Ovaj kratki vodič objašnjava osnove vanjske reference u Excelu i pokazuje kako referencirati drugi list i radnu knjigu u svojim formulama.

Kada izračunavate podatke u Excelu, često možete nađete se u situaciji kada trebate povući podatke s drugog radnog lista ili čak iz druge Excel datoteke. Možeš li to učiniti? Naravno, možete. Samo trebate stvoriti vezu između radnih listova (unutar iste radne knjige ili u različitim radnim knjigama) korištenjem onoga što se zove vanjska referenca ćelije ili veza .

Vanjska referenca u Excelu je referenca na ćeliju ili raspon ćelija izvan trenutnog radnog lista. Glavna prednost korištenja eksterne reference programa Excel je ta da kad god se referentna ćelija(e) u drugom radnom listu promijeni, vrijednost koju vraća referenca vanjske ćelije automatski se ažurira.

Iako su vanjske reference u Excelu vrlo slične reference ćelija, postoji nekoliko važnih razlika. U ovom ćemo vodiču započeti s osnovama i pokazati kako stvoriti različite tipove vanjskih referenci s detaljnim koracima, snimkama zaslona i primjerima formula.

Kako referencirati drugi list u Excelu

Za referencu na ćeliju ili raspon ćelija u drugom radnom listu u istoj radnoj knjizi, stavite naziv radnog lista iza kojeg slijedi uskličnik (!) ispred adrese ćelije.

Drugim riječima, u programu Excel upućivanje na drugogaradni list, koristite sljedeći format:

Referenca na pojedinačnu ćeliju:

Na primjer, da biste uputili na ćeliju A1 u Sheet2, upišite Sheet2!A1 .

Referenca na raspon ćelija:

Na primjer, za pozivanje na ćelije A1:A10 u Sheet2, upišite Sheet2!A1:A10 .

Napomena. Ako naziv radnog lista uključuje razmake ili neabecedne znakove , morate ga staviti u jednostruke navodnike. Na primjer, vanjska referenca na ćeliju A1 na radnom listu pod nazivom Prekretnice projekta treba glasiti na sljedeći način: 'Prekretnice projekta'!A1.

U formuli iz stvarnog života, koja množi vrijednost u ćeliji A1 na listu ' Prekretnice projekta' s 10, referenca lista programa Excel izgleda ovako:

='Project Milestones'!A1*10

Stvaranje reference na drugi list u Excelu

Kada pišete formulu koja se odnosi na ćelije na drugom radnom listu, naravno možete ručno upisati naziv tog drugog lista nakon kojeg slijedi uskličnik i referenca ćelije, ali ovo bi bio spor način sklon pogreškama.

Bolji način je pokazati na ćeliju(e) na drugom listu na koji želite da se formula odnosi, a Excel neka se pobrine za ispravnu sintaksu referenca vašeg lista. Kako bi Excel u vašu formulu umetnuo referencu na drugi list, učinite sljedeće:

1. Počnite upisivati ​​formulu ili uodredišnoj ćeliji ili u traci formule.
2. Kada je potrebno dodati referencu na drugi radni list, prebacite se na taj list i odaberite ćeliju ili niz ćelija na koje želite uputiti.
3. Završite s upisivanjem formule i pritisnite tipku Enter da biste je dovršili.

Na primjer, ako imate popis prodajnih brojki na listu Prodaja i želite izračunati dodanu vrijednost Porez (19%) za svaki proizvod na drugom listu pod nazivom PDV , nastavite na sljedeći način:

• Počnite upisivati ​​formulu =19%* u ćeliju B2 na listu PDV .
• Prebacite se na list Prodaja i tamo kliknite na ćeliju B2. Excel će odmah umetnuti vanjsku referencu na tu ćeliju, kao što je prikazano na sljedećoj snimci zaslona:

Napomena . Kada dodajete Excel referencu na drugi list pomoću gornje metode, Microsoft Excel prema zadanim postavkama dodaje relativnu referencu (bez znaka $). Dakle, u gornjem primjeru, možete jednostavno kopirati formulu u druge ćelije u stupcu B na listu PDV , reference ćelija će se prilagoditi za svaki redak, a vi ćete imati ispravno izračunat PDV za svaki proizvod.

Na sličan način možete pozvati se na raspon ćelija na drugom listu . Jedina je razlika u tome što odaberete više ćelija na izvornom radnom listu. Na primjer, da biste saznali ukupnu prodaju u ćelijama B2:B5 na listu Prodaja , unijeli bistesljedeću formulu:

=SUM(Sales!B2:B5)

Ovako referencirate drugi list u Excelu. A sada, da vidimo kako možete uputiti na ćelije iz druge radne knjige.

