Mafunzo haya mafupi yanafafanua misingi ya marejeleo ya nje katika Excel, na yanaonyesha jinsi ya kurejelea laha nyingine na kitabu cha kazi katika fomula zako.

Unapokokotoa data katika Excel, unaweza mara kwa mara. jipate katika hali wakati unahitaji kuvuta data kutoka kwa karatasi nyingine au hata kutoka kwa faili tofauti ya Excel. Je, unaweza kufanya hivyo? Bila shaka, unaweza. Unahitaji tu kuunda kiungo kati ya laha za kazi (ndani ya kitabu kimoja cha kazi au katika vitabu tofauti vya kazi) kwa kutumia kile kinachoitwa kumbukumbu ya seli ya nje au kiungo .

Rejea ya nje. katika Excel ni marejeleo ya kisanduku au safu mbalimbali nje ya lahakazi ya sasa. Faida kuu ya kutumia marejeleo ya nje ya Excel ni kwamba wakati wowote seli zilizorejelewa katika lahakazi nyingine zinapobadilika, thamani inayorejeshwa na rejeleo la seli ya nje inasasishwa kiotomatiki.

Ingawa marejeleo ya nje katika Excel yanafanana sana na marejeleo ya seli, kuna tofauti chache muhimu. Katika somo hili, tutaanza na misingi na kuonyesha jinsi ya kuunda aina mbalimbali za marejeleo ya nje kwa hatua za kina, picha za skrini na mifano ya fomula.

Jinsi ya kurejelea laha nyingine katika Excel

Ili kurejelea kisanduku au safu mbalimbali katika lahakazi nyingine katika kitabu hicho cha kazi, weka jina la laha ya kazi likifuatiwa na alama ya mshangao (!) kabla ya anwani ya seli.

Kwa maneno mengine, katika Excel kumbukumbu kwa mwinginelahakazi, unatumia umbizo lifuatalo:

Rejea kisanduku cha mtu binafsi:

Kwa mfano, ili kurejelea kisanduku A1 katika Laha2, unaandika Sheet2!A1 .

Rejelea fungu la visanduku:

Kwa mfano, ili kurejelea visanduku A1:A10 katika Laha2, unaandika Sheet2!A1:A10 .

Kumbuka. Ikiwa jina la laha ya kazi linajumuisha nafasi au herufi zisizo za kialfabeti , lazima uiambatishe katika alama za nukuu moja. Kwa mfano, rejeleo la nje la kisanduku A1 katika laha ya kazi iitwayo Maalum ya Mradi inapaswa kusomeka hivi: 'Maalum ya Mradi'!A1.

Katika fomula ya maisha halisi, ambayo huzidisha thamani katika kisanduku A1 katika karatasi ya ' Maalum ya Mradi' hadi 10, marejeleo ya laha ya Excel inaonekana kama hii:

='Project Milestones'!A1*10

Kuunda rejeleo la laha nyingine katika Excel

Unapoandika fomula inayorejelea visanduku katika laha nyingine ya kazi, bila shaka unaweza kuandika jina lingine la laha likifuatiwa na alama ya mshangao na rejeleo la seli wewe mwenyewe, lakini hii inaweza kuwa njia ya polepole na inayokabiliwa na makosa.

Njia bora ni kuelekeza kisanduku kwenye laha nyingine ambayo ungependa fomula irejelee, na uiruhusu Excel itunze sintaksia sahihi ya. rejeleo la laha yako. Ili Excel iweke marejeleo ya laha nyingine katika fomula yako, fanya yafuatayo:

1. Anza kuandika fomula ama katika a.kisanduku lengwa au katika upau wa fomula.
2. Inapokuja suala la kuongeza marejeleo kwa laha nyingine ya kazi, badilisha hadi laha hiyo na uchague kisanduku au safu mbalimbali za visanduku unavyotaka kurejelea.
3. Maliza kuandika fomula na ubonyeze kitufe cha Ingiza ili kuikamilisha.

