Tutorial ringkas ini menerangkan asas rujukan luaran dalam Excel dan menunjukkan cara merujuk helaian dan buku kerja lain dalam formula anda.

Apabila mengira data dalam Excel, anda mungkin sering mendapati diri anda berada dalam situasi apabila anda perlu menarik data daripada lembaran kerja lain atau pun daripada fail Excel yang berbeza. Bolehkah anda berbuat demikian? Sudah tentu, anda boleh. Anda hanya perlu mencipta pautan antara lembaran kerja (dalam buku kerja yang sama atau dalam buku kerja yang berbeza) dengan menggunakan apa yang dipanggil rujukan sel luaran atau pautan .

Rujukan luaran dalam Excel ialah rujukan kepada sel atau julat sel di luar lembaran kerja semasa. Faedah utama menggunakan rujukan luaran Excel ialah apabila sel yang dirujuk dalam lembaran kerja lain berubah, nilai yang dikembalikan oleh rujukan sel luaran dikemas kini secara automatik.

Walaupun rujukan luaran dalam Excel sangat serupa dengan rujukan sel, terdapat beberapa perbezaan penting. Dalam tutorial ini, kami akan bermula dengan asas dan menunjukkan cara membuat pelbagai jenis rujukan luaran dengan langkah terperinci, tangkapan skrin dan contoh formula.

Cara merujuk helaian lain dalam Excel

Untuk merujuk sel atau julat sel dalam lembaran kerja lain dalam buku kerja yang sama, letakkan nama lembaran kerja diikuti dengan tanda seru (!) sebelum alamat sel.

Dalam erti kata lain, dalam Excel rujukan kepada yang lainlembaran kerja, anda menggunakan format berikut:

Rujukan kepada sel individu:

Sebagai contoh, untuk merujuk kepada sel A1 dalam Helaian2, anda menaip Helaian2!A1 .

Rujukan kepada julat sel:

Contohnya, untuk merujuk kepada sel A1:A10 dalam Sheet2, anda menaip Sheet2!A1:A10 .

Nota. Jika nama lembaran kerja termasuk ruang atau aksara bukan abjad , anda mesti melampirkannya dalam tanda petikan tunggal. Sebagai contoh, rujukan luaran kepada sel A1 dalam lembaran kerja bernama Pencapaian Projek hendaklah dibaca seperti berikut: 'Pencapaian Projek'!A1.

Dalam formula kehidupan sebenar, yang mendarabkan nilai dalam sel A1 dalam helaian ' Project Milestones' dengan 10, rujukan helaian Excel kelihatan seperti ini:

='Project Milestones'!A1*10

Membuat rujukan kepada helaian lain dalam Excel

Apabila menulis formula yang merujuk kepada sel dalam lembaran kerja lain, anda sudah tentu boleh menaip nama helaian lain itu diikuti dengan tanda seru dan rujukan sel secara manual, tetapi ini akan menjadi cara yang perlahan dan terdedah kepada ralat.

Cara yang lebih baik ialah tuding ke sel dalam helaian lain yang anda mahu formula merujuk dan biarkan Excel menguruskan sintaks yang betul rujukan helaian anda. Untuk meminta Excel memasukkan rujukan kepada helaian lain dalam formula anda, lakukan perkara berikut:

1. Mula menaip formula sama ada dalamsel destinasi atau dalam bar formula.
2. Apabila ia datang untuk menambah rujukan pada lembaran kerja lain, tukar ke helaian itu dan pilih sel atau julat sel yang anda ingin rujuk.
3. Selesai menaip formula dan tekan kekunci Enter untuk melengkapkannya.

Sebagai contoh, jika anda mempunyai senarai angka jualan dalam helaian Jualan dan anda ingin mengira Nilai Ditambah Cukai (19%) untuk setiap produk dalam helaian lain bernama VAT , teruskan dengan cara berikut:

• Mula menaip formula =19%* dalam sel B2 pada helaian VAT .
• Tukar kepada helaian Jualan dan klik pada sel B2 di sana. Excel akan segera memasukkan rujukan luaran ke sel itu, seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin berikut:

Nota . Apabila menambah rujukan Excel pada helaian lain menggunakan kaedah di atas, secara lalai Microsoft Excel menambah rujukan relatif (tanpa tanda $). Jadi, dalam contoh di atas, anda hanya boleh menyalin formula ke sel lain dalam lajur B pada helaian VAT , rujukan sel akan diselaraskan untuk setiap baris dan anda akan mempunyai VAT untuk setiap produk yang dikira dengan betul.

