Aquest breu tutorial explica els conceptes bàsics d'una referència externa a Excel i mostra com fer referència a un altre full i llibre de treball a les vostres fórmules.

Quan calculeu dades a Excel, és possible que sovint trobareu-vos en una situació en què necessiteu extreure dades d'un altre full de treball o fins i tot d'un fitxer Excel diferent. Pots fer això? Per descomptat que pot. Només cal que creeu un enllaç entre els fulls de treball (dins del mateix llibre de treball o en llibres de treball diferents) utilitzant el que s'anomena una referència de cel·la externa o un enllaç .

Referència externa a Excel és una referència a una cel·la o un rang de cel·les fora del full de treball actual. El principal avantatge d'utilitzar una referència externa d'Excel és que sempre que les cel·les a les quals es fa referència en un altre full de treball canvien, el valor que retorna la referència de cel·la externa s'actualitza automàticament.

Tot i que les referències externes a Excel són molt similars a les referències de cel·les, hi ha algunes diferències importants. En aquest tutorial, començarem amb els conceptes bàsics i mostrarem com crear diversos tipus de referència externa amb passos detallats, captures de pantalla i exemples de fórmules.

Com fer referència a un altre full a Excel

Per fer referència a una cel·la o un rang de cel·les d'un altre full de treball del mateix llibre de treball, poseu el nom del full de treball seguit d'un signe d'exclamació (!) abans de l'adreça de la cel·la.

En altres paraules, en un Excel referència a un altrefull de treball, feu servir el format següent:

Referència a una cel·la individual:

Per exemple, per fer referència a la cel·la A1 del Full2, escriviu Full2!A1 .

Referència a un interval de cel·les:

Per exemple, per fer referència a les cel·les A1:A10 a Sheet2, escriviu Sheet2!A1:A10 .

Nota. Si el nom del full de treball inclou espais o caràcters no alfabètics , l'heu de posar entre cometes simples. Per exemple, una referència externa a la cel·la A1 d'un full de treball anomenat Fites del projecte hauria de llegir el següent: "Fites del projecte"!A1.

En una fórmula de la vida real, que multiplica per 10 el valor de la cel·la A1 del full " Fites del projecte" , una referència de full d'Excel té aquest aspecte:

='Project Milestones'!A1*10

Crear una referència a un altre full a Excel

Quan s'escriu una fórmula que fa referència a cel·les d'un altre full de treball, per descomptat podeu escriure aquest altre nom de full seguit d'un signe d'exclamació i una referència de cel·la manualment, però aquesta seria una manera lenta i propensa a errors.

Una millor manera és apuntar a les cel·les d'un altre full a les quals voleu que faci referència la fórmula i deixar que Excel s'ocupi de la sintaxi correcta de la referència del vostre full. Perquè Excel inseriu una referència a un altre full a la fórmula, feu el següent:

1. Comenceu a escriure una fórmula en uncel·la de destinació o a la barra de fórmules.
2. Quan es tracta d'afegir una referència a un altre full de treball, canvieu a aquest full i seleccioneu una cel·la o un rang de cel·les als quals vulgueu fer referència.
3. Acabeu d'escriure la fórmula i premeu la tecla Intro per completar-la.

Per exemple, si teniu una llista de xifres de vendes al full Vendes i voleu calcular el valor afegit Impostos (19%) per a cada producte en un altre full anomenat IVA , procediu de la següent manera:

• Comenceu a escriure la fórmula =19%* a la cel·la B2 del full IVA .
• Canvieu al full Vendes i feu clic a la cel·la B2 allà. Excel inserirà immediatament una referència externa a aquesta cel·la, tal com es mostra a la captura de pantalla següent:

Nota. . Quan s'afegeix una referència d'Excel a un altre full mitjançant el mètode anterior, de manera predeterminada, Microsoft Excel afegeix una referència relativa (sense signe $). Per tant, a l'exemple anterior, només podeu copiar la fórmula a altres cel·les de la columna B del full IVA , les referències de cel·la s'ajustaran per a cada fila i tindreu l'IVA per a cada producte calculat correctament.