Kako referencirati drugu radnu knjigu u programu Excel

U formulama programa Microsoft Excel, vanjske reference na drugu radnu knjigu prikazuju se na dva načina , ovisno o tome je li izvorna radna knjiga otvorena ili zatvorena.

Vanjska referenca na otvorenu radnu knjigu

Kada je izvorna radna knjiga otvorena, Excel vanjska referenca uključuje naziv radne knjige u uglatim zagradama (uključujući ekstenziju datoteke), nakon čega slijedi naziv lista, uskličnik (!) i referencirana ćelija ili niz ćelija. Drugim riječima, koristite sljedeći format reference za referencu otvorene radne knjige:

Na primjer, evo vanjsku referencu na ćelije B2:B5 na listu Jan u radnoj knjizi pod nazivom Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Ako želite, recimo, za izračun zbroja tih ćelija, formula s referencom radne knjige izgledala bi ovako:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Vanjska referenca na zatvorenu radnu knjigu

Kada referencirate drugu radnu knjigu u Excel, ta druga radna knjiga ne mora nužno biti otvorena. Ako je izvorna radna knjiga zatvorena, morate dodati cijelu stazu vašoj vanjskoj referenci.

Na primjer, da biste dodali ćelije B2:B5 na listu siječanj izRadna knjiga Sales.xlsx koja se nalazi unutar mape Izvješća na pogonu D, napišite sljedeću formulu:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Ovdje je raščlamba referentni dijelovi:

• Putanja datoteke . Pokazuje na pogon i direktorij u kojem je pohranjena vaša Excel datoteka ( D:\Reports\ u ovom primjeru).
• Naziv radne knjige . Uključuje ekstenziju datoteke (.xlsx, .xls ili .xslm) i uvijek je u uglastim zagradama, kao [Sales.xlsx] u gornjoj formuli.
• Naziv lista . Ovaj dio eksterne reference programa Excel uključuje naziv lista iza kojeg slijedi uskličnik na mjestu gdje se nalazi navedena ćelija(e) ( Jan! u ovom primjeru).
• Referenca ćelije . Pokazuje na stvarnu ćeliju ili niz ćelija na koje se poziva vaša formula.

Ako ste stvorili referencu na drugu radnu knjigu kada je ta radna knjiga bila otvorena, a nakon toga ste zatvorili izvornu radnu knjigu, vaša vanjska referenca radne knjige automatski će se ažurirati kako bi uključila cijeli put.

Napomena. Ako naziv radne knjige ili naziv lista, ili oboje, uključuje razmake ili bilo koje neabecedne znakove , putanju morate staviti u jednostruke navodnike. Na primjer:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Pravljenje reference na drugu radnu knjigu u programu Excel

Kao što je slučaj sa stvaranjem formule programa Excel koji upućuje na drugi list, ne morate upisivati ​​referencuu drugu radnu knjigu ručno. Samo prijeđite na drugu radnu knjigu kada unosite svoju formulu i odaberite ćeliju ili niz ćelija na koje želite referirati. Microsoft Excel će se pobrinuti za ostalo:

Napomene:

• Kada stvarate referencu na drugu radnu knjigu odabirom ćelije(a) u njoj, Excel uvijek umeće apsolutne reference ćelije. Ako namjeravate kopirati novostvorenu formulu u druge ćelije, svakako uklonite znak dolara ($) iz referenci ćelija kako biste ih pretvorili u relativne ili mješovite reference, ovisno o vašoj svrsi.
• Ako odaberete ćelija ili raspon u referenciranoj radnoj knjizi ne stvara automatski referencu u formuli, najvjerojatnije su dvije datoteke otvorene u različitim instancama programa Excel . Da biste to provjerili, otvorite Upravitelj zadataka i pogledajte koliko je instanci programa Microsoft Excel pokrenuto. Ako ih je više, proširite svaku instancu da vidite koje su datoteke tamo ugniježđene. Da biste riješili problem, zatvorite jednu datoteku (i instancu), a zatim je ponovno otvorite iz druge datoteke.

Referenca na definirani naziv u istoj ili drugoj radnoj knjizi

Za učiniti vanjsku referencu programa Excel kompaktnijom, možete stvoriti definirani naziv u izvornom listu, a zatim se pozvati na taj naziv s drugog lista koji se nalazi u istoj radnoj knjizi ili u drugoj radnoj knjizi.