Dengan cara yang sama, anda boleh merujuk julat sel dalam helaian lain . Satu-satunya perbezaan ialah anda memilih berbilang sel pada lembaran kerja sumber. Sebagai contoh, untuk mengetahui jumlah jualan dalam sel B2:B5 pada helaian Jualan , anda perlu memasukkanformula berikut:

=SUM(Sales!B2:B5)

Beginilah cara anda merujuk helaian lain dalam Excel. Dan sekarang, mari lihat cara anda boleh merujuk kepada sel daripada buku kerja yang berbeza.

Cara merujuk buku kerja lain dalam Excel

Dalam formula Microsoft Excel, rujukan luaran kepada buku kerja lain dipaparkan dalam dua cara , bergantung pada sama ada buku kerja sumber dibuka atau ditutup.

Rujukan luaran kepada buku kerja terbuka

Apabila buku kerja sumber dibuka, rujukan luaran Excel menyertakan nama buku kerja dalam kurungan segi empat sama (termasuk sambungan fail), diikuti dengan nama helaian, tanda seru (!), dan sel yang dirujuk atau julat sel. Dalam erti kata lain, anda menggunakan format rujukan berikut untuk rujukan buku kerja terbuka:

Sebagai contoh, inilah rujukan luaran kepada sel B2:B5 pada helaian Jan dalam buku kerja bernama Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Jika anda mahu, katakan, untuk mengira jumlah sel tersebut, formula dengan rujukan buku kerja akan kelihatan seperti berikut:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Rujukan luaran kepada buku kerja tertutup

Apabila anda merujuk buku kerja lain dalam Excel, buku kerja lain itu tidak semestinya perlu dibuka. Jika buku kerja sumber ditutup, anda mesti menambah keseluruhan laluan ke rujukan luaran anda.

Sebagai contoh, untuk menambah sel B2:B5 dalam helaian Jan daripada Sales.xlsx buku kerja yang berada dalam folder Laporan pada pemacu D, anda menulis formula berikut:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Berikut ialah pecahan bahagian rujukan:

• Laluan Fail . Ia menunjuk ke pemacu dan direktori di mana fail Excel anda disimpan ( D:\Reports\ dalam contoh ini).
• Nama Buku Kerja . Ia termasuk sambungan fail (.xlsx, .xls atau .xslm) dan sentiasa disertakan dalam kurungan segi empat sama, seperti [Sales.xlsx] dalam formula di atas.
• Nama Helaian . Bahagian rujukan luar Excel ini termasuk nama helaian diikuti dengan tanda seru di mana sel yang dirujuk terletak ( Jan! dalam contoh ini).
• Rujukan Sel . Ia menunjuk ke sel sebenar atau julat sel yang dirujuk dalam formula anda.

Jika anda telah membuat rujukan kepada buku kerja lain apabila buku kerja itu dibuka dan selepas itu anda menutup buku kerja sumber, rujukan buku kerja luaran anda akan dikemas kini secara automatik untuk memasukkan keseluruhan laluan.

Nota. Jika sama ada nama buku kerja atau nama helaian, atau kedua-duanya, termasuk ruang atau mana-mana aksara bukan abjad , anda mesti menyertakan laluan dalam tanda petikan tunggal. Contohnya:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Membuat rujukan kepada buku kerja lain dalam Excel

Seperti halnya dengan mencipta formula Excel yang merujuk helaian lain, anda tidak perlu menaip rujukanke buku kerja yang berbeza secara manual. Hanya tukar ke buku kerja lain apabila memasukkan formula anda dan pilih sel atau julat sel yang anda ingin rujuk. Microsoft Excel akan menguruskan selebihnya:

Nota:

• Apabila membuat rujukan kepada buku kerja lain dengan memilih sel di dalamnya, Excel sentiasa memasukkan rujukan sel mutlak. Jika anda berhasrat untuk menyalin formula yang baru dibuat ke sel lain, pastikan anda mengalih keluar tanda dolar ($) daripada rujukan sel untuk mengubahnya menjadi rujukan relatif atau campuran, bergantung pada tujuan anda.
• Jika memilih sel atau julat dalam buku kerja yang dirujuk tidak membuat rujukan secara automatik dalam formula, kemungkinan besar kedua-dua fail dibuka dalam kejadian Excel yang berbeza . Untuk menyemak ini, buka Pengurus Tugas dan lihat bilangan contoh Microsoft Excel yang sedang dijalankan. Jika lebih daripada satu, kembangkan setiap kejadian untuk melihat fail yang bersarang di sana. Untuk membetulkan isu ini, tutup satu fail (dan contoh), dan kemudian buka semula daripada fail lain.

Rujukan kepada nama yang ditentukan dalam buku kerja yang sama atau lain

Kepada jadikan rujukan luar Excel lebih padat, anda boleh mencipta nama yang ditentukan dalam helaian sumber dan kemudian merujuk nama itu daripada helaian lain yang berada dalam buku kerja yang sama atau dalam buku kerja yang berbeza.

