Hướng dẫn ngắn này giải thích các khái niệm cơ bản về tham chiếu ngoài trong Excel và cho biết cách tham chiếu một trang tính và sổ làm việc khác trong công thức của bạn.

Khi tính toán dữ liệu trong Excel, bạn có thể thường xuyên rơi vào tình huống khi bạn cần lấy dữ liệu từ một trang tính khác hoặc thậm chí từ một tệp Excel khác. Bạn có thể làm điều đó? Tất nhiên bạn có thể. Bạn chỉ cần tạo liên kết giữa các trang tính (trong cùng một sổ làm việc hoặc trong các sổ làm việc khác nhau) bằng cách sử dụng cái được gọi là tham chiếu ô bên ngoài hoặc liên kết .

Tham chiếu bên ngoài trong Excel là một tham chiếu đến một ô hoặc một dải ô bên ngoài trang tính hiện tại. Lợi ích chính của việc sử dụng tham chiếu ngoài Excel là bất cứ khi nào (các) ô được tham chiếu trong một trang tính khác thay đổi, giá trị do tham chiếu ô bên ngoài trả về sẽ tự động được cập nhật.

Mặc dù các tham chiếu ngoài trong Excel rất giống với tham chiếu ô, có một số điểm khác biệt quan trọng. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ bắt đầu với những kiến ​​thức cơ bản và trình bày cách tạo các loại tham chiếu bên ngoài khác nhau với các bước chi tiết, ảnh chụp màn hình và ví dụ về công thức.

Cách tham chiếu một trang tính khác trong Excel

Để tham chiếu một ô hoặc phạm vi ô trong một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc, hãy đặt tên trang tính theo sau là dấu chấm than (!) trước địa chỉ ô.

Nói cách khác, trong Excel tham khảo khácbảng tính, bạn sử dụng định dạng sau:

Tham chiếu đến một ô riêng lẻ:

Ví dụ: để tham chiếu đến ô A1 trong Trang tính 2, bạn nhập Trang tính2!A1 .

Tham chiếu đến dải ô:

Ví dụ: để tham chiếu đến các ô A1:A10 trong Sheet2, bạn nhập Sheet2!A1:A10 .

Lưu ý. Nếu tên trang tính bao gồm dấu cách hoặc ký tự không phải bảng chữ cái , bạn phải đặt nó trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: một tham chiếu bên ngoài tới ô A1 trong trang tính có tên Các mốc quan trọng của Dự án sẽ được đọc như sau: 'Các mốc quan trọng của Dự án'!A1.

Trong một công thức thực tế nhân giá trị trong ô A1 trong trang tính ' Các mốc quan trọng của dự án' với 10, một tham chiếu trang tính Excel trông giống như sau:

='Project Milestones'!A1*10

Tạo tham chiếu đến một trang tính khác trong Excel

Khi viết một công thức tham chiếu đến các ô trong một trang tính khác, tất nhiên bạn có thể nhập tên trang tính đó theo sau là dấu chấm than và tham chiếu ô theo cách thủ công, nhưng đây sẽ là cách làm chậm và dễ xảy ra lỗi.

Cách tốt hơn là trỏ tới (các) ô trong một trang tính khác mà bạn muốn công thức tham chiếu đến và để Excel xử lý đúng cú pháp của tài liệu tham khảo trang tính của bạn. Để yêu cầu Excel chèn tham chiếu đến một trang tính khác trong công thức của bạn, hãy thực hiện như sau:

1. Bắt đầu nhập công thức vào ôô đích hoặc trong thanh công thức.
2. Khi cần thêm tham chiếu đến một trang tính khác, hãy chuyển sang trang tính đó và chọn một ô hoặc một dải ô mà bạn muốn tham chiếu.
3. Nhập xong công thức và nhấn phím Enter để hoàn thành.

Ví dụ: nếu bạn có danh sách các số liệu bán hàng trong trang tính Doanh số bán hàng và bạn muốn tính Giá trị gia tăng Thuế (19%) cho mỗi sản phẩm trong một trang tính khác có tên VAT , tiến hành theo cách sau:

• Bắt đầu nhập công thức =19%* vào ô B2 trên trang tính VAT .
• Chuyển sang trang tính Doanh số và nhấp vào ô B2 ở đó. Excel sẽ ngay lập tức chèn một tham chiếu bên ngoài vào ô đó, như minh họa trong ảnh chụp màn hình sau:

Lưu ý . Khi thêm một tham chiếu Excel vào một trang tính khác bằng phương pháp trên, theo mặc định, Microsoft Excel sẽ thêm một tham chiếu tương đối (không có ký hiệu $). Vì vậy, trong ví dụ trên, bạn chỉ cần sao chép công thức sang các ô khác trong cột B trên trang tính VAT , các tham chiếu ô sẽ điều chỉnh cho từng hàng và bạn sẽ có VAT cho từng sản phẩm được tính toán chính xác.