De manera similar, podeu fer referència a un interval de cel·les d'un altre full . L'única diferència és que seleccioneu diverses cel·les al full de treball d'origen. Per exemple, per esbrinar el total de vendes a les cel·les B2:B5 del full Vendes , introduïula fórmula següent:

=SUM(Sales!B2:B5)

Així és com es fa referència a un altre full a Excel. I ara, vegem com podeu fer referència a cel·les d'un llibre de treball diferent.

Com fer referència a un altre llibre de treball a Excel

A les fórmules de Microsoft Excel, les referències externes a un altre llibre de treball es mostren de dues maneres. , segons si el llibre d'origen està obert o tancat.

Referència externa a un llibre de treball obert

Quan el llibre d'origen està obert, una referència externa d'Excel inclou el nom del llibre de treball entre claudàtors (incloent-hi l'extensió del fitxer), seguit del nom del full, el signe d'exclamació (!) i la cel·la a la qual es fa referència o un rang de cel·les. En altres paraules, utilitzeu el format de referència següent per a una referència de llibre de treball obert:

Per exemple, aquí teniu una referència externa a les cel·les B2:B5 al full Gen del llibre de treball anomenat Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Si voleu, per exemple, per calcular la suma d'aquestes cel·les, la fórmula amb la referència del llibre de treball seria el següent:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Referència externa a un llibre de treball tancat

Quan feu referència a un altre llibre de treball a Excel, aquest altre llibre de treball no necessàriament ha d'estar obert. Si el llibre d'origen està tancat, heu d'afegir tot el camí a la vostra referència externa.

Per exemple, per afegir cel·les B2:B5 al full Jan deLlibre de treball Sales.xlsx que es troba a la carpeta Informes de la unitat D, escriviu la fórmula següent:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Aquí teniu un desglossament de la parts de referència:

• Camí del fitxer . Apunta a la unitat i el directori on s'emmagatzema el fitxer d'Excel ( D:\Informes\ en aquest exemple).
• Nom del llibre de treball . Inclou l'extensió de fitxer (.xlsx, .xls o .xslm) i sempre es troba entre claudàtors, com [Sales.xlsx] a la fórmula anterior.
• Nom del full . Aquesta part de la referència externa d'Excel inclou el nom del full seguit d'un signe d'exclamació on es troben les cel·les a les quals es fa referència ( Jan! en aquest exemple).
• Referència de la cel·la. . Apunta a la cel·la real o a un rang de cel·les a què es fa referència a la fórmula.

Si heu creat una referència a un altre llibre de treball quan aquest llibre de treball estava obert i després vau tancar el llibre de treball d'origen, la referència del vostre llibre de treball extern s'actualitzarà automàticament per incloure el camí sencer.

Nota. Si el nom del llibre de treball o el nom del full, o tots dos, inclouen espais o qualsevol caràcter no alfabètic , heu d'incloure el camí entre cometes simples. Per exemple:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Fer una referència a un altre llibre de treball a Excel

Com és el cas de la creació d'una fórmula d'Excel que fa referència a un altre full, no cal que escrigui cap referènciamanualment a un llibre de treball diferent. Només cal que canvieu a l'altre llibre de treball quan introduïu la fórmula i seleccioneu una cel·la o un rang de cel·les als quals vulgueu fer referència. Microsoft Excel s'encarregarà de la resta:

Notes:

• En crear una referència a un altre llibre de treball seleccionant la(s) cel·la(s) que hi ha, Excel sempre insereix referències de cel·les absolutes. Si teniu intenció de copiar la fórmula acabada de crear a altres cel·les, assegureu-vos d'eliminar el signe del dòlar ($) de les referències de cel·la per convertir-les en referències relatives o mixtes, segons els vostres propòsits.
• Si seleccioneu un la cel·la o l'interval del llibre de treball referenciat no crea automàticament una referència a la fórmula, el més probable és que els dos fitxers estiguin oberts en instàncies diferents d'Excel . Per comprovar-ho, obriu el Gestor de tasques i vegeu quantes instàncies de Microsoft Excel s'estan executant. Si n'hi ha més d'un, amplieu cada instància per veure quins fitxers hi estan imbricats. Per solucionar el problema, tanqueu un fitxer (i una instància) i, a continuació, torneu a obrir-lo des de l'altre fitxer.

Referència a un nom definit al mateix llibre de treball o en un altre

Per fer una referència externa d'Excel més compacta, podeu crear un nom definit al full d'origen i, a continuació, fer referència a aquest nom des d'un altre full que resideix al mateix llibre de treball o en un llibre de treball diferent.