Membuat nama dalam Excel

Untuk mencipta nama dalam Excel, pilih semua sel yang anda mahusertakan dan kemudian sama ada pergi ke tab Formula > Nama yang ditentukan dan klik butang Tentukan nama atau tekan Ctrl + F3 dan klik Baharu .

Dalam dialog Nama Baharu , taipkan sebarang nama yang anda mahu (ingat bahawa ruang tidak dibenarkan dalam nama Excel) dan semak sama ada julat yang betul dipaparkan dalam Merujuk kepada medan.

Sebagai contoh, ini adalah cara kami mencipta nama ( Jan_sales ) untuk sel B2:B5 dalam helaian Jan :

Setelah nama dibuat, anda bebas untuk menggunakannya dalam rujukan luaran anda dalam Excel. Format rujukan sedemikian jauh lebih mudah daripada format rujukan helaian Excel dan rujukan buku kerja yang dibincangkan sebelum ini, yang menjadikan formula dengan rujukan nama lebih mudah untuk difahami.

Nota. Secara lalai, nama Excel dicipta untuk tahap buku kerja , sila perhatikan medan Skop dalam tangkapan skrin di atas. Tetapi anda juga boleh membuat nama tahap lembaran kerja tertentu dengan memilih helaian yang sepadan daripada senarai lungsur turun Skop . Untuk rujukan Excel, skop nama adalah sangat penting kerana ia menentukan lokasi di mana nama itu dikenali.

Adalah disyorkan agar anda sentiasa membuat nama peringkat buku kerja (melainkan anda mempunyai sebab khusus untuk tidak melakukannya), kerana nama tersebut memudahkan membuat rujukan luaran Excel dengan ketara, seperti yang digambarkan dalam contoh berikut.

Merujuk namadalam helaian lain dalam buku kerja yang sama

Untuk merujuk nama peringkat buku kerja global dalam buku kerja yang sama, anda hanya menaip nama itu dalam hujah fungsi:

Sebagai contoh, untuk mencari jumlah semua sel dalam nama Jan_sales yang kami buat sebentar tadi, gunakan formula berikut:

=SUM(Jan_sales)

Untuk merujuk nama peringkat lembaran kerja setempat dalam helaian lain dalam buku kerja yang sama, anda perlu mendahului nama dengan nama helaian diikuti dengan tanda seru:

= Function ( Sheet_name ! name )

Contohnya:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Jika nama helaian termasuk ruang atau aksara mon-abjad, ingatlah untuk melampirkannya dalam petikan tunggal, mis.:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Merujuk nama dalam buku kerja lain

Rujukan kepada nama peringkat buku kerja dalam buku kerja yang berbeza terdiri daripada nama buku kerja (termasuk sambungan) diikuti dengan tanda seru dan nama yang ditentukan (julat bernama):

Untuk contoh:

3 140

Untuk merujuk nama peringkat lembaran kerja dalam buku kerja lain, nama helaian diikuti dengan tanda seru hendaklah disertakan dan nama buku kerja hendaklah disertakan dalam kurungan segi empat sama. Contohnya:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Apabila merujuk julat bernama dalam buku kerja tertutup , ingat untuk memasukkan laluan penuh ke fail Excel anda, contohnya:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Cara membuatRujukan nama Excel

Jika anda telah mencipta segelintir nama berbeza dalam helaian Excel anda, anda tidak perlu mengingati semua nama tersebut dengan hati. Untuk memasukkan rujukan nama Excel dalam formula, lakukan langkah berikut:

1. Pilih sel destinasi, masukkan tanda sama (=) dan mula menaip formula atau pengiraan anda.
2. Apabila menyentuh bahagian yang anda perlukan untuk memasukkan rujukan nama Excel, lakukan salah satu daripada yang berikut:
   • Jika anda merujuk kepada nama peringkat buku kerja daripada buku kerja lain, tukar ke buku kerja itu. Jika nama itu berada dalam helaian lain dalam buku kerja yang sama, langkau langkah ini.
   • Jika anda membuat rujukan kepada nama peringkat lembaran kerja , navigasi ke helaian khusus itu sama ada dalam semasa atau buku kerja lain.
3. Tekan F3 untuk membuka tetingkap dialog Nama Lalu , pilih nama yang ingin anda rujuk dan klik OK.

Sekarang anda tahu cara membuat rujukan luaran dalam Excel, anda boleh mengambil manfaat daripada keupayaan hebat ini dan menggunakan data daripada lembaran kerja dan buku kerja lain dalam pengiraan anda. Saya mengucapkan terima kasih kerana membaca dan tidak sabar untuk melihat anda di blog kami minggu depan!