Theo cách tương tự, bạn có thể tham chiếu một dải ô trong một trang tính khác . Sự khác biệt duy nhất là bạn chọn nhiều ô trên trang tính nguồn. Ví dụ: để tìm tổng doanh số trong các ô B2:B5 trên trang tính Doanh số , bạn sẽ nhậpcông thức sau:

=SUM(Sales!B2:B5)

Đây là cách bạn tham chiếu một trang tính khác trong Excel. Và bây giờ, hãy xem cách bạn có thể tham chiếu đến các ô từ một sổ làm việc khác.

Cách tham chiếu một sổ làm việc khác trong Excel

Trong công thức Microsoft Excel, các tham chiếu bên ngoài đến một sổ làm việc khác được hiển thị theo hai cách , tùy thuộc vào việc sổ làm việc nguồn đang mở hay đóng.

Tham chiếu bên ngoài đến một sổ làm việc đang mở

Khi sổ làm việc nguồn đang mở, một tham chiếu bên ngoài của Excel bao gồm tên sổ làm việc trong dấu ngoặc vuông (bao gồm phần mở rộng tệp), theo sau là tên trang tính, dấu chấm than (!) và ô được tham chiếu hoặc một dải ô. Nói cách khác, bạn sử dụng định dạng tham chiếu sau cho tham chiếu sổ làm việc đang mở:

Ví dụ: đây là một tham chiếu bên ngoài đến các ô B2:B5 trên trang tính Jan trong sổ làm việc có tên Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Nếu bạn muốn, hãy nói, để tính tổng của các ô đó, công thức có tham chiếu sổ làm việc sẽ như sau:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Tham chiếu bên ngoài tới một sổ làm việc đã đóng

Khi bạn tham chiếu một sổ làm việc khác trong Excel, sổ làm việc khác đó không nhất thiết phải mở. Nếu sổ làm việc nguồn bị đóng, bạn phải thêm toàn bộ đường dẫn vào tham chiếu bên ngoài của mình.

Ví dụ: để cộng các ô B2:B5 trong trang tính Jan từSổ làm việc Sales.xlsx nằm trong thư mục Báo cáo trên ổ đĩa D, bạn viết công thức sau:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Đây là bảng phân tích của phần tham khảo:

• Đường dẫn tệp . Nó trỏ tới ổ đĩa và thư mục lưu trữ tệp Excel của bạn ( D:\Reports\ trong ví dụ này).
• Tên sổ làm việc . Nó bao gồm phần mở rộng tệp (.xlsx, .xls hoặc .xslm) và luôn được đặt trong dấu ngoặc vuông, như [Sales.xlsx] trong công thức trên.
• Tên trang tính . Phần này của tham chiếu bên ngoài Excel bao gồm tên trang tính, theo sau là dấu chấm than nơi chứa (các) ô được tham chiếu ( Jan! trong ví dụ này).
• Tham chiếu ô . Nó trỏ tới ô thực tế hoặc một dải ô được tham chiếu trong công thức của bạn.

Nếu bạn đã tạo tham chiếu đến một sổ làm việc khác khi sổ làm việc đó đang mở và sau đó bạn đã đóng sổ làm việc nguồn, tham chiếu sổ làm việc bên ngoài của bạn sẽ được cập nhật tự động để bao gồm toàn bộ đường dẫn.

Lưu ý. Nếu tên sổ làm việc hoặc tên trang tính hoặc cả hai, bao gồm dấu cách hoặc bất kỳ ký tự không phải bảng chữ cái nào , bạn phải đặt đường dẫn trong dấu ngoặc kép. Ví dụ:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Tạo tham chiếu đến sổ làm việc khác trong Excel

Giống như trường hợp tạo công thức Excel tham chiếu đến một trang tính khác, bạn không cần phải nhập tham chiếusang sổ làm việc khác theo cách thủ công. Chỉ cần chuyển sang sổ làm việc khác khi nhập công thức của bạn và chọn một ô hoặc một dải ô bạn muốn tham chiếu. Microsoft Excel sẽ lo phần còn lại:

Lưu ý:

• Khi tạo tham chiếu đến một sổ làm việc khác bằng cách chọn (các) ô trong đó, Excel luôn chèn tham chiếu ô tuyệt đối. Nếu bạn định sao chép công thức mới tạo sang các ô khác, hãy nhớ xóa ký hiệu đô la ($) khỏi tham chiếu ô để biến chúng thành tham chiếu tương đối hoặc hỗn hợp, tùy thuộc vào mục đích của bạn.
• Nếu chọn một ô hoặc phạm vi trong sổ làm việc được tham chiếu không tự động tạo tham chiếu trong công thức, rất có thể hai tệp được mở trong các phiên bản Excel khác nhau . Để kiểm tra điều này, hãy mở Trình quản lý tác vụ và xem có bao nhiêu phiên bản Microsoft Excel đang chạy. Nếu có nhiều hơn một, hãy mở rộng từng phiên bản để xem tệp nào được lồng vào đó. Để khắc phục sự cố, hãy đóng một tệp (và phiên bản), sau đó mở lại tệp đó từ tệp khác.

