Dnes budem ukázať vám ako na vytvoriť E-mailové šablóny programu Outlook s rozbaľovacími poľami. Budeme ťahať informácie zo súboru údajov a priebežne vypĺňať e-mailovú správu. Znie to zábavne? Tak začnime!

Vytváranie a používanie súborov údajov v zdieľaných e-mailových šablónach

Skôr ako začneme so základmi, utrousím pár riadkov na úvod pre tých, ktorí sú na našom blogu noví a ešte nevedia, čo sú to zdieľané šablóny e-mailov a o akom makre ČO VSTUPOVAŤ hovorím. Zdieľané šablóny je nástroj, ktorý dokáže premeniť vašu každodennú rutinu v programe Outlook na záležitosť niekoľkých kliknutí. Vidíte, vytvoríte si sadu šablón s potrebným formátovaním, odkazmi, obrázkami atď.a v okamihu vložte správnu šablónu. Už nemusíte písať a formátovať svoje odpovede, e-mail pripravený na odoslanie sa vytvorí za behu.

Čo sa týka toho, čo zadávať, toto makro som uviedol v predchádzajúcom návode, môžete si osviežiť pamäť ;)

Ako vytvoriť nový súbor údajov a používať ho v šablónach

Teraz sa vráťme k našej hlavnej téme - vyplniteľným šablónam programu Outlook. Už viete, že makro WhatToEnter vám pomôže vložiť potrebné údaje na jedno alebo viacero miest e-mailu. Ukážem vám, ako si rutinu ešte viac zautomatizovať a naučím vás pracovať s dátovými súbormi. Jednoducho povedané, ide o tabuľku s údajmi, z ktorej budete vyťahovať potrebné hodnoty. Keď použijete makro WHAT TO ENTERmakro, vyberiete si záznam, ktorý chcete z tejto tabuľky získať, a vyplní sa vám e-mail. Akokoľvek to znie zvláštne, v praxi je to celkom jednoduché :)

Ak začneme úplne od začiatku, musíme najprv vytvoriť tabuľku. Otvorte doplnok, kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľný priečinok a vyberte položku " Nový súbor údajov " z rozbaľovacieho zoznamu:

Doplnok otvorí novú webovú stránku v predvolenom prehliadači, na ktorej vytvoríte súbor údajov. Dajte mu názov a začnite vypĺňať jeho riadky a stĺpce.

Poznámka. Venujte pozornosť prvému stĺpcu vášho súboru údajov, pretože bude kľúčový. Vyplňte ho hodnotami, ktoré vám pomôžu identifikovať riadky a ľahko vybrať ten, z ktorého budete potrebovať údaje.

Nezabudnite, že súbor údajov je obmedzený na 32 riadkov, 32 stĺpcov a 255 symbolov na bunku.

Tip. Alternatívne môžete súbory údajov importovať do zdieľaných e-mailových šablón. Vaša tabuľka by mala byť uložená vo formáte .txt alebo .csv a nemala by mať viac ako 32 riadkov/stĺpcov (zvyšok bude odrezaný).

Po pridaní a vyplnení nových riadkov a stĺpcov informáciami, ktoré môžete potrebovať vo svojich šablónach, stačí do textu pridať makro ČO VLOŽIŤ. Tu je moja vzorová šablóna s makrom, ktoré som nastavil na vloženie zľavy zo súboru údajov:

Ahoj,

Toto je potvrdenie vašej dnešnej objednávky. BTW, dostali ste špeciálnu zľavu ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] ;)

Ďakujeme, že ste si nás vybrali! Prajem vám pekný deň!

Vidíte, práve som vybral hodnotu zo stĺpca kľúč a príslušná zľava mi vyplnila e-mail. Hovoril som vám, že stĺpec kľúč je dôležitý :)

Úprava a odstránenie súborov údajov

V prípade, že ste si všimli chybu alebo by ste chceli pridať/odstrániť niektoré vstupy, môžete svoj súbor údajov kedykoľvek upraviť. Stačí ho vybrať na paneli doplnku a stlačiť Upraviť :

Opäť budete prepnutí do prehliadača, kde máte upraviť svoju tabuľku. Môžete pridávať riadky a stĺpce, meniť ich obsah a presúvať ich tak, ako chcete. Po dokončení kliknite na tlačidlo Uložiť a všetky aplikované zmeny budú hneď k dispozícii.

Ak už tento súbor údajov nepotrebujete, jednoducho ho vyberte a stlačte Odstrániť :

Išlo o jednoduchý príklad jednopólového súboru údajov, aby ste získali predstavu o tejto funkcii. Ďalej budeme pokračovať v jej skúmaní a naučíme sa využívať maximálne výhody súborov údajov :)

Ako používať súbor údajov s viacerými poľami pri písaní e-mailov v programe Outlook

Keďže teraz už jasne chápeme, ako sa vytvárajú a používajú súbory údajov, je najvyšší čas vytvoriť zložitejšiu a informatívnejšiu tabuľku a vyplniť viacero miest e-mailu naraz.