Kwa mfano, ikiwa una orodha ya takwimu za mauzo kwenye laha Mauzo na ungependa kukokotoa Thamani Iliyoongezwa. Ushuru (19%) kwa kila bidhaa katika laha nyingine inayoitwa VAT , endelea kwa njia ifuatayo:

• Anza kuandika fomula =19%* katika kisanduku B2 kwenye laha VAT .
• Badilisha hadi laha Mauzo , na ubofye kisanduku B2 hapo. Excel itaingiza mara moja rejeleo la nje kwa kisanduku hicho, kama inavyoonyeshwa kwenye picha ya skrini ifuatayo:

Kumbuka. . Wakati wa kuongeza rejeleo la Excel kwenye laha nyingine kwa kutumia njia iliyo hapo juu, kwa chaguo-msingi Microsoft Excel huongeza marejeleo ya jamaa (bila ishara ya $). Kwa hivyo, katika mfano ulio hapo juu, unaweza kunakili fomula kwa visanduku vingine kwenye safu wima B kwenye laha VAT , marejeleo ya seli yatarekebisha kwa kila safu, na utakuwa na VAT kwa kila bidhaa iliyohesabiwa kwa usahihi.

Kwa namna sawa, unaweza kurejelea masafa ya visanduku katika laha nyingine . Tofauti pekee ni kwamba unachagua seli nyingi kwenye lahakazi chanzo. Kwa mfano, ili kujua jumla ya mauzo katika seli B2:B5 kwenye laha Mauzo , ungeingizafomula ifuatayo:

=SUM(Sales!B2:B5)

Hivi ndivyo unavyorejelea laha nyingine katika Excel. Na sasa, hebu tuone jinsi unavyoweza kurejelea seli kutoka kwa kitabu tofauti cha kazi.

Jinsi ya kurejelea kitabu kingine cha kazi katika Excel

Katika fomula za Microsoft Excel, marejeleo ya nje ya kitabu kingine cha kazi yanaonyeshwa kwa njia mbili. , kulingana na ikiwa kitabu cha kazi cha chanzo kimefunguliwa au kimefungwa.

Rejea ya nje ya kitabu cha kazi kilichofunguliwa

Chanzo cha kitabu cha kazi kinapofunguliwa, rejeleo la nje la Excel linajumuisha jina la kitabu cha kazi katika mabano ya mraba (pamoja na kiendelezi cha faili), ikifuatiwa na jina la laha, alama ya mshangao (!), na seli iliyorejelewa au safu ya visanduku. Kwa maneno mengine, unatumia umbizo lifuatalo la marejeleo kwa marejeleo ya kitabu cha kazi kilicho wazi:

Kwa mfano, hii hapa ni rejeleo la nje la seli B2:B5 kwenye laha Jan kwenye kitabu cha kazi kiitwacho Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Ukitaka, sema, ili kukokotoa jumla ya seli hizo, fomula iliyo na rejeleo la kitabu cha kazi inaweza kuonekana kama ifuatavyo:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Rejea ya nje ya kitabu cha kazi kilichofungwa

Unaporejelea kitabu kingine cha kazi katika Excel, kwamba kitabu kingine cha kazi si lazima kiwe wazi. Ikiwa kitabu cha kazi cha chanzo kimefungwa, lazima uongeze njia nzima kwenye rejeleo lako la nje.

Kwa mfano, ili kuongeza seli B2:B5 katika Jan laha kutoka. Sales.xlsx kitabu cha kazi ambacho kimo ndani ya folda ya Reports kwenye hifadhi D, unaandika fomula ifuatayo:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Hapa kuna uchanganuzi wa sehemu za kumbukumbu:

• Njia ya Faili . Inaelekeza kwenye kiendeshi na saraka ambamo faili yako ya Excel imehifadhiwa ( D:\Reports\ katika mfano huu).
• Jina la Kitabu cha Kazi . Inajumuisha kiendelezi cha faili (.xlsx, .xls, au .xslm) na kila mara hufungwa katika mabano ya mraba, kama [Sales.xlsx] katika fomula iliyo hapo juu.
• Jina la Laha . Sehemu hii ya marejeleo ya nje ya Excel inajumuisha jina la laha likifuatiwa na alama ya mshangao ambapo visanduku vilivyorejelewa vinapatikana ( Jan! katika mfano huu).
• Marejeleo ya Kiini. . Inaelekeza kwenye kisanduku halisi au safu mbalimbali za seli zinazorejelewa katika fomula yako.

