এই সংক্ষিপ্ত টিউটোরিয়ালটি এক্সেলের একটি বাহ্যিক রেফারেন্সের মূল বিষয়গুলি ব্যাখ্যা করে এবং কীভাবে আপনার সূত্রে অন্য শীট এবং ওয়ার্কবুককে উল্লেখ করতে হয় তা দেখায়৷

এক্সেলে ডেটা গণনা করার সময়, আপনি প্রায়শই নিজেকে এমন একটি পরিস্থিতিতে খুঁজে বের করুন যখন আপনাকে অন্য ওয়ার্কশীট বা এমনকি একটি ভিন্ন এক্সেল ফাইল থেকে ডেটা তুলতে হবে। আপনি এটা করতে পারেন? অবশ্যই আপনি করতে পারেন. এক্সটার্নাল সেল রেফারেন্স বা লিঙ্ক ব্যবহার করে আপনাকে শুধু ওয়ার্কশীটের মধ্যে (একই ওয়ার্কবুকের মধ্যে বা বিভিন্ন ওয়ার্কবুকের মধ্যে) একটি লিঙ্ক তৈরি করতে হবে।

বাহ্যিক রেফারেন্স। এক্সেল হল একটি সেল বা বর্তমান ওয়ার্কশীটের বাইরের সেলগুলির একটি রেফারেন্স। এক্সেল এক্সটার্নাল রেফারেন্স ব্যবহার করার প্রধান সুবিধা হল যে যখনই অন্য ওয়ার্কশীটে রেফারেন্স করা সেল(গুলি) পরিবর্তিত হয়, এক্সটার্নাল সেল রেফারেন্স দ্বারা প্রত্যাবর্তিত মান স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়৷

যদিও এক্সেলের এক্সটার্নাল রেফারেন্সগুলি অনেকটাই একই রকম সেল রেফারেন্স, কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য আছে। এই টিউটোরিয়ালে, আমরা বুনিয়াদি দিয়ে শুরু করব এবং বিস্তারিত ধাপ, স্ক্রিনশট এবং সূত্র উদাহরণ সহ বিভিন্ন এক্সটার্নাল রেফারেন্স টাইপ কিভাবে তৈরি করা যায় তা দেখাব।

এক্সেল এ কিভাবে অন্য একটি শীট রেফার করবেন<9

একই ওয়ার্কবুকের অন্য ওয়ার্কশীটে একটি সেল বা সেলের পরিসর উল্লেখ করতে, সেল অ্যাড্রেসের আগে একটি বিস্ময় চিহ্ন (!) দিয়ে ওয়ার্কশীটের নাম রাখুন৷

অন্য কথায়, একটি এক্সেলে অন্যের রেফারেন্সওয়ার্কশীট, আপনি নিম্নলিখিত ফর্ম্যাটটি ব্যবহার করেন:

একটি ব্যক্তিগত সেলের রেফারেন্স:

শীট_নাম ! সেল_ঠিকানা

উদাহরণস্বরূপ, Sheet2 এ সেল A1 উল্লেখ করতে, আপনি Sheet2!A1 টাইপ করুন।

একটি কোষের পরিসরের রেফারেন্স:

Sheet_name ! First_cell : Last_cell

উদাহরণস্বরূপ, Sheet2 এ A1:A10 কক্ষ উল্লেখ করতে, আপনি Sheet2!A1:A10 টাইপ করুন।

নোট করুন। যদি ওয়ার্কশীটের নামের মধ্যে স্পেস বা অ-বর্ণানুক্রমিক অক্ষর থাকে, তাহলে আপনাকে অবশ্যই এটিকে একক উদ্ধৃতি চিহ্নে আবদ্ধ করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, প্রজেক্ট মাইলস্টোনস নামের একটি ওয়ার্কশীটে সেল A1-এর একটি বাহ্যিক রেফারেন্স নিম্নরূপ পড়া উচিত: 'প্রকল্প মাইলস্টোনস'!A1। 0

Excel এ অন্য একটি শীটের একটি রেফারেন্স তৈরি করা

অন্য একটি ওয়ার্কশীটের কোষগুলিকে নির্দেশ করে এমন একটি সূত্র লেখার সময়, আপনি অবশ্যই সেই অন্য শীটের নামটি একটি বিস্ময়সূচক বিন্দু এবং একটি সেল রেফারেন্স ম্যানুয়ালি টাইপ করতে পারেন, কিন্তু এটি একটি ধীরগতির এবং ত্রুটি-প্রবণ উপায় হবে৷

