajnih številk v listu Prodaja in želite izračunati davek na dodano vrednost (19 %) za vsak izdelek v drugem listu z imenom DDV , postopajte na naslednji način:

• Začnite tipkati formulo =19%* v celico B2 na listu DDV .
• Preklop na list Prodaja in kliknite na celico B2. Excel bo takoj vstavil zunanji sklic na to celico, kot je prikazano na naslednji sliki zaslona:

Opomba: Ko z zgornjo metodo dodajate referenco programa Excel v drug list, Microsoft Excel privzeto doda relativno referenco (brez znaka $). Tako lahko v zgornjem primeru formulo preprosto kopirate v druge celice v stolpcu B na listu DDV , se bodo sklici na celice prilagodili za vsako vrstico, DDV za vsak izdelek pa bo pravilno izračunan.

Na podoben način lahko sklicevanje na a obseg celic v drugem listu Razlika je le v tem, da izberete več celic v izvornem delovnem listu. Če želite na primer ugotoviti vsoto prodaje v celicah B2:B5 na listu Prodaja vnesete naslednjo formulo:

=SUM(Prodaja!B2:B5)

Tako se v Excelu sklicujete na drug list. Zdaj pa si poglejmo, kako se lahko sklicujete na celice iz drugega delovnega zvezka.

Kako se sklicevati na drug delovni zvezek v Excelu

V formulah programa Microsoft Excel so zunanji sklici na drugo delovno knjižico prikazani na dva načina, odvisno od tega, ali je izvorna delovna knjižica odprta ali zaprta.

Zunanja referenca na odprt delovni zvezek

Ko je izvorni delovni zvezek odprt, zunanja referenca programa Excel vključuje ime delovnega zvezka v oglatih oklepajih (vključno s končnico datoteke), ki mu sledijo ime lista, vzklikalnik (!) in referenčna celica ali območje celic. Z drugimi besedami, za referenco na odprt delovni zvezek uporabite naslednjo obliko reference:

Na primer, tukaj je zunanja referenca na celice B2:B5 na listu Jan v delovnem zvezku z imenom Prodaja.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Če želite na primer izračunati vsoto teh celic, bi bila formula s sklicem na delovni zvezek videti takole:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Zunanje sklicevanje na zaprt delovni zvezek

Ko se v Excelu sklicujete na drug delovni zvezek, ni nujno, da je ta drugi delovni zvezek odprt. Če je izvorni delovni zvezek zaprt, morate zunanji referenci dodati celotno pot.

Če želite na primer sešteti celice B2:B5 v Jan list iz Prodaja.xlsx delovni zvezek, ki se nahaja v Poročila v mapo na pogonu D, zapišete naslednjo formulo:

=SUM(D:\Poročila\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Tukaj je razčlenitev referenčnih delov:

• Pot do datoteke kaže na pogon in imenik, v katerem je shranjena vaša datoteka Excel ( D:\Zdravila\ v tem primeru).
• Ime delovnega zvezka Vključuje končnico datoteke (.xlsx, .xls ali .xslm) in je vedno zaprta v oglatih oklepajih, kot npr. [Sales.xlsx] v zgornji formuli.
• Ime lista Ta del zunanjega sklica programa Excel vključuje ime lista, ki mu sledi izklicna črka, v katerem se nahaja(-jo) referenčna(-e) celica(-e) ( Jan! v tem primeru).
• Sklic na celico Kaže na dejansko celico ali območje celic, na katere se sklicuje vaša formula.

Če ste ustvarili referenco na drug delovni zvezek, ko je bil ta delovni zvezek odprt, in ste nato zaprli izvorni delovni zvezek, se bo referenca na zunanji delovni zvezek samodejno posodobila tako, da bo vključevala celotno pot.

Opomba: Če ime delovnega zvezka ali lista ali oboje vključuje prostori ali kateri koli nealfabetski znaki , morate pot zapreti v enojne narekovaje, na primer:

=SUM("[Letni proračun.xlsx]Jan"!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Poročila\[Prodaja.xlsx]Jan prodaja'!B2:B5)

Sklicevanje na drugo delovno knjižico v Excelu

Tako kot pri ustvarjanju Excelove formule, ki se sklicuje na drug list, vam tudi tu ni treba ročno vnesti sklica na drug delovni zvezek. Pri vnosu formule preprosto preklopite na drugi delovni zvezek in izberite celico ali niz celic, na katere se želite sklicevati. Microsoft Excel bo poskrbel za vse drugo:

Opombe:

• Pri ustvarjanju sklica na drug delovni zvezek z izbiro celic v njem Excel vedno vstavi absolutne sklice na celice. Če nameravate novo ustvarjeno formulo kopirati v druge celice, ne pozabite odstraniti znaka dolarja ($) iz sklicev na celice, da jih spremenite v relativne ali mešane sklice, odvisno od vašega namena.
• Če izbira celice ali območja v delovnem zvezku, na katerega se sklicuje, ne ustvari samodejno reference v formuli, sta najverjetneje obe datoteki odprti v različne primere programa Excel Če želite to preveriti, odprite Upravitelja opravil in preverite, koliko instanc programa Microsoft Excel je zagnanih. Če jih je več, razširite vsako instanco in si oglejte, katere datoteke so v njej vgnezdene. Če želite težavo odpraviti, zaprite eno datoteko (in instanco) in jo nato znova odprite iz druge datoteke.