Crear un nom a Excel

Per crear un nom a Excel, seleccioneu totes les cel·les que vulgueuinclou i, a continuació, aneu a la pestanya Fórmules > Noms definits grup i feu clic al botó Defineix nom o premeu Ctrl + F3 i feu clic a Nou .

Al diàleg Nou nom , escriviu el nom que vulgueu (recordeu que els espais no es permeten als noms d'Excel) i comproveu si es mostra l'interval correcte al Fa referència al camp .

Per exemple, així és com creem un nom ( venda_gen ) per a les cel·les B2:B5 del full gen :

Un cop creat el nom, podeu utilitzar-lo lliurement a les vostres referències externes a Excel. El format d'aquestes referències és molt més senzill que el format d'una referència d'un full d'Excel i una referència de llibre de treball comentada anteriorment, cosa que fa que les fórmules amb referències de nom siguin més fàcils d'entendre.

Nota. De manera predeterminada, els noms d'Excel es creen per al nivell del llibre de treball , si us plau, tingueu en compte el camp Àmbit de la captura de pantalla anterior. Però també podeu crear un nom de nivell de full de treball específic escollint un full corresponent a la llista desplegable Abssit . Per a les referències d'Excel, l'abast d'un nom és molt important perquè determina la ubicació on es reconeix el nom.

Es recomana que creeu sempre noms a nivell de llibre de treball (tret que tingueu una raó específica per no fer-ho), perquè simplifiquen significativament la creació de referències externes d'Excel, tal com s'il·lustra als exemples següents.

Com fer referència a un nom.en un altre full del mateix llibre de treball

Per fer referència a un nom global de nivell de llibre de treball al mateix llibre de treball, simplement escriviu aquest nom a l'argument d'una funció:

Per exemple, per trobar la suma de totes les cel·les del nom Jan_sales que vam crear fa un moment, utilitzeu la fórmula següent:

=SUM(Jan_sales)

Per fer referència a un nom local de nivell de full de treball en un altre full dins del mateix llibre de treball, heu de precedir el nom amb el nom del full seguit d'un signe d'exclamació:

= Function ( Sheet_name ! name )

Per exemple:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Si els noms dels fulls inclouen espais o caràcters alfabètics mon, recordeu-los entre cometes simples, per exemple:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Com fer referència a un nom en un altre llibre de treball

Una referència a un nom de nivell de llibre de treball en un llibre de treball diferent consta del nom del llibre de treball (incloent l'extensió) seguit d'un signe d'exclamació i el nom definit (interval anomenat):

Per exemple:

9 149

Per fer referència a un nom de nivell de full de treball en un altre llibre de treball, també s'ha d'incloure el nom del full seguit del signe d'exclamació i el nom del llibre de treball s'ha d'entregar entre claudàtors. Per exemple:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Quan feu referència a un interval amb nom en un llibre de treball tancat , recordeu incloure el camí complet al fitxer d'Excel, per exemple:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Com crear unReferència de nom d'Excel

Si heu creat un grapat de noms diferents als vostres fulls d'Excel, no cal que recordeu tots aquests noms de memòria. Per inserir una referència de nom d'Excel en una fórmula, seguiu els passos següents:

1. Seleccioneu la cel·la de destinació, introduïu el signe igual (=) i comenceu a escriure la fórmula o el càlcul.
2. Quan es tracta de la part on necessiteu inserir una referència de nom d'Excel, feu una de les accions següents:
   • Si us referiu a un nom nivell de llibre de treball d'un altre llibre de treball, canvieu a aquell llibre de treball. Si el nom resideix en un altre full del mateix llibre de treball, ometeu aquest pas.
   • Si feu una referència a un nom de nivell de full de treball , navegueu a aquest full específic ja sigui a l'actual o un llibre de treball diferent.
3. Premeu F3 per obrir la finestra de diàleg Nom anterior , seleccioneu el nom al qual voleu fer referència i feu clic a D'acord.

Ara que ja sabeu com crear una referència externa a Excel, podeu beneficiar-vos de aquesta gran habilitat i utilitzeu dades d'altres fulls i llibres de treball en els vostres càlculs. Us agraeixo la lectura i espero veure-us al nostre blog la setmana vinent!