একটি ভাল উপায় হল অন্য একটি পত্রকের সেল(গুলি) নির্দেশ করা যা আপনি সূত্রটি উল্লেখ করতে চান এবং এক্সেলকে এর সঠিক সিনট্যাক্সের যত্ন নিতে দিন আপনার শীট রেফারেন্স। এক্সেলকে আপনার সূত্রে অন্য শীটে একটি রেফারেন্স সন্নিবেশ করাতে, নিম্নলিখিতগুলি করুন:

1. একটি সূত্র টাইপ করা শুরু করুনগন্তব্য সেল বা সূত্র বারে৷
2. যখন এটি অন্য ওয়ার্কশীটে একটি রেফারেন্স যোগ করার কথা আসে, তখন সেই শীটে স্যুইচ করুন এবং একটি সেল বা সেলের একটি পরিসর নির্বাচন করুন যা আপনি উল্লেখ করতে চান৷
3. সূত্রটি টাইপ করা শেষ করুন এবং এটি সম্পূর্ণ করতে এন্টার কী টিপুন।

উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার শীটে বিক্রয় বিক্রয় পরিসংখ্যানের একটি তালিকা থাকে এবং আপনি মূল্য সংযোজিত হিসাব করতে চান ভ্যাট নামের অন্য একটি শীটে প্রতিটি পণ্যের জন্য কর (19%), নিম্নলিখিত উপায়ে এগিয়ে যান:

• শিটে B2 কক্ষে সূত্র =19%* টাইপ করা শুরু করুন ভ্যাট ।
• শীটে স্যুইচ করুন বিক্রয় , এবং সেখানে সেল B2 এ ক্লিক করুন। Excel অবিলম্বে সেই ঘরে একটি বাহ্যিক রেফারেন্স সন্নিবেশ করাবে, যেমনটি নিম্নলিখিত স্ক্রিনশটে দেখানো হয়েছে:

নোট . উপরের পদ্ধতি ব্যবহার করে অন্য শীটে এক্সেল রেফারেন্স যোগ করার সময়, ডিফল্টরূপে Microsoft Excel একটি আপেক্ষিক রেফারেন্স যোগ করে (কোনও $ চিহ্ন ছাড়াই)। সুতরাং, উপরের উদাহরণে, আপনি কেবল ভ্যাট শীটে B কলামের অন্যান্য কক্ষে সূত্রটি অনুলিপি করতে পারেন, প্রতিটি সারির জন্য ঘরের রেফারেন্সগুলি সামঞ্জস্য করা হবে এবং প্রতিটি পণ্যের জন্য আপনার কাছে ভ্যাট সঠিকভাবে গণনা করা হবে।

একই পদ্ধতিতে, আপনি একটি অন্য শীটে কক্ষের পরিসর উল্লেখ করতে পারেন । একমাত্র পার্থক্য হল আপনি সোর্স ওয়ার্কশীটে একাধিক কক্ষ নির্বাচন করেন। উদাহরণস্বরূপ, বিক্রয় শীটে B2:B5 সেলগুলিতে মোট বিক্রয় খুঁজে বের করতে, আপনি লিখবেননিম্নলিখিত সূত্র:

=SUM(Sales!B2:B5)

এভাবে আপনি Excel এ অন্য একটি শীট উল্লেখ করেন। এবং এখন, আসুন দেখি কিভাবে আপনি একটি ভিন্ন ওয়ার্কবুক থেকে সেলগুলি উল্লেখ করতে পারেন৷

এক্সেলে অন্য ওয়ার্কবুককে কীভাবে উল্লেখ করবেন

মাইক্রোসফট এক্সেল সূত্রে, অন্য ওয়ার্কবুকের বাহ্যিক রেফারেন্স দুটি উপায়ে প্রদর্শিত হয়। , সোর্স ওয়ার্কবুক খোলা বা বন্ধ কিনা তার উপর নির্ভর করে।

একটি খোলা ওয়ার্কবুকের বাহ্যিক রেফারেন্স

যখন সোর্স ওয়ার্কবুক খোলা থাকে, তখন একটি এক্সেল এক্সটার্নাল রেফারেন্স বর্গাকার বন্ধনীতে ওয়ার্কবুকের নাম অন্তর্ভুক্ত করে (সহ ফাইল এক্সটেনশন), তারপরে শীটের নাম, বিস্ময়বোধক বিন্দু (!), এবং রেফারেন্সড সেল বা কক্ষের একটি পরিসর। অন্য কথায়, আপনি একটি খোলা ওয়ার্কবুক রেফারেন্সের জন্য নিম্নলিখিত রেফারেন্স ফর্ম্যাট ব্যবহার করেন:

উদাহরণস্বরূপ, এখানে Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

নামক ওয়ার্কবুকে জানুয়ারি শীটে B2:B5 কক্ষগুলির একটি বাহ্যিক রেফারেন্স যদি আপনি চান, বলুন, সেই কক্ষগুলির যোগফল গণনা করতে, ওয়ার্কবুক রেফারেন্স সহ সূত্রটি নিম্নরূপ দেখাবে:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

একটি বন্ধ ওয়ার্কবুকের বাহ্যিক রেফারেন্স

যখন আপনি অন্য একটি ওয়ার্কবুকে উল্লেখ করেন এক্সেল, যে অন্যান্য ওয়ার্কবুক অগত্যা খোলা হতে হবে না. সোর্স ওয়ার্কবুক বন্ধ থাকলে, আপনাকে অবশ্যই আপনার বাহ্যিক রেফারেন্সে পুরো পথ যোগ করতে হবে।

উদাহরণস্বরূপ, থেকে জানুয়ারি শীটে B2:B5 সেল যোগ করতে Sales.xlsx ওয়ার্কবুক যা ড্রাইভ D-এর রিপোর্টস ফোল্ডারের মধ্যে থাকে, আপনি নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

এখানে একটি ব্রেকডাউন রয়েছে রেফারেন্স অংশ:

• ফাইল পাথ । এটি সেই ড্রাইভ এবং ডিরেক্টরির দিকে নির্দেশ করে যেখানে আপনার এক্সেল ফাইল সংরক্ষিত আছে ( D:\Reports\ এই উদাহরণে)।
• ওয়ার্কবুকের নাম । এটি ফাইল এক্সটেনশন (.xlsx, .xls, বা .xslm) অন্তর্ভুক্ত করে এবং সর্বদা বর্গাকার বন্ধনীতে আবদ্ধ থাকে, যেমন উপরের সূত্রে [Sales.xlsx] ।
• পত্রকের নাম । এক্সেল এক্সটার্নাল রেফারেন্সের এই অংশটিতে শীটের নামটি রয়েছে যার পরে একটি বিস্ময়বোধক বিন্দু রয়েছে যেখানে রেফারেন্স করা সেল (গুলি) অবস্থিত ( জানুয়ারি! এই উদাহরণে)।
• সেল রেফারেন্স। । এটি আপনার সূত্রে উল্লেখ করা প্রকৃত কক্ষ বা কক্ষের একটি পরিসর নির্দেশ করে।

যদি আপনি অন্য ওয়ার্কবুকের রেফারেন্স তৈরি করে থাকেন যখন সেই ওয়ার্কবুকটি খোলা ছিল এবং তার পরে আপনি সোর্স ওয়ার্কবুকটি বন্ধ করে দেন, আপনার বহিরাগত ওয়ার্কবুক রেফারেন্স সম্পূর্ণ পাথ অন্তর্ভুক্ত করার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করা হবে।

দ্রষ্টব্য। যদি হয় ওয়ার্কবুকের নাম বা পত্রকের নাম, অথবা উভয়ই, স্পেস বা যেকোনো অ-বর্ণানুক্রমিক অক্ষর অন্তর্ভুক্ত করে, তাহলে আপনাকে অবশ্যই পাথটিকে একক উদ্ধৃতি চিহ্নে আবদ্ধ করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

এক্সেলের অন্য ওয়ার্কবুকের একটি রেফারেন্স তৈরি করা

যেমন একটি এক্সেল সূত্র তৈরির ক্ষেত্রে হয় যেটি অন্য শীট উল্লেখ করে, আপনাকে একটি রেফারেন্স টাইপ করতে হবে নাম্যানুয়ালি একটি ভিন্ন ওয়ার্কবুকে। আপনার সূত্রটি প্রবেশ করার সময় কেবলমাত্র অন্য ওয়ার্কবুকে স্যুইচ করুন, এবং আপনি উল্লেখ করতে চান এমন একটি ঘর বা একটি পরিসর নির্বাচন করুন৷ মাইক্রোসফ্ট এক্সেল বাকিটা দেখভাল করবে:

নোট:

• অন্য ওয়ার্কবুকের রেফারেন্স তৈরি করার সময় এটিতে থাকা সেল(গুলি) নির্বাচন করে, Excel সর্বদা পরম সেল রেফারেন্স সন্নিবেশ করান। আপনি যদি নতুন তৈরি করা সূত্রটিকে অন্য কক্ষে অনুলিপি করতে চান, তাহলে আপনার উদ্দেশ্যের উপর নির্ভর করে সেল রেফারেন্স থেকে ডলার চিহ্ন ($) অপসারণ করতে ভুলবেন না যাতে সেগুলিকে আপেক্ষিক বা মিশ্র রেফারেন্সে পরিণত করা যায়।
• যদি একটি নির্বাচন করা হয় রেফারেন্স ওয়ার্কবুকের সেল বা রেঞ্জ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সূত্রে একটি রেফারেন্স তৈরি করে না, সম্ভবত দুটি ফাইল এক্সেলের বিভিন্ন দৃষ্টান্তে খোলা থাকে। এটি পরীক্ষা করতে, টাস্ক ম্যানেজার খুলুন এবং দেখুন কতগুলি মাইক্রোসফ্ট এক্সেল ইনস্ট্যান্স চলছে। একাধিক হলে, সেখানে কোন ফাইল নেস্ট করা আছে তা দেখতে প্রতিটি উদাহরণ প্রসারিত করুন। সমস্যাটি সমাধান করতে, একটি ফাইল (এবং উদাহরণ) বন্ধ করুন এবং তারপরে এটিকে অন্য ফাইল থেকে আবার খুলুন৷

একই বা অন্য ওয়ার্কবুকে একটি সংজ্ঞায়িত নামের উল্লেখ

প্রতি একটি এক্সেল এক্সটার্নাল রেফারেন্সকে আরও কমপ্যাক্ট করুন, আপনি সোর্স শীটে একটি সংজ্ঞায়িত নাম তৈরি করতে পারেন এবং তারপর সেই নামটি অন্য শীট থেকে উল্লেখ করতে পারেন যা একই ওয়ার্কবুকে বা একটি ভিন্ন ওয়ার্কবুকে থাকে৷

এ একটি নাম তৈরি করা Excel

Excel এ একটি নাম তৈরি করতে, আপনি যে সকল সেল করতে চান তা নির্বাচন করুনঅন্তর্ভুক্ত করুন, এবং তারপর হয় সূত্র ট্যাব > সংজ্ঞায়িত নাম গ্রুপে যান এবং নাম সংজ্ঞায়িত করুন বোতামে ক্লিক করুন, অথবা Ctrl + F3 টিপুন এবং ক্লিক করুন নতুন ।

নতুন নাম ডায়ালগে, আপনি যে নাম চান তা টাইপ করুন (মনে রাখবেন যে এক্সেল নামের মধ্যে স্পেস অনুমোদিত নয়), এবং সঠিক পরিসরটি প্রদর্শন করা হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করুন উল্লেখ করে ফিল্ড।

উদাহরণস্বরূপ, এভাবে আমরা জান শীটে B2:B5 কক্ষের জন্য একটি নাম ( জান_সেলস ) তৈরি করি:

একবার নাম তৈরি হয়ে গেলে, আপনি এক্সেলের আপনার বাহ্যিক রেফারেন্সে এটি ব্যবহার করতে পারবেন। এই ধরনের রেফারেন্সের বিন্যাসটি পূর্বে আলোচনা করা একটি এক্সেল শীট রেফারেন্স এবং ওয়ার্কবুক রেফারেন্সের ফর্ম্যাটের চেয়ে অনেক সহজ, যা নামের রেফারেন্স সহ সূত্রগুলি বোঝা সহজ করে তোলে।

দ্রষ্টব্য। ডিফল্টরূপে, এক্সেল নামগুলি ওয়ার্কবুক স্তরের জন্য তৈরি করা হয়, দয়া করে উপরের স্ক্রিনশটে স্কোপ ক্ষেত্রটি লক্ষ্য করুন। কিন্তু আপনি স্কোপ ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে একটি সংশ্লিষ্ট শীট বেছে নিয়ে একটি নির্দিষ্ট ওয়ার্কশীট স্তর নামও তৈরি করতে পারেন। এক্সেল রেফারেন্সের জন্য, একটি নামের সুযোগ খুবই গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি সেই অবস্থান নির্ধারণ করে যার মধ্যে নামটি স্বীকৃত।

এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনি সর্বদা ওয়ার্কবুক-স্তরের নামগুলি তৈরি করুন (যদি না আপনার নির্দিষ্ট কারণ না থাকে), কারণ তারা উল্লেখযোগ্যভাবে এক্সেল এক্সটার্নাল রেফারেন্স তৈরিকে সহজ করে তোলে, যেমনটি নিম্নলিখিত উদাহরণগুলিতে দেখানো হয়েছে৷