Aby som vás nenudil s vypĺňaním údajov, importujem svoju vopred uloženú tabuľku a trochu upravím svoju šablónu tak, aby sa vyplnili všetky potrebné polia. Chcem, aby sa môj súbor údajov:

• Vložte sumu zľavy;
• Pridajte osobné prepojenie klienta;
• Vyplňte niekoľko riadkov s osobitnými platobnými podmienkami zákazníka;
• Vložte krásny obrázok "Ďakujem";
• K e-mailu priložte zmluvu.

Hľadám toho príliš veľa? Nie, keďže mám pripravený súbor údajov :) Vidíte, ako si všetky tieto informácie priebežne dopĺňam:

Možno ste si všimli, že niektoré makrá boli vopred uložené v šablóne. Ukázal som vám, ako nastaviť makro na získanie údajov zo súboru údajov a ich zlúčenie s iným makrom. Ak potrebujete ďalšie príklady alebo ďalšie vysvetlenia, zanechajte svoju spätnú väzbu v Komentáre sekcia ;)

Tak či onak, tu je konečný text mojej šablóny:

Ahoj,

Toto je potvrdenie vašej dnešnej objednávky. BTW, dostali ste špeciálnu zľavu ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] ;)

Tu je váš osobný odkaz: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

Je tu aj niekoľko detailov, na ktoré by sme mali upozorniť:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]

Ďakujeme, že ste si nás vybrali! Prajem vám pekný deň!

Tip. V prípade, že sa potrebujete naučiť alebo si pripomenúť, ako zlúčiť makrá dohromady, pozrite si túto časť návodu na makrá WhatToEnter alebo celý zoznam makier pre zdieľané e-mailové šablóny.

Ak neveríte vyššie uvedenému videu, jednoducho si nainštalujte zdieľané e-mailové šablóny z obchodu Microsoft Store, sami vyskúšajte dátové sady a podeľte sa o svoje skúsenosti so mnou a ostatnými v komentároch ;)

Vyplnenie tabuľky pomocou súboru údajov v e-mailoch aplikácie Outlook

Zoznam možností datasetu ešte nie je ukončený. Predstavte si to - váš zákazník stále pochybuje o tom, koľko položiek má kúpiť, a rád by sa dozvedel viac o zľavách a platobných podmienkach. Namiesto toho, aby ste to všetko napísali v jednej dlhej vete, radšej vytvorte tabuľku s každou dostupnou možnosťou a jej charakteristikami.

Vytvorenie novej tabuľky a jej naplnenie údajmi, ktoré už máte v datasete, by som nenazval príliš časovo úsporným. Pre tento prípad však existuje rýchle riešenie. Môžete svoj dataset prepojiť s tabuľkou a váš e-mail sa v okamihu naplní informáciami z datasetu. Budete musieť:

1. Otvorte šablónu a vytvorte tabuľku s minimálne dvoma riadkami (počet stĺpcov je úplne na vás).
2. Vyplňte prvý riadok tabuľky, pretože to bude naše záhlavie.
3. Kliknite pravým tlačidlom myši kdekoľvek v druhom riadku a vyberte možnosť "Pripojiť k súboru údajov".
4. Vyberte súbor údajov, z ktorého chcete údaje vytiahnuť, a stlačte tlačidlo Ok.
5. Keď vložíte túto šablónu, zobrazí sa výzva na výber stĺpcov, ktoré chcete pridať. Zaškrtnite všetky alebo len niektoré z nich a pokračujte.
6. Užite si to ;)

Ak by ste chceli k vyššie uvedenému textu pridať niečo vizuálne, môžete sa pozrieť do našich dokumentov, kde nájdete snímky obrazovky s väzbou súboru údajov krok za krokom, alebo si pozrite malé video nižšie.

Skrátka, vytvoríte tabuľku, vyplníte jej záhlavie a pripojíte ju k súboru údajov. Pri vkladaní šablóny len nastavíte riadky na vloženie a nástroj v sekunde vyplní vašu tabuľku.

Takto začala vyzerať moja šablóna po zviazaní súboru údajov:

Ahoj!

Tu sú údaje, ktoré ste požadovali:

V prípade, že potrebujete zrušiť väzbu súboru údajov, stačí odstrániť "pripojený" riadok.

Vidíte? Jednoduchšie to už byť nemôže :)

Okrem toho môžete mať záujem vytvoriť dynamickú šablónu aplikácie Outlook, ktorá automaticky prepína obrázky, prílohy a text individuálne pre každého používateľa.

Záver

V tomto článku mám pre vás pokrytú ešte jednu možnosť nášho super užitočného makra s názvom ČO VLOŽIŤ. Teraz už viete, ako vytvárať, upravovať a používať datasety v zdieľaných e-mailových šablónach a pevne dúfam, že ich začnete používať :)

Ďakujeme za prečítanie! Uvidíme sa v ďalších návodoch ;)