Ikiwa umeunda marejeleo ya kitabu kingine cha kazi wakati kitabu hicho cha kazi kilifunguliwa, na baada ya hapo ukafunga kitabu cha kazi chanzo, rejeleo lako la kitabu cha kazi cha nje litasasishwa kiotomatiki ili kujumuisha njia nzima.

Kumbuka. Ikiwa jina la kitabu cha kazi au jina la laha, au zote mbili, zinajumuisha nafasi au herufi zozote zisizo za kialfabeti , lazima uambatishe njia katika alama za nukuu moja. Kwa mfano:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Kurejelea kitabu kingine cha kazi katika Excel

Kama ilivyo kwa kuunda fomula ya Excel ambayo inarejelea laha nyingine, sio lazima uandike rejeleokwa kitabu tofauti cha kazi kwa mikono. Badili tu hadi kwenye kijitabu kingine cha kazi unapoingiza fomula yako, na uchague kisanduku au safu mbalimbali za seli unazotaka kurejelea. Microsoft Excel itashughulikia mengine:

Vidokezo:

• Wakati wa kuunda marejeleo ya kitabu kingine cha kazi kwa kuchagua seli ndani yake, Excel. kila mara huweka marejeleo kamili ya seli. Ikiwa una nia ya kunakili fomula mpya iliyoundwa kwa visanduku vingine, hakikisha kuwa umeondoa alama ya dola ($) kutoka kwa marejeleo ya seli ili kuzigeuza kuwa marejeleo ya jamaa au mchanganyiko, kulingana na madhumuni yako.
• Ukichagua a kisanduku au masafa katika kitabu cha kazi kilichorejelewa hakiundi marejeleo kiotomatiki katika fomula, kuna uwezekano mkubwa kwamba faili mbili zimefunguliwa katika matukio tofauti ya Excel . Ili kuangalia hili, fungua Kidhibiti Kazi na uone ni matukio ngapi ya Microsoft Excel yanayofanya kazi. Ikiwa zaidi ya moja, panua kila mfano ili kuona ni faili zipi zilizowekwa hapo. Ili kurekebisha suala hilo, funga faili moja (na mfano), kisha uifungue tena kutoka kwa faili nyingine.

Rejelea jina lililobainishwa katika kitabu sawa au kingine cha kazi

Kwa fanya marejeleo ya nje ya Excel kushikana zaidi, unaweza kuunda jina lililofafanuliwa katika laha chanzo, na kisha kurejelea jina hilo kutoka kwa karatasi nyingine ambayo iko katika kitabu cha kazi sawa au katika kitabu tofauti cha kazi.

Kuunda jina katika Excel

Ili kuunda jina katika Excel, chagua visanduku vyote unavyotakajumuisha, na kisha uende kwenye kichupo cha Mfumo > Majina yaliyofafanuliwa na ubofye kitufe cha Define name , au ubofye Ctrl + F3 na ubofye Mpya .

Katika kidirisha cha Jina Jipya , charaza jina lolote unalotaka (kumbuka kuwa nafasi haziruhusiwi katika majina ya Excel), na uangalie ikiwa safu sahihi ya visanduku imeonyeshwa kwenye safu. Inarejelea uga.

Kwa mfano, hivi ndivyo tunavyounda jina ( Jan_sales ) la seli B2:B5 katika Jan laha:

Jina likishaundwa, uko huru kulitumia katika marejeleo yako ya nje katika Excel. Muundo wa marejeleo kama haya ni rahisi zaidi kuliko umbizo la rejeleo la laha ya Excel na kumbukumbu ya kitabu cha kazi iliyojadiliwa hapo awali, ambayo hurahisisha fomula zilizo na marejeleo ya majina.