একটি নাম উল্লেখ করাএকই ওয়ার্কবুকের অন্য একটি শীটে

একই ওয়ার্কবুকে একটি গ্লোবাল ওয়ার্কবুক-লেভেল নাম উল্লেখ করতে, আপনি কেবল একটি ফাংশনের আর্গুমেন্টে সেই নামটি টাইপ করুন:

উদাহরণস্বরূপ, আমরা এক মুহূর্ত আগে তৈরি করা জান_সেলস নামের মধ্যে সমস্ত ঘরের যোগফল খুঁজে পেতে, নিম্নলিখিত সূত্রটি ব্যবহার করুন:<3

=SUM(Jan_sales)

একই ওয়ার্কবুকের মধ্যে অন্য একটি শীটে স্থানীয় ওয়ার্কশীট-লেভেল নাম উল্লেখ করতে, আপনাকে শীটের নামের আগে একটি বিস্ময় চিহ্ন দিয়ে নাম লিখতে হবে:

= Function ( Sheet_name ! name )

উদাহরণস্বরূপ:

=SUM(Jan!Jan_sales)

যদি শীটের নামের মধ্যে স্পেস বা সোম-বর্ণমালার অক্ষর থাকে, তাহলে এটিকে একক উদ্ধৃতিতে আবদ্ধ করতে ভুলবেন না, যেমন:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

অন্য ওয়ার্কবুকে একটি নাম উল্লেখ করা

একটি ভিন্ন ওয়ার্কবুকে একটি ওয়ার্কবুক-লেভেল নামের একটি রেফারেন্স ওয়ার্কবুকের নাম (সহ এক্সটেনশন) এর পরে একটি বিস্ময়বোধক বিন্দু এবং সংজ্ঞায়িত নাম (নামকৃত পরিসর):

এর জন্য উদাহরণ:

4 281

অন্য একটি ওয়ার্কবুকে একটি ওয়ার্কশীট-লেভেল নাম উল্লেখ করতে, বিস্ময় চিহ্ন দ্বারা অনুসরণ করা শীটের নামটিও অন্তর্ভুক্ত করা উচিত এবং ওয়ার্কবুকের নামটি বর্গাকার বন্ধনীতে আবদ্ধ করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

একটি বন্ধ ওয়ার্কবুক -এ একটি নামযুক্ত পরিসর উল্লেখ করার সময়, আপনার এক্সেল ফাইলের সম্পূর্ণ পথটি অন্তর্ভুক্ত করতে মনে রাখবেন, উদাহরণস্বরূপ:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

কীভাবে একটি তৈরি করবেনএক্সেল নামের রেফারেন্স

আপনি যদি আপনার এক্সেল শীটে কয়েকটি নাম তৈরি করে থাকেন, তাহলে আপনাকে সেই সব নাম মনে রাখার দরকার নেই। একটি সূত্রে একটি এক্সেল নামের রেফারেন্স সন্নিবেশ করতে, নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করুন:

1. গন্তব্য ঘরটি নির্বাচন করুন, সমান চিহ্ন (=) লিখুন এবং আপনার সূত্র বা গণনা টাইপ করা শুরু করুন৷
2. যখন এটি সেই অংশে আসে যেখানে আপনাকে একটি এক্সেল নামের রেফারেন্স সন্নিবেশ করতে হবে, তখন নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি করুন:
   • আপনি যদি অন্য ওয়ার্কবুক থেকে একটি ওয়ার্কবুক-লেভেল নাম উল্লেখ করেন, তাহলে এতে স্যুইচ করুন সেই ওয়ার্কবুক। যদি নামটি একই ওয়ার্কবুকের মধ্যে অন্য শীটে থাকে, তাহলে এই ধাপটি এড়িয়ে যান।
   • আপনি যদি একটি ওয়ার্কশীট-লেভেল নামের একটি রেফারেন্স তৈরি করেন, তাহলে বর্তমানের মধ্যে সেই নির্দিষ্ট শীটে নেভিগেট করুন। অথবা ভিন্ন ওয়ার্কবুক।
3. পাস্ট নেম ডায়ালগ উইন্ডো খুলতে F3 টিপুন, আপনি যে নামটি উল্লেখ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।
<15

এখন যেহেতু আপনি Excel এ একটি বাহ্যিক রেফারেন্স তৈরি করতে জানেন, আপনি এর থেকে একটি সুবিধা নিতে পারেন এই মহান ক্ষমতা এবং আপনার গণনায় অন্যান্য ওয়ার্কশীট এবং ওয়ার্কবুক থেকে ডেটা ব্যবহার করুন। আমি পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ এবং আগামী সপ্তাহে আমাদের ব্লগে আপনাকে দেখার জন্য অপেক্ষা করছি!