Stvaranje naziva u Excel

Da biste stvorili naziv u Excelu, odaberite sve ćelije koje želiteuključite, a zatim idite na karticu Formule > Definirana imena grupu i kliknite gumb Definiraj naziv ili pritisnite Ctrl + F3 i kliknite Novo .

U dijaloškom okviru Novo ime upišite bilo koje ime (zapamtite da razmaci nisu dopušteni u Excel imenima) i provjerite je li točan raspon prikazan u Odnosi se na polje.

Na primjer, ovako stvaramo naziv ( Jan_sales ) za ćelije B2:B5 u Jan listu:

Nakon što se ime stvori, slobodno ga možete koristiti u svojim vanjskim referencama u Excelu. Format takvih referenci puno je jednostavniji od formata referenci na tablicu programa Excel i reference radne knjige o kojima smo govorili ranije, što čini formule s referencama imena lakšim za razumijevanje.

Napomena. Prema zadanim postavkama, nazivi programa Excel kreirani su za razinu radne knjige , obratite pozornost na polje Opseg na gornjoj snimci zaslona. Ali također možete napraviti naziv za određenu razinu radnog lista odabirom odgovarajućeg lista s padajućeg popisa Opseg . Za Excel reference, opseg naziva je vrlo važan jer određuje lokaciju unutar koje se naziv prepoznaje.

Preporuča se da uvijek kreirate nazive na razini radne knjige (osim ako nemate poseban razlog da to ne učinite), jer oni značajno pojednostavljuju stvaranje vanjskih referenci programa Excel, kao što je prikazano u sljedećim primjerima.

Pozivanje na nazivna drugom listu u istoj radnoj knjizi

Za referencu na globalni naziv na razini radne knjige u istoj radnoj knjizi, jednostavno upišite taj naziv u argument funkcije:

Na primjer, da biste pronašli zbroj svih ćelija unutar naziva Jan_sales koji smo maloprije stvorili, koristite sljedeću formulu:

=SUM(Jan_sales)

Za referencu lokalnog naziva na razini radnog lista na drugom listu unutar iste radne knjige, morate ispred imena staviti naziv lista iza kojeg slijedi uskličnik:

= Function ( Sheet_name ! name )

Na primjer:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Ako nazivi listova uključuju razmake ili mon-abecedne znakove, ne zaboravite ih staviti u jednostruke navodnike, npr.:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Pozivanje na naziv u drugoj radnoj knjizi

Referenca na naziv razine radne knjige u drugoj radnoj knjizi sastoji se od naziva radne knjige (uključujući proširenje) nakon čega slijedi uskličnik i definirani naziv (imenovani raspon):

Za primjer:

9 524

Za referencu na naziv razine radnog lista u drugoj radnoj knjizi, naziv lista iza kojeg slijedi uskličnik također treba biti uključen, a naziv radne knjige treba biti u uglatim zagradama. Na primjer:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Kada upućujete na imenovani raspon u zatvorenoj radnoj knjizi , ne zaboravite uključiti puni put do svoje Excel datoteke, na primjer:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Kako stvoritiReferenca imena u Excelu

Ako ste stvorili pregršt različitih imena u svojim Excel listovima, ne morate sva ta imena pamtiti napamet. Da biste u formulu umetnuli referencu naziva programa Excel, izvršite sljedeće korake:

1. Odaberite odredišnu ćeliju, unesite znak jednakosti (=) i počnite upisivati ​​formulu ili izračun.
2. Kada dođe do dijela u koji trebate umetnuti referencu naziva programa Excel, učinite jedno od sljedećeg:
   • Ako se pozivate na naziv razine radne knjige iz druge radne knjige, prebacite se na tu radnu bilježnicu. Ako se naziv nalazi na drugom listu unutar iste radne knjige, preskočite ovaj korak.
   • Ako se pozivate na naziv na razini radnog lista , idite na taj određeni list ili u trenutnom ili drugu radnu knjigu.
3. Pritisnite F3 da biste otvorili dijaloški prozor Prethodno ime , odaberite ime na koje se želite pozivati ​​i kliknite U redu.

Sada kada znate kako stvoriti vanjsku referencu u Excelu, možete iskoristiti prednosti ovu sjajnu sposobnost i koristite podatke iz drugih radnih listova i radnih knjiga u svojim izračunima. Zahvaljujem vam na čitanju i veselim se što ćemo vas vidjeti na našem blogu sljedeći tjedan!