Kumbuka. Kwa chaguo-msingi, majina ya Excel huundwa kwa ajili ya kiwango cha kitabu cha kazi , tafadhali angalia sehemu ya Upeo katika picha ya skrini hapo juu. Lakini pia unaweza kutengeneza jina mahususi la laha ya kazi kwa kuchagua laha inayolingana kutoka kwenye orodha kunjuzi ya Upeo . Kwa marejeleo ya Excel, upeo wa jina ni muhimu sana kwa sababu huamua eneo ambalo jina linatambuliwa.

Inapendekezwa kuwa kila wakati uunde majina ya kiwango cha kitabu cha kazi (isipokuwa una sababu maalum ya kutokufanya hivyo), kwa sababu hurahisisha sana kuunda marejeleo ya nje ya Excel, kama inavyoonyeshwa katika mifano ifuatayo.

Kurejelea jina.katika laha nyingine katika kitabu hicho hicho cha kazi

Kurejelea jina la kimataifa kitabu cha kazi katika kitabu hicho cha kazi, unaandika tu jina hilo katika hoja ya kitendakazi:

Kwa mfano, ili kupata jumla ya visanduku vyote ndani ya Jan_sales jina tulilounda muda mfupi uliopita, tumia fomula ifuatayo:

=SUM(Jan_sales)

Kurejelea kiwango cha laha-kazi la ndani katika laha nyingine ndani ya kitabu hicho cha kazi, unahitaji kutangulia jina kwa jina la laha likifuatiwa na alama ya mshangao:

= Function ( Sheet_name ! name )

Kwa mfano:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Ikiwa majina ya laha yana nafasi au herufi za alfabeti, kumbuka kuambatanisha katika nukuu moja, k.m.:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Kurejelea jina katika kitabu kingine cha kazi

Marejeleo ya kiwango cha kitabu cha kazi katika kitabu tofauti cha kazi kinajumuisha jina la kitabu cha kazi (pamoja na kiendelezi) ikifuatiwa na alama ya mshangao, na jina lililofafanuliwa (fungu lililopewa jina):

Kwa mfano:

3 952. Kwa mfano:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Unaporejelea safu iliyotajwa katika kitabu cha kazi kilichofungwa , kumbuka kujumuisha njia kamili ya faili yako ya Excel, kwa mfano:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Jinsi ya kuundaRejeleo la jina la Excel

Ikiwa umeunda wachache wa majina tofauti katika laha zako za Excel, huhitaji kukumbuka majina yote hayo kwa moyo. Ili kuingiza rejeleo la jina la Excel katika fomula, fanya hatua zifuatazo:

1. Chagua kisanduku lengwa, weka ishara sawa (=) na uanze kuandika fomula au hesabu yako.
2. Inapokuja kwenye sehemu ambayo unahitaji kuingiza rejeleo la jina la Excel, fanya mojawapo ya yafuatayo:
   • Ikiwa unarejelea kiwango cha kitabu cha kazi kutoka kwa kitabu kingine cha kazi, badilisha hadi kitabu hicho cha kazi. Ikiwa jina liko katika laha nyingine ndani ya kitabu hicho cha kazi, ruka hatua hii.
   • Ikiwa unarejelea jina la kiwango cha laha-kazi , nenda kwenye laha hiyo mahususi ama katika la sasa. au kitabu tofauti cha kazi.
3. Bonyeza F3 ili kufungua dirisha la mazungumzo Jina la Zamani , chagua jina unalotaka kurejelea, na ubofye SAWA.

Kwa kuwa sasa unajua jinsi ya kuunda rejeleo la nje katika Excel, unaweza kufaidika na uwezo huu mzuri na utumie data kutoka lahakazi zingine na vitabu vya kazi katika hesabu zako. Ninakushukuru kwa kusoma na kutarajia kukuona kwenye blogi yetu wiki ijayo!