Sklic na opredeljeno ime v istem ali drugem delovnem zvezku

Če želite zunanje sklicevanje v Excelu narediti bolj kompaktno, lahko v izvornem listu ustvarite določeno ime in se nato nanj sklicujete iz drugega lista, ki se nahaja v istem delovnem zvezku ali v drugem delovnem zvezku.

Ustvarjanje imena v Excelu

Če želite ustvariti ime v Excelu, izberite vse celice, ki jih želite vključiti, nato pa pojdite v Formule zavihek> Opredeljena imena in kliknite na Opredelitev imena ali pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + F3 in kliknite Novo .

V Novo ime vnesite poljubno ime (ne pozabite, da v Excelovih imenih niso dovoljeni presledki) in preverite, ali je v pogovornem oknu prikazano pravilno območje. Nanaša se na področje.

Tako na primer ustvarimo ime ( Jan_sales ) za celice B2:B5 v Jan list:

Ko je ime ustvarjeno, ga lahko prosto uporabljate v zunanjih sklicih v Excelu. Oblika takšnih sklicev je veliko preprostejša od prej obravnavane oblike sklicevanja na Excelov list in delovni zvezek, zato so formule s sklici na imena lažje razumljive.

Opomba: Privzeto so imena v Excelu ustvarjena za raven delovnega zvezka , upoštevajte, da je Področje uporabe v zgornji sliki zaslona. raven delovnega lista ime tako, da izberete ustrezen list iz Področje uporabe Za sklicevanja v Excelu je obseg imena zelo pomemben, saj določa lokacijo, znotraj katere je ime prepoznano.

Priporočljivo je, da vedno ustvarite imena na ravni delovnega zvezka (razen če nimate posebnega razloga za to), saj bistveno poenostavijo ustvarjanje zunanjih referenc programa Excel, kot je prikazano v naslednjih primerih.

Sklicevanje na ime v drugem listu v istem delovnem zvezku

Sklicevanje na globalni raven delovnega zvezka ime v istem delovnem zvezku, preprosto vnesete to ime v argument funkcije:

Če želite na primer poiskati vsoto vseh celic v Jan_sales ime, ki smo ga ustvarili pred trenutkom, uporabite naslednjo formulo:

=SUM(Jan_prodaji)

Sklicevanje na lokalni na ravni delovnega lista ime v drugem listu v istem delovnem zvezku, morate pred imenom navesti ime lista, ki mu sledi vzklikanec:

= Funkcija ( Sheet_name ! ime )

Na primer:

=SUM(Jan!Jan_prodaji)

Če imena listov vsebujejo presledke ali enobesedne znake, jih ne pozabite zapreti v enojne narekovaje, npr:

=SUM('Poročilo za januar'!Jan_Prodaja)

Sklicevanje na ime v drugem delovnem zvezku

Sklic na raven delovnega zvezka ime v drugem delovnem zvezku je sestavljeno iz imena delovnega zvezka (vključno s končnico), ki mu sledi izklicna črka, in opredeljenega imena (poimenovanega območja):

Na primer:

=SUM(Prodaja.xlsx!Jan_prodaj)

Sklicevanje na na ravni delovnega lista ime v drugem delovnem zvezku, je treba vključiti tudi ime lista, ki mu sledi vzklik, ime delovnega zvezka pa je treba zapreti v oglate oklepaje. Na primer:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Pri sklicevanju na poimenovano območje v zaprt delovni zvezek , ne pozabite vključiti celotne poti do datoteke Excel, na primer:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Kako ustvariti sklicevanje na ime v Excelu

Če ste v svojih Excelovih listih ustvarili nekaj različnih imen, si vam ni treba zapomniti vseh teh imen na pamet. Če želite v formulo vstaviti sklicevanje na Excelovo ime, izvedite naslednje korake:

1. Izberite ciljno celico, vnesite znak za enakost (=) in začnite vnašati formulo ali izračun.
2. Ko pride do dela, v katerem morate vstaviti sklic na ime programa Excel, naredite eno od naslednjih dejanj:
   • Če se sklicujete na raven delovnega zvezka ime iz drugega delovnega zvezka, preklopite na ta delovni zvezek. Če se ime nahaja v drugem listu znotraj istega delovnega zvezka, preskočite ta korak.
   • Če se sklicujete na na ravni delovnega lista ime, krmarite do določenega lista v trenutnem ali drugem delovnem zvezku.
3. Pritisnite F3, da odprete Preteklo ime pogovorno okno, izberite ime, na katerega se želite sklicevati, in kliknite V redu.

Zdaj, ko veste, kako ustvariti zunanji sklic v Excelu, lahko izkoristite to odlično zmožnost in v svojih izračunih uporabite podatke iz drugih delovnih listov in delovnih zvezkov. Zahvaljujem se vam za branje in se veselim, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!