Tham chiếu đến một tên đã xác định trong cùng một sổ làm việc hoặc sổ làm việc khác

Để làm cho tham chiếu bên ngoài Excel nhỏ gọn hơn, bạn có thể tạo một tên đã xác định trong trang tính nguồn, sau đó tham chiếu tên đó từ một trang tính khác nằm trong cùng một sổ làm việc hoặc trong một sổ làm việc khác.

Tạo tên trong Excel

Để tạo tên trong Excel, hãy chọn tất cả các ô bạn muốnbao gồm, sau đó chuyển đến nhóm Công thức > Tên đã xác định và nhấp vào nút Xác định tên hoặc nhấn Ctrl + F3 và nhấp vào Mới .

Trong hộp thoại Tên mới , hãy nhập bất kỳ tên nào bạn muốn (hãy nhớ rằng khoảng trắng không được phép trong tên Excel) và kiểm tra xem phạm vi chính xác có được hiển thị trong Tham chiếu đến trường .

Ví dụ: đây là cách chúng tôi tạo tên ( Jan_sales ) cho các ô B2:B5 trong trang tính Jan :

Sau khi tên được tạo, bạn có thể tự do sử dụng tên đó trong tham chiếu bên ngoài của mình trong Excel. Định dạng của các tham chiếu như vậy đơn giản hơn nhiều so với định dạng của tham chiếu trang tính Excel và tham chiếu sổ làm việc đã thảo luận trước đó, giúp các công thức có tham chiếu tên dễ hiểu hơn.

Lưu ý. Theo mặc định, tên Excel được tạo cho cấp độ sổ làm việc , vui lòng lưu ý trường Phạm vi trong ảnh chụp màn hình ở trên. Nhưng bạn cũng có thể đặt tên cho cấp trang tính cụ thể bằng cách chọn một trang tính tương ứng từ danh sách thả xuống Phạm vi . Đối với tham chiếu Excel, phạm vi của tên rất quan trọng vì nó xác định vị trí trong đó tên được nhận dạng.

Bạn nên luôn tạo tên cấp sổ làm việc (trừ khi bạn có lý do cụ thể để không làm như vậy), vì chúng đơn giản hóa đáng kể việc tạo tham chiếu bên ngoài Excel, như được minh họa trong các ví dụ sau.

Tham chiếu têntrong một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc

Để tham chiếu tên cấp độ sổ làm việc chung trong cùng một sổ làm việc, bạn chỉ cần nhập tên đó vào đối số của hàm:

Ví dụ: để tìm tổng của tất cả các ô trong tên Jan_sales mà chúng ta đã tạo lúc trước, hãy sử dụng công thức sau:

=SUM(Jan_sales)

Để tham chiếu tên cục bộ cấp trang tính trong một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc, bạn cần đặt tên trang tính trước tên trang tính theo sau là dấu chấm than:

= Function ( Sheet_name ! name )

Ví dụ:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Nếu tên trang tính bao gồm dấu cách hoặc ký tự đơn chữ cái, hãy nhớ đặt tên đó trong dấu nháy đơn, ví dụ:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Tham chiếu đến tên trong sổ làm việc khác

Tham chiếu đến tên cấp độ sổ làm việc trong sổ làm việc khác bao gồm tên sổ làm việc (bao gồm phần mở rộng) theo sau là dấu chấm than và tên đã xác định (phạm vi đã đặt tên):

For ví dụ:

2 390

Để tham chiếu tên cấp trang tính trong sổ làm việc khác, tên trang tính theo sau dấu chấm than cũng phải được đưa vào và tên sổ làm việc phải được đặt trong dấu ngoặc vuông. Ví dụ:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Khi tham chiếu một phạm vi đã đặt tên trong sổ làm việc đã đóng , hãy nhớ bao gồm đường dẫn đầy đủ tới tệp Excel của bạn, ví dụ:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Cách tạo mộtTham chiếu tên Excel

Nếu bạn đã tạo một số tên khác nhau trong trang tính Excel của mình, bạn không cần phải nhớ tất cả các tên đó. Để chèn tham chiếu tên Excel vào công thức, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chọn ô đích, nhập dấu bằng (=) và bắt đầu nhập công thức hoặc phép tính của bạn.
2. Khi đến phần mà bạn cần chèn tham chiếu tên Excel, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
   • Nếu bạn đang tham chiếu đến tên cấp độ sổ làm việc từ một sổ làm việc khác, hãy chuyển sang sổ làm việc đó. Nếu tên nằm trong một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc, hãy bỏ qua bước này.
   • Nếu bạn đang tham chiếu đến một tên cấp trang tính , hãy điều hướng đến trang tính cụ thể đó trong trang hiện tại hoặc sổ làm việc khác.
3. Nhấn F3 để mở cửa sổ hộp thoại Tên trước đây , chọn tên bạn muốn tham chiếu và nhấp vào OK.

Bây giờ bạn đã biết cách tạo tham chiếu bên ngoài trong Excel, bạn có thể tận dụng lợi ích từ khả năng tuyệt vời này và sử dụng dữ liệu từ các trang tính và sổ làm việc khác trong tính toán của bạn. